Viele Menschen müssen beim Organisieren von Projektdaten, Kundenakten, Jahresverzeichnissen oder Abteilungsordnern dieselbe Ordnerstruktur immer wieder neu erstellen. Das manuelle, einzelnweise Neuanlegen ist nicht nur langsam, sondern führt auch leicht zu vergessenen oder falsch angelegten Ebenen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie mit der Bürosoftware „ HeSoft Doc Batch Tool “ anhand einer vorhandenen Vorlagenordnerstruktur mehrere unabhängige neue Ordner stapelweise erstellen können – optional nur mit der Ordnerstruktur, ohne die enthaltenen Dateien zu kopieren. So meistern Sie schnell das Erstellen von Verzeichnissen und hierarchischen Strukturen im Batch, reduzieren erheblich wiederkehrende manuelle Arbeit und erhöhen die Effizienz beim Organisieren von Dateien.
Im Büroalltag erleben viele die folgende Situation: Eine standardisierte Ordnerstruktur wurde bereits erstellt, und als Nächstes müssen Dutzende oder sogar Hunderte von Verzeichnissen mit derselben Struktur nach Jahr, Kunde, Projekt, Klasse, Filiale oder Charge wiederholt erstellt werden. Beispielsweise muss jedes Jahr dasselbe Ablageverzeichnis haben, und jeder Kunde benötigt eine einheitliche Ablagehierarchie. Wenn man Ordner manuell Ebene für Ebene neu erstellt, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern es passieren auch leicht Fehler wie fehlende Ordner, uneinheitliche Benennung oder Hierarchiefehler.
Dieser Artikel befasst sich mit dem Problem der stapelweisen Erstellung mehrerer neuer Ordner basierend auf einer Vorlagenordner. Mithilfe der entsprechenden Funktion in der Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool können Sie vorhandene Ordner als Vorlage verwenden, viele unabhängige neue Ordner in einem Durchgang generieren und bei Bedarf nur die Ordnerstruktur beibehalten. Dies eignet sich hervorragend für die standardisierte Datenorganisation und die stapelweise Aktenerstellung.
Anwendungsszenarien
Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn Sie folgende Anforderungen haben:
- Stapelweise Erstellung von Projektverzeichnissen nach Jahr, z. B. 2021, 2022, 2023, 2024, 2025;
- Stapelweise Erstellung von Kundenarchivordnern nach Kundenname;
- Stapelweise Generierung von Projektdatenverzeichnissen nach Projektnummer;
- Stapelweises Kopieren einheitlicher Verzeichnisstrukturen nach Abteilung, Filiale, Klasse, Region;
- Die Ordnerhierarchie der Vorlage soll erhalten bleiben, die Beispieldateien darin aber nicht mitkopiert werden.
Im Kern handelt es sich um ein typisches Szenario für die stapelweise Verarbeitung von Dateien mit Bürosoftware: Die wiederholte Ordnererstellung wird automatisiert, um manuelle Arbeit zu reduzieren.
Ergebnisvorschau
Vor der Verarbeitung: Vorhandener Vorlagenordner
Wie im Screenshot zu sehen, befindet sich im Quellverzeichnis ein Testordner, der die drei Ordner A, B, C enthält. Jeder dieser Ordner hat seine eigene Unterordnerstruktur:
- Unter A befinden sich A-001, A-002, A-003
- Unter B befinden sich B1, B2, B3
- Unter C befinden sich C1, C2, C3
Das bedeutet, dass A, B und C fertige Vorlagenordner sind, jeder mit seiner eigenen Unterverzeichnisstruktur.
Nach der Verarbeitung: Stapelweise mehrere neue Verzeichnisse generiert
Nach Abschluss der Verarbeitung ist im Ausgabeverzeichnis Folgendes zu sehen:
- Unter Ordner A wurden die Ordner 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 stapelweise generiert
- Unter Ordner B wurden ebenfalls die Ordner 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 generiert
- Unter Ordner C wurden ebenfalls die Ordner 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 generiert
Wenn man diese öffnet, stellt man fest, dass jeder neue Name die Unterordnerstruktur der ursprünglichen Vorlage übernommen hat. Beispielsweise enthält der Ordner 2001 unter A immer noch A-001, A-002, A-003.
Anders ausgedrückt: Diese Funktion ermöglicht es, basierend auf einer vorhandenen Ordnerstruktur mehrere neue Ordnernamen zu kopieren und die ursprüngliche Verzeichnishierarchie beizubehalten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Aufrufen der Funktion „Neue Ordner aus vorhandenen stapelweise erstellen“
Öffnen Sie die Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool . In der linken Seitenleiste sehen Sie Kategorien wie „Dateiorganisation“. Auf der Hauptoberfläche befindet sich eine Funktionskarte mit dem Namen: Neue Ordner aus vorhandenen stapelweise erstellen.
