Lorsque plusieurs noms de dossiers ont des numéros, des numéros de fin, des dates ou des mots-clés fixes similaires, renommer un par un prend non seulement du temps, mais est également sujet aux erreurs. Cet article utilise des dossiers tels que "INV4X812, ORD7A293" comme exemple pour présenter comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans les noms de dossiers", supprimer par lots les numéros de fin à trois chiffres dans les noms de dossiers pour réaliser une normalisation rapide des noms de dossiers, adaptée aux scènes de bureau telles que l'archivage des données, la compilation de répertoires de projets et le nettoyage des dossiers clients.
Dans le bureau quotidien, nous rencontrons souvent un lot de noms de dossiers contenant des mots-clés similaires, des numéros aléatoires ou des numéros de fin fixes. Par exemple, le nom du dossier estINV4X812, ORD7A293, PO9C376, Les trois derniers chiffres doivent être supprimés uniformément pour conserver le code d'entreprise précédent. Si vous renommez manuellement un par un, le nombre sera très inefficace, et il peut y avoir des problèmes de suppression manquée ou de suppression accidentelle.
Cet article explique comment utiliser les logiciels de bureau HeSoft Doc Batch Tool Supprimer par lots des mots-clés similaires dans les noms de dossiers via la fonction de recherche de remplacement par lots dans "Nom du dossier". Cette méthode convient au traitement par lots de répertoires de dossiers et réduit la duplication du travail, en particulier pour les données de projet, les fichiers clients, les répertoires d'archivage de documents Word/doc/docx, les dossiers de rapports Excel, les dossiers de classification de numérisation PDF et d'autres scènes.
Scènes applicables
Supprimer par lots des mots-clés similaires dans les noms de dossiers, généralement pour les types de besoins de bureau suivants:
- Supprimer le numéro à la fin du dossier:Par exemple, traitez "INV4X812" comme "INV4X" et supprimez uniformément les trois derniers chiffres.
- Nettoyer le nom du répertoire exporté par lots:Certains dossiers exportés par le système ajouteront automatiquement un numéro de série, un numéro de lot ou un code aléatoire, qui doivent être triés deux fois.
- Spécification du projet ou du dossier client:Supprimez le numéro de fin non valide du nom et ne conservez que le code du projet, l'abréviation du client ou les mots-clés commerciaux.
- Organisez le répertoire d'archivage des documents:Par exemple, lorsque des fichiers tels que Word, docx, doc, Excel, PDF sont enregistrés dans une classification de dossier, des règles de dénomination des répertoires uniformes sont nécessaires.
Comparé au changement de nom manuel, l'utilisation d'un outil de traitement par lots peut effectuer le nettoyage de nom de plusieurs enregistrements à la fois, ce qui convient au personnel de bureau qui a besoin d'un tri de fichiers et de dossiers à haute fréquence.
Aperçu des effets: avant et après traitement
Dans cet exemple, vous devez supprimer un numéro de fin à trois chiffres similaire dans le nom du dossier.
Avant le traitement, le nom du dossier est le suivant:
- INV4X812
- ORD7A293
- PO9C376
- REQ8F194
- SO2D705
Après avoir recherché et remplacé par lots, le numéro de fin à trois chiffres est supprimé.
Le résultat du traitement est le suivant:
- INV4X
- ORD7A
- PO9C
- REQ8F
- SO2D
On peut voir que les lettres et les chiffres intermédiaires qui doivent être conservés dans le nom du dossier sont toujours conservés, et seuls les trois chiffres correspondants sont supprimés, de manière à atteindre l'objectif de canaliser le nom du dossier par lots.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Accédez à la classification de l'outil Nom du dossier
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez dans la barre de fonction de gaucheNom du dossier. Plusieurs fonctionnalités de traitement par lots liées aux noms de dossiers sont disponibles sous cette catégorie.
Dans la carte de fonction, cliquez sur"Rechercher et remplacer le mot-clé dans le nom du dossier". La fonction de cette fonction est de rechercher par lots le contenu spécifié dans le nom du dossier et de le remplacer par un nouveau contenu; si le contenu de remplacement est vide, vous pouvez également obtenir l'effet de suppression par lots de mots-clés.
Étape 2: Ajouter le dossier à traiter
Après être entré dans la page de fonction, l'interface affiche le processus de traitement: sélectionnez les enregistrements à traiter, définissez les options de traitement, définissez l'emplacement d'enregistrement et démarrez le traitement.
Cliquez sur en haut à droiteAjouter un dossierBouton pour ajouter le dossier dont le nom doit être modifié par lots à la liste. Une fois l'ajout terminé, le logiciel affiche des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'heure de création et l'heure de modification du dossier dans le tableau.
Dans l'exemple, cinq dossiers ont été ajoutés, nommés INV4X812, ORD7A293, PO9C376, REQ8F194, SO2D705. Après avoir confirmé que la liste est correcte, cliquez sur en bas“Suivant”Pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape 3: Définir la méthode de recherche et la règle de mot-clé à supprimer
Sur la page "Définir les options de traitement", trouvez“Trouver un moyen”. Étant donné que cet exemple doit supprimer une catégorie de contenu similaire au lieu d'un texte complètement fixe, choisissez"Utilisation de formules pour trouver du texte flou".
