多くの方がプロジェクト資料、顧客ファイル、年間台帳、部門ディレクトリを整理する際、同じフォルダ構成を何度も繰り返し作成する必要があります。手動で一つずつ新規作成すると時間がかかるだけでなく、作成漏れや階層の誤りも起こりがちです。この記事では、オフィスソフト「 HeSoft Doc Batch Tool 」を活用し、既存のテンプレートフォルダを基に、独立した複数の新規フォルダを一括作成する方法をご紹介します。フォルダ構成のみを保持し、内部ファイルをコピーしない設定にも対応しています。この記事を読めば、ディレクトリの一括生成や階層構造の一括複製などを素早く完了でき、反復作業を大幅に削減し、ファイル整理の効率を向上させることができます。
日常のオフィス業務において、多くの人が次のような場面に直面します。標準的なフォルダ構造を整理し終えた後、年度、顧客、プロジェクト、クラス、店舗、またはロットごとに、同じ構造のディレクトリを数十、場合によっては数百も繰り返し作成する必要がある、というものです。例えば、各年度で同じ資料ディレクトリが必要だったり、各顧客で統一されたアーカイブ階層が必要だ、といったケースです。手動でフォルダを一つずつ新規作成していては、時間がかかるだけでなく、作成漏れ、命名の不一致、階層の誤りといった問題も容易に発生します。
この記事が解決するのは、まさにテンプレートフォルダに基づいて複数の新しいフォルダを一括作成するという問題です。オフィスソフト HeSoft Doc Batch Tool の関連機能を活用すれば、既存のフォルダをテンプレートとして、多数の独立した新しいフォルダを一度に一括生成し、必要に応じてフォルダ構造のみを保持することが可能です。これは、資料整理の標準化や一括文書作成に非常に適しています。
利用シーン
以下のようなニーズがある場合、この機能は非常に実用的です。
- 年度ごとに資料ディレクトリを一括作成する（例：2021、2022、2023、2024、2025）。
- 顧客名に基づいて顧客アーカイブフォルダを一括で作成する。
- プロジェクト番号に基づいてプロジェクト資料ディレクトリを一括生成する。
- 部門、店舗、クラス、地域ごとに統一されたディレクトリ構造を一括複製する。
- テンプレートのフォルダ階層は保持したいが、サンプルファイルまで一緒に複製したくない場合。
これは本質的に、典型的なオフィスソフトによるファイル一括処理のシナリオに該当します。つまり、繰り返し発生するフォルダ作成作業を自動化し、手作業を削減するということです。
効果のプレビュー
処理前：テンプレートフォルダが存在する状態
スクリーンショットから分かるように、元のディレクトリにはテスト用フォルダがあり、その下に A、B、C という3つのフォルダが含まれています。各フォルダの内部には、さらにそれぞれのサブフォルダ構造が存在します。
- Aの下には A-001、A-002、A-003
- Bの下には B1、B2、B3
- Cの下には C1、C2、C3
これは、A、B、Cがそのままテンプレートフォルダであり、それぞれが固有のサブディレクトリ構造を持っていることを示しています。
処理後：複数の新規ディレクトリを一括生成
処理が完了すると、出力ディレクトリには以下のものが確認できます。
- Aフォルダの下に 2001、2002、2003、2004、2005 が一括生成されている
- Bフォルダの下にも 2001、2002、2003、2004、2005 が生成されている
- Cフォルダの下にも同様に 2001、2002、2003、2004、2005 が生成されている
さらに展開してみると、新しく作成された各名称の下には、元のテンプレートのサブフォルダ構造が継承されていることが分かります。例えば、Aの下の2001には、依然として A-001、A-002、A-003 が含まれています。
つまり、この機能が実現するのは、既存のフォルダ構造に基づき、新しいフォルダ名を複数一括で複製生成し、元のディレクトリ階層を保持するということです。
操作手順
第1ステップ：「既存フォルダに基づき新規フォルダを一括作成」機能に入る
オフィスソフト HeSoft Doc Batch Tool を開くと、左側に「ファイル整理」などのカテゴリが表示されます。メイン画面には、既存フォルダに基づき新規フォルダを一括作成という名称の機能カードがあります。
この機能の説明の概要は、既に存在するフォルダを多数複製し、かつ新しいフォルダ名をカスタマイズできる、というものです。クリックして入ると操作を開始できます。
このステップの目的：正しい機能の入り口を見つけ、フォルダ一括作成の処理フローに入ります。
期待される結果：ステップ式の操作画面に入り、以降、レコード選択、処理オプション設定、保存場所設定、処理開始を順に行います。
第2ステップ：テンプレートとするフォルダを追加する
機能ページに入ると、現在は第1ステップ「処理が必要なレコードを選択」に留まっています。画面右上に「フォルダを追加」ボタンがあります。
「フォルダを追加」をクリックし、テンプレートとしたいフォルダをリストに追加します。スクリーンショットでは、既に3件のレコードが追加されています。それぞれ以下の通りです。
- A、パスは D:\test\A\
- B、パスは D:\test\B\
- C、パスは D:\test\C\
リストには作成日時や更新日時も表示され、選択したディレクトリが正しいか確認しやすくなっています。
このステップの目的：どのフォルダの構造を一括複製する必要があるかをソフトウェアに伝えます。
期待される結果：テンプレートフォルダがリストに表示され、問題がなければ下部の「次へ」をクリックします。
第3ステップ：処理オプションを設定し新しい名前リストを入力する
第2ステップ「処理オプションを設定」に入ると、二つの重要な情報が表示されます。
- スイッチ項目一つ：すべてのファイルを無視し、フォルダ構造のみを保持する
