Lorsque les noms de nombreux dossiers contiennent des numéros similaires, des dates, des numéros de version ou des chaînes de format fixe, les renommer un par un prend non seulement du temps, mais il est également facile d'en oublier. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour montrer comment utiliser la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de dossiers », localiser en masse les nombres à trois chiffres dans les noms de dossiers grâce à une recherche approximative par formule, et les remplacer uniformément par un texte spécifié, afin de réaliser une modification et une gestion standardisées des noms de dossiers.
Dans les documents de projet, les dossiers clients, les dossiers de commandes ou les répertoires de données de test, il arrive souvent de rencontrer des ensembles de noms de dossiers avec une structure similaire, par exemple des noms comme INV4X812, ORD7A293, PO9C376. Leur première partie diffère, mais ils se terminent tous par trois chiffres. Si vous devez remplacer uniformément ces numéros similaires par un texte fixe, modifier manuellement chaque nom de dossier un par un serait très inefficace.
Cet article explique comment utiliser le logiciel bureautique HeSoft Doc Batch Tool , via les fonctions liées aux « Noms de dossier », pour modifier par lot les caractères similaires dans les noms de dossier. Dans l'exemple, nous remplacerons par lot les trois chiffres à la fin du nom de dossier par -TEST, réalisant ainsi rapidement un renommage de dossiers par lot.
Scénarios d'application
La modification par lot de caractères similaires dans les noms de dossier convient aux scénarios bureautiques courants suivants :
- Remplacement de numéros par lot : Par exemple, remplacer uniformément les numéros de commande, numéros de série ou numéros de test dans les noms de dossier par un texte spécifié.
- Uniformisation du nommage des répertoires de projet : Remplacer les anciens identifiants dans plusieurs dossiers de projet par de nouveaux identifiants pour maintenir la cohérence du nommage des répertoires.
- Traitement par lot des dates ou numéros de version : Par exemple, ajuster uniformément les dates, suffixes de version ou marqueurs d'étape dans les noms de dossier.
- Organisation des dossiers clients ou de documents : Lorsque les noms de dossier contiennent des caractères au format similaire, le renommage par lot peut être effectué en une seule fois.
Si vous avez également besoin de traiter par lot des documents Word, docx, doc, Excel, PDF ou des images, l'utilisation de ce type d'outil de traitement par lot bureautique peut réduire de nombreuses opérations répétitives.
Aperçu des résultats : Avant et après le traitement
Avant le traitement
Les noms de dossier dans l'exemple sont les suivants :
- INV4X812
- ORD7A293
- PO9C376
- REQ8F194
- SO2D705
Le point commun de ces noms est que chaque nom de dossier se termine par trois chiffres, par exemple 812, 293, 376, 194, 705.
Après le traitement
Une fois le remplacement par lot terminé, les noms de dossier deviennent :
- INV4X-TEST
- ORD7A-TEST
- PO9C-TEST
- REQ8F-TEST
- SO2D-TEST
On peut voir que les trois chiffres originaux à la fin ont été uniformément remplacés par -TEST. C'est l'effet typique de la recherche et du remplacement par lot de caractères similaires dans les noms de dossier.
Procédure
Étape 1 : Accéder à la catégorie d'outils « Noms de dossier »
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez Noms de dossier dans la barre de fonctions à gauche. L'interface affichera plusieurs outils liés au nommage des dossiers, notamment :
- Rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de dossier
- Insérer du texte dans les noms de dossier
- Ajouter des préfixes et suffixes aux noms de dossier
- Conversion de la casse des noms de dossier
- Supprimer du texte dans les noms de dossier
Dans cet exemple, nous voulons modifier par lot les numéros similaires dans les noms de dossier, donc sélectionnez « Rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de dossier ».
Objectif de l'opération : Accéder au module fonctionnel dédié au remplacement par lot de texte dans les noms de dossier.
Résultat attendu : Le logiciel accède à la page de l'assistant de traitement par lot, prêt à ajouter les dossiers à traiter.
Étape 2 : Ajouter les dossiers à renommer par lot
Après être entré sur la page de fonction, cliquez sur le bouton « Ajouter des dossiers » en haut à droite pour importer les dossiers dont les noms doivent être modifiés dans le logiciel.
Après l'importation, la liste affichera des informations telles que le numéro, le nom, le chemin, la date de création et la date de modification des dossiers. Dans l'exemple, 5 dossiers ont été ajoutés, avec les noms INV4X812, ORD7A293, PO9C376, REQ8F194, SO2D705.
Si des dossiers non désirés ont été importés, vous pouvez les supprimer via l'opération de suppression à droite de la liste ; si la liste est trop longue, vous pouvez également utiliser les fonctions de filtrage et de tri de l'interface pour faciliter la visualisation.
Objectif de l'opération : Confirmer l'étendue des dossiers dont les noms doivent être modifiés par lot cette fois-ci.
Résultat attendu : Tous les dossiers à traiter apparaissent dans la liste, le nombre d'enregistrements est correct, puis cliquez sur « Suivant » pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape 3 : Sélectionner « Recherche approximative de texte par formule »
Sur la page « Définir les options de traitement », trouvez Mode de recherche. Vous pouvez voir ici des options telles que « Rechercher texte exact » et « Recherche approximative de texte par formule ».
Étant donné que dans cet exemple, les trois chiffres à la fin de chaque dossier sont différents, utiliser la recherche exacte nécessiterait de remplir un par un les contenus spécifiques comme 812, 293, 376, ce qui serait peu efficace. Par conséquent, il convient de sélectionner « Recherche approximative de texte par formule ».
