Lorsque des noms de projets, des noms de personnes, des noms de clients, etc., apparaissent de manière répétée dans plusieurs documents Bloc-notes, les rechercher et les supprimer un par un est non seulement lent, mais aussi facilement source d'oubli. Cet article prend comme exemple la suppression de Product A et de Michael Anderson dans un fichier TXT pour montrer comment utiliser un outil texte dans HeSoft Doc Batch Tool pour importer plusieurs fichiers txt, et via la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans le texte », en laissant vide le contenu de remplacement, réaliser la suppression par lot de noms de projets, de noms de personnes et de phrases fixes, ce qui est adapté pour l'anonymisation de documents, l'organisation de données et le nettoyage de texte par lots.
Lors de l'organisation de documents externes, de textes de test, de rapports de projet ou de documents de bloc-notes exportés par le système, un problème très concret se pose souvent : de nombreux fichiers txt contiennent le même nom de projet, le même nom de personne ou la même appellation interne, qu'il faut maintenant supprimer de manière unifiée. Par exemple, dans le fichier d'exemple, « Product A » est un nom lié au projet, « Michael Anderson » est un nom de personne. Ces contenus apparaissent plusieurs fois dans l'introduction, au milieu et dans la signature à la fin du texte. Si le nombre de fichiers est important, les ouvrir un par un dans le Bloc-notes pour rechercher et supprimer manuellement avec Ctrl+F prendra beaucoup de temps, et une seule omission peut affecter l'anonymisation ou la qualité de la livraison.
Cet article présente une méthode plus adaptée au traitement par lots au bureau : utiliser l'outil texte de « HeSoft Doc Batch Tool » pour supprimer en lot des mots-clés dans plusieurs fichiers texte TXT. Ce logiciel est un outil de traitement de documents par lots parmi les logiciels de bureau, adapté aux tâches répétitives, aux règles claires et impliquant un grand nombre de fichiers. En configurant une liste de mots-clés une seule fois, il est possible d'effectuer une recherche unifiée dans plusieurs fichiers texte importés et de remplacer le contenu trouvé par du vide, réalisant ainsi une suppression par lots.
Scénarios applicables : suppression en lot de noms de projets, de personnes, de clients
La suppression en lot de mots-clés textuels ne s'applique pas seulement aux noms de projets et de personnes en anglais comme dans l'exemple. Dans le travail de bureau réel, des besoins similaires sont très courants. Par exemple, le personnel juridique ou administratif doit supprimer les noms des clients, les coordonnées ou les noms d'entreprise dans des documents texte en lot ; l'équipe produit doit supprimer les noms de projets abandonnés des anciennes descriptions de version ; le personnel opérationnel doit nettoyer les codes d'activité dans plusieurs copies ; le personnel de R&D ou de test doit supprimer les chemins internes, les noms de compte ou les identifiants d'environnement des descriptions de journaux.
Le point commun de ces scénarios est le suivant : le contenu est réparti dans plusieurs fichiers txt, le texte à supprimer est relativement fixe et l'on souhaite conserver autant que possible le reste du texte inchangé. Dans ce cas, la méthode de traitement la plus appropriée n'est pas l'édition individuelle, mais l'utilisation du remplacement par recherche en lot. En particulier, lorsque l'objectif est la suppression plutôt que la réécriture, il suffit de définir le contenu de remplacement comme vide pour retirer les mots-clés de tous les fichiers texte.
Aperçu du résultat : avant traitement, les mots-clés sont dispersés à plusieurs endroits du texte
La capture d'écran de l'exemple avant traitement montre plusieurs mots-clés encadrés en rouge dans le fichier texte. « Product A » apparaît dans le titre en début d'article, dans la description du département R&D et dans la description des résultats ultérieurs ; « Michael Anderson » apparaît à la fois dans les phrases du texte et dans la signature après « Submitted by ». Ces mots-clés dispersés sont précisément la raison pour laquelle la suppression manuelle est sujette aux erreurs.
S'il n'y a qu'un seul fichier, une vérification visuelle peut encore être réalisée tant bien que mal. Mais dans le travail de bureau par lots, il ne s'agit souvent pas d'un seul fichier, mais de plusieurs dizaines de textes similaires dans un dossier. Le nombre et l'emplacement des occurrences varient d'un fichier à l'autre, ce qui rend un traitement manuel uniforme difficile. Grâce à un outil de traitement par lots, on peut transformer « quoi supprimer » en règle et confier « dans quels fichiers supprimer » au logiciel.
Aperçu du résultat : après traitement, le nom du projet et le nom de la personne ont été supprimés
Dans la capture d'écran après traitement, les emplacements où apparaissaient « Product A » et « Michael Anderson » ont été vidés. Le reste du texte est conservé, ce qui indique que le logiciel a effectué une suppression ciblée sur les mots-clés spécifiés, plutôt qu'une suppression de paragraphe entier ou de ligne entière. Pour l'anonymisation de documents bureautiques, cette méthode permet de minimiser l'impact sur la structure du contenu original.
