Para identificar rápidamente el contenido de un archivo, a menudo necesitamos extraer texto de documentos de Word para usarlo como nombre de archivo. Copiar manualmente el texto y pegarlo en el nombre del archivo no solo es ineficiente, sino también propenso a errores. A continuación, te enseñaremos un método para hacer coincidir con precisión el texto especificado en el documento, extraerlo y renombrar el archivo. Incluso cientos de archivos pueden procesarse de una sola vez, con una operación completamente automatizada que soluciona fácilmente tus molestias.
Escenarios de uso para extraer contenido de texto en lote y renombrar archivos
1、Los contratos, acuerdos y otros documentos de la empresa no tienen una regla de nomenclatura unificada. Algunos usan el nombre del cliente como nombre de archivo, otros usan la fecha del contrato, lo que da un aspecto muy desordenado. Para unificar el archivo, es necesario extraer información como el número de contrato o el nombre del cliente de todos los contratos para usarla como nombre de archivo.
2、Al organizar lote de pedidos de carga o documentos logísticos, es necesario hacer coincidir el número de pedido, número de guía o nombre del destinatario en el contenido para usarlo como nombre de archivo, garantizando la unicidad del nombre y facilitando la búsqueda y localización rápida posterior.
3、La empresa tiene una gran cantidad de documentos internos que necesitan ser organizados y archivados, y estos documentos no tienen reglas de nomenclatura, algunos usan el nombre del proyecto, otros el nombre del empleado. Para identificarlos rápidamente, es necesario extraer uniformemente el número de documento para usarlo como nombre de archivo.
Vista previa del efecto de extraer automáticamente números de pedido como nombre de archivo de Word
Antes del procesamiento:
Después del procesamiento:
Pasos para extraer contenido de archivos en lote y renombrar archivos automáticamente
1、Abra HeSoft Doc Batch Tool , seleccione Nombre de archivo → Usar contenido de archivo para renombrar archivos de Word.
2、Haga clic en Agregar archivos o importar archivos desde carpeta, añada todos los documentos de Word que necesitan ser renombrados, también puede arrastrar y soltar. Compatible con múltiples formatos como doc, docx, docm, dotx, dotm.
3、Seleccione el texto coincidente de la fórmula personalizada e introduzca la expresión de la fórmula en el cuadro de texto. En el archivo de ejemplo, necesitamos extraer el número de pedido como nombre de archivo, por lo que introducimos aquí la fórmula OD\d{6}-\d{4}. La ubicación se puede elegir libremente.
4、Una vez completado el procesamiento, haga clic en Ver ubicación de guardado, todos los documentos de Word ya han sido renombrados, ¿a que es muy sencillo?
Precauciones al usar fórmulas para extraer contenido de archivos en lote
1、Si aparecen múltiples formatos similares en el archivo, podría coincidir con campos erróneos, causando caos en la nomenclatura de archivos. Es mejor realizar varias pruebas antes de operar para asegurar que su expresión de fórmula coincide con contenido único.
2、El nombre de archivo no puede contener símbolos especiales, como / \ : * ? " < > |, antes de renombrar el archivo, estos símbolos especiales deben ser reemplazados o filtrados para evitar errores.
3、Utilice las expresiones regulares bajo su propio conocimiento, para evitar que el nombre de archivo generado difiera enormemente de lo esperado.