Lorsque vous organisez des documents de projet, des archives clients, des registres annuels ou des répertoires de service, il est souvent nécessaire de recréer plusieurs fois la même structure de dossiers. Les créer manuellement un par un est non seulement lent, mais expose aussi au risque d’oubli ou d’erreur dans la hiérarchie. Cet article explique comment utiliser l'outil bureautique « HeSoft Doc Batch Tool » pour générer en lot plusieurs nouveaux dossiers indépendants à partir d’un dossier modèle existant, avec la possibilité de conserver uniquement la structure des dossiers sans copier les fichiers internes. Après lecture, vous serez capable de réaliser rapidement des opérations telles que la génération en série de répertoires et la duplication de structures hiérarchiques, réduisant ainsi considérablement les tâches répétitives et améliorant l’efficacité de l’organisation des fichiers.
Dans le travail quotidien, de nombreuses personnes rencontrent ce type de situation : une structure de dossiers standard est déjà organisée, et il faut ensuite créer des dizaines, voire des centaines de répertoires de la même structure, par année, client, projet, classe, magasin ou lot. Par exemple, il faut avoir le même répertoire de documents pour chaque année, et une hiérarchie d'archivage unifiée pour chaque client. Si l'on crée manuellement les dossiers un par un, cela prend non seulement du temps, mais il est aussi très facile d'oublier des dossiers, d'avoir des noms incohérents ou des erreurs de hiérarchie.
Cet article vise à résoudre le problème de la création par lots de plusieurs nouveaux dossiers à partir d'un dossier modèle. Grâce à la fonction correspondante dans le logiciel bureautique HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez utiliser des dossiers existants comme modèles et générer en une seule fois de nombreux nouveaux dossiers indépendants, en ne conservant que la structure des dossiers selon vos besoins, ce qui est très adapté à l'organisation standardisée de documents et à la création de dossiers en masse.
Scénarios d'application
Si vous avez les besoins suivants, cette fonction sera très pratique :
- Créer des répertoires de documents par année, par exemple 2021, 2022, 2023, 2024, 2025 ;
- Créer des dossiers d'archives clients par lots, par nom de client ;
- Générer des répertoires de documents de projet par lots, par numéro de projet ;
- Dupliquer une structure de répertoires unifiée par lots, par service, magasin, classe ou région ;
- Avoir besoin de conserver la hiérarchie des dossiers du modèle, mais sans vouloir y copier les fichiers d'exemple.
Il s'agit essentiellement d'un scénario typique de traitement de fichiers par lots avec un logiciel de bureau : automatiser les actions répétitives de création de dossiers pour réduire les opérations manuelles.
Aperçu du résultat
Avant le traitement : le dossier modèle existe
D'après la capture d'écran, on peut voir que le répertoire d'origine contient un dossier de test, qui inclut trois dossiers A, B, C. Chaque dossier contient à son tour sa propre structure de sous-dossiers :
- Dans A, il y a A-001, A-002, A-003
- Dans B, il y a B1, B2, B3
- Dans C, il y a C1, C2, C3
Cela montre que A, B, C sont des dossiers modèles prêts à l'emploi, chacun avec sa propre structure de sous-répertoires.
Après le traitement : plusieurs nouveaux répertoires générés par lots
Une fois le traitement terminé, on peut voir dans le répertoire de sortie :
- Dans le dossier A, les sous-dossiers 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 ont été générés par lots
- Dans le dossier B, les sous-dossiers 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 ont également été générés
- Dans le dossier C, les sous-dossiers 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 ont aussi été générés
Et après avoir développé, on peut constater que sous chaque nouveau nom, la structure des sous-dossiers du modèle d'origine a été héritée. Par exemple, dans A, sous 2001, on retrouve toujours A-001, A-002, A-003.
Autrement dit, ce que réalise cette fonction est : sur la base d'une structure de dossiers existante, copier et générer en masse plusieurs nouveaux noms de dossiers, tout en conservant la hiérarchie des répertoires d'origine.
