De nombreux dossiers d'entreprise, répertoires de projets et dossiers d'exportation système contiennent souvent des textes fixes comme l'année, le numéro de lot, le numéro de version, etc. Cet article montre par un exemple pratique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour supprimer en masse le préfixe « 2026- » et le suffixe « -version-1 » des noms de dossiers. L'article inclut les effets avant/après le traitement, les étapes d'utilisation du logiciel, la méthode de configuration des mots-clés et des précautions, s'adressant aux utilisateurs bureautiques ayant besoin de réorganiser rapidement un grand nombre de noms de dossiers.
Lorsque vous organisez des documents de projet, des fichiers clients, des rapports de marché ou des répertoires d'archivage annuels, vous rencontrez souvent des dossiers avec le même modèle de nommage. Par exemple, chaque dossier commence par l'année et se termine par le numéro de version : 2026-client-proposals-version-1, 2026-pricing-model-version-1, 2026-revenue-forecast-version-1. De tels noms sont pratiques pour identifier les lots lors de leur création, mais lorsque les documents entrent dans la phase d'archivage formel, il est souvent nécessaire de supprimer le préfixe de l'année et le suffixe de version, pour ne conserver que le nom du thème principal.
S'il est encore possible de renommer manuellement 10 dossiers avec effort, l'opération manuelle devient une tâche répétitive typique pour 100, 500 dossiers ou même plus. HeSoft Doc Batch Tool est un logiciel de traitement par lots conçu pour les environnements bureautiques, offrant des fonctions pour les noms de fichiers, les noms de dossiers, des outils Word, Excel, PDF, etc. Cet article se concentre sur l'utilisation de sa fonction de traitement des noms de dossiers pour supprimer en masse des mots-clés spécifiques.
Scénarios applicables : Pourquoi supprimer en masse l'année et le numéro de version dans les noms de dossiers ?
Un nommage de dossier non uniforme affecte directement la recherche de documents et la collaboration en équipe. Par exemple, dans un même lot, certains dossiers peuvent avoir l'année, d'autres non ; certains peuvent porter la mention version-1, d'autres v1 ; certains noms sont trop longs, ne laissant voir que la première partie dans la liste. Ces problèmes sont courants dans le travail quotidien, notamment lors de la migration de données, des exportations système, des transferts de projets et de l'archivage de fichiers historiques.
La suppression en masse de mots-clés dans les noms de dossiers convient aux situations suivantes : premièrement, supprimer les préfixes d'année comme « 2026- », « 2025_ », « 2024 » ; deuxièmement, supprimer les suffixes de version comme « -version-1 », « _v2 », « Final » ; troisièmement, supprimer les identifiants de plateforme ou système comme « export- », « download- », « backup- » ; quatrièmement, supprimer les codes de département ou de lot pour rendre les noms plus adaptés à l'archivage à long terme.
L'exemple de ce tutoriel consiste à supprimer simultanément deux mots-clés : « 2026- » et « -version-1 ». Cette opération peut aussi être comprise comme une recherche et un remplacement en masse de texte dans les noms de dossiers, mais le contenu de remplacement étant vide, l'effet final est la suppression du texte correspondant.
Aperçu du résultat : De noms longs à des noms de répertoire concis
Avant traitement : Chaque dossier comporte du texte répétitif
Dans la capture d'écran avant traitement, tous les noms de dossiers suivent le même format : préfixe de l'année, nom du thème et suffixe de version. Les zones encadrées en rouge montrent le « 2026- » au début et le « -version-1 » à la fin. Ces éléments se répètent dans chaque dossier et constituent la cible de ce nettoyage en masse.
Le principal inconvénient de cette méthode de nommage est la redondance de l'information. Les parties réellement utiles sont les noms de thèmes comme client-proposals, competitive-analysis, executive-reports, go-to-market. La répétition de l'année et de l'identifiant de version encombre la liste de dossiers et gêne la consultation rapide.
