Muchas personas necesitan repetir la misma estructura de carpetas muchas veces al organizar materiales de proyectos, archivos de clientes, libros de contabilidad anuales o directorios departamentales. Las nuevas construcciones manuales no solo son lentas, sino que también son fáciles de filtrar y construir en niveles escalonados. Este artículo describe cómo utilizar el software de oficina" HeSoft Doc Batch Tool ", Cree varias carpetas nuevas independientes en lotes de acuerdo con las carpetas de plantilla existentes, y admite solo mantener la estructura de carpetas y no copiar archivos internos. Después de leerlo, puede completar rápidamente operaciones como la generación de directorios por lotes y la estructura jerárquica de copia por lotes, lo que reduce significativamente la duplicación de trabajo y mejora la eficiencia de la organización de archivos.
En la oficina diaria, muchas personas se encontrarán con un escenario de este tipo: se ha organizado un conjunto de estructuras de carpetas estándar, y luego, por año, cliente, proyecto, clase, tienda o lote, cree repetidamente docenas o incluso cientos de ellas. Un catálogo de la misma estructura. Por ejemplo, cada año debe tener el mismo catálogo de datos y cada cliente debe tener un nivel de archivo unificado. Si crea manualmente nuevas carpetas paso a paso, no solo llevará mucho tiempo, sino que también es propenso a problemas como omisiones, nombres inconsistentes y errores de nivel.
Lo que este artículo quiere resolver esCrear varias carpetas nuevas por lotes basadas en carpetas de plantillaEl problema. Con software de oficina HeSoft Doc Batch Tool Para las funciones relacionadas, puede utilizar las carpetas existentes como plantillas, generar muchas carpetas nuevas independientes en lotes a la vez y según sea necesarioMantenga solo la estructura de carpetas, Muy adecuado para la recopilación de datos estandarizados y la creación de archivos por lotes.
Escenarios aplicables
Esta función será muy útil si tiene los siguientes requisitos:
- Crear catálogos de datos por lotes por año, como 2021, 2022, 2023, 2024, 2025;
- Cree carpetas de archivos de clientes en lotes por nombre de cliente;
- Genere un catálogo de datos del proyecto en lotes por número de proyecto;
- Copie una estructura de catálogo unificada por lotes por departamento, tienda, clase y región;
- Es necesario mantener el nivel de carpeta en la plantilla, pero no desea copiar los archivos de muestra juntos.
Es esencialmente típicoEl software de oficina procesa archivos por lotesEscenario: Automatice la creación de carpetas repetitivas para reducir las operaciones manuales.
Vista previa del efecto
Antes de procesar: carpeta de plantilla existente
Como puede ver en la captura de pantalla, hay una carpeta de prueba en el directorio original, que contieneA, B, CTres carpetas. Cada carpeta tiene su propia estructura de subcarpetas dentro:
- Hay A-001, A-002 y A-003 en A
- B1, B2, B3 debajo de B
- Hay C1, C2, C3 en C
Esto muestra que A, B y C son carpetas de plantillas listas para usar, cada una con su propia estructura de subdirectorio.
Después del procesamiento: generar varios directorios nuevos por lotes
Una vez completado el procesamiento, puede ver en el directorio de salida:
- 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 se generó por lotes en la carpeta A
- 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 también se genera en la carpeta B
- 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 también se genera en la carpeta C
Y después de expandir, puede encontrar que la estructura de subcarpetas de la plantilla original se hereda debajo de cada nombre nuevo. Por ejemplo, en 2001 bajo A, todavía se incluyen A-001, A-002 y A-003.
En otras palabras, esta función implementa:De acuerdo con la estructura de carpetas existente, la copia por lotes genera varios nombres de carpetas nuevos y conserva el nivel de directorio original-No.
