Lorsque de nombreux noms de fichiers contiennent des noms anglais, des numéros anglais ou d'autres lettres anglaises, les renommer un par un prend du temps et est sujet aux erreurs. Cet article prend comme exemple HeSoft Doc Batch Tool pour montrer comment utiliser la fonction « Supprimer le texte dans les noms de fichiers » des logiciels de bureautique afin de supprimer en une seule fois toutes les lettres anglaises dans plusieurs noms de fichiers, tout en conservant autant que possible les numéros et les extensions de fichiers comme Word, PDF, Excel, TXT, ce qui convient aux scénarios d'archivage de documents, de numérotation par lots et de standardisation des noms de fichiers.
Dans le travail quotidien, il arrive souvent que les noms de fichiers contiennent à la fois des numéros, des noms anglais, des codes de projet anglais et des extensions, en raison des systèmes d'exportation, des soumissions de clients ou de l'archivage de projets. Par exemple, des fichiers comme 1JamesAnderson.xlsx, 10EmilyCarter.pdf, 17RobertMitchell.docx. Si l'on souhaite ne conserver que le numéro lors de l'archivage final, supprimer manuellement les caractères anglais un par un est très inefficace. Lorsque le nombre de fichiers est faible, cela peut encore se faire, mais dès qu'il y en a des dizaines ou des centaines, des problèmes tels que des oublis de suppression, des suppressions erronées ou des modifications incorrectes de l'extension deviennent fréquents.
Le problème que cet article entend résoudre est clair : supprimer par lots toutes les lettres anglaises dans de nombreux noms de fichiers, pour passer rapidement d'un format "numéro + texte anglais + extension" à un format "numéro + extension". Nous allons expliquer ci-dessous, captures d'écran à l'appui, comment effectuer cette tâche de traitement par lots des noms de fichiers dans le logiciel bureautique " HeSoft Doc Batch Tool ". Cet outil est positionné comme un logiciel bureautique de traitement par lots de documents, adapté pour confier au logiciel les opérations répétitives de classement, de renommage, de conversion et de catégorisation de fichiers, réduisant ainsi le travail manuel.
Scénarios applicables : quelles situations se prêtent à la suppression par lots des lettres anglaises dans les noms de fichiers
La suppression par lots de toutes les lettres anglaises dans les noms de fichiers est courante dans les scénarios de standardisation de documents, d'archivage par lots, de nettoyage de fichiers numérotés et de transfert de fichiers entre services. Par exemple, un dossier contient à la fois des PDF, des documents Word docx, des tableaux Excel xlsx et des fichiers texte txt, dont les noms incluent des noms anglais comme JamesAnderson, EmilyCarter, RobertMitchell, mais où seul le numéro d'ordre doit être conservé. Dans ce cas, l'utilisation de la fonction de suppression par lots des lettres anglaises permet de ramener rapidement les noms de fichiers à un format numéroté uniforme.
Ce besoin apparaît également souvent pour les fichiers exportés depuis des systèmes d'entreprise. Pour distinguer les utilisateurs ou les commandes, le système peut automatiquement ajouter des noms anglais dans le nom de fichier ; tandis que pour l'archivage, l'impression, le téléchargement ou le transfert ultérieur, les gestionnaires ont uniquement besoin du numéro. Si le contenu anglais est conservé, non seulement la liste de fichiers semble désordonnée, mais cela peut aussi affecter le tri par numéro, la recherche et la vérification. Par conséquent, l'utilisation d'un logiciel bureautique pour le traitement par lots des noms de fichiers est une solution plus stable et plus contrôlable que le renommage manuel.
Aperçu du résultat : avant le traitement, les noms de fichiers contiennent un grand nombre de lettres anglaises
La capture d'écran avant traitement montre que le dossier contient plusieurs types de fichiers, notamment xlsx, pdf, txt, docx, etc. La structure des noms de fichiers est approximativement "numéro + nom anglais + extension", par exemple 1JamesAnderson.xlsx, 11EmilyCarter.txt, 17RobertMitchell.docx. Le cadre rouge indique la partie en lettres anglaises du nom de fichier, qui est précisément ce qui doit être supprimé par lots cette fois-ci.
Si l'on procède manuellement, il faut entrer en mode renommage fichier par fichier, puis supprimer les chaînes de caractères anglaises comme JamesAnderson, EmilyCarter, RobertMitchell. Ce processus est non seulement lent, mais il est également facile de supprimer par erreur le numéro ou l'extension. En particulier lorsque des docx Word, des xlsx Excel, des pdf et des txt sont mélangés, l'opération manuelle est encore plus susceptible de générer des problèmes d'ouverture de fichier.