Étapes d'utilisation
Étape 1 : Accéder à la fonction « Créer par lots de nouveaux dossiers à partir de dossiers existants »
Après avoir ouvert le logiciel bureautique HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez voir sur la gauche des catégories telles que « Organisation de fichiers ». Dans l'interface principale, une carte de fonction nommée : Créer par lots de nouveaux dossiers à partir de dossiers existants se trouve.
La description de cette fonction indique en substance qu'elle permet de copier de nombreux dossiers existants en une seule fois, avec la possibilité de personnaliser le nom des nouveaux dossiers. Cliquez pour commencer l'opération.
Objectif de cette étape : trouver l'entrée correcte de la fonction pour entrer dans le processus de création par lots de dossiers.
Résultat attendu : entrer dans une interface de fonctionnement par étapes, pour ensuite compléter successivement la sélection des enregistrements, le paramétrage des options de traitement, le réglage de l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement.
Étape 2 : Ajouter les dossiers à utiliser comme modèles
Après être entré dans la page de la fonction, vous vous trouvez actuellement à l'étape 1 « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite de l'interface, vous pouvez voir un bouton « Ajouter un dossier ».
Cliquez sur « Ajouter un dossier » pour ajouter les dossiers à utiliser comme modèles à la liste. Sur la capture d'écran, 3 enregistrements ont déjà été ajoutés, respectivement :
- A, chemin : D:\test\A\
- B, chemin : D:\test\B\
- C, chemin : D:\test\C\
La liste affiche également la date de création et de modification, ce qui facilite la confirmation que les répertoires sélectionnés sont corrects.
Objectif de cette étape : indiquer au logiciel quels dossiers doivent voir leur structure copiée en masse.
Résultat attendu : les dossiers modèles apparaissent dans la liste ; après confirmation, cliquez sur « Étape suivante » en bas.
Étape 3 : Définir les options de traitement et saisir la nouvelle liste de noms
En entrant dans l'étape 2 « Définir les options de traitement », on voit deux informations clés :
- Un bouton à bascule : Ignorer tous les fichiers, conserver uniquement la structure des dossiers
- Une zone obligatoire : Nouvelle liste de noms
Dans la capture d'écran, ce qui est renseigné dans « Nouvelle liste de noms » est :
- 2001
- 2002
- 2003
- 2004
- 2005
Cela signifie que le logiciel va créer par lots, pour chaque dossier modèle, des répertoires correspondant à ces 5 nouveaux noms.
L'interface souligne également « Ignorer tous les fichiers, conserver uniquement la structure des dossiers ». D'après les effets observés, c'est bien la clé du scénario de cet article : ne copier que la hiérarchie des dossiers, sans copier le contenu des fichiers du modèle. C'est plus adapté pour établir une structure vierge d'archives, une structure de répertoire de projet ou un répertoire d'archivage annuel.
Objectif de cette étape : définir les règles de génération par lots, indiquer au logiciel quels noms de nouveaux dossiers créer, et s'il faut ne conserver que la structure des répertoires.
Résultat attendu : le logiciel va générer par lots, selon la liste de noms, les nouveaux répertoires correspondants pour chaque dossier modèle.
Conseils pratiques :
- Saisissez un nom par ligne pour faciliter la reconnaissance par lots du logiciel ;
- Les noms peuvent être des années, des numéros, des noms de clients, des codes de projet, etc. ;
- Si vous voulez seulement copier la structure hiérarchique, il est conseillé d'activer « Ignorer tous les fichiers, conserver uniquement la structure des dossiers ».
Étape 4 : Définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
D'après la barre de navigation du processus, l'étape suivante est Définir l'emplacement de sauvegarde, puis celle d'après est Démarrer le traitement. Bien que la capture d'écran ne montre pas la zone de configuration spécifique de l'emplacement de sauvegarde, on peut raisonnablement déduire de l'image du résultat que le logiciel va sortir les résultats dans un nouveau répertoire, par exemple le dossier hesoft-output visible sur la capture d'écran.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, passez à « Démarrer le traitement » pour exécuter la création par lots.
