仕事では、同僚や顧客や指導者に書類を審査する必要があることが多いが、相手が誤って元の書類の内容を変更したり、直接編集したりするのが一番怖いその結果、顔のない文書が回収された。 このとき、文書にコメントだけで内容を修正できないようにすると、問題が解決します。 今日は、このニーズをどのように実現するか、どのようなツールと方法が選択できるかについて話しましょう。
Wordにパスワードを追加する必要があるのはなぜですか?
Wordはこの機能をコメントするだけで、実際の仕事では特に実用的である。 例えば、契約書の草案を法務審査に提出して、契約書に直接変更するのではなく、修正意見だけを提出してほしいあるいは報告書の初稿を指導者に提出して審査し指導者は隣で意見をコメントすることができますが、誤って重要な内容を削除することはありませんまた、先生が学生に宿題を採点したり、作者の原稿を編集したりするなど、これらのシーンはすべて文書にコメントを修正できないようにする必要があります。
Wordではコメントの効果プレビューのみ許可されています
処理前:
処理後:
方法一:使用 HeSoft Doc Batch Tool Word編集を制限するにはコメントのみが必要です
推奨指数:★★★★★
利点:
1.目的に合った設計。 他のツールのように、この機能を複雑な設定に埋めているわけではなく、インタフェースが直感的で、「パスワードの編集を制限する」をチェックして「コメントのみ」を選択するのが簡単です。
2.真の一括処理能力。 これらすべてのドキュメントを選択し、一度の設定、ワンクリックで処理するだけで、すべてのドキュメントが同じルールで保護されます。
3.現地処理は安全を保障する。 すべての操作は自分のコンピュータで行われ、ドキュメントをクラウドサーバにアップロードする必要はありません。
デメリット:
【 HeSoft Doc Batch Tool 】をローカルにダウンロードしてご利用いただく必要があります。
操作手順:
1.ダウンロードして開く【 HeSoft Doc Batch Tool 】、左側で「wordツール」を選択し、右側で「Wordにパスワード保護を追加」を選択します。
2.右上の「ファイルを追加」をクリックするか、暗号化するwordを指定した場所にドラッグして、ファイルのアップロードを完了します。
3、【次へ】をクリックし、【パスワードの編集を制限する】ボタンを開き、下に【コメントのみ】をチェックし、制限を解除する時のパスワードは必要に応じて記入します。
4、【次へ】をクリックすると、ツールはword文書に編集を制限するパスワードを一括して加え始め、完成したらすぐにヒントを提示する。
方法2: Microsoft Wordに付属している機能を使用して、編集をコメントのみに制限する
推奨指数:★★★☆ ☆
メリット: 完全に無料で、サードパーティのソフトウェアをインストールする必要はありません。 Officeのネイティブ機能として、互換性が最も高く、設定後、Officeをサポートするどのデバイスでも権限制限が正しく表示されます。
欠点: 一括処理ができず、ドキュメントごとに個別に設定する必要があります。 操作パスが深く、慣れていないユーザーは、適切に設定された場所を見つけるためにチュートリアルを検索する必要がある場合があります。 統一されたパスワード管理機能がなく、文書ごとにパスワードを個別に記録する必要がある。
操作手順:
1.設定するword文書を開き、「ファイル」メニューをクリックします。
2.「情報」タブを選択し、「ドキュメントを保護」ボタンをクリックします。
3.プルダウンメニューから「編集を制限」を選択します。
4、右側のサイドバーで「このタイプの編集はドキュメント内でのみ許可する」にチェックを入れます。
5.ドロップダウンボックスで「コメント」を選択し、パスワードを設定して「はい、強制保護を開始」をクリックします。
方法3: Wordマクロ記録 (半自動) を使用してwordをロックしても修正されないのはコメントだけです
推奨指数:★★★☆ ☆
メリット: 1つのWordで繰り返し操作を実現し、効率を少し向上させることができます。 録画したマクロは、他のドキュメントで再利用できます。
短所: マクロのセキュリティ設定はシステムによってブロックされる可能性があります。 開いているドキュメントは一度に1つしか処理できません。一括処理能力が限られています。Wordバージョンによってマクロの互換性に問題がある可能性があります。
操作手順:
1.Wordを開いて、「表示」-> 「マクロ」-> 「マクロを録画」をクリックします。
2.マクロに名前を付け、ショートカットキーを指定して、録画を開始します。