Objectif de l'opération : Faire correspondre du texte au format similaire via une règle, plutôt que de ne correspondre qu'à un seul texte fixe.
Résultat attendu : Le logiciel peut identifier le contenu conforme à la règle dans les noms de dossier, comme les trois chiffres dans cet exemple.
Étape 4 : Remplir la règle de mots-clés à rechercher
Dans la « Liste des mots-clés à rechercher » à gauche, remplissez :
\d{3}
La règle ici signifie correspondre à trois chiffres consécutifs. Pour INV4X812, cela correspondra à 812 ; pour ORD7A293, cela correspondra à 293.
Objectif de l'opération : Permettre au logiciel de trouver par lot les numéros au format similaire dans les noms de dossier.
Résultat attendu : Toutes les parties des noms de dossier conformes à la règle « trois chiffres » seront identifiées.
Étape 5 : Remplir le mot-clé de remplacement
Dans la « Liste des mots-clés de remplacement » à droite, remplissez :
-TEST
Cela signifie remplacer uniformément les trois chiffres trouvés par -TEST. Par exemple :
- INV4X812 deviendra INV4X-TEST
- ORD7A293 deviendra ORD7A-TEST
- PO9C376 deviendra PO9C-TEST
L'indication de l'interface montre également que si le contenu de remplacement n'est pas rempli, cela signifie supprimer le texte correspondant. Autrement dit, si vous souhaitez seulement supprimer certains caractères similaires dans les noms de dossier, vous pouvez laisser la liste de remplacement vide.
Objectif de l'opération : Spécifier le nouveau texte après le remplacement par lot.
Résultat attendu : Le logiciel générera par lot de nouveaux noms de dossier selon le mode « règle de recherche + texte de remplacement ».
Étape 6 : Passer à l'étape suivante et démarrer le traitement
Après avoir défini le contenu de recherche et de remplacement, cliquez sur « Suivant » en bas de page. Suivez les étapes restantes de l'assistant, comme la définition de l'emplacement de sauvegarde, et entrez dans la phase de démarrage du traitement.
Une fois le traitement terminé, retournez à l'emplacement du dossier pour voir le résultat : les noms de dossier se terminant à l'origine par trois chiffres ont été modifiés par lot en nouveaux noms avec le suffixe -TEST.
Objectif de l'opération : Exécuter la tâche de modification par lot des noms de dossier.
Résultat attendu : Les noms de plusieurs dossiers sont remplacés en une seule fois, sans avoir besoin de renommer manuellement un par un.
Questions fréquentes et remarques
1. Pourquoi utiliser la recherche approximative par formule ?
Lorsque les caractères similaires dans les noms de dossier ne sont pas exactement identiques mais ont le même format, il convient d'utiliser la recherche approximative par formule. Par exemple, dans cet exemple, 812, 293, 376 sont tous différents, mais ils appartiennent tous à la catégorie « trois chiffres », on peut donc utiliser \d{3} pour les faire correspondre en une seule fois.
2. Que faire si l'on souhaite seulement supprimer des caractères similaires ?
Comme on peut le voir dans l'explication de l'interface, si la liste des mots-clés de remplacement n'est pas remplie, cela signifie une suppression. Autrement dit, après avoir rempli le contenu à rechercher, laissez le contenu de remplacement vide pour supprimer par lot le texte correspondant dans les noms de dossier.
3. Faut-il vérifier la liste avant la modification par lot ?
Il est conseillé de toujours vérifier. Le traitement par lot est très efficace, mais cela signifie aussi qu'une erreur de paramétrage affectera plusieurs dossiers simultanément. Avant de commencer le traitement, il faut confirmer que le nombre de dossiers importés, leurs noms et leurs chemins sont corrects pour éviter de modifier par erreur des répertoires non concernés.
4. Comment écrire la règle de manière plus sûre ?
Si l'on souhaite seulement remplacer le numéro à la fin, il faut essayer de rendre la règle plus proche du contenu cible, pour éviter de faire correspondre des chiffres dans le nom de dossier que l'on ne souhaite pas modifier. Cet exemple illustre la correspondance de trois chiffres, ce qui convient lorsque seuls les trois chiffres cibles doivent être remplacés dans le nom.
5. Convient-il pour traiter des fichiers ou des dossiers ?
Cet article illustre la modification par lot de noms de dossier. Si vous avez besoin de traiter des noms de documents Word, docx, doc, de feuilles de calcul Excel, de fichiers PDF ou d'images, vous pouvez rechercher les fonctions de traitement par lot correspondantes dans les catégories d'outils correspondantes à gauche du logiciel.
Résumé
La clé pour modifier par lot des caractères similaires dans les noms de dossier est de d'abord trouver le point commun de ces noms, puis d'utiliser un logiciel bureautique pour exécuter le remplacement par lot. Grâce à la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de dossier » de HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez importer rapidement plusieurs dossiers, utiliser une formule de recherche approximative pour faire correspondre les numéros similaires, et les remplacer uniformément par le texte spécifié.
Pour les personnes qui ont souvent besoin d'organiser des répertoires de projet, des dossiers clients, des dossiers de commandes ou des données de test, cette méthode de traitement par lot peut réduire considérablement le travail répétitif et diminuer la probabilité d'erreurs de renommage manuel. Il est recommandé de confirmer d'abord la liste des dossiers et la règle de remplacement avant le traitement formel, puis de cliquer sur « Suivant » pour démarrer le traitement par lot une fois que tout est correct.