Aperçu du résultat : après le traitement, seuls le numéro et l'extension sont conservés
Une fois le traitement terminé, les lettres anglaises dans les noms de fichiers ont été supprimées par lots. Le fichier 1JamesAnderson.xlsx est devenu 1.xlsx, 10EmilyCarter.pdf est devenu 10.pdf, 17RobertMitchell.docx est devenu 17.docx. On peut voir que le nom anglais dans le corps du fichier a été nettoyé, tandis que le type de fichier reste inchangé, ce qui facilite l'ouverture et l'utilisation ultérieures.
Ce résultat de traitement est très adapté aux scénarios nécessitant de gérer les fichiers par numéro. La liste de fichiers devient concise et les règles de tri sont plus claires. Pour les dossiers contenant un grand nombre de documents aux formats doc, docx, xls, xlsx, pdf, txt, etc., la suppression par lots des lettres anglaises des noms de fichiers peut améliorer considérablement l'efficacité du classement.
Étape 1 : Accéder à la catégorie "Nom du fichier" et sélectionner la fonction de suppression de texte
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez "Nom du fichier" dans la navigation fonctionnelle à gauche. Cette catégorie regroupe les fonctions liées au renommage par lots de fichiers, telles que rechercher et remplacer, insérer du texte, ajouter un préfixe/suffixe, conversion de la casse, etc. Cette fois, il s'agit de supprimer toutes les lettres anglaises des noms de fichiers, il faut donc sélectionner "Supprimer le texte dans le nom du fichier".
Le but de cette étape est d'entrer dans la page fonctionnelle dédiée à la suppression de contenu textuel dans les noms de fichiers. La capture d'écran montre que "Supprimer le texte dans le nom du fichier" se situe dans la liste des fonctions de nom de fichier, ce qui indique qu'elle cible le traitement par lots des noms de fichiers eux-mêmes, et non la modification du contenu des documents. Après avoir sélectionné la bonne fonction, on pourra ensuite supprimer par lots les lettres anglaises des noms de fichiers selon la règle.
Étape 2 : Ajouter les fichiers à traiter ou les importer depuis un dossier
Après être entré dans la page "Supprimer le texte dans le nom du fichier", l'interface propose en haut deux entrées : "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers depuis un dossier". S'il suffit de traiter quelques fichiers spécifiques, on peut cliquer sur "Ajouter des fichiers" ; si tous les fichiers d'un dossier entier doivent être nettoyés des caractères anglais, on peut utiliser "Importer des fichiers depuis un dossier".
Une fois les fichiers importés, ils s'affichent dans une liste avec des informations telles que l'ordre, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification, etc. Grâce à cette liste, on peut vérifier si les bons fichiers ont été importés et s'il y a des fichiers à ne pas traiter. La capture d'écran montre que le logiciel a bien reconnu les extensions pdf, txt, docx, etc., et a listé intégralement les chemins des fichiers. Ceci est très important pour le renommage par lots, car confirmer la portée des fichiers avant l'exécution réduit le risque d'erreur de traitement.
Après avoir confirmé que les enregistrements à traiter sont corrects, cliquez sur le bouton "Suivant" en bas. Le résultat attendu de cette étape est d'accéder à la page de configuration des règles de traitement, c'est-à-dire d'indiquer au logiciel quel type de texte supprimer cette fois.
Étape 3 : Sélectionner "Toutes les lettres anglaises" dans les options de traitement
Sur la page "Définir les options de traitement", plusieurs types d'opération sont visibles, notamment : tous les chiffres, tous les espaces, les derniers caractères, tout le contenu entre deux textes, tous les caractères chinois, tout le contenu, tout le contenu à gauche d'un texte donné, plage de positions, toutes les lettres anglaises, etc. L'objectif actuel est de supprimer par lots les lettres anglaises des noms de fichiers, il faut donc cocher "Toutes les lettres anglaises".
Après avoir sélectionné "Toutes les lettres anglaises", le logiciel traitera les noms des fichiers importés selon cette règle, en supprimant de manière unifiée les caractères anglais apparaissant dans le corps du nom de fichier. Pour un nom de fichier comme 1JamesAnderson.xlsx, JamesAnderson est un texte en lettres anglaises et sera supprimé ; le chiffre 1 sera conservé. Pour 11EmilyCarter.txt, EmilyCarter sera supprimé ; le chiffre 11 sera conservé.
Il est à noter que la liste de fichiers dans la capture d'écran affiche séparément le champ "Extension", ce qui indique que le logiciel identifie le type de fichier lors du traitement. En pratique, il est conseillé de se fier à l'aperçu du logiciel et au résultat final pour s'assurer que les extensions comme xlsx, pdf, txt, docx sont bien conservées, afin d'éviter que les fichiers ne deviennent d'un type non reconnu.
