多くの人は、プロジェクト資料、顧客ファイル、年度台帳、部門ディレクトリを整理するときに、同じフォルダ構造を何度も作成する必要があります。 手動で一つ一つ新規作成するのは遅いだけでなく、建設が漏れたり、間違ったレベルになったりしやすい。 この記事では、オフィスソフトの利用方法を紹介します。 HeSoft Doc Batch Tool 」と表示され、既存のテンプレートフォルダに基づいて複数の独立した新しいフォルダを一括作成し、フォルダ構造だけを保持し、内部ファイルをコピーしないことをサポートします。 見終わったら、カタログの一括生成、階層構造の一括コピーなどの操作を迅速に完了し、重複労働を著しく減らし、文書整理の効率を高めることができる。
日常業務では、多くの人が標準的なファイル構造を整理し、次は年、顧客、プロジェクト、クラス、店舗、ロットで数十個から数百個の同じ構造のディレクトリを繰り返し作成する。 たとえば、年度ごとに同じカタログが必要で、顧客ごとに統一されたアーカイブレベルが必要です。 フォルダを手動で段階的に新規作成すると、時間がかかるだけでなく、建設漏れ、命名不一致、階層エラーなどの問題も起こりやすい。
この文章で解決しなければならないのはテンプレートフォルダから複数の新しいフォルダを一括作成しますの問題です。 オフィスソフトの助けを借りて HeSoft Doc Batch Tool の関連機能は、既存のフォルダをテンプレートとして、一度に多くの独立した新しいフォルダを大量に生成し、必要に応じてフォルダ構造のみを保持、標準化された資料の整理と一括作成に非常に適しています。
適用シーン
次のようなニーズがある場合、この機能は非常に実用的です
- 年ごとに資料目録を一括作成する。例えば2021、2022、2023、2024、2025
- 顧客名別に顧客ファイルフォルダを一括作成する
- プロジェクト番号別にプロジェクト資料目録を一括生成する;
- 部門、店舗、クラス、地域別に統一ディレクトリ構造を一括コピーする。
- テンプレート内のフォルダレベルを保持する必要がありますが、サンプルファイルを一緒にコピーしたくありません。
本質的に典型的なものですオフィスソフト一括処理ファイルシーン: 再現性のあるフォルダを作成する動作を自動化し、手作業を減らします。
効果プレビュー
処理前: 既にテンプレートフォルダがあります
スクリーンショットから分かるように、元のディレクトリにテストフォルダがあり、その下にはA,B,C3つのフォルダ。 各フォルダの内部には独自のサブフォルダ構造があります
- A下にはA-001、A-002、A-003があります
- BにはB 1、B 2、B 3があります。
- Cの下にはC 1、C 2、C 3があります。
これは、A、B、Cが既成のテンプレートフォルダで、それぞれのサブディレクトリ構造を持っていることを示しています。
処理後: 複数の新しいディレクトリを一括生成
処理が完了したら、出力ディレクトリに次のように表示されます
- Aフォルダの下に2001、2002、2003、2004、2005が一括生成された
- Bフォルダの下にも2001、2002、2003、2004、2005が生成された
- Cフォルダの下にも2001、2002、2003、2004、2005が生成された
また、展開すると、新しい名前の下に元のテンプレートのサブフォルダ構造が継承されていることがわかります。 例えば、A下の2001には、A-001、A-002、A-003が含まれている。
つまり、この機能は既存のフォルダ構造に基づいて、複数の新しいフォルダ名を一括コピーして生成し、元のディレクトリレベルを保持します。
操作手順
ステップ1: 「既存のフォルダから新しいフォルダを一括作成」機能に入る
オフィスソフトを開く HeSoft Doc Batch Tool 左側に「書類整理」などの分類があります。 メイン画面には、次のような機能カードがあります既存のフォルダに基づいて新しいフォルダを一括作成します。
この機能の説明では、既存のフォルダを複数のフォルダに一括コピーし、新しいフォルダ名のカスタマイズをサポートしています。 クリックして入ると操作が開始されます。
このステップの目的:正しい機能の入り口を見つけて、一括作成フォルダの処理フローに入ります。
予想される結果:ステップ別の操作画面に入り、記録の選択、処理オプションの設定、保存場所の設定、処理を順番に完了します。
ステップ2: テンプレートとするフォルダを追加する
機能ページに入ると、現在、ステップ1「処理するレコードを選択」にとどまります。 画面右上に表示「フォルダを追加」ボタン。
「フォルダを追加」をクリックして、テンプレートとして必要なフォルダをリストに入れます。 スクリーンショットには、次の3つのレコードが追加されています
- A、パスはD:\ test \ A \
- B、パスはD:\ test \ B \
- C、パスはD:\ test \ C \
リストには、作成時間、修正時間も表示され、選択したディレクトリが正しいかどうかを確認するのに便利です。
このステップの目的:どのフォルダを一括コピー構造にする必要があるかをソフトウェアに伝えます。
予想される結果:テンプレートフォルダがリストに表示され、間違いがないことを確認して下部のをクリックします「次へ」。
ステップ3: 処理オプションを設定し、新しい名前のリストを入力します
ステップ2の「処理オプションの設定」に入ると、次の2つの重要な情報が表示されます
- 一つのスイッチ項目:すべてのファイルを無視し、フォルダ構造のみを保持します