Die Beschreibung dieser Funktion besagt im Wesentlichen: Kopiert vorhandene Ordner vielfach und unterstützt die benutzerdefinierte Vergabe neuer Ordnernamen. Klicken Sie darauf, um den Vorgang zu starten.
Ziel dieses Schritts: Finden des richtigen Funktionsaufrufs, um den Prozess der stapelweisen Ordnererstellung zu starten.
Erwartetes Ergebnis: Sie gelangen in eine schrittweise Bedienoberfläche, in der Sie nacheinander die Datensatzauswahl, die Verarbeitungsoptionen, den Speicherort und den Start der Verarbeitung vornehmen.
Schritt 2: Hinzufügen der als Vorlage zu verwendenden Ordner
Nach dem Betreten der Funktionsseite befinden Sie sich in Schritt 1 „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Oben rechts auf der Oberfläche sehen Sie die Schaltfläche „Ordner hinzufügen“.
Klicken Sie auf „Ordner hinzufügen“, um die Ordner, die als Vorlage dienen sollen, zur Liste hinzuzufügen. Im Screenshot wurden bereits 3 Datensätze hinzugefügt:
- A, Pfad: D:\test\A\
- B, Pfad: D:\test\B\
- C, Pfad: D:\test\C\
Die Liste zeigt auch das Erstellungs- und Änderungsdatum an, um die Richtigkeit der gewählten Verzeichnisse zu überprüfen.
Ziel dieses Schritts: Der Software mitteilen, welche Ordner in ihrer Struktur vervielfältigt werden sollen.
Erwartetes Ergebnis: Die Vorlagenordner erscheinen in der Liste. Nach Bestätigung klicken Sie unten auf „Weiter“.
Schritt 3: Verarbeitungsoptionen festlegen und neue Namensliste eingeben
Im Schritt 2 „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie zwei wichtige Informationen:
- Eine Option zum Umschalten: Alle Dateien ignorieren, nur Ordnerstruktur beibehalten
- Ein Pflichtfeld: Neue Namensliste
Im Screenshot wurde in die „Neue Namensliste“ Folgendes eingetragen:
- 2001
- 2002
- 2003
- 2004
- 2005
Das bedeutet, die Software wird auf Basis jedes Vorlagenordners stapelweise die Verzeichnisse mit diesen 5 neuen Namen erstellen.
Die Oberfläche hebt zudem „Alle Dateien ignorieren, nur Ordnerstruktur beibehalten“ hervor. Nach Betrachtung der Vorher-Nachher-Effekte ist dies genau der Schlüssel für unser Szenario: Nur die Ordnerhierarchie kopieren, nicht die Dateiinhalte der Vorlage. Dies eignet sich besser, um leere Archivrahmen, Projektverzeichnisrahmen oder jährliche Ablageverzeichnisse zu erstellen.
Ziel dieses Schritts: Regeln für die Stapelerstellung festlegen, der Software mitteilen, welche neuen Ordnernamen erstellt werden sollen und ob nur die Verzeichnisstruktur erhalten bleiben soll.
Erwartetes Ergebnis: Die Software erstellt aus der Namensliste für jeden Vorlagenordner die entsprechenden neuen Verzeichnisse.
Praktische Tipps:
- Geben Sie einen Namen pro Zeile ein, damit die Software sie leicht erkennen kann;
- Die Namen können Jahre, Nummern, Kundennamen, Projektcodes usw. sein;
- Wenn Sie nur die hierarchische Struktur kopieren möchten, aktivieren Sie am besten „Alle Dateien ignorieren, nur Ordnerstruktur beibehalten“.
Schritt 4: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Der Prozessnavigation können Sie entnehmen, dass der nächste Schritt das Festlegen des Speicherorts und der darauffolgende das Starten der Verarbeitung ist. Auch wenn der Screenshot den Konfigurationsbereich für den Speicherort nicht im Detail zeigt, kann man anhand des Ergebnisbildes schlussfolgern, dass die Software die Ergebnisse in ein neues Verzeichnis ausgibt, wie etwa den Ordner hesoft-output im Screenshot.
Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, fahren Sie mit „Verarbeitung starten“ fort, um die Stapelerstellung auszuführen.
Ziel dieses Schritts: Das Ausgabeverzeichnis festlegen, um eine Vermischung mit den ursprünglichen Vorlagenordnern zu vermeiden und die Überprüfung der Ergebnisse zu erleichtern.
