この記事では、どのように使うかを紹介します HeSoft Doc Batch Tool 、複数のWordファイルの宅配便番号を自動的に抽出し、対応する番号ファイル名に一括して名前を変更します。 物流送り状、出荷記録、送り状資料、顧客レシートなどの場面に適しており、特に元のファイル名が01.docx、02.docxのような内容を認識できない文書に適している。 ファイルを追加したり、正規表現を設定して宅配便番号にマッチさせたり、ファイル名全体を上書きするなどの手順を選択することで、docx、docファイルの一括改名を迅速に完了し、コピー番号を一つずつ開いて名前を変更する重複操作を減らすことができる。
物流、倉庫、アフターサービス、行政アーカイブの仕事では、Wordの宅配便、送り状、出荷資料に遭遇することがよくあります。ファイル名は「01.docx、02.docx、03.docx」という番号だけです。 本当に検索とアーカイブが必要な宅配便番号はWord文書の内容にある。 文書を一つずつ開いたり、宅配便の番号をコピーしたり、手動で名前を変更したりすると、時間がかかるだけでなく、エラーやファイルのコピーも容易になります。
この記事では、オフィスソフトウェアの使用方法について説明します HeSoft Doc Batch Tool 、Word文書の内容から宅配便番号を一括して抽出し、docx、docなどのWord文書を自動的に対応する宅配便番号に名前を変更して、重複労働を減らし、文書整理の効率を高めるのに役立ちます。
適用シーン
「宅配便番号を一括してWordファイルの名前を変更する」は、次のオフィスシーンに適しています
- 大量のWord宅配便、送り状、送り状を宅配便番号でアーカイブする必要がある。
- ファイル名は、01.docx、02.docx、03.docxなどの仮番号であり、内容を直接判断することはできません。
- 各word文書には、固定形式のTracking Number、宅配便番号、配送番号が含まれています。
- Docx、docドキュメントを一括処理して、ファイルの名前を手動で開かないようにする必要があります。
- 物流、倉庫、電気商、顧客サービス、財務会計などの職場は、書類を迅速に伝票番号で検索する必要がある。
スクリーンショットの例から分かるように、元のファイル名は01.docxから05.docxで、word文書の内容には同様のものが含まれています2167646565の宅配便番号です。 処理後、ファイル名は2167646565.docx、4771177418.docx等単号形式。
効果プレビュー: 処理前と処理後
処理前:Wordファイル名は普通の番号です。
処理前、フォルダ内のWordファイル名は次のとおりです
- 01.docx
- 02.docx
- 03.docx
- 04.docx
- 05.docx
これらの名前はファイルの内容を反映できません。 その後、宅配便番号で運送伝票を照会する場合は、書類を一つずつ開いて見る必要があり、効率が悪い。
Wordの内容には宅配便番号が含まれています
Wordファイルの1つを開くと、ドキュメントはCourier Waybillタイプの宅配便の内容で、フィールドが表示されますTracking Number後の対応する値は2167646565。 これが私たちが抽出したいファイル名の内容です。
処理後: ファイル名が宅配便番号に変わりました
一括処理が完了すると、ファイル名は次のようになります
- 2167646565.docx
- 4771177418.docx
- 5095496782.docx
- 9213049048.docx
- 9249110608.docx
これにより、ファイル名自体が宅配便番号に直接対応し、後続の検索、アーカイブ、照合が容易になります。
操作手順: 宅配便番号でWordファイルの名前を一括して変更します
手順1: 「ファイルの内容を使用してWordファイルの名前を変更」機能に進みます
開く HeSoft Doc Batch Tool 、左側の機能分類から選択しますファイル名。 機能リストで見つけてクリックしますファイルの内容を使用してWordファイルの名前を変更します。
この機能の役割は、Wordファイルの内容を一括して読み取り、内容内の指定したテキストを新しいファイル名にすることです。 宅配便番号、契約番号、注文番号、顧客番号などの固定書式情報については、この方法で一括抽出して名前を変更することができる。
手順2: 処理が必要なWordファイルを追加する
機能ページに入ると、ページタイトルはファイルの内容を使用してWordファイルの名前を変更します。 最初のステップ「処理したいレコードを选択」では、ページ右上のファイルを追加ボタンをクリックして、名前を変更するdocxファイルを追加します。
ファイルが同じフォルダにまとめられている場合は、インタフェースのフォルダからファイルをインポートする。 スクリーンショットの例には、5つのWordファイルが追加されています。表には、ファイル名、パス、拡張子、作成時間、変更時間が表示されます。
