Viele Benutzer müssen beim Organisieren von Projekt informationen, Kunden dateien, Jahres konten oder Abteilungs verzeichnissen viele Male denselben Satz von Ordners trukturen erstellen. Manuelle Neubauten sind nicht nur langsam, sondern auch leicht zu verpassen und auf verschiedenen Ebenen zu bauen. Dieser Artikel beschreibt die Verwendung von Office-Software" HeSoft Doc Batch Tool ", Erstellen Sie mehrere unabhängige neue Ordner in Stapeln basierend auf vorhandenen Vorlagen ordnern und unterstützen Sie nur das Beibehalten der Ordners truktur und nicht das Kopieren interner Dateien. Nach dem Lesen können Sie Vorgänge wie das Batch-Generieren von Katalogen und das Batch-Kopieren von hierarchischen Strukturen schnell ausführen, wodurch sich wiederholende Arbeiten erheblich reduziert und die Effizienz der Datei bearbeitung verbessert werden.
Im täglichen Büro werden viele Menschen auf ein solches Szenario stoßen: Eine Reihe von Standard ordners trukturen wurde aussortiert, und dann müssen Dutzende oder sogar Hunderte von ihnen wiederholt nach Jahr, Kunden, Projekten, Klassen, Geschäften oder Chargen erstellt werden. Verzeichnis mit der gleichen Struktur. Beispiels weise muss jedes Jahr dasselbe Daten verzeichnis vorhanden sein, und jeder Kunde muss eine einheitliche Archivierung stufe haben. Wenn Sie manuell neue Ordner Schritt für Schritt erstellen, ist dies nicht nur zeit aufwändig, sondern auch anfällig für Probleme wie fehlende Erstellung, inkonsistente Benennung und Hierarchie fehler.
Was in diesem Artikel gelöst werden soll, istErstellen Sie mehrere neue Ordner in großen Mengen basierend auf Vorlagen ordnernDas Problem. Mit Hilfe von Office-Software HeSoft Doc Batch Tool Für verwandte Funktionen in können Sie vorhandene Ordner als Vorlagen verwenden, viele unabhängige neue Ordner gleichzeitig stapel weise generieren und bei BedarfBehalten Sie nur die Ordners truktur bei, Sehr gut geeignet für standard isierte Daten sortierung und Stapel datei.
Anwendbare Szenarien
Diese Funktion ist sehr praktisch, wenn Sie folgende Bedürfnisse haben:
- Erstellen Sie Daten verzeichnisse in Stapeln nach Jahr, z. B. 2021, 2022, 2023, 2024, 2025;
- Erstellen Sie Kundendaten ordner stapel weise nach Kundennamen.
- Generieren Sie das Projekt daten verzeichnis in Stapeln gemäß der Projekt nummer.
- Kopieren Sie die Verzeichnis struktur in Chargen nach Abteilung, Geschäft, Klasse und Region.
- Sie müssen die Ordner hierarchie in der Vorlage beibehalten, aber Sie möchten die Beispiel dateien nicht zusammen kopieren.
Es ist im Wesentlichen typischOffice-Software für die Stapel verarbeitung von DateienSzenario: Automatisieren Sie die Erstellung wiederholter Ordner, um manuelle Vorgänge zu reduzieren.
Effekt vorschau
Vor der Verarbeitung: Vorhandene Vorlagen ordner
Wie Sie dem Screenshot entnehmen können, gibt es im ursprünglichen Verzeichnis einen Test ordner, der unten enthalten istA, B, CDrei Ordner. Jeder Ordner hat eine eigene Unter ordners truktur:
- Unter A gibt es A-001, A-002, A-003
- B1, B2, B3 unter B
- C1, C2, C3 unter C
Dies zeigt, dass A, B und C vorgefertigte Vorlagen ordner sind, von denen jeder eine eigene Unter verzeichnis struktur hat.
Nach der Verarbeitung: Generieren Sie mehrere neue Verzeichnisse in Stapeln
Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie im Ausgabe verzeichnis sehen:
- Batch-Generierung unter Ordner A 2001, 2002, 2003, 2004, 2005
- 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 wurden auch unter Ordner B generiert
- Unter dem Ordner C werden auch 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 generiert
Und nach dem Erweitern können Sie feststellen, dass die Unter ordners truktur der ursprünglichen Vorlage unter jedem neuen Namen geerbt wird. Beispiels weise enthält 2001 unter A noch A-001, A-002 und A-003.
Mit anderen Worten, diese Funktion implementiert:Kopieren Sie gemäß der vorhandenen Ordners truktur mehrere neue Ordnern amen in Stapeln und behalten Sie die ursprüngliche Verzeichnis ebene bei.
