仕事やファイル管理をする際、日付ごとに新しいフォルダを作成したり、プロジェクト名で資料フォルダを作成したり、異なる顧客の名前で個別のフォルダを作成したりすることがあります。通常は、まず新しいフォルダを作成し、それを必要な名前に変更します。手動で一つずつ操作するのは非常に繰り返しが多く、フォルダが多いと目も疲れやすく、効率が低下するだけでなく、名前の変更ミスにもつながります。
では、このような迅速かつ大量に標準化されたフォルダーを生成しながら、同時に直接かつ柔軟にフォルダー名を変更するにはどう対応すればよいのでしょうか。次にこの問題を中心に、明確なファイル管理テクニックを身につけ、ファイル整理の効率を大幅に向上させる便利な方法をご紹介します。一緒に操作してみましょう！
どのような場合にフォルダーを一括生成し、ファイル名をカスタマイズする必要があるか？
プロジェクトファイルの管理
企業の大規模なチームでプロジェクトを共同作業する際、プロジェクトの異なる段階の進捗に合わせて、タスクや日付に基づき名前をカスタマイズして独立したフォルダーを生成する必要があります。これにより、チームメンバーが必要なファイルを素早く見つけられ、ファイルの混乱による検索時間の無駄を省き、作業効率を迅速に向上させることができます。
ドキュメント資料の整理
学校の授業において、教師は異なる科目や学生ごとに専用フォルダーを作成し、迅速に区別する必要があります。例えば、学生一人ひとりに対して氏名でフォルダーを生成し、その中に科目内容に従ってファイルを作成します。これにより、教育関係者が大量の学習資料を効率的に管理し、整然とした状態を保つことができます。
バックアップファイルの生成
企業データをバックアップ・アーカイブする場面では、通常、時間や業務に基づいて複数のフォルダーを生成し、それに対応するカスタムファイル名を設定します。この方法は検索が容易であるだけでなく、過去のファイルを明確に管理することも可能にします。
フォルダーを一括コピーしフォルダー名を変更する効果のプレビュー
処理前：
処理後：
フォルダーを一括コピーし名前を変更する操作手順
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】を開き、【ファイル管理】-【既存のフォルダーに基づき新しいフォルダーを一括作成】を選択します。
2、【フォルダーを追加】をクリックし、選択したフォルダーまたはサブフォルダーをインポートするか、そのまま下にドラッグしてから、次へをクリックします。
3、設定画面で【すべてのファイルを無視し、フォルダー構造のみを保持】ボタンをオンにします。これをオンにすると、フォルダー内のファイルが自動的にフィルタリングされ、ファイルが新しいフォルダーに自動コピーされるのを防ぎます。ファイルも新しいフォルダーに一緒にコピーしたい場合は、このボタンをオフにしてください。次に、下の【新しい名称リスト】に作成したいフォルダー名を入力します。1行につき1つのフォルダー名です。確定したら次へをクリックします。続いて、参照をクリックし、新しいファイルの保存場所を選択します。
4、数秒間処理が終わるのを待ち、パスをクリックしてフォルダーを開くと、カスタム名でフォルダーが一括生成されていることを確認できます。