Pasos de operación
Paso 1: Ingrese a la función "Crear nuevas carpetas a granel basadas en carpetas existentes"
Abra el software de oficina HeSoft Doc Batch Tool Más tarde, puede ver categorías como "organización de archivos" a la izquierda. Hay un nombre de tarjeta de función en la interfaz principal llamado:Crear nuevas carpetas por lotes basadas en carpetas existentes-No.
La descripción de esta función es: copiar muchas carpetas existentes en lotes y admitir la personalización de nuevos nombres de carpetas. Haga clic para ingresar para comenzar la operación.
El propósito de este paso:Encuentre la entrada de funciones correcta e ingrese al flujo de procesamiento para crear carpetas por lotes.
Resultados esperados:Ingrese a una interfaz de operación paso a paso, luego complete la selección de registro, la configuración de la opción de procesamiento, la configuración de la ubicación de guardado y comience el procesamiento.
Paso 2: Agregar la carpeta que desea que sea la plantilla
Después de ingresar a la página de funciones, actualmente se encuentra en el paso 1 "Seleccionar registros para procesar". Se puede ver en la parte superior derecha de la interfaz."Agregar carpeta"Botón.
Haga clic en "Agregar carpeta" para agregar la carpeta que necesita como plantilla a la lista. Se han agregado 3 registros a la captura de pantalla, a saber:
- A, la ruta es D:\ test \ A \
- B, la ruta es D:\ test \ B \
- C, la ruta es D:\ test \ C \
La lista también mostrará la hora de creación y la hora de modificación para confirmar si el directorio seleccionado es correcto.
El propósito de este paso:Dígale al software qué carpetas deben copiarse en lotes.
Resultados esperados:La carpeta de la plantilla aparece en la lista, después de confirmar que es correcta, haga clic en la parte inferior"Siguiente paso"-No.
Paso 3: Configure las opciones de procesamiento e ingrese una nueva lista de nombres
Después de ir al paso 2 "Establecer opciones de procesamiento", puede ver dos mensajes clave:
- Un elemento de conmutación:Ignore todos los archivos y mantenga solo la estructura de carpetas
- Un área requerida:Nueva lista de nombres
En la captura de pantalla, la "nueva lista de nombres" se completa:
- 2001
- 2002
- 2003
- 2004
- 2005
Esto significa que el software creará en lotes los directorios correspondientes a estos 5 nuevos nombres en función de cada carpeta de plantilla.
Al mismo tiempo, la interfaz también enfatiza"Ignore todos los archivos y solo mantenga la estructura de carpetas"-No. Desde la perspectiva de los efectos antes y después, esta es la clave de la escena de este artículo: solo copie el nivel de carpeta, no el contenido del archivo en la plantilla. Esto es más adecuado para crear un marco de archivo en blanco, un marco de directorio de proyectos o un directorio de archivo anual.
El propósito de este paso:Establece reglas de generación por lotes que le indiquen al software qué nuevos nombres de carpetas crear y si solo mantiene la estructura de directorios.
Resultados esperados:El software generará un nuevo directorio correspondiente en lotes para cada carpeta de plantilla por lista de nombres.
Sugerencias prácticas:
- Ingrese un nombre en una línea para facilitar la identificación por lotes del software;
- El nombre puede ser el año, el número, el nombre del cliente, el código del proyecto, etc.;
- Si solo desea copiar la estructura jerárquica, se recomienda activar “Ignore todos los archivos y mantenga solo la estructura de carpetas”.
Paso 4: Establecer la ubicación de guardado y comenzar a procesar
Como puede ver en la navegación del proceso, el siguiente paso esEstablecer la ubicación de guardado, El siguiente paso esEmpezar a procesar-No. Aunque la captura de pantalla no despliega el área de configuración específica de la ubicación guardada, se puede juzgar razonablemente a partir de la tabla de resultados de procesamiento. El software generará el resultado en un nuevo directorio, como la captura de pantalla.Hesoft-outputCarpeta.
Una vez que haya terminado de guardar la configuración de ubicación, continúe con "Inicio" para realizar la creación por lotes.