Betriebs schritte
Schritt 1: Gehen Sie zur Funktion "Neue Ordner basierend auf vorhandenen Ordnern erstellen"
Office-Software öffnen HeSoft Doc Batch Tool Später sehen Sie auf der linken Seite die Klassifizierung "Datei sortierung". Es gibt eine Funktion in der Haupt oberfläche. Der Name der Karte lautet:Erstellen Sie neue Ordner in großen Mengen basierend auf vorhandenen Ordnern.
Die Haupt idee dieser Funktion besteht darin, viele vorhandene Ordner in Stapeln zu kopieren und die Anpassung neuer Ordnern amen zu unterstützen. Klicken Sie hier, um den Vorgang zu starten.
Der Zweck dieses Schritts:Suchen Sie den richtigen Funktions eingang und geben Sie den Verarbeitung prozess für die Massen erstellung von Ordnern ein.
Erwartete Ergebnisse:Geben Sie eine schrittweise Bedien oberfläche ein und schließen Sie anschließend die Auswahl der Datensätze, die Einstellung der Verarbeitung optionen, die Einstellung des Speicherorts und den Beginn der Verarbeitung ab.
Schritt 2: Ordner hinzufügen, die Sie als Vorlage verwenden möchten
Nach dem Aufrufen der Funktions seite bleibt der aktuelle Schritt 1 "Auswählen der zu verarbeiten den Datensätze". Sie können oben rechts in der Benutzer oberfläche sehen"Ordner hinzufügen"Knopf.
Klicken Sie auf "Ordner hinzufügen", um den Ordner, den Sie als Vorlage benötigen, zur Liste hinzuzufügen. Zum Screenshot wurden 3 Datensätze hinzugefügt, nämlich:
- A, der Pfad ist D:\ test \ A \
- B, der Pfad ist D:\ test \ B \
- C, der Pfad ist D:\ test \ C \
In der Liste werden auch die Erstellung szeit und die Änderungs zeit angezeigt, um sicher zustellen, dass das ausgewählte Verzeichnis korrekt ist.
Der Zweck dieses Schritts:Teilen Sie der Software mit, welche Ordner für die Struktur stapel weise repliziert werden müssen.
Erwartete Ergebnisse:Der Vorlagen ordner wird in der Liste angezeigt. Klicken Sie unten auf“Weiter”.
Schritt 3: Handling-Optionen einrichten und neue Namens liste eingeben
Wenn Sie zu Schritt 2 "Verarbeitung optionen festlegen" gehen, sehen Sie zwei wichtige Informationen:
- Ein Schalt element:Ignorieren Sie alle Dateien und behalten Sie nur die Ordners truktur bei
- Ein Pflicht bereich:Liste der neuen Namen
Im Screenshot ist die "Liste der neuen Namen" ausgefüllt:
- 2001
- 2002
- 2003
- 2004
- 2005
Dies bedeutet, dass die Software Verzeichnisse erstellt, die diesen 5 neuen Namen auf der Grundlage jedes Vorlagen ordners in Stapeln entsprechen.
Gleichzeitig betont die Schnitts telle auch"Alle Dateien ignorieren und nur die Ordners truktur beibehalten". Unter dem Gesichtspunkt der Vor-und Nachwirkungen ist dies der Schlüssel zum Szenario dieses Artikels: Kopieren Sie nur die Ordner ebene, nicht den Datei inhalt in der Vorlage. Dies eignet sich besser zum Erstellen eines leeren Datei rahmens, eines Projekt verzeichnis rahmens oder eines jährlichen Archiv verzeichnisses.
Der Zweck dieses Schritts:Legen Sie Regeln für die Massen generierung fest, teilen Sie der Software mit, welche neuen Ordnern amen erstellt werden sollen und ob nur die Verzeichnis struktur beibehalten wird.
Erwartete Ergebnisse:Die Software generiert neue Verzeichnisse für jeden Vorlagen ordner in Stapeln nach Namen.
Praktische Vorschläge:
- Geben Sie einen Namen in einer Zeile ein, um die Stapel identifikation der Software zu erleichtern.
- Der Name kann Jahr, Nummer, Kundenname, Projekt code usw. sein.
- Wenn Sie nur die hierarchische Struktur kopieren möchten, wird empfohlen, "Alle Dateien ignorieren und nur die Ordners truktur beibehalten" zu aktivieren.
Schritt 4: Stellen Sie den Speicherort ein und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Aus der Prozess navigation geht hervor, dass der nächste Schritt istStellen Sie den Speicherort einDer nächste Schritt istBeginnen Sie mit der Verarbeitung. Obwohl der Screenshot den spezifischen Konfiguration bereich des gespeicherten Speicherorts nicht erweitert, kann aus dem Verarbeitung sergebnis diagramm eine vernünftige Beurteilung vorgenommen werden. Die Software gibt das Ergebnis in ein neues Verzeichnis aus, z. B. im ScreenshotHesoft-outputOrdner.
Nachdem Sie die Einstellungen für den Speicherort abgeschlossen haben, fahren Sie mit "Start verarbeitung" fort, um die Stapel erstellung durch zuführen.
