Lorsque le nom de fichier adopte le format « numéro séquentiel + nom anglais », il est souvent nécessaire de supprimer le nom anglais avant l’archivage, en conservant uniquement le numéro séquentiel et le format de fichier. Cet article présente, via HeSoft Doc Batch Tool , une méthode de renommage par lot : accédez à la fonction de suppression de texte dans le nom de fichier, importez les fichiers, sélectionnez toutes les lettres anglaises, puis suivez l’assistant pour exécuter le traitement. Convient au traitement par lot de nombreux fichiers bureautiques tels que docx, pdf, xlsx, txt.
Lors de la collecte de documents, de nombreuses entreprises nomment les fichiers sous la forme « numéro + nom en anglais + extension », par exemple 1JamesAnderson.xlsx, 11EmilyCarter.txt, 17RobertMitchell.docx. Cette convention facilite l'identification de la source, mais lors de la consolidation, de l'anonymisation, de l'archivage ou de la soumission à un système, il peut être nécessaire de ne conserver que le numéro, sans le nom en anglais. Dans ce cas, si le nombre de fichiers est élevé, supprimer manuellement chaque nom anglais serait très inefficace.
Cet article présente une méthode mieux adaptée au contexte bureautique : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour supprimer en masse toutes les lettres anglaises des noms de fichiers. Il s'agit d'un logiciel bureautique conçu pour le traitement par lots de documents et de fichiers, idéal pour les tâches répétitives et régies par des règles claires. En choisissant l'option « Toutes les lettres anglaises », vous pouvez rapidement supprimer les noms anglais comme JamesAnderson, EmilyCarter, RobertMitchell, tout en conservant les numéros et l'extension du fichier.
Scénarios applicables : besoin de supprimer le nom anglais mais de conserver le numéro
Cette méthode de renommage par lots est particulièrement adaptée aux dossiers contenant des noms anglais. Par exemple, après avoir reçu des dossiers d'employés, le service RH doit supprimer les noms et archiver uniquement par numéro ; le service pédagogique ou de formation souhaite retirer les noms anglais des noms de fichiers après collecte ; une équipe projet doit nettoyer les noms de clients anglais des fichiers après téléchargement ; le service financier ou administratif préfère des noms ne contenant que le numéro pour faciliter la vérification séquentielle.
Cela convient également aux mélanges de formats de fichiers. Les captures d'écran montrent des tableaux xlsx, des documents pdf, des fichiers txt et docx. Qu'il s'agisse de docx, de l'ancien doc, de xlsx, xls, PDF ou TXT, dès lors que le besoin est de traiter les caractères anglais dans les noms de fichiers, la procédure est similaire. Il est important de souligner que ce traitement concerne les noms de fichiers et ne modifie pas le contenu des documents.
Cette fonction est aussi très utile pour les documents soumis à des exigences de confidentialité ou d'anonymisation. Supprimer le nom anglais du fichier réduit la probabilité d'exposer directement des informations personnelles dans la liste des dossiers. Naturellement, si le contenu du document contient lui-même des données sensibles, un traitement séparé du texte ou des pages du document est nécessaire.
Aperçu du résultat : transformer un nom avec prénom anglais en simple numéro
Avant traitement, le nom du fichier contient un numéro suivi d'un nom anglais. La longueur variable des noms anglais allonge l'affichage et gêne la consultation par simple numéro. La capture d'écran encadre en rouge les parties caractéristiques du nom anglais.
Après traitement, le nom anglais a disparu, laissant un nom de fichier épuré sous forme de numéro. Par exemple, 1JamesAnderson.xlsx devient 1.xlsx, 11EmilyCarter.txt devient 11.txt, 17RobertMitchell.docx devient 17.docx. On voit que le numéro est toujours présent et l'extension inchangée.
Ce résultat répond au besoin typique de « supprimer le nom anglais, conserver le numéro ». Cela facilite grandement le téléchargement ultérieur dans un système, la création de listes, le tri par numéro ou l'archivage unifié.
Étapes : supprimer en masse les noms anglais des fichiers
Première étape : Choisir la fonction « Supprimer le texte du nom de fichier »
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , accédez d'abord à « Nom de fichier » dans le volet de navigation gauche. Cette catégorie regroupe plusieurs fonctions liées aux noms de fichiers. Notre objectif étant de supprimer le nom anglais, choisissez « Supprimer le texte du nom de fichier ».