On peut observer qu'après la suppression, des espaces vides ou des changements d'espacement entre les mots adjacents peuvent apparaître à certains endroits. C'est le résultat naturel du remplacement du mot-clé par du vide. Pour les scénarios qui exigent uniquement de masquer le nom du projet et le nom de la personne, l'objectif est généralement atteint ; si l'on souhaite optimiser davantage la fluidité des phrases, on peut vérifier les fichiers clés par sondage une fois le traitement par lots terminé.
Étapes : Supprimer en lot un texte spécifié dans des documents Bloc-notes
Première étape : Trouver l'entrée Rechercher et remplacer dans l'outil texte
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , la barre de navigation de gauche contient plusieurs catégories d'outils, telles que Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils texte, Outils image, etc. Le traitement actuel concerne des documents Bloc-notes TXT, il faut donc sélectionner « Outils texte ».
Une fois dans les outils texte, la page affiche plusieurs capacités de traitement de texte. D'après la capture d'écran, il faut cliquer sur « 1. Rechercher et remplacer des mots-clés dans le texte ». La description de cette fonction indique qu'elle permet de rechercher et de remplacer en lot des mots-clés dans le contenu des fichiers texte, ce qui correspond exactement à l'objectif actuel de « supprimer des mots-clés en lot ». En effet, la suppression peut être comprise comme un remplacement spécial : remplacer le mot-clé trouvé par un contenu vide.
Deuxième étape : Ajouter des fichiers ou importer des documents TXT depuis un dossier
Après être entré dans la page de fonction, le processus s'arrête d'abord sur « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite de l'interface se trouvent deux entrées principales : « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier ». Si le nombre de fichiers à traiter est faible, on peut choisir d'ajouter des fichiers ; si tous les fichiers TXT se trouvent dans le même répertoire, il est plus conseillé d'utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier », ce qui permet d'importer tous les fichiers texte du dossier en une seule fois.
Dans la capture d'écran, la liste affiche déjà plusieurs enregistrements, avec des noms de fichiers comme Product A - Copy (2).txt, Product A - Copy (3).txt, etc. Les extensions sont toutes .txt et le chemin affiché est le répertoire C:\Users\Administrator\Desktop\Test folder 4\. Cela indique que plusieurs fichiers texte ont été ajoutés avec succès à la liste de traitement. Les informations telles que « Nom », « Chemin », « Extension », « Date de création », « Date de modification » dans le tableau aident l'utilisateur à confirmer si les fichiers corrects ont été sélectionnés.
Avant de passer officiellement à l'étape suivante, il est conseillé de vérifier le nombre et le chemin des fichiers. Si des textes n'ayant pas besoin d'être traités ont été importés par erreur, on peut supprimer l'enregistrement correspondant via la colonne d'opérations à droite ; si l'on souhaite recommencer la sélection, on peut utiliser « Vider ». Une fois confirmé, cliquer sur le bouton « Suivant » en bas de la page.
Troisième étape : Choisir la recherche de texte exacte
Sur la page « Définir les options de traitement », il faut d'abord déterminer le mode de recherche. La capture d'écran montre que « Recherche de texte exacte » est cochée. Pour des contenus explicites comme les noms de projets, noms de personnes, noms de clients ou numéros fixes, la recherche exacte est généralement plus appropriée, car elle effectue la correspondance selon les caractères saisis par l'utilisateur. La logique de traitement est intuitive et facile à contrôler.
L'interface affiche également l'option « Utiliser la formule de recherche floue de texte ». Si l'utilisateur souhaite seulement supprimer des textes fixes comme Product A, Michael Anderson, il n'est pas nécessaire d'utiliser des règles floues. Conserver « Recherche de texte exacte » peut réduire le risque de suppression erronée, surtout lors du traitement par lots d'un grand nombre de fichiers : plus la règle est claire, plus le résultat est facile à vérifier.
Quatrième étape : Saisir le contenu à supprimer ligne par ligne dans la liste des mots-clés
En bas à gauche de la page, on peut voir la « Liste des mots-clés à rechercher ». Dans l'exemple de la capture d'écran, deux lignes de mots-clés ont été saisies : Product A et Michael Anderson. Cette conception est idéale pour supprimer plusieurs mots en lot : chaque mot-clé occupe une ligne, et le logiciel effectue la recherche élément par élément selon la liste.
La zone de droite est la « Liste des mots-clés après remplacement », avec une indication à côté : « Ne pas remplir signifie supprimer ». Par conséquent, pour cette opération, il n'est pas nécessaire de saisir de nouveaux mots dans la zone de droite, il suffit de la laisser vide. Avec ce paramétrage, le logiciel remplacera Product A et Michael Anderson trouvés à gauche par du vide, c'est-à-dire qu'il les supprimera du contenu textuel.