- 必須エリア:新しい名前リスト
スクリーンショットでは、「新しい名前リスト」に次のように記入されています
- 2001
- 2002
- 2003
- 2004
- 2005
これは、ソフトウェアがテンプレートフォルダごとに、この5つの新しい名前に対応するディレクトリを一括して作成することを示しています。
同時に、インタフェースは強調しています「すべてのファイルを無視して、フォルダ構造だけを保持する」。 前後の効果から見ると、これが本論文のシーンの重要なポイントである: フォルダレベルだけをコピーし、テンプレート内のファイル内容をコピーしない。 これは、空白のファイルフレーム、プロジェクトディレクトリフレーム、または年度アーカイブディレクトリを作成するのに適しています。
このステップの目的:一括生成ルールを設定して、作成する新しいフォルダ名と、ディレクトリ構造のみを保持するかどうかをソフトウェアに伝えます。
予想される結果:ソフトウェアは名前別に、テンプレートフォルダごとに対応する新しいディレクトリを一括して生成します。
実践的なアドバイス:
- 1行に名前を入力すると、ソフトウェアの一括識別が容易になります
- 名称は年、番号、顧客名、項目番号などでもよい
- 階層構造だけをコピーする場合は、「すべてのファイルを無視し、フォルダ構造だけを保持する」をオンにすることをお勧めします。
ステップ4: 保存場所を設定して処理を開始する
フローナビゲーションから見ると、次のステップは保存先の設定、そして次は処理を開始する。 スクリーンショットは保存場所の具体的な配置領域を展開していませんが、処理結果図から合理的に判断できます。ソフトウェアは結果を新しいディレクトリに出力します。例えば、スクリーンショットのHesoft-outputファイル。
保存先の設定が完了したら、引き続き「処理開始」に進み、一括作成を実行します。
このステップの目的:出力ディレクトリを指定して、元のテンプレートフォルダと混在しないようにし、処理結果を照合しやすい。
予想される結果:ソフトウェアは、指定した場所に一括作成された新しいフォルダ構造を生成します。
ステップ5: 一括生成結果をチェックする
処理が完了したら,出力ディレクトリを開いてチェックすることをお勧めします。 スクリーンショットによると、最終結果は次のとおりです
- Aで2001から2005を生成し、各名称の下にA-001、A-002、A-003がある
- Bで2001から2005を生成し、各名称でB 1、B 2、B 3を保持する
- Cで2001から2005を生成し、各名称でC1、C2、C3を保持する
これは、ソフトウェアが正常に完了したことを示していますテンプレートフォルダの一括作成から多くの独立したフォルダを生成するを選択します。
よくある質問または注意事項
1.これはファイルのコピーですか、それともフォルダ構造のコピーですか。
スクリーンショットのオプションから、ここで選択できますすべてのファイルを無視し、フォルダ構造のみを保持します。 空のディレクトリフレームを作成することを目的としている場合は、このオプションを使用することをお勧めしますテンプレート内の履歴ファイル、サンプルドキュメント、doc、docx、xls、xlsx、pdf、画像などの内容を一緒にコピーしないでください。
2.新しい名前リストはどのようにしてより規範的に記入しますか?
1行に1つの名前を提案し、できるだけ事前に命名規則を統一する。 たとえば、すべて4桁の年、統一顧客の略称、統一項目番号を使用します。 このように一括生成されたディレクトリはより整然としており、後続の検索とアーカイブにも有利である。
3.出力位置を個別に設定することを推奨するのはなぜですか?
新しいディレクトリに個別に出力することで、元のテンプレートとの混同を避けることができ、処理後に結果を統一的に検査することも容易です。 テンプレートディレクトリが重要な場合は、そのままにしておく方が安全です。
4.どのようなシーンがこの機能に最適ですか?
「同じカタログを何度も繰り返す」という仕事は、すべて適している。 例えば、年度フォルダ、プロジェクトアーカイブ、契約フォルダ、顧客文書フォルダ、学校クラスのフォルダなど。
5. 使用前にテンプレートフォルダをチェックしてみませんか?
テンプレートレベルが整理されていることを確認することをお勧めします。 一括作成後、新しいディレクトリはテンプレート構造を継承するからです。 テンプレートの中間レベルの命名が規範化されていない場合、一括生成後も一緒に保持されます。
まとめ
ディレクトリ構造を繰り返し確立する必要があるオフィスシーンでは、手動でフォルダを新規作成するのは典型的な非効率的な重複労働である。 を使う HeSoft Doc Batch Tool の既存のフォルダに基づいて新しいフォルダを一括作成します機能は、既存のテンプレートフォルダを一度に多くの独立した新しいディレクトリに一括して拡張することができ、必要に応じてフォルダ構造だけを保持し、内部ファイルをコピーしない。
このような価値は直接的ですフォルダの一括処理、命名の統一、建設漏れの低減、整理速度の向上。 年、顧客、項目、番号で標準カタログを作成することが多い場合は、よく使われる構造を直接テンプレートにして、この機能で一括生成することをお勧めします。効率は手作業よりずっと高いです。
これで、標準的なテンプレートフォルダを用意してから、新しい名前のリストを整理して、この記事の手順に従って、フォルダの一括作成タスクを迅速に完了できます。