追加が完了したら、まずファイルリストが正しいかどうかを確認し、処理する必要のないドキュメントを一緒に追加しないようにすることをお勧めします。 間違いがないことを確認したら、一番下のをクリックします。次へ。
手順3: Wordの内容から宅配便番号を抽出する設定
2番目のステップ「処理オプションの設定」に入ったら、ソフトウェアがword文書のどの領域から新しいファイル名を検索するかを指定する必要があります。
スクリーンショットの例では、選択したのはカスタム式がマッチするテキストを選択します正規表現入力ボックスに入力します
\ D {10}
この式の意味は、連続した10桁の数字にマッチすることです。 例の宅配便番号は2167646565など10桁の数字なので、この式を使用すると、Wordのコンテンツから対応する番号が自動的に見つかります。
あなたの宅配便番号が10桁でない場合は、実際の番号ルールに基づいて式を調整する必要があります。 たとえば、桁数が長い番号や文字が含まれている場合があります。サンプル式を直接適用しないで、実際の書式で設定する必要があります。
ステップ4: 新しいファイル名の場所を選択します
「位置」領域で、スクリーンショットで選択したのはファイル名全体を上書きします。 これは、処理後、元のファイル名本体を抽出した宅配便番号に置き換えることを意味します。
例:
- 処理前:01.docx
- 抽出した宅配便番号: 2167646565
- 処理後: 2167646565.docx
ファイル名を宅配便番号と完全に等しくすることを目標としている場合は、「ファイル名全体を上書きする」を選択することをお勧めします。 このようにファイル名はより簡潔で、単一番号での保存と検索にも適しています。
ステップ5: 次のステップに進み、一括処理を開始します
マッチングルールとファイル名の位置を設定したら、下部をクリックします次へ。 インタフェースフローでは、「保存場所の設定」と「処理の開始」の手順も行われます。
正式に処理する前に、保存場所と処理ファイルのリストを確認して、誤操作を避けることをお勧めします。 間違いがないことを確認してから処理を開始すると、ソフトウェアは自動的に各Wordファイルの内容を読み取り、宅配便番号を照合し、ファイルの名前を一括して変更します。
処理が完了したら、フォルダに戻ると、元の01.docx、02.docxなどのファイルが対応する宅配便番号ファイル名になっていることがわかります。
よくある質問と注意事項
1.宅配便の番号の桁数が10桁でないのはどうしたらいいですか
スクリーンショットの例では、 \ d{10} を使用して、連続した10桁の数字に適用します。 宅配便の番号の桁数が違う場合は、正規表現を修正する必要があります。 Wordの内容の中の番号の共通の法則を観察してから、マッチングルールを設定することをお勧めします。
2. Wordファイルに複数の連続した数字がありますが、間違いはありませんか?
書類に宅配便番号のほか、電話、日付、郵便番号などの数字がある場合は、数字の桁数を簡単に使うと他の内容にマッチする可能性があります。 このとき、正規表現をできるだけ宅配便番号の書式に合わせて、ミスマッチを減らすべきだ。
3.処理前にファイルをバックアップする必要がありますか?
一括名前変更は、ファイル名を一括変更する操作です。 ルール設定ミスでファイル名が期待通りにならないように、正式に処理する前に元のファイルのバックアップを保持するか、少量のファイルでルールをテストすることをお勧めします。
4.ファイル名が重複している場合はどうしますか?
2つのWordファイルから抽出した宅配便の番号が完全に同じであると、ファイル名が競合する可能性があります。 処理する前に、各文書の宅配便番号が一意であることをできるだけ確認する必要があります。特に、大量の宅配便を一括処理する場合は注意が必要です。
5. docとdocxの両方を処理することはできますか?
この機能の名前は「ファイルの内容を使用してWordファイルの名前を変更」で、Word文書のシーンに適しています。 実際の処理は、ソフトウェアのインポートリストでサポートされているファイルに基づいている必要があります。 スクリーンショットの例ではdocxファイルを扱っています。docファイルがある場合は、ファイルを追加するときに正常にインポートできるかどうかを確認できます。
まとめ
通過 HeSoft Doc Batch Tool の「ファイルの内容を使ってWordファイルの名前を変更する」機能は、Word文書の宅配便番号を自動的に抽出し、元のファイル名を一括して置き換えることができる。 物流伝票、送り状、出荷記録、レシートなどの大量のWord文書の整理作業については、この方式は手動でコピー番号を一つずつ開くよりも効率的で、間違いも起こりにくい。
もしあなたの手に01.docx、02.docxと名付けられたWord宅配便がある場合は、まず少量の書類を用意してマッチングルールをテストし、番号を正しく抽出できることを確認してから、すべての書類を一括処理することをお勧めします。 これにより、docx、docドキュメントのアーカイブが迅速に完了し、ファイル検索と後続管理がより明確になります。