Cette étape vise à accéder à la page dédiée à la suppression par lots de texte dans les noms. Comparé à un renommage classique, ce mode permet un traitement par règles sur plusieurs fichiers, ce qui est très adapté aux tâches répétitives comme le nettoyage de noms anglais.
Deuxième étape : Ajouter les fichiers dont il faut retirer le nom anglais
Sur la page, vous pouvez sélectionner des fichiers via « Ajouter des fichiers » ou importer tout le contenu d'un dossier via « Importer depuis un dossier ». Pour un dossier contenant de nombreux fichiers comme dans l'exemple, « Importer depuis un dossier » est généralement plus simple.
Après import, le logiciel liste les informations. Vérifiez surtout les colonnes Nom et Extension : la colonne Nom confirme la présence du nom anglais à supprimer ; la colonne Extension vérifie que le type de fichier correspond (pdf, txt, docx, xlsx...). Si la liste inclut des fichiers à ne pas traiter, retirez-les avant de commencer pour éviter toute modification accidentelle.
Une fois vérifié, cliquez sur « Suivant » en bas de page pour configurer les règles. Ne vous précipitez pas, car la clé du traitement par lots est l'exactitude des règles.
Troisième étape : Choisir « Toutes les lettres anglaises » comme type de traitement
Sur la page « Configurer les options », plusieurs opérations sont disponibles. Pour supprimer les noms anglais, choisissez « Toutes les lettres anglaises ». Sur la capture, cette option est à droite et déjà sélectionnée.
Choisir « Toutes les lettres anglaises » signifie : quelle que soit la longueur du nom, toutes ses lettres seront supprimées. JamesAnderson, EmilyCarter, RobertMitchell sont traités comme des combinaisons de lettres anglaises et donc uniformément nettoyés. Le numéro, n'étant pas composé de lettres, est conservé.
Cliquez ensuite sur « Suivant ». L'assistant mène ensuite à « Définir l'emplacement cible » puis « Démarrer ». Avant de lancer, il est conseillé de faire une copie de sauvegarde selon l'importance des fichiers, surtout pour des documents officiels.
Questions fréquentes et remarques
1. Peut-on supprimer le nom anglais s'il n'y a pas de séparateur avec le numéro ?
Oui. Dans l'exemple, chiffres et nom anglais sont accolés (ex : 10EmilyCarter.pdf). Avec « Toutes les lettres anglaises », les lettres sont supprimées, les chiffres restent, donnant 10.pdf.
2. Si le nom contient aussi du chinois, sera-t-il affecté ?
Ce tutoriel utilise « Toutes les lettres anglaises », visant uniquement les lettres. L'interface propose d'autres options comme « Tous les caractères chinois » ; vérifiez donc d'avoir bien coché « Toutes les lettres anglaises » pour éviter de sélectionner autre chose par erreur.
3. Comment garantir que le fichier s'ouvre encore après suppression du nom anglais ?
Les captures montrent que l'extension (.pdf, .docx, .xlsx, .txt) est conservée. Ainsi, le système reconnaît toujours le type. Vérifiez par sondage après traitement pour confirmer la bonne ouverture.
4. Pourquoi conseiller une sauvegarde avant traitement ?
L'avantage du traitement par lots est d'impacter beaucoup de fichiers d'un coup, mais l'inconvénient est qu'une erreur de règle a aussi un large impact. Pour des fichiers importants, copiez-les d'abord dans un dossier test, vérifiez le résultat, puis traitez l'original : c'est plus prudent.
5. Les noms de fichiers risquent-ils d'être en double après suppression ?
Si les numéros d'origine sont uniques, il n'y aura pas de doublon. Si plusieurs fichiers ont le même numéro restant, un conflit est possible. Vérifiez donc avant si la numérotation est unique ; si besoin, complétez ou ajoutez une distinction.
Conclusion : gagner en efficacité avec le renommage par lots basé sur des règles
Quand les noms de fichiers contiennent de nombreux noms anglais mais que seul le numéro est nécessaire, le renommage manuel est lent et source d'erreurs. Avec HeSoft Doc Batch Tool , la fonction « Supprimer le texte du nom de fichier » transforme cette tâche en opération reproductible et exécutable par lots.
L'ordre conseillé : préparez le dossier à traiter, allez dans « Nom de fichier », choisissez « Supprimer le texte du nom de fichier », importez les fichiers, cochez « Toutes les lettres anglaises », puis suivez l'assistant. Vous obtiendrez rapidement des noms concis comme 1.xlsx, 10.pdf, 17.docx, rendant le classement, l'anonymisation et la soumission par lots bien plus efficaces.