3.上記の手動手順に従って「編集を制限する」をコメントに設定する。
4.録画を停止し、文書を保存する。
5.他の文書に対してショートカットキーを押してマクロを適用するが、一つずつ開く必要がある。
方法4: Adobe Acrobat Pro (PDFに変換) を使用してwordを修正しないようにする
推奨指数:★★★☆ ☆
利点: PDF形式を生成する方が安全で、クロスプラットフォームの互換性が優れています。 印刷、編集など、複雑な権限管理を設定できます。
欠点: PDFに変換する必要があり、Wordの編集の柔軟性が失われた。 Acrobat Prはword文書専用に設計されたものではなく、操作が迂回している。
操作手順:
1.Wordで文書を開き、PDF形式で保存する。
2、Acrobat Proでpdfファイルを開きます。
3、「ツール」-> 「保护」-> 「より多くの保护」をクリックします。
4.「パスワードによるセキュリティ設定」を選択します。
5.権限設定で編集を制限し、コメントを許可する。
方法5: LibreOffice (オープンソース代替案) を使用してwordが修正されないようにする
推奨指数:★★★☆ ☆
メリット: 完全に無料でオープンソースで、機能が豊富です。 マクロの一括処理をサポートし、理論的には自動化が可能です。
欠点: MS Wordとの互換性に問題がある。 設定インタフェースと操作ロジックはWordとは異なり、再学習が必要です。
操作手順:
1.LibreOfficeソフトウェアを起動し、「ファイルを開く」機能を選択して、設定するword文書 (.docと.docx形式をサポート) を見つけ、ソフトウェアのワークスペースにインポートします。
2.LibreOfficeのトップメニューバーで「ファイル」をクリックし、ドロップダウンメニューから「プロパティ」オプションを見つけてクリックし、ポップアップのダイアログで「セキュリティ」タブを選択して、権限設定画面に入ります。
3.セキュリティ設定画面で、「パスワードでドキュメントを開く」オプションをチェックし、パスワードを入力して、ドキュメントの保護に関するオプションを見つけます編集の制限を「推奨読み取り専用」に設定するか、編集を完全に制限します。
4.保護オプションのドロップダウンメニューでは、システムはデフォルトで「読み取り専用 (推奨) 」オプションを提供し、「カスタム」を選択して権限をより細かく設定することができます例えば、コメントを許可したり、フォームに記入したりするなどの特定の操作を許可します。
5、すべての設定が完了したら「ok」をクリックして設定を保存し、再度「ファイル」-> 「名前を付けて保存」をクリックしますwordとの互換性を確保するために、保存形式が「Microsoft Word文書 (.Docx) 」を選択してください。
方法6: OnlyOffice (企業レベルのオンライン文書) を使用してwordが編集されないようにするが、コメントできる
推奨指数:★★☆ ☆ ☆
メリット: オープンソースは無料で、私有化の導入をサポートします。 共同編集機能が強く、権限のコントロールが細かい。
欠点: サーバを構築するか、クラウドサービスを使用する必要があります。 個人ユーザーにとって配置が複雑です。
操作手順:
1.まず、自分のサーバにOnlyOfficeサービスをインストールして導入するか、公式のオンラインOnlyOfficeプラットフォームに直接アクセスして、アカウントを登録してログインする必要があります。
2.ログインが成功したら文書管理画面に入り、アップロードボタンをクリックして設定するword文書をシステムにアップロードし、複数のファイルの一括アップロードをサポートする。
3、アップロードが完了したら、ドキュメントリストで対象ファイルを見つけ、右クリックして「プロパティ」または「設定」を選択し、詳細なアクセス権設定ページに入ります。
4.権限設定エリアで編集権限オプションを見つけ、ドロップダウンメニューから「表示とコメント」レベルを選択すると、ユーザーはコメントを追加するだけで原文を修正できない。
5、権限の設定が完了したら、共有リンクの生成ボタンをクリックして、リンクをコピーし、メールやインスタントメッセンジャーで文書を確認する必要がある関係ユーザーに送信する。
良い道具は仕事をより簡単にすることであり、より複雑ではない。 契約審査、報告審査、作業採点、原稿審査にかかわらず、適切な文書保護権限を設定して、文書の安全を保証し、協力して交流することができる。 あなたに合ったツールを選んで、ドキュメント管理をより効率的にしましょう。