Objectif de cette étape : spécifier le répertoire de sortie pour éviter de mélanger avec les dossiers modèles d'origine et faciliter la vérification des résultats.
Résultat attendu : le logiciel génère la nouvelle structure de dossiers créés par lots à l'emplacement spécifié.
Étape 5 : Vérifier le résultat de la génération par lots
Une fois le traitement terminé, il est conseillé d'ouvrir le répertoire de sortie pour vérifier. Selon la capture d'écran, le résultat final est :
- Sous A, 2001 à 2005 sont générés, chaque nom contenant A-001, A-002, A-003
- Sous B, 2001 à 2005 sont générés, chaque nom conservant B1, B2, B3
- Sous C, 2001 à 2005 sont générés, chaque nom conservant C1, C2, C3
Cela montre que le logiciel a bien réussi à créer par lots de nombreux dossiers indépendants à partir de dossiers modèles, tout en conservant la structure des répertoires d'origine.
Questions fréquentes ou points d'attention
1. Est-ce une copie de fichiers ou une copie de la structure des dossiers ?
D'après les options visibles sur la capture d'écran, il est possible de choisir ici Ignorer tous les fichiers, conserver uniquement la structure des dossiers. Si votre objectif est de créer une structure de répertoires vides, il est conseillé d'utiliser cette option pour éviter de copier en même temps les fichiers historiques, documents d'exemple, doc, docx, xls, xlsx, pdf, images, etc., contenus dans le modèle.
2. Comment remplir la liste des nouveaux noms de manière plus standardisée ?
Il est recommandé de mettre un nom par ligne et d'unifier autant que possible les règles de nommage à l'avance. Par exemple, utiliser systématiquement l'année sur quatre chiffres, une abréviation client commune ou un numéro de projet unifié. Les répertoires générés par lots seront ainsi plus ordonnés et plus faciles à rechercher et à archiver par la suite.
3. Pourquoi est-il conseillé de définir un emplacement de sortie séparé ?
Une sortie dans un nouveau répertoire séparé évite la confusion avec les modèles originaux et facilite la vérification unifiée des résultats après le traitement. Si le répertoire modèle est important, il est plus sûr de le conserver tel quel.
4. Quels sont les scénarios les plus adaptés à cette fonction ?
Tous les travaux où « le même ensemble de répertoires doit être répété de nombreuses fois » sont adaptés. Par exemple, les dossiers de documents annuels, les dossiers d'archivage de projet, les dossiers de contrats, les dossiers de documents clients, les dossiers de classes d'école, etc.
5. Faut-il vérifier le dossier modèle avant utilisation ?
Il est conseillé de s'assurer d'abord que la hiérarchie du modèle est bien organisée. Comme la structure sera héritée lors de la création par lots, si la hiérarchie des noms dans le modèle n'est pas standardisée, elle sera également conservée après la génération par lots.
Résumé
Pour les scénarios de bureau nécessitant de créer des structures de répertoires de manière répétée, la création manuelle de dossiers est une tâche répétitive typique à faible efficacité. L'utilisation de la fonction Créer par lots de nouveaux dossiers à partir de dossiers existants dans HeSoft Doc Batch Tool permet d'étendre en une seule fois un dossier modèle existant en de nombreux nouveaux répertoires indépendants, avec la possibilité de ne conserver que la structure des dossiers sans copier les fichiers internes.
La valeur ajoutée est directe : traiter les dossiers par lots, uniformiser les noms, réduire les oublis de création, augmenter la vitesse d'organisation. Si vous devez souvent créer des répertoires standard par année, client, projet ou numéro, il est conseillé de créer directement une structure modèle à partir de vos structures courantes, puis d'utiliser cette fonction pour la génération par lots. L'efficacité sera bien supérieure à l'opération manuelle.
Vous pouvez dès maintenant préparer un dossier modèle standard, puis organiser une liste de nouveaux noms, et suivre les étapes de cet article pour accomplir rapidement la tâche de création de dossiers par lots.