Après traitement : Suppression en masse des préfixes et suffixes, conservation du nom principal
La capture d'écran après traitement montre que les noms de dossiers sont devenus plus concis. « 2026-client-proposals-version-1 » devient « client-proposals », « 2026-marketing-campaigns-version-1 » devient « marketing-campaigns ». Tous les dossiers ont été renommés en masse selon la même règle.
De cette manière, l'utilisateur n'a pas besoin d'ouvrir chaque boîte de dialogue de renommage, ni de supprimer manuellement deux segments de texte. Tant que les mots-clés sont correctement définis, le logiciel peut appliquer la même règle à tous les dossiers de la liste.
Étapes opératoires : Suivez les captures d'écran pour nettoyer en masse les noms de dossiers
Étape 1 : Ouvrir la catégorie Nom de dossier, accéder à l'outil Rechercher et remplacer
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez voir la navigation fonctionnelle sur la gauche. Comme nous devons traiter des noms de dossiers, sélectionnez « Nom du dossier ». Dans la carte des fonctions, cliquez sur « Rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de dossiers ». Dans la capture d'écran, cette fonction est en première position, avec la description « Rechercher et remplacer en masse des mots-clés dans les noms de dossiers de fichiers ».
L'objectif de cette étape est d'accéder au module de traitement approprié. La suppression en masse de mots-clés n'est ni un simple déplacement de fichier, ni une édition de contenu, mais un traitement textuel des noms selon des règles ; la fonction « Rechercher et remplacer » est donc la plus adaptée. Pour les logiciels bureautiques, ce type de traitement par lots réduit considérablement les clics et les saisies répétitives.
Étape 2 : Ajouter les dossiers à traiter et vérifier la liste
Une fois dans l'outil, la première phase est « Sélectionner les enregistrements à traiter ». Cliquez sur « Ajouter un dossier » en haut à droite de l'interface pour ajouter les dossiers à renommer dans la liste de traitement. Dans la capture d'écran, 10 dossiers ont été ajoutés, et la liste affiche le nom, le chemin, la date de création, la date de modification, etc.
Avant de passer à l'étape suivante, il est conseillé de vérifier deux points : d'abord, si le nombre d'enregistrements est correct, la capture d'écran affiche 10 enregistrements en bas ; ensuite, si tous les noms sont conformes à la règle de traitement, c'est-à-dire s'ils contiennent tous les éléments « 2026- » et « -version-1 » à supprimer. Si des dossiers non concernés se sont glissés dans la liste, vous pouvez supprimer l'enregistrement correspondant via la colonne des actions pour éviter un traitement erroné.
Étape 3 : Choisir la recherche de texte exact et saisir les mots-clés à supprimer
Cliquez sur « Suivant » pour accéder à « Configurer les options de traitement ». Dans la zone « Méthode de recherche », sélectionnez « Recherche de texte exact ». Cette option convient au traitement de caractères fixes et explicites, comme une année, un numéro de version, un code, une combinaison de tirets, etc. Cet exemple n'a pas besoin de correspondance floue ni de règles complexes, seulement de localiser précisément le texte spécifié et de le supprimer.
Dans la « Liste des mots-clés à rechercher » à gauche, saisissez les mots-clés à supprimer, un par ligne : écrivez « 2026- » sur la première ligne et « -version-1 » sur la deuxième. Laissez la « Liste des mots-clés de remplacement » à droite vide. L'interface indique « Ne rien remplir signifie supprimer », donc laisser le champ de remplacement vide supprime le mot-clé trouvé du nom du dossier.
Le résultat attendu de cette étape est d'établir deux règles de suppression : supprimer le préfixe d'année « 2026- » de tous les noms de dossiers, et supprimer le suffixe de version « -version-1 » de tous les noms de dossiers. Si vous devez supprimer un autre texte, remplacez simplement les mots-clés ici par votre propre contenu.
