De nombreux dossiers de documents de bureau comportent des numéros aléatoires, des numéros de série ou des suffixes numériques générés par le système. Lors de l'archivage, des tests ou de la livraison ultérieurs, il est souvent nécessaire de les renommer de manière uniforme. Cet article utilise HeSoft Doc Batch Tool pour démontrer une méthode de remplacement flou par lot des noms de dossiers : ajoutez d'abord plusieurs dossiers, puis choisissez d'utiliser une formule pour rechercher du texte de manière floue, utilisez une règle comme \d{3} pour correspondre aux nombres à trois chiffres et remplacez-les uniformément par -TEST. Le tutoriel combine les effets avant/après traitement et des captures d'écran des opérations pour aider les utilisateurs à maîtriser rapidement le flux de travail pratique du renommage par lot de dossiers à l'aide de règles d'expressions régulières.
Dans le cadre de l’organisation des données d’entreprise, de la livraison de projets, de la préparation des données de test et de la maintenance des dossiers partagés d’un service, on rencontre souvent une situation : la structure globale des noms de dossiers est similaire, mais une partie, un numéro aléatoire, diffère. Par exemple, un lot de dossiers nommés respectivement « INV4X812 », « ORD7A293 », « PO9C376 », « REQ8F194 », « SO2D705 ». Si l’on veut renommer uniformément ces dossiers en un nom de répertoire de test, l’approche la plus intuitive est de faire un clic droit et de renommer un par un, mais ce n’est évidemment pas une méthode de travail efficace.
La véritable difficulté réside dans le fait que ces numéros ne sont pas un texte fixe unique et ne peuvent pas être simplement remplacés en une seule fois par une recherche et un remplacement ordinaires. Il faut alors utiliser des caractères génériques, des expressions régulières ou la capacité de « recherche floue par formule » dans l’interface du logiciel pour identifier ces différents chiffres selon un modèle, puis les remplacer en bloc par un contenu uniformisé.
Cet article prendra HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour expliquer comment renommer en bloc et de manière floue un grand nombre de dossiers. Ce logiciel se positionne comme un outil de traitement par lots de documents bureautiques, adapté au traitement quotidien de fichiers, dossiers et divers documents, aidant les utilisateurs à réduire les tâches répétitives. L’exemple ci-dessous remplacera uniformément les trois chiffres aléatoires dans les noms de dossiers par « -TEST ».
Scénarios applicables : les numéros aléatoires, numéros séquentiels, suffixes de date peuvent tous être traités par lots
Le remplacement flou en bloc des noms de dossiers est adapté pour résoudre les problèmes de nommage où « le contenu diffère mais suit une règle cohérente ». Par règle cohérente, on entend que bien que les caractères spécifiques varient d’un dossier à l’autre, leur type, longueur ou position est similaire. Par exemple, il peut s’agir de trois chiffres, d’une année à quatre chiffres, d’une date au format fixe, ou d’un fragment de numéro exporté d’un système.
Les scénarios suivants peuvent tous s’inspirer de la logique de cet article :
- Renommage en bloc de données de test : Remplacer uniformément le numéro aléatoire à la fin des répertoires de projet originaux par « -TEST » pour distinguer facilement les données de l’environnement de test.
- Normalisation des répertoires d’archivage : Remplacer les anciens numéros, numéros temporaires ou numéros d’exportation dans les noms de dossiers par un identifiant d’archive uniformisé.
- Organisation des dossiers de commandes : Traiter par lots les textes non fixes comme les numéros de commande, les codes clients, les numéros de lot.
- Nettoyage avant livraison de projet : Supprimer ou remplacer les numéros séquentiels internes avant la livraison pour rendre les noms de répertoires plus clairs.
- Maintenance des dossiers partagés de bureau : Corriger en bloc les noms de dossiers non standardisés créés par plusieurs personnes, réduisant le coût de la vérification manuelle.
Si votre besoin est de modifier en bloc les noms de fichiers tels que doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, vous devez accéder aux fonctions liées aux noms de fichiers ; cet article traite de la modification en bloc des « noms de dossiers », applicable au renommage des répertoires eux-mêmes.