Si l'on souhaite supprimer plus de contenu, par exemple des abréviations d'entreprise, des noms de département, des numéros de téléphone, des préfixes d'e-mail, etc., on peut continuer à les ajouter ligne par ligne dans la liste de gauche. Il convient de noter que les mots-clés doivent être saisis aussi précisément que possible, en particulier en ce qui concerne les majuscules/minuscules, les espaces et la ponctuation en anglais. Si le texte original comporte plusieurs variantes orthographiques, il faut lister les différentes variantes séparément, ou envisager des options supplémentaires selon la situation réelle.
Cinquième étape : Vérifier les options supplémentaires et passer à l'étape suivante
Dans les « Options supplémentaires », l'interface propose « Ignorer la casse des lettres » et « Faire correspondre le mot entier plutôt qu'une partie du mot ». Si la casse des textes anglais n'est pas uniforme, on peut envisager de cocher « Ignorer la casse » ; si l'on veut éviter de supprimer des caractères partiels à l'intérieur d'un mot long, il faut alors prêter attention à l'option de correspondance du mot entier. Le contenu des documents varie, il est donc conseillé de tester les règles d'abord avec un petit nombre de fichiers avant de les étendre à tous les fichiers.
Une fois les paramètres définis, cliquer sur « Suivant ». Selon le flux de la page, les étapes suivantes mèneront à « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Étant donné que le traitement par lots affectera plusieurs fichiers simultanément, il est conseillé de choisir un emplacement de sortie explicite et d'éviter autant que possible d'écraser directement les seuls fichiers originaux. Une fois le traitement terminé, ouvrir quelques fichiers de résultat pour vérifier que les mots-clés ont bien été supprimés.
Questions fréquentes ou points d'attention
Peut-on supprimer si le mot-clé contient des espaces ?
Oui. Dans l'exemple, « Product A » et « Michael Anderson » contiennent tous deux des espaces, et la capture d'écran montre qu'ils sont saisis comme des chaînes complètes dans la liste des mots-clés. Lors de la saisie, il faut s'assurer que le nombre d'espaces correspond exactement à celui du texte original, sinon la correspondance pourrait ne pas se faire. Par exemple, un espace en plus ou en moins peut affecter le résultat de la recherche.
Peut-on supprimer des mots-clés en chinois ?
Bien que l'exemple soit en anglais, la logique de la fonction est de rechercher et de remplacer des mots-clés dans le texte. Pour des textes fixes comme des noms de projets, des noms de personnes ou des noms de départements en chinois, on peut également les saisir ligne par ligne de la même manière. L'essentiel est de s'assurer que les fichiers à traiter sont des fichiers texte et que les mots-clés saisis correspondent au contenu du fichier.
Y a-t-il un risque de supprimer par erreur des parties du texte qui ne devraient pas l'être ?
Le résultat du traitement par lots dépend des mots-clés saisis et des options choisies. Si le mot saisi est trop court ou trop générique, on risque de supprimer du contenu qui ne devrait pas l'être. Par exemple, saisir une seule lettre ou un mot courant aura un impact très large. Il est donc conseillé d'utiliser des groupes de mots plus complets, comme le nom complet du projet, le nom complet de la personne ou le numéro complet. Il est préférable de faire une sauvegarde avant traitement et d'effectuer des vérifications par sondage après traitement.
Pourquoi ne pas choisir la fonction de suppression de ligne entière ?
Dans les outils texte, on peut également voir la fonction « Rechercher et remplacer des lignes complètes dans un fichier texte en fonction d'un mot-clé », mais dans cet exemple, il ne s'agit pas de supprimer la ligne entière contenant le mot-clé, mais uniquement le mot-clé lui-même. L'utilisation du traitement par ligne entière risquerait de supprimer trop de contenu. Par conséquent, il faut choisir ici « Rechercher et remplacer des mots-clés dans le texte ».
Résumé : L'anonymisation de texte par lots est plus adaptée à un outil
Pour supprimer en lot des noms de projets et de personnes dans plusieurs documents Bloc-notes, le plus important est de standardiser les opérations répétitives. Grâce à HeSoft Doc Batch Tool , l'utilisateur peut d'abord importer un ensemble de fichiers TXT, puis saisir les noms de projets, noms de personnes ou phrases fixes à supprimer dans la « Liste des mots-clés à rechercher » tout en laissant la « Liste des mots-clés après remplacement » vide. On peut ainsi effectuer une suppression de mots-clés par lots, évitant l'opération inefficace d'ouverture des fichiers un par un.
Si vous êtes en train d'organiser un ensemble de documents texte et devez supprimer des noms de clients, des responsables, des noms de code de projets internes ou d'autres termes sensibles, il est conseillé de préparer d'abord une liste de mots-clés, puis de suivre les étapes de cet article dans l'outil texte. Cela permet d'améliorer l'efficacité tout en réduisant le risque d'oubli de suppression, rendant les tâches bureautiques par lots plus maîtrisables.