ファイルの内容を素早く識別するために、Word文書からテキスト内容を抽出してファイル名として使用する必要がよくあります。テキストを手動でコピーしてファイル名に貼り付けると、効率が悪いだけでなく、間違いも起こりがちです。そこで、文書内の指定されたテキストを正確にマッチングし、それを抽出してファイル名を変更する方法を紹介します。数百のファイルでも一度に処理でき、完全自動化された操作で、あなたの悩みを簡単に解決します！
ファイル内容を一括抽出してファイル名を変更する使用シーン
1、会社の契約書や合意書などのファイルに統一された命名規則がなく、顧客名をファイル名にしているものもあれば、契約日をファイル名にしているものもあり、非常に雑然としています。統一してアーカイブするために、すべての契約書から契約番号や顧客名などの情報を抽出し、ファイル名とする必要があります。
2、貨物の注文書や物流書類を一括整理する際、内容中の注文番号、運送状番号、受取人名などに一致させてファイル名とし、ファイル名の一意性を確保し、後からファイルを迅速に検索・特定しやすくする必要があります。
3、会社には整理・アーカイブが必要な内部文書が非常に多く、これらの文書の命名には規則がなく、プロジェクト名だったり、従業員名だったりします。これらのファイルを迅速に識別するために、文書番号を統一して抽出しファイル名とする必要があります。
注文番号を自動抽出してWordファイル名とした場合のプレビュー
処理前：
処理後：
ファイル内容を一括抽出して自動的にファイル名を変更する操作手順
1、 HeSoft Doc Batch Tool を開き、ファイル名→ファイル内容を使用してWordファイル名を変更するを選択します。
2、ファイルを追加またはフォルダからインポートして、名前を変更する必要があるすべてのWord文書を追加します。直接ドラッグ＆ドロップすることもできます。doc、docx、docm、dotx、dotmなど、複数のファイル形式に対応しています。
3、カスタム数式に一致するテキストを選択し、テキストボックスに数式を入力します。サンプルファイルでは注文番号をファイル名として抽出する必要があるため、ここに数式OD\d{6}-\d{4}を入力します。位置は任意に選択してください。
4、処理が完了したら、保存場所をクリックして確認します。すべてのWordファイルの名前が変更されました。とても簡単ですね。
数式を使用してファイル内容を一括抽出する際の注意事項
1、ファイル内に類似した形式が複数出現する場合、誤ったフィールドに一致し、ファイル名が混乱する可能性があります。操作前に何度かテストを行い、数式が一意の内容に一致することを確認することをお勧めします。
2、ファイル名には特殊記号（/ \ : * ? " < > | など）を含めることはできません。ファイル名を変更する前に、エラーを避けるため、これらの特殊記号を置換またはフィルタリングする必要があります。
3、ご自身の理解と異なるファイル名が生成されるのを防ぐため、正規表現は十分に理解した上でご使用ください。