Étape 4 : Accéder aux étapes de sélection de l'emplacement de sauvegarde et de lancement du traitement
La barre de progression supérieure montre la séquence de l'outil : « Sélectionner les enregistrements à traiter », « Configurer les options de traitement », « Définir l'emplacement de sauvegarde », « Lancer le traitement ». Après avoir saisi les mots-clés, continuez à cliquer sur « Suivant », terminez les réglages suivants selon les invites de l'interface, puis passez à l'étape de lancement du traitement.
Étant donné que les structures de répertoires et les autorisations de dossiers peuvent varier selon les utilisateurs, avant le traitement, assurez-vous qu'aucun dossier n'est utilisé par un autre programme et confirmez que le compte actuel dispose des autorisations de renommage pour ces dossiers. Une fois les réglages terminés, lancez le traitement. Le logiciel mettra alors à jour en masse les noms de dossiers selon les mots-clés de recherche précédemment configurés.
Questions fréquentes et remarques
1. Que faire si je souhaite supprimer uniquement le préfixe, mais pas le suffixe ?
Saisissez uniquement le préfixe à supprimer dans la « Liste des mots-clés à rechercher ». Par exemple, si vous voulez seulement supprimer « 2026- », ne remplissez que cette ligne, sans ajouter « -version-1 ». Le logiciel effectuera le traitement en fonction des mots-clés saisis.
2. Le mot-clé sera-t-il également supprimé s'il se trouve au milieu du nom ?
La recherche de texte exact recherchera normalement le texte spécifié correspondant dans le nom. Autrement dit, si le mot-clé que vous avez saisi apparaît dans le nom du dossier, il pourra être traité. Par conséquent, soyez aussi précis que possible lors de la définition des mots-clés ; par exemple, pour supprimer un suffixe de version, saisir « -version-1 » est plus sûr que de saisir simplement « version ».
3. Laisser la liste de remplacement vide est-il équivalent à saisir un espace ?
Non. L'interface précise que « Ne rien remplir signifie supprimer », c'est-à-dire retirer complètement le texte correspondant. Si vous saisissez un espace, cela pourrait remplacer le mot-clé par un espace, laissant un blanc superflu dans le nom. Lors d'une suppression en masse, il est recommandé de laisser la liste de remplacement vide et de ne pas saisir de caractères invisibles supplémentaires.
4. Peut-on traiter les noms de fichiers Word, Excel, PDF ?
L'exemple de cet article porte sur le traitement des noms de dossiers. Sur la gauche de HeSoft Doc Batch Tool , on trouve aussi les catégories Noms de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PDF. Si vous avez besoin de nettoyer en masse les mots-clés dans les noms de fichiers docx, doc, xlsx, pdf, vous pouvez choisir l'outil correspondant parmi les fonctions liées aux noms de fichiers du logiciel ; la logique de traitement est similaire à celle de la suppression de mots-clés dans les noms de dossiers.
Résumé : Le renommage en masse pour une organisation plus efficace des documents
Supprimer en masse les préfixes d'année et les suffixes de version dans les noms de dossiers est un scénario typique d'amélioration de l'efficacité dans l'organisation documentaire. L'utilisation de HeSoft Doc Batch Tool permet de transformer une action de renommage manuel répétitive en un processus configurable et exécutable par lots. Dans l'exemple de cet article, 10 dossiers ont été nettoyés de manière uniforme en un seul paramétrage ; le temps gagné est encore plus significatif si le nombre de dossiers est plus élevé.
Il est conseillé d'identifier clairement les mots-clés à supprimer et de vérifier la liste des dossiers à traiter avant de lancer l'opération ; utilisez la recherche de texte exact pendant le traitement et laissez le contenu de remplacement vide ; après le traitement, retournez dans l'explorateur de fichiers pour vérifier le résultat. Cela garantit à la fois l'uniformité du nommage et réduit le risque d'erreur lié aux manipulations manuelles.