많은 사람들이 프로젝트 데이터, 고객 파일, 연간 원장 또는 부서 디렉토리를 구성 할 때 동일한 폴더 구조를 여러 번 만들어야합니다. 하나씩 수동 생성은 느릴뿐만 아니라 잘못된 수준에서 놓치고 쉽게 만들 수 있습니다. 이 기사에서는 사무실 소프트웨어 사용 방법에 대해 설명합니다." HeSoft Doc Batch Tool ", 기존 템플릿 폴더에 따라 일괄 적으로 여러 개의 독립적 인 새 폴더를 만들고 폴더 구조 만 유지하고 내부 파일을 복사하지 않도록 지원합니다. 읽은 후에는 디렉토리의 일괄 생성 및 계층 구조의 일괄 복제와 같은 작업을 신속하게 완료하여 작업 중복을 크게 줄이고 파일 마무리 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
일상 업무에서 많은 사람들이 이러한 장면을 접하게됩니다. 표준 폴더 구조 세트가 조직 된 다음 연도, 고객, 프로젝트, 수업, 상점 또는 배치에 따라 동일한 구조의 수십 또는 수백 개의 디렉토리를 반복적으로 만들어야합니다. 예를 들어, 매년 동일한 데이터 디렉토리를 가져야하며, 각 고객은 통합 된 수준의 보관을 가져야합니다. 레벨별로 폴더를 수동으로 만드는 경우 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 누락, 일관되지 않은 이름 지정 및 레벨 오류와 같은 문제가 발생하기 쉽습니다.
이 기사의 내용일괄 템플릿 폴더를 기반으로 여러 새 폴더를 만듭니다.문제의. 사무실 소프트웨어로 HeSoft Doc Batch Tool 기존 폴더를 템플릿으로 사용하여 한 번에 필요에 따라 많은 독립적 인 새 폴더를 일괄 생성할 수 있습니다.폴더 구조 만 유지표준화 된 데이터 정렬 및 일괄 처리에 매우 적합합니다.
적용 가능한 시나리오
이 기능은 다음과 같은 요구 사항이있는 경우 매우 유용합니다.
- 일괄 생성 데이터 디렉토리 2021, 2022, 2023, 2024, 2025;
- 고객 이름으로 고객 파일 폴더 일괄 생성;
- 프로젝트 번호에 따라 일괄 적으로 프로젝트 데이터 카탈로그를 생성합니다.
- 부서, 상점, 클래스 및 지역별 일괄 복사 통합 디렉토리 구조;
- 폴더 계층 구조를 템플릿에 보관해야 하지만 샘플 파일을 함께 복사하지 않을 수 있습니다.
본질적으로 전형적입니다.사무실 소프트웨어 일괄 처리 파일시나리오: 반복적 인 폴더 생성 작업을 자동화하고 수동 작업을 줄입니다.
효과 미리보기
처리 전: 기존 템플릿 폴더
스크린 샷에서 볼 수 있듯이 원본 디렉토리에 테스트 폴더가 있습니다.A, B, C세 개의 폴더. 각 폴더에는 자체 하위 폴더 구조가 있습니다.
- A 아래에 A- 001, A- 002 및 A- 003 이 있습니다.
- B1, B2, B3 아래의 B
- C1, C2, C3 아래
즉, A, B 및 C는 각각 자체 하위 디렉토리 구조를 가진 기성품 템플릿 폴더입니다.
처리 후: 여러 새 디렉토리의 배치 생성
처리 후 출력 디렉토리에서 볼 수 있습니다.
- 2001, 2002, 2003, 2004 및 2005 는 폴더 a 아래의 배치로 생성된다.
- 2001, 2002, 2003, 2004 및 2005 도 폴더 B에서 생성됩니다.
- 2001, 2002, 2003, 2004 및 2005 도 C 폴더에서 생성됩니다.
확장 후 각 새 이름이 원래 템플릿의 하위 폴더 구조를 상속한다는 것을 알 수 있습니다. 예를 들어, A 아래의 2001 은 여전히 A- 001, A- 002 및 A- 003 을 포함합니다.
즉, 이 함수가 달성하는 것은 다음과 같습니다.기존 폴더 구조에 따라 일괄 복사본은 여러 새 폴더 이름을 생성하고 원래 디렉토리 계층 구조를 유지합니다..