Étape 4 : Continuer à configurer l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Après avoir sélectionné le type d'opération "Toutes les lettres anglaises", cliquez sur le bouton "Suivant" en bas. Selon le déroulement de la page, l'étape suivante est "Définir l'emplacement de sauvegarde", puis "Démarrer le traitement". Le but principal ici est de déterminer le mode de sauvegarde des fichiers traités afin d'éviter tout impact indésirable sur les fichiers originaux. Le renommage par lots est une opération bureautique fréquente, mais si la règle est mal choisie, l'impact est également amplifié. Il faut donc revérifier la liste des fichiers et la règle de traitement avant de commencer.
Une fois le paramétrage de l'emplacement de sauvegarde terminé, passez à l'étape de démarrage du traitement. Le logiciel supprimera par lots les caractères anglais dans les noms de fichiers conformément aux fichiers importés et à la règle "Toutes les lettres anglaises" sélectionnée. Une fois le traitement terminé, en retournant dans le dossier, on peut voir un résultat de nommage comme 1.xlsx, 2.pdf, 11.txt, 17.docx.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Les lettres de l'extension du fichier seront-elles supprimées ? D'après la structure de la liste dans les captures d'écran, le nom et l'extension sont affichés dans des colonnes distinctes. Les captures d'écran du résultat montrent également que xlsx, pdf, txt, docx sont toujours présents. Par conséquent, l'objectif de ce cas est de supprimer les lettres anglaises dans le nom principal du fichier tout en conservant l'extension. Avant toute opération par lots réelle, il est conseillé de tester avec un petit nombre de fichiers pour confirmer que le résultat correspond aux attentes avant de traiter l'ensemble des fichiers.
2. Si le nom du fichier contient à la fois des lettres anglaises et des chiffres, les chiffres seront-ils supprimés ? L'option sélectionnée ici est "Toutes les lettres anglaises", et non "Tous les chiffres". Par conséquent, les numéros seront conservés. Par exemple, 23RobertMitchell.docx deviendra 23.docx après traitement, ce qui est exactement le résultat souhaité pour un archivage par numéro.
3. Si le nom du fichier contient du chinois, sera-t-il affecté ? L'opération actuelle consiste à supprimer les lettres anglaises, pas les caractères chinois ni tout le contenu. En général, le chinois ne sera pas supprimé par cette règle. Si le nom de fichier contient simultanément du chinois, des chiffres et de l'anglais, il convient de confirmer au préalable le contenu que l'on souhaite réellement conserver, puis de choisir la règle correspondante.
4. Faut-il sauvegarder avant de traiter un grand nombre de fichiers ? Il est recommandé de le faire. Bien que l'outil de traitement par lots puisse améliorer considérablement l'efficacité, une erreur dans le paramétrage de la règle de renommage par lots peut affecter de nombreux fichiers. Surtout pour les documents importants comme les archives officielles, les contrats, les rapports, les thèses, les documents numérisés, il est préférable de les copier d'abord dans un dossier de test pour effectuer l'opération.
5. Quels formats de fichiers peuvent être traités ? Les captures d'écran montrent que cet exemple inclut des fichiers PDF, Excel xlsx, Word docx, TXT, etc. Étant donné que cette fonction traite le nom du fichier et non son contenu, elle est généralement applicable à la mise en forme de noms pour différents types de fichiers. Qu'il s'agisse de doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf ou txt, tant qu'il est nécessaire de normaliser les noms de fichiers par lots, on peut procéder de manière similaire.
Résumé : Utiliser le logiciel bureautique pour supprimer par lots les lettres anglaises des noms de fichiers, afin de réduire le travail de renommage répétitif
Supprimer par lots toutes les lettres anglaises dans les noms de fichiers est fondamentalement un besoin typique d'automatisation bureautique pour le classement. En utilisant HeSoft Doc Batch Tool , on peut transformer le travail de renommage manuel, fichier par fichier, en un processus standardisé : importer les fichiers, choisir la règle, définir l'emplacement de sauvegarde, puis lancer le traitement. Pour des dizaines, voire des centaines de fichiers, le gain d'efficacité est très significatif.
Si vos dossiers contiennent également un grand nombre de fichiers au format "numéro + anglais + extension", par exemple un mélange de documents Word docx, de fichiers PDF, de tableaux Excel xlsx et de textes TXT, et que vous souhaitez supprimer uniformément la partie anglaise des noms, vous pouvez suivre les étapes de cet article pour essayer. Il est conseillé de faire un test avec un petit échantillon, de confirmer que le résultat est correct, puis de traiter le dossier complet par lots, ce qui permet à la fois d'améliorer l'efficacité et de garantir la précision du classement des fichiers.