Der Zweck dieses Schritts:Geben Sie das Ausgabe verzeichnis an, um eine Vermischung mit dem ursprünglichen Vorlagen ordner zu vermeiden und die Überprüfung der Verarbeitung sergeb nisse zu erleichtern.
Erwartete Ergebnisse:Die Software generiert die neue Ordners truktur nach der Massen erstellung am angegebenen Speicherort.
Schritt 5: Überprüfen Sie die Massen generierung sergeb nisse
Nach Abschluss der Verarbeitung wird empfohlen, das Ausgabe verzeichnis zu öffnen, um es zu überprüfen. Basierend auf dem Screenshot ist das Endergebnis:
- Generieren Sie unter A von 2001 bis 2005, jeder Name hat A-001, A-002 und A-003
- Generieren Sie 2001 bis 2005 unter B und behalten Sie B1, B2 und B3 unter jedem Namen bei
- Generieren Sie 2001 bis 2005 unter C und behalten Sie C1, C2 und C3 unter jedem Namen bei
Dies zeigt, dass die Software erfolgreich abgeschlossen wurdeErstellen Sie viele unabhängige Ordner basierend auf Vorlagen ordnernUnd behält die ursprüngliche Verzeichnis struktur bei.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
1. Ist dies eine kopierte Datei oder eine kopierte Ordners truktur?
Aus den Optionen im Screenshot können Sie hier auswählenIgnorieren Sie alle Dateien und behalten Sie nur die Ordners truktur bei. Wenn Ihr Zweck darin besteht, ein leeres Verzeichnis framework zu erstellen, wird empfohlen, diese Option zu verwenden, um zu vermeiden, dass historische Dateien, Beispiel dokumente, Doc, Docx, xls, xlsx, PDF, Bilder usw. in der Vorlage kopiert werden.
2. Wie fülle ich die neue Namens liste aus, um sie zu standardisieren?
Es wird empfohlen, eine Zeile mit einem Namen zu erstellen und die Namens regeln so weit wie möglich im Voraus zu vereinheitlichen. Verwenden Sie beispiels weise alle vier Jahre, einheitliche Kunden abkürzungen und einheitliche Projekt nummern. Auf diese Weise ist das in Chargen generierte Verzeichnis sauberer und erleichtert die spätere Suche und Archivierung.
3. Warum wird empfohlen, die Ausgabe position separat einzustellen?
Durch die separate Ausgabe in das neue Verzeichnis können Verwechslungen mit der ursprünglichen Vorlage vermieden und die Ergebnisse nach der Verarbeitung auf einheitliche Weise überprüft werden. Wenn das Vorlagen verzeichnis wichtig ist, ist es sicherer, es so zu belassen, wie es ist.
4. Welche Szenarien eignen sich am besten für diese Funktion?
Alle Arbeiten, bei denen "derselbe Katalog viele Male wiederholt werden muss", sind für die Verwendung geeignet. Zum Beispiel Jahres ordner, Projekt archivierung ordner, Vertrags ordner, Kunden ordner, Schulklassen ordner usw.
5. Möchten Sie den Vorlagen ordner vor der Verwendung überprüfen?
Es wird empfohlen, zu bestätigen, dass die Vorlagen ebene organisiert wurde. Denn nach der Massen erstellung erbt das neue Verzeichnis die Vorlagen struktur. Wenn die Benennung der Vorlage auf mittlerer Ebene nicht standard isiert ist, wird sie nach der Stapel generierung beibehalten.
Zusammenfassung
Für Büros zen arien, in denen die Verzeichnis struktur wiederholt erstellt werden muss, ist das manuelle Erstellen von Ordnern eine typische ineffiziente Wiederholung arbeit. Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool InErstellen Sie neue Ordner in großen Mengen basierend auf vorhandenen OrdnernFunktion, Sie können vorhandene Vorlagen ordner gleichzeitig stapel weise auf viele unabhängige neue Verzeichnisse erweitern und bei Bedarf nur die Ordners truktur beibehalten, ohne interne Dateien zu kopieren.
Der Wert dafür ist direkt:Stapel verarbeitung von Ordnern, einheitliche Benennung, Reduzierung fehlender Konstruktionen und Verbesserung der Sortier geschwindigkeit. Wenn Sie häufig einen Standard katalog nach Jahr, Kunde, Projekt oder Nummer erstellen möchten, wird empfohlen, die häufig verwendete Struktur direkt in eine Vorlage umzuwandeln und diese Funktion dann zu verwenden, um sie in Chargen zu generieren. Die Effizienz ist viel höher als bei manueller Bedienung.
Jetzt können Sie zuerst eine Reihe von Standard vorlagen ordnern vorbereiten, dann eine neue Namens liste organisieren, die Schritte in diesem Artikel befolgen und die Aufgabe der Stapel erstellung von Ordnern schnell abschließen.