운영 단계
1 단계: "기존 폴더에서 새 폴더 만들기 배치" 기능 입력
오픈 오피스 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 그 후 왼쪽에서 "문서 정렬" 과 같은 범주를 볼 수 있습니다. 기본 인터페이스에는 다음과 같은 기능 카드가 있습니다.배치 기존 폴더를 기반으로 새 폴더 만들기.
이 기능에 대한 설명은 많은 기존 폴더가 일괄 적으로 복사되고 새 폴더 이름이 지원된다는 것입니다. Enter 를 클릭하여 작업을 시작합니다.
이 단계의 목적:올바른 기능 입구를 찾아 일괄 적으로 폴더를 만드는 프로세스를 입력하십시오.
예상 결과:단계별 작업 인터페이스를 입력 한 다음 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 위치 설정 저장 및 처리 시작을 차례로 완료합니다.
2 단계: 템플릿으로 폴더를 추가
기능 페이지를 입력 한 후 1 단계의 현재 체류 "처리 할 레코드를 선택" 합니다. 인터페이스의 오른쪽 상단을 볼 수 있습니다."폴더 추가"버튼.
"폴더 추가" 를 클릭하여 템플릿으로 사용해야 하는 폴더를 목록에 추가합니다. 스크린 샷에 세 개의 레코드가 추가되었습니다.
- A, 경로는 D:\ test \ A \
- B, 경로는 D:\ test \ B \
- C, 경로는 D:\ test \ C \
선택한 디렉토리가 올바른지 여부를 확인하기 위해 생성 시간 및 수정 시간도 목록에 표시됩니다.
이 단계의 목적:구조에 대량 복사해야하는 폴더를 소프트웨어에 알려주십시오.
예상 결과:템플릿 폴더가 목록에 나타납니다. 그것이 올바른지 확인한 후 하단을 클릭하십시오."다음 단계".
3 단계: 처리 옵션 설정 및 새 이름 목록 입력
2 단계 "처리 옵션 설정" 을 입력 한 후 두 가지 주요 메시지를 볼 수 있습니다.
- 하나의 스위치 항목:모든 파일을 무시하고 폴더 구조 만 유지
- 하나의 필수 영역:새 이름 목록
스크린 샷에서 "새 이름 목록" 이 채워집니다.
- 2001
- 2002
- 2003
- 2004
- 2005
즉, 소프트웨어는 각 템플릿 폴더를 기반으로 이러한 5 개의 새로운 이름에 해당하는 디렉토리의 배치를 생성합니다.
동시에 인터페이스도 강조합니다."모든 파일 무시, 폴더 구조 만 유지". 전후 효과의 관점에서이 기사의 장면의 핵심입니다. 템플릿의 파일 내용이 아닌 폴더 수준 만 복사하십시오. 빈 아카이브 프레임, 프로젝트 카탈로그 프레임 또는 연간 아카이브 카탈로그를 만드는 데 더 적합합니다.
이 단계의 목적:만들 새 폴더 이름과 디렉토리 구조 만 유지할지 여부를 소프트웨어에 알려주는 배치 생성 규칙을 설정합니다.
예상 결과:소프트웨어는 일괄 적으로 이름 목록별로 각 템플릿 폴더에 대한 새 디렉토리를 생성합니다.
실용적인 운영 제안:
- 소프트웨어의 배치 식별을 용이하게하기 위해 한 줄에 이름을 입력하십시오.
- 이름은 연도, 번호, 고객 이름, 프로젝트 코드 등이 될 수 있습니다.
- 계층 구조 만 복사하려면 "모든 파일을 무시하고 폴더 구조 만 유지" 를 켜는 것이 좋습니다.
4 단계: 저장 위치를 설정하고 처리를 시작
프로세스 탐색에서 볼 수 있듯이 다음 단계는설정 저장 위치다음 단계는시작 처리. 스크린 샷이 저장 위치의 특정 구성 영역을 확장하지는 않지만 처리 결과 다이어그램에서 소프트웨어가 결과를 새로운 디렉토리로 출력한다고 합리적으로 판단 할 수 있습니다.Hesoft-출력폴더.
저장 위치를 설정 한 후 "처리 시작" 을 계속하고 배치 생성을 수행하십시오.