Aperçu du résultat : de trois chiffres aléatoires à un suffixe TEST unifié
Avant de commencer l’opération, clarifions l’objectif de ce traitement. Nous n’ajoutons pas de préfixe, ni ne supprimons simplement un texte fixe, mais nous remplaçons la partie numérique conforme à la règle dans le nom du dossier par un suffixe spécifié.
Avant traitement : les numéros à la fin des noms de dossiers sont tous différents
D’après la capture d’écran avant traitement, on voit que les noms de dossiers à traiter incluent « INV4X812 », « ORD7A293 », « PO9C376 », « REQ8F194 », « SO2D705 ». Leur caractéristique commune est : la partie avant conserve différents codes alphanumériques, et la fin comporte trois chiffres.
S’il n’y a que 5 dossiers à traiter, la modification manuelle semble faisable ; mais dans un environnement de bureau réel, il n’y a souvent pas 5 dossiers de ce type, mais des dizaines, voire des centaines. Tant que la règle de nommage est la même, on peut confier le travail répétitif à un outil de traitement par lots.
Après traitement : les trois chiffres sont uniformément remplacés par -TEST
Après traitement, les trois chiffres dans les noms de dossiers sont devenus « -TEST ». Autrement dit, l’original « INV4X812 » devient « INV4X-TEST », « ORD7A293 » devient « ORD7A-TEST », et les autres dossiers sont remplacés selon la même règle.
Cet effet montre que le logiciel a identifié, selon la règle, le fragment cible dans les différents dossiers et a conservé les parties du nom de dossier qui n’avaient pas besoin d’être modifiées. Pour les utilisateurs de bureau ayant besoin d’uniformiser les formats de nommage en bloc, c’est plus stable et plus rapide que d’ouvrir un par un l’emplacement des dossiers et de les renommer manuellement.
Étapes opérationnelles : utiliser la recherche floue par formule pour effectuer un renommage en bloc des dossiers
Nous allons maintenant expliquer pas à pas, en nous appuyant sur les captures d’écran, comment effectuer les réglages dans HeSoft Doc Batch Tool . Pour faciliter la compréhension, chaque étape décrira l’objectif de l’opération et le résultat attendu.
Étape 1 : sélectionner la fonction de recherche et remplacement sous « Nom du dossier »
Après avoir ouvert le logiciel, la barre de navigation des catégories de fonctions se trouve à gauche. Comme l’objectif est de modifier les noms de dossiers, il faut cliquer sur « Nom du dossier » à gauche. Une fois dans cette catégorie, la page affiche plusieurs fiches de fonctions liées au nommage des dossiers.
Dans la capture d’écran, la première fonction est « Rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de dossiers », avec un texte descriptif indiquant qu’elle permet de rechercher et remplacer en bloc des mots-clés dans les noms de dossiers des fichiers. Cette fonction correspond le mieux au besoin actuel, car ce que nous voulons faire est de « d’abord rechercher le numéro dans le nom, puis le remplacer par un nouveau suffixe ».
Le résultat attendu de cette étape est d’entrer dans le processus de recherche et remplacement des noms de dossiers. Si l’on sélectionne par erreur « Insérer du texte dans le nom du dossier », cela conviendra mieux pour ajouter du contenu à un emplacement spécifié ; si l’on sélectionne par erreur « Ajouter un préfixe et un suffixe au nom du dossier », cela conviendra seulement pour ajouter un préfixe/suffixe uniforme et ne pourra pas remplacer un numéro aléatoire déjà présent dans le nom. Ainsi, le choix de la fonction doit être cohérent avec l’objectif du traitement.
Étape 2 : ajouter les enregistrements des dossiers à traiter
Après être entré dans la fonction, l’interface affiche un flux d’étapes. La première étape est « Sélectionner les enregistrements à traiter ». Il faut alors cliquer sur « Ajouter un dossier » en haut à droite pour ajouter les dossiers à renommer en bloc dans la liste.