- 必須入力エリア一つ：新しい名前リスト
スクリーンショットでは、「新しい名前リスト」に以下のように入力されています。
- 2001
- 2002
- 2003
- 2004
- 2005
これは、ソフトウェアが各テンプレートフォルダに基づき、これら5つの新名称に対応するディレクトリを一括作成することを意味します。
同時に、画面では「すべてのファイルを無視し、フォルダ構造のみを保持する」ことが強調されています。前後の効果から見て、これこそが本記事のシナリオの核心です。つまり、フォルダ階層のみを複製し、テンプレート内のファイル内容は複製しません。これにより、空白のアーカイブフレームワーク、プロジェクトディレクトリフレームワーク、または年間アーカイブディレクトリの作成により適しています。
このステップの目的：一括生成ルールを設定し、どのような新しいフォルダ名を作成するか、そしてディレクトリ構造のみを保持するかどうかをソフトウェアに伝えます。
期待される結果：ソフトウェアが名前リストに従い、各テンプレートフォルダに対して該当する新規ディレクトリを一括生成します。
実践的なアドバイス：
- ソフトウェアが一括認識しやすいよう、1行に1つの名前を入力してください。
- 名前には、年度、番号、顧客名、プロジェクトコードなどを使用できます。
- 階層構造のみを複製したい場合は、「すべてのファイルを無視し、フォルダ構造のみを保持する」を有効にすることを推奨します。
第4ステップ：保存場所を設定し処理を開始する
フローナビゲーションから分かるように、次のステップは保存場所を設定、その次は処理を開始です。スクリーンショットでは保存場所の具体的な設定エリアは展開されていませんが、処理結果の図から合理的に判断すると、ソフトウェアは結果を新しいディレクトリ（例えば、スクリーンショットにある hesoft-output フォルダ）に出力します。
保存場所の設定が完了したら、続いて「処理を開始」に進み、一括作成を実行します。
このステップの目的：出力ディレクトリを指定し、元のテンプレートフォルダと混在するのを避け、処理結果の確認を容易にします。
期待される結果：ソフトウェアが指定された場所に、一括作成後の新しいフォルダ構造を生成します。
第5ステップ：一括生成結果を確認する
処理が完了したら、出力ディレクトリを開いて確認することをお勧めします。スクリーンショットによると、最終結果は以下の通りです。
- Aの下に2001から2005が生成され、各名称の下にA-001、A-002、A-003が存在する
- Bの下には2001から2005が生成され、各名称の下にB1、B2、B3が保持されている
- Cの下には2001から2005が生成され、各名称の下にC1、C2、C3が保持されている
これは、ソフトウェアがテンプレートフォルダに基づいて、多数の独立したフォルダを一括作成生成し、かつ元のディレクトリ構造を保持することに成功したことを示しています。
よくある質問と注意事項
1. これはファイルの複製ですか、それともフォルダ構造の複製ですか？
スクリーンショットのオプションから分かるように、ここではすべてのファイルを無視し、フォルダ構造のみを保持することを選択できます。目的が空のディレクトリフレームワークを作成することである場合は、このオプションを使用することを推奨します。これにより、テンプレート内の過去のファイル、サンプルドキュメント、doc、docx、xls、xlsx、pdf、画像などの内容が一緒に複製されるのを防げます。
2. 新しい名前リストはどのように記入するのがより標準的ですか？
1行に1つの名前を入力し、事前に命名規則をできるだけ統一することを推奨します。例えば、すべて4桁の西暦を使用したり、顧客略称を統一したり、プロジェクト番号を統一したりします。そうすることで、一括生成後のディレクトリがより整然とし、その後の検索やアーカイブにも有利になります。
3. なぜ出力場所を別途設定することが推奨されるのですか？
新しいディレクトリに单独で出力することで、元のテンプレートとの混同を避けられ、処理後にまとめて結果を確認するのにも便利です。テンプレートディレクトリが重要な場合は、元の状態を保つ方が安全です。
4. どのようなシーンがこの機能に最も適していますか？
「同じディレクトリを何度も繰り返す必要がある」作業はすべて、この機能の使用に適しています。例えば、年度別資料フォルダ、プロジェクトアーカイブフォルダ、契約資料フォルダ、顧客ドキュメントフォルダ、学校のクラス資料フォルダなどです。
5. 使用前にテンプレートフォルダを確認する必要はありますか？
テンプレートの階層が既に整理されていることを事前に確認することを推奨します。一括作成後、新しいディレクトリはテンプレート構造を継承するためです。テンプレート内の階層名が標準化されていない場合、一括生成後もそのまま残ってしまいます。
まとめ
ディレクトリ構造を繰り返し作成する必要があるオフィスシーンにおいて、手動でのフォルダ新規作成は典型的な低効率の繰り返し作業です。 HeSoft Doc Batch Tool の既存フォルダに基づき新規フォルダを一括作成機能を使用すれば、既存のテンプレートフォルダを一度に多数の独立した新規ディレクトリへと一括展開でき、さらに必要に応じてフォルダ構造のみを保持し、内部ファイルを複製しないことも可能です。
これによる価値は非常に直接的です：フォルダの一括処理、命名の統一、作成漏れの削減、整理速度の向上。年度、顧客、プロジェクト、番号ごとに標準ディレクトリを作成することが多い場合は、よく使う構造をテンプレート化し、この機能で一括生成することを強く推奨します。手作業よりも効率が格段に上がります。
今すぐ、標準的なテンプレートフォルダを一式準備し、新しい名前リストを整理して、本記事の手順に従って操作すれば、フォルダ一括作成タスクを迅速に完了できます。