이 단계의 목적:원본 템플릿 폴더와 섞이지 않도록 출력 디렉토리를 지정하여 처리 결과를 쉽게 확인할 수 있습니다.
예상 결과:소프트웨어는 지정된 위치에서 일괄 생성 후 새 폴더 구조를 생성합니다.
5 단계: 배치 생성 결과 확인
처리가 완료되면 검사를 위해 출력 디렉토리를 여는 것이 좋습니다. 스크린 샷에 따르면 최종 결과는 다음과 같습니다.
- 2001 년부터 2005 년까지는 A- 001, A- 002 및 A- 003 이 각 이름으로 생성됩니다.
- 2001 ~ 2005 년은 B로 생성되며 B1, B2 및 B3 은 각 이름으로 예약됩니다.
- 2001 ~ 2005 는 C로 생성되고 C1, C2 및 C3 은 각 이름으로 예약됩니다.
이것은 소프트웨어가 성공적으로 완료되었음을 보여줍니다.일괄 템플릿 폴더를 기반으로 많은 독립 폴더를 만듭니다.원래 디렉토리 구조를 유지합니다.
자주 묻는 질문 또는주의 사항
1. 이것은 파일의 복사본입니까 아니면 폴더 구조의 사본입니까?
스크린 샷의 옵션에서 선택할 수 있습니다.모든 파일을 무시하고 폴더 구조 만 유지. 목표가 빈 디렉토리 프레임 워크를 만드는 것이라면이 옵션을 사용하여 템플릿에 기록 파일, 샘플 문서, doc, docx, xls, xlsx, pdf, 그림 등을 복사하지 않는 것이 좋습니다.
2. 더 표준화 된 새 이름 목록을 작성하는 방법?
라인 당 하나의 이름을 가지고 사전에 명명 규칙을 통합하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 모두 4 자리 년, 통합 고객 약어 및 통합 프로젝트 번호를 사용합니다. 이러한 방식으로 배치 생성 된 디렉토리는 더 깔끔하고 후속 검색 및 보관에 도움이됩니다.
3. 출력 위치를 별도로 설정하는 것이 권장되는 이유는 무엇입니까?
원본 템플릿과의 혼동을 피하기 위해 새 디렉토리에 출력을 분리하지만 처리 후 결과를 확인하는 데 편리합니다. 템플릿 디렉토리가 중요하다면 그대로 두는 것이 더 안전합니다.
4. 어떤 시나리오가이 기능에 가장 적합합니까?
"여러 번 반복하는 동일한 디렉토리 세트" 작업이 사용하기에 적합합니다. 예를 들어, 연간 폴더, 프로젝트 아카이브 폴더, 계약 폴더, 고객 문서 폴더, 학교 클래스 폴더 등
5. 템플릿 폴더를 사용하기 전에 확인하고 싶습니까?
템플릿 계층 구조가 정렬되었는지 확인하는 것이 좋습니다. 일괄 생성 후 새 디렉토리가 템플릿 구조를 상속하기 때문입니다. 템플릿의 레벨 이름이 표준화되지 않으면 배치 생성 후 함께 유지됩니다.
요약
디렉토리 구조를 반복적으로 설정해야하는 사무실 시나리오의 경우 수동으로 새 폴더를 만드는 것은 일반적인 비효율적 인 노력의 중복입니다. 사용 HeSoft Doc Batch Tool 에배치 기존 폴더를 기반으로 새 폴더 만들기기능을 사용하면 기존 템플릿 폴더를 한 번에 많은 독립적 인 새 디렉토리로 일괄 확장 할 수 있으며 내부 파일을 복사하지 않고도 필요에 따라 폴더 구조 만 유지할 수 있습니다.
이 값은 간단합니다.일괄 처리 폴더, 통합 명명, 누락 감소, 마무리 속도 향상. 연도, 고객, 프로젝트 또는 번호별로 표준 디렉토리를 설정해야하는 경우 일반적인 구조를 템플릿으로 직접 만든 다음이 기능을 사용하여 일괄 처리하여 수동 작업보다 훨씬 효율적입니다.
이제 표준 템플릿 폴더 집합을 준비한 다음 새 이름 목록을 정렬하고 이 문서의 단계에 따라 폴더를 일괄 작성 작업을 신속하게 완료 할 수 있습니다.