La capture d’écran montre que 5 dossiers ont déjà été ajoutés, et la liste affiche des colonnes comme le numéro d’ordre, le nom, le chemin, la date de création, la date de modification et les opérations. La colonne du nom peut vous aider à confirmer le nom actuel du dossier, et la colonne du chemin peut confirmer si le répertoire de ces dossiers est correct.
La vérification une fois l’ajout terminé est très importante. Une fois le renommage en bloc exécuté, il affectera simultanément plusieurs dossiers de la liste. Si des répertoires non pertinents sont ajoutés par inadvertance, cela pourrait entraîner des changements de nom indésirables. Par conséquent, avant de cliquer sur l’étape suivante, il est recommandé de vérifier particulièrement trois choses : si le nombre de dossiers est correct, si les chemins sont corrects, et si les noms correspondent à la règle à traiter cette fois-ci.
On peut également voir sur l’interface des boutons comme « Vider », « Plus », « Filtrer », « Trier ». D’après la capture d’écran, on peut raisonnablement déduire que ces boutons servent à aider à gérer la liste actuelle. Par exemple, si la liste a été mal constituée, on peut utiliser « Vider » pour recommencer la sélection ; si les enregistrements sont nombreux, on peut utiliser le filtrage ou le tri pour améliorer l’efficacité de la vérification.
Étape 3 : cliquer sur « Suivant » pour entrer dans « Définir les options de traitement »
Après avoir confirmé que la liste des dossiers est correcte, cliquez sur « Suivant » en bas pour entrer dans la deuxième étape « Définir les options de traitement ». Cette étape est le cœur du remplacement flou en bloc, car les règles de recherche et le contenu de remplacement sont tous définis ici.
D’après la capture d’écran, on voit que la progression en haut de la page est arrivée à l’étape 2, et le titre de la zone est « Définir les options de mots-clés ». Elle contient « Mode de recherche », « Options supplémentaires », « Liste des mots-clés à rechercher » et « Liste des mots-clés de remplacement ».
Si votre objectif est de remplacer des mots fixes en bloc, vous pouvez choisir la recherche exacte ; mais dans cet exemple, 812, 293, 376, 194, 705 sont tous différents, il faut donc adopter une approche de correspondance floue.
Étape 4 : choisir « Utiliser la recherche floue de texte par formule »
Dans « Mode de recherche », choisissez « Utiliser la recherche floue de texte par formule ». Cette étape revient à dire au logiciel : ne cherchez pas seulement une chaîne de caractères fixe, mais identifiez une catégorie de texte selon une règle.
Pour de nombreux utilisateurs de bureau, « Recherche floue de texte par formule » peut être compris comme une application des règles d’expression régulière ou de caractères génériques. C’est particulièrement adapté pour traiter les problèmes de nommage en bloc liés à des chiffres non fixes, des numéros non fixes, des dates non fixes, etc.
Dans cet exemple, tout le contenu à remplacer est constitué de trois chiffres, il suffit donc d’une seule règle pour exprimer ce type de contenu.
Étape 5 : saisir \d{3} dans la liste des mots-clés à rechercher
Saisissez dans la « Liste des mots-clés à rechercher » à gauche :
\d{3}Cette règle signifie correspondre à une séquence de trois chiffres consécutifs. Elle peut correspondre à « 812 », « 293 », « 376 », « 194 », « 705 » dans les noms de dossiers d’exemple.
Le point clé ici n’est pas de mémoriser un symbole particulier, mais de comprendre la logique de conception de la règle : vous devez d’abord observer quelles sont les caractéristiques communes du contenu à remplacer dans les noms de dossiers, puis écrire cette caractéristique commune sous forme d’expression. La caractéristique commune de cet exemple est « trois chiffres consécutifs ».
Si vos noms de dossiers réels contiennent des numéros à quatre chiffres, la règle devra peut-être être ajustée ; s’il s’agit d’une combinaison de texte fixe et de chiffres, elle devra également être conçue en fonction de la structure réelle du nom. Pour éviter les correspondances incorrectes, il est recommandé de sélectionner d’abord un petit nombre d’échantillons pour effectuer une vérification avant le traitement formel.