Puis, dans"Liste des mots-clés à rechercher"Entrez dans:
\ D {3}
Ici\ D {3}Utilisé pour faire correspondre trois chiffres consécutifs. Les exemples 812, 293, 376, 194, 705 sont tous conformes à cette règle et sont donc identifiés par lots.
Le côté droit est"Liste des mots-clés après remplacement", L'interface invite "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Par conséquent, si l'objectif est de supprimer par lots ce type de mots-clés dans le nom du dossier, le contenu de remplacement à droite reste vide.
Une fois les paramètres terminés, cliquez sur“Suivant”. Le résultat attendu est le suivant: le logiciel est prêt à supprimer le contenu numérique à trois chiffres correspondant à chaque nom de dossier conformément aux règles saisies.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Continuez à entrer selon le processus d'interface"Définir l'emplacement de sauvegarde". Confirmez l'emplacement du traitement et la méthode de sauvegarde en fonction des besoins réels du bureau, puis entrez“Commencer à traiter”Lien.
Une fois le traitement démarré, le logiciel effectue automatiquement une substitution de recherche par lots sur les noms de dossiers de la liste. Une fois le traitement terminé, retournez au répertoire où se trouve le dossier pour voir le changement de nom: les dossiers originaux tels que INV4X812 et ORD7A293 ont été transformés en noms plus concis tels que INV4X et ORD7A.
Description des paramètres clés: Pourquoi le mot-clé "similaire" peut être supprimé
Si le contenu à supprimer dans chaque dossier est exactement le même, par exemple, il contient une copie _ ou temporaire, vous pouvez utiliser la recherche exacte du texte. Cependant, les 812, 293, 376, 194 et 705 dans cet exemple ne sont pas les mêmes, mais ils appartiennent tous à des contenus similaires tels que «trois chiffres».
Par conséquent, choisissez"Utilisation de formules pour trouver du texte flou"Il est plus approprié pour ce type de scénario de modification par lots des noms de dossiers. En entrant des règles de correspondance uniformes, le logiciel peut identifier automatiquement des éléments structurellement similaires dans différents noms de dossiers et les supprimer ou les remplacer par lots.
Dans cet exemple, la liste de mots-clés remplacée reste vide, combinée à l'invite de l'interface "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer" pour obtenir l'effet de suppression par lots de mots-clés similaires dans les noms de dossiers.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Quel contenu sera supprimé \ d{3}?
Dans cet exemple,\ D {3}Utilisé pour faire correspondre trois chiffres consécutifs. Par conséquent, tout contenu dans le nom du dossier qui correspond à une structure à trois chiffres consécutifs peut être identifié et supprimé. Il est recommandé de confirmer la loi du nom du dossier avant l'opération pour éviter de supprimer accidentellement les nombres à conserver.
2. Pourquoi la liste des mots clés après remplacement est-elle laissée vide?
Parce que cette cible est de "supprimer" le mot-clé et non de le remplacer par un autre texte. L'interface a déjà demandé "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer", de sorte que vous pouvez remplacer le contenu à droite sans le remplir.
3. Si vous voulez juste supprimer le numéro de fin, à quoi faire attention?
S'il existe également trois chiffres consécutifs au milieu du nom du dossier, vous devez être particulièrement prudent avant d'utiliser des règles floues. Il est recommandé de tester avec un petit nombre de dossiers, de confirmer que l'effet de correspondance est conforme aux attentes, puis de traiter plus de répertoires par lots.
4. La sauvegarde est-elle nécessaire avant le traitement par lots?
Il est recommandé de sauvegarder d'abord les répertoires importants ou de vérifier d'abord les règles dans le dossier de test. Le changement de nom par lots affecte plusieurs dossiers à la fois, et la confirmation des règles à l'avance peut réduire le risque de mauvaises opérations.
5. Le nom du dossier sera-t-il dupliqué?
Certains noms de dossiers peuvent devenir les mêmes après la suppression du mot clé. Par exemple, si «Projet 001» et «Projet 002» suppriment tous deux des nombres, ils peuvent devenir des «projets». Avant le traitement, vérifiez s'il existe un risque de dénomination multiple pour éviter d'affecter le suivi.
Résumé
La suppression par lots de mots-clés similaires dans les noms de dossiers consiste essentiellement à nettoyer uniformément le contenu dupliqué, non valide ou régulier du nom du dossier. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans les noms de dossiers" permet d'identifier rapidement un contenu similaire grâce à la recherche floue de formules, puis de remplacer le contenu pour obtenir une suppression par lots.
Pour les utilisateurs qui ont besoin d'organiser fréquemment les données du projet, les fichiers clients, les répertoires de documents Word/docx/doc, les dossiers de rapports Excel ou les dossiers d'archivage PDF, cette méthode de traitement par lots peut considérablement réduire le temps de changement de nom manuel et réduire la probabilité de travail répété et d'opérations manquées. Il est recommandé de confirmer la loi de dénomination avant le traitement formel, puis d'ajouter des dossiers, de définir des règles de recherche et d'effectuer le traitement en suivant les étapes pour compléter efficacement la normalisation des noms de dossiers.