파일 내용을 빠르게 식별하기 위해 Word 문서의 텍스트 내용을 추출하여 파일 이름으로 사용해야 하는 경우가 많습니다. 텍스트를 수동으로 복사하여 파일 이름에 붙여넣으면 효율이 낮을 뿐만 아니라 오류가 발생하기 쉽습니다. 이제 문서 내 지정된 텍스트를 정확하게 일치시키고 추출하여 파일 이름을 변경하는 방법을 알려드리겠습니다. 수백 개의 파일도 한 번에 처리할 수 있는 완전 자동화 작업으로 번거로움을 간편하게 해결하세요!
파일 이름 변경을 위한 텍스트 내용 일괄 추출 사용 시나리오
1、회사의 계약서, 협약서 등 파일에 통일된 명명 규칙이 없어, 어떤 것은 고객명을 파일명으로, 어떤 것은 계약 날짜를 파일명으로 사용하여 매우 지저분해 보입니다. 통일된 보관을 위해, 모든 계약서에서 계약 번호나 고객 성명 등의 정보를 추출하여 파일명으로 사용해야 합니다.
2、화물 주문서나 물류 파일을 일괄 정리할 때, 내용 속 주문 번호, 운송장 번호 또는 수취인 성명을 매칭하여 파일명으로 사용함으로써, 파일명의 고유성을 확보하고 추후 빠른 파일 검색 및 위치 확인을 용이하게 합니다.
3、회사에 정리가 필요한 매우 많은 내부 문서가 있고, 이러한 문서 명명에 규칙이 없어 어떤 것은 프로젝트명, 어떤 것은 직원명입니다. 이러한 파일을 빠르게 식별하기 위해, 통일적으로 문서 번호를 추출하여 파일명으로 사용해야 합니다.
Word 파일명으로 주문 번호 자동 추출 효과 미리보기
처리 전:
처리 후:
파일 내용을 일괄 추출하여 파일 이름 자동 변경 조작 방법
1、 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열고, 파일 이름 선택→파일 내용을 사용하여 Word 파일 이름 변경을 선택합니다.
2、파일 추가 또는 폴더에서 파일 가져오기를 클릭하여, 이름을 변경해야 할 모든 Word 문서를 추가하거나, 직접 드래그 앤 드롭할 수도 있습니다. doc, docx, docm, dotx, dotm 등 다양한 파일 형식을 지원합니다.
3、사용자 정의 공식에 매칭된 텍스트를 선택하고, 텍스트 상자에 공식 표현식을 입력합니다. 예시 파일에서는 주문 번호를 파일명으로 추출해야 하므로, 여기에 공식 OD\d{6}-\d{4}을(를) 입력합니다. 위치는 임의로 선택합니다.
4、처리가 완료되면, 저장 위치 보기를 클릭하여 확인합니다. 모든 Word 파일의 이름이 이미 변경되었습니다. 정말 매우 간단하지 않나요?
공식을 사용한 파일 내용 일괄 추출 시 주의사항
1、파일에 유사한 형식이 여러 개 나타나면, 잘못된 필드가 매칭되어 파일 이름이 혼란스러워질 수 있습니다. 작업 전에 여러 번 테스트하여, 자신의 공식 표현식이 고유한 내용에 매칭되는지 확인하는 것이 좋습니다.
2、파일명에는 특수 기호를 포함할 수 없습니다. 예를 들어 / \ : * ? " < > | 등이 있으며, 파일 이름을 변경하기 전에 이러한 특수 기호를 대체하거나 필터링하여 오류가 발생하지 않도록 해야 합니다.
3、정규 표현식을 이해하고 있는 상황에서 사용하여, 생성된 파일명이 자신이 이해한 것과 크게 다르지 않도록 하십시오.