Étape 6 : saisir -TEST dans la liste des mots-clés de remplacement
Saisissez dans la « Liste des mots-clés de remplacement » à droite :
-TESTCela signifie que toute séquence de trois chiffres correspondant à la règle de gauche sera remplacée par « -TEST ». Après traitement, le logiciel conservera les parties non correspondantes et ne remplacera que le fragment cible. Ainsi, « INV4X812 » ne deviendra pas entièrement « -TEST », mais « INV4X-TEST ».
Cette méthode de configuration convient aux scénarios où l’on doit conserver le code principal et remplacer uniquement le suffixe numéroté. Si vous souhaitez remplacer par un autre contenu, vous pouvez également le remplir conformément à la spécification métier, par exemple « -DONE », « -ARCHIVE », « -VersionOfficielle », etc. Lors du nommage, il est recommandé de rester bref et clair pour éviter des chemins de répertoires trop longs ou difficiles à rechercher par la suite.
Étape 7 : continuer vers l’étape suivante, terminer la configuration de l’emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Le flux dans la capture d’écran montre qu’il y a ensuite « Définir l’emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Après avoir terminé la configuration des règles de recherche et du texte de remplacement, cliquez sur « Suivant » en bas, et continuez à compléter les étapes suivantes conformément aux invites de l’interface.
Étant donné que le traitement par lots implique plusieurs noms de dossiers, il est recommandé de vérifier à nouveau les paramètres avant d’entrer dans l’étape « Démarrer le traitement ». En particulier, confirmez que : le mode de recherche est bien « Utiliser la recherche floue de texte par formule » ; le champ de gauche est bien \d{3} ; le champ de droite est bien -TEST ; et que la liste à traiter ne contient que les dossiers cibles. Confirmer avant d’exécuter peut réduire considérablement les erreurs de manipulation.
Pourquoi ce remplacement flou en bloc est plus adapté au contexte de bureau que le renommage manuel
Le principal problème du renommage manuel n’est pas la complexité de l’opération unique, mais le trop grand nombre de répétitions. Chaque dossier nécessite de cliquer, de se positionner, de sélectionner le numéro, de saisir le nouveau texte, de confirmer. Dès que le nombre est élevé, il est très facile d’avoir des oublis, des fautes de frappe ou des incohérences de format.
L’utilisation d’un logiciel de bureau tel que HeSoft Doc Batch Tool permet de concentrer les actions répétitives en une seule configuration de règle. L’utilisateur n’a qu’à se concentrer sur « quels dossiers traiter » et « avec quelle règle remplacer », le logiciel se charge de l’exécution en bloc. Pour ceux qui ont souvent besoin d’organiser des données, cette méthode offre plusieurs avantages évidents :
- Efficacité accrue : Plusieurs dossiers sont traités en une seule fois, sans avoir à les renommer un par un par clic droit.
- Format plus uniforme : Le contenu de remplacement est généré uniformément par la règle, réduisant les divergences de saisie humaine.
- Mieux adapté à un grand volume de données : Plus le nombre de dossiers est grand, plus le gain de temps du traitement par lots est évident.
- Facilite l’établissement de procédures standard : L’équipe de projet ou le service peut définir des règles de nommage uniformes et réutiliser des méthodes similaires.
En particulier lors du traitement de données exportées, de répertoires de test ou de répertoires d’archivage de projet, les noms de dossiers sont souvent générés par lots. Un problème généré par lots est également plus adapté à être résolu par un outil de traitement par lots.
Questions fréquentes ou points d’attention
1. Est-ce que \d{3} ne peut correspondre qu’aux chiffres en fin de chaîne ?
D’après la signification de l’expression, \d{3} signifie une séquence de trois chiffres consécutifs, et n’est pas intrinsèquement limité à la fin. Dans l’exemple de cet article, les chiffres cibles se trouvent justement à la fin des noms de dossiers, ce qui permet d’obtenir le résultat attendu. Si les noms de vos dossiers ont également des séquences de trois chiffres au milieu, il faut vérifier attentivement la règle pour éviter de faire correspondre des chiffres qui ne doivent pas être remplacés.