El propósito de este paso:Especifique el directorio de salida para evitar mezclarse con la carpeta de plantilla original y facilitar la verificación de los resultados del procesamiento.
Resultados esperados:El software genera una nueva estructura de carpetas creada por lotes en la ubicación especificada.
Paso 5: Compruebe los resultados de la generación por lotes
Una vez completado el procesamiento, se recomienda abrir el directorio de salida para verificar. Según la captura de pantalla, el resultado final es:
- Generado de 2001 a 2005 bajo A, cada nombre tiene A-001, A-002, A-003
- Generado de 2001 a 2005 bajo B, B1, B2, B3 se mantienen bajo cada nombre
- Genere de 2001 a 2005 bajo C, mantenga C1, C2, C3 bajo cada nombre
Esto muestra que el software se ha completado con éxitoCree muchas carpetas independientes basadas en carpetas de plantillaY mantiene la estructura de directorio original.
Preguntas o consideraciones frecuentes
1. ¿Es esto copiar archivos o copiar la estructura de carpetas?
Como se puede ver en las opciones en la captura de pantalla, puede elegir aquíIgnore todos los archivos y mantenga solo la estructura de carpetas-No. Si su propósito es crear un marco de directorio vacío, se recomienda utilizar esta opción para evitar copiar archivos históricos, documentos de muestra, doc, docx, xls, xlsx, pdf, imágenes y otros contenidos de la plantilla.
2. ¿Cómo completar la nueva lista de nombres más estándar?
Se recomienda un nombre por línea e intente unificar las reglas de nomenclatura por adelantado. Por ejemplo, todos usan cuatro años, abreviaturas de clientes unificadas y números de proyecto unificados. De esta manera, el directorio generado por lotes es más ordenado y más propicio para la búsqueda y el archivo posteriores.
3. ¿Por qué se recomienda establecer la posición de salida por separado?
La salida separada al nuevo directorio puede evitar confusiones con la plantilla original y también es conveniente para verificar los resultados después del procesamiento. Si el directorio de la plantilla es importante, es más seguro conservarlo como está.
4. ¿Qué escenarios son los más adecuados para esta función?
Cualquier trabajo que "el mismo conjunto de catálogos debe repetirse muchas veces" es adecuado para su uso. Por ejemplo, carpetas anuales, carpetas de proyectos, carpetas de contratos, carpetas de documentos de clientes, carpetas de clases escolares, etc.
5. ¿Debería verificar la carpeta de la plantilla antes de usarla?
Se recomienda confirmar primero que el nivel de plantilla se ha resuelto. Porque el nuevo directorio hereda la estructura de la plantilla después de la creación masiva. Si el nombre de nivel medio de la plantilla no está estandarizado, se conservará después de la generación por lotes.
Resumen
Para escenarios de oficina que requieren la creación repetida de estructuras de directorios, la creación manual de nuevas carpetas es un trabajo repetitivo típico de baja eficiencia. Usar HeSoft Doc Batch Tool DeCrear nuevas carpetas por lotes basadas en carpetas existentesFunción, puede expandir las carpetas de plantillas existentes en lotes a muchos directorios nuevos independientes a la vez, y solo puede mantener la estructura de carpetas a pedido sin copiar archivos internos.
El valor de esto es muy directo:Procesamiento de carpetas por lotes, nomenclatura unificada, reducción de fugas y mejora la velocidad de clasificación-No. Si a menudo desea crear un catálogo estándar de acuerdo con el año, el cliente, el proyecto o el número, se recomienda convertir directamente la estructura común en una plantilla y luego usar esta función para generar en lotes, la eficiencia será mucho mayor que la operación manual.
Ahora puede preparar un conjunto de carpetas de plantillas estándar y luego organizar una nueva lista de nombres. Siga los pasos de este artículo para completar rápidamente la tarea de crear carpetas por lotes.