Erwartetes Ergebnis: Die Software erzeugt die neue Ordnerstruktur nach der Stapelerstellung am angegebenen Ort.
Schritt 5: Ergebnisse der Stapelerstellung überprüfen
Nach Abschluss der Verarbeitung empfiehlt es sich, das Ausgabeverzeichnis zu öffnen und zu überprüfen. Laut Screenshot ist das Endergebnis:
- Unter A wurden 2001 bis 2005 generiert, jeder Name enthält A-001, A-002, A-003
- Unter B wurden 2001 bis 2005 generiert, jeder Name behält B1, B2, B3
- Unter C wurden 2001 bis 2005 generiert, jeder Name behält C1, C2, C3
Dies zeigt, dass die Software die Aufgabe der stapelweisen Erstellung vieler unabhängiger Ordner basierend auf Vorlagen erfolgreich abgeschlossen und dabei die ursprüngliche Verzeichnisstruktur beibehalten hat.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Werden Dateien oder die Ordnerstruktur kopiert?
Wie die Option im Screenshot zeigt, kann hier gewählt werden, alle Dateien zu ignorieren und nur die Ordnerstruktur beizubehalten. Wenn Ihr Ziel der Aufbau eines leeren Verzeichnisrahmens ist, empfiehlt es sich, diese Option zu nutzen, um das Mitkopieren von historischen Dateien, Beispieldokumenten, doc-, docx-, xls-, xlsx-, pdf-Dateien, Bildern usw. aus der Vorlage zu vermeiden.
2. Wie fülle ich die neue Namensliste möglichst einheitlich aus?
Es wird empfohlen, einen Namen pro Zeile einzutragen und die Benennungsregeln möglichst vorher zu vereinheitlichen. Verwenden Sie z. B. durchgängig vierstellige Jahreszahlen, einheitliche Kundenkürzel oder einheitliche Projektnummern. So sind die stapelweise erzeugten Verzeichnisse übersichtlicher und später leichter durchsuchbar und archivierbar.
3. Warum wird ein separater Ausgabeort empfohlen?
Die Ausgabe in ein separates Verzeichnis vermeidet Verwechslungen mit den ursprünglichen Vorlagen und erleichtert die einheitliche Überprüfung der Ergebnisse nach der Verarbeitung. Wenn die Vorlagenverzeichnisse wichtig sind, ist es sicherer, das Original unverändert zu lassen.
4. Welche Szenarien eignen sich am besten für diese Funktion?
Alle Arbeiten, bei denen „dieselbe Verzeichnisstruktur vielfach wiederholt werden muss“, sind geeignet. Beispiele sind jährliche Projektordner, Projektarchivordner, Vertragsordner, Kundendokumentenordner, Schulklassenordner usw.
5. Sollte ich den Vorlagenordner vor der Nutzung überprüfen?
Es wird empfohlen, vorab sicherzustellen, dass die Vorlagenhierarchie gut strukturiert ist. Denn die neuen Verzeichnisse übernehmen nach der Stapelerstellung die Vorlagenstruktur. Sind die Ebenen und Namen in der Vorlage uneinheitlich, bleiben diese auch nach der Stapelerstellung erhalten.
Zusammenfassung
In Büroszenarien, in denen wiederholt Verzeichnisstrukturen erstellt werden müssen, ist das manuelle Anlegen von Ordnern eine typische, ineffiziente Routinearbeit. Mit der Funktion Neue Ordner aus vorhandenen stapelweise erstellen in HeSoft Doc Batch Tool können Sie vorhandene Vorlagenordner in einem Schritt in viele unabhängige neue Verzeichnisse erweitern und bei Bedarf nur die Ordnerstruktur ohne die darin enthaltenen Dateien beibehalten.
Der Nutzen liegt auf der Hand: Stapelweise Verarbeitung von Ordnern, einheitliche Benennung, weniger fehlende Ordner, höhere Organisationsgeschwindigkeit. Wenn Sie häufig Standardverzeichnisse nach Jahren, Kunden, Projekten oder Nummern erstellen müssen, empfiehlt es sich, häufig verwendete Strukturen direkt als Vorlage zu speichern und dann mit dieser Funktion stapelweise zu generieren. Die Effizienz ist um ein Vielfaches höher als bei manueller Arbeit.
Sie können jetzt einen Satz Standard-Vorlagenordner vorbereiten und eine neue Namensliste zusammenstellen. Folgen Sie dann den Schritten in diesem Artikel, um die Aufgabe der stapelweisen Ordnererstellung schnell abzuschließen.