2. Que se passe-t-il s’il n’y a pas de séquence de trois chiffres dans le nom du dossier ?
Normalement, les noms qui ne correspondent pas à la règle de recherche ne seront pas appariés et ne seront donc pas remplacés selon cette règle. Mais pour garantir l’exactitude du résultat, il est toujours recommandé de vérifier la liste après avoir ajouté les dossiers et d’essayer de n’inclure que les dossiers cibles qui correspondent à la règle de cette opération.
3. Y aura-t-il des doublons après remplacement par -TEST ?
Si plusieurs dossiers ont des noms complètement identiques après le remplacement, un conflit de nommage peut se produire. Cet exemple conserve la première partie du code, comme INV4X, ORD7A, PO9C, etc., qui sont différents, donc ils restent différents après traitement. En utilisation réelle, il faut juger à l’avance si les noms après remplacement conserveront leur unicité.
4. Peut-on simplement supprimer les chiffres ?
D’après l’indice à droite dans la capture d’écran, à côté de « Liste des mots-clés de remplacement », il y a une mention « Ne pas remplir signifie supprimer ». Ainsi, dans un scénario similaire, si l’on ne remplit pas le contenu de remplacement, cela pourrait être utilisé pour supprimer le texte correspondant. Cependant, l’objectif de l’exemple de cet article est de remplacer par « -TEST », donc un texte spécifique a été saisi à droite. Lors de l’opération réelle, il faut choisir de remplacer ou de supprimer selon son propre besoin.
5. Faut-il sauvegarder les dossiers originaux avant le traitement ?
La sauvegarde est recommandée pour les données importantes. L’avantage du traitement par lots est la vitesse, mais cela signifie aussi qu’une règle erronée affectera rapidement plusieurs objets. Surtout pour les répertoires de livraison de projets, d’archivage de contrats, de données clients, il est conseillé de copier d’abord un répertoire comme échantillon pour tester, et de procéder au traitement formel après avoir confirmé que tout est correct.
6. Quel est le rapport entre cette méthode et le traitement par lots de Word, Excel, PDF ?
Elles relèvent toutes de la logique de traitement par lots bureautique, seul l’objet du traitement diffère. Les documents Word peuvent être des fichiers doc, docx, les tableaux Excel des fichiers xls, xlsx, le PDF est un format de document, tandis que cet article traite des noms de dossiers. La partie gauche de HeSoft Doc Batch Tool fournit plusieurs catégories, et l’utilisateur doit sélectionner la fonction correspondante en fonction de l’objet réel.
Résumé : maîtriser la correspondance par règle pour rendre le renommage en bloc des dossiers plus efficace
Cet article a démontré, à travers un exemple typique, comment utiliser une logique de caractères génériques/expression régulière pour modifier en bloc et de manière floue les noms de dossiers. Avant le traitement, les noms de plusieurs dossiers portaient à leur fin trois chiffres différents ; après le traitement, ces chiffres ont été uniformément remplacés par « -TEST », les noms de dossiers devenant plus standardisés et plus faciles à identifier.
L’ensemble du processus n’est pas compliqué : dans HeSoft Doc Batch Tool , entrez dans la catégorie « Nom du dossier », sélectionnez « Rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de dossiers », ajoutez les dossiers cibles, choisissez « Utiliser la recherche floue de texte par formule » dans les options de traitement, saisissez \d{3} comme règle de recherche, puis saisissez -TEST comme contenu de remplacement, et enfin suivez les étapes de l’interface pour terminer le traitement.
Pour les utilisateurs qui traitent souvent de grandes quantités de données de projet, de répertoires de commandes, de dossiers de test ou de données sur des lecteurs partagés, cette méthode de remplacement flou en bloc peut réduire significativement le travail répétitif. Il est recommandé dans votre travail quotidien d’observer d’abord la règle de nommage des dossiers, de concevoir ensuite une règle de correspondance, et de l’appliquer aux répertoires officiels après l’avoir testée à petite échelle. Cela permet d’améliorer l’efficacité tout en garantissant un résultat de renommage en bloc stable et fiable.