De nombreuses personnes doivent créer à plusieurs reprises le même ensemble de structures de dossiers lors du tri des données de projet, des fichiers clients, des comptes annuels ou des répertoires départementaux. La construction manuelle est non seulement lente, mais aussi facile à manquer et à construire de mauvais niveaux. Cet article explique comment utiliser les logiciels de bureau" HeSoft Doc Batch Tool ", Créez plusieurs nouveaux dossiers indépendants par lots en fonction des dossiers de modèles existants, et ne conservez que la structure des dossiers sans copier les fichiers internes. Après l'avoir lu, vous pouvez rapidement terminer la création de catalogues par lots et la structure hiérarchique de la copie par lots, ce qui réduit considérablement la duplication du travail et améliore l'efficacité de l'organisation des fichiers.
Dans le bureau quotidien, de nombreuses personnes rencontreront ce scénario: un ensemble de structures de dossiers standard a été trié, puis des dizaines, voire des centaines de structures sont créées à plusieurs reprises en fonction de l'année, du client, du projet, de la classe, du magasin ou du lot. Par exemple, chaque année doit avoir le même catalogue de données et chaque client doit avoir un niveau de classement unifié. Si vous créez manuellement de nouveaux dossiers niveau par niveau, cela prendra non seulement du temps, mais il est également sujet à des problèmes tels que la construction manquée, la dénomination incohérente et les erreurs de niveau.
Ce que cet article veut résoudre, c'estCréer plusieurs nouveaux dossiers par lots à partir du dossier de modèleLe problème. Avec l'aide de logiciels de bureau HeSoft Doc Batch Tool Fonctionnalités connexes, vous pouvez utiliser les dossiers existants comme modèles, générer de nombreux nouveaux dossiers indépendants par lots à la fois et à la demandeConserver uniquement la structure des dossiers, Il est très approprié pour la standardisation des données et la création de fichiers par lots.
Scènes applicables
Cette fonctionnalité sera très pratique si vous avez les besoins suivants:
- Créer des catalogues de données par lots par année, tels que 2021, 2022, 2023, 2024, 2025;
- Créer des dossiers de fichiers clients par lots par nom de client;
- Générer un catalogue de données de projet par lots par numéro de projet;
- Copiez une structure de catalogue unifiée par lots par département, magasin, classe et région;
- Vous devez conserver le niveau de dossier dans le modèle, mais vous ne voulez pas copier les fichiers d'exemple ensemble.
Il est de nature typiqueLogiciel de bureau pour le traitement par lots de fichiersScène: Automatisez la création de dossiers répétitifs et réduisez les opérations manuelles.
Aperçu des effets
Avant le traitement: dossier de modèle déjà
À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir qu'il y a un dossier de test dans le répertoire d'origine, qui contient ci-dessousA, B, CTrois dossiers. Chaque dossier a sa propre structure de sous-dossiers:
- A-001, A-002 et A-003 sous A
- B1, B2, B3 sous B
- C1, C2, C3 sous C
Cela montre que A, B et C sont des dossiers de modèles prêts à l'emploi, chacun avec sa propre structure de sous-répertoires.
Après le traitement: générer plusieurs nouveaux répertoires par lots
Une fois le traitement terminé, vous pouvez voir dans le répertoire de sortie:
- 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 ont été générés par lots sous le dossier A
- 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 ont également été générés sous le dossier B
- 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 sont également générés sous le dossier C
Et après le développement, vous pouvez constater que la structure de sous-dossier du modèle d'origine est héritée sous chaque nouveau nom. Par exemple, dans 2001 sous A, il contient toujours des A-001, des A-002 et des A-003.
Autrement dit, ce que cette fonction implémente est:Selon la structure de dossiers existante, la réplication par lots génère plusieurs nouveaux noms de dossiers et conserve le niveau de répertoire d'origine.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Accédez à la fonction "Créer de nouveaux dossiers en masse en fonction des dossiers existants"
Ouvrir le logiciel de bureau HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, sur le côté gauche, vous pouvez voir la classification telle que "tri de fichiers". Il y a un titer de carte de fonction dans l'interface principale appelé:Créer de nouveaux dossiers par lots en fonction des dossiers existants.
La description de cette fonction est la suivante: copier plusieurs dossiers existants par lots et prendre en charge la personnalisation de nouveaux noms de dossiers. Cliquez sur Entrée pour commencer.
Le but de cette étape:Trouvez l'entrée de fonction correcte et entrez dans le processus de création de dossiers par lots.
Résultats attendus:Entrez dans une interface d'opération étape par étape, puis terminez la sélection des enregistrements, le réglage des options de traitement, le réglage de l'emplacement d'enregistrement et le traitement de démarrage.
Étape 2: Ajouter le dossier que vous souhaitez utiliser comme modèle
Après être entré dans la page des fonctionnalités, il est actuellement bloqué à l'étape 1 "Sélectionner les enregistrements à traiter". L'interface peut être vue en haut à droiteAjouter un dossierBouton.
Cliquez sur "Ajouter un dossier" pour ajouter le dossier dont vous avez besoin en tant que modèle à la liste. 3 enregistrements ont été ajoutés à la capture d'écran, à savoir:
- A, le chemin est D:\ test \ A \
- B, le chemin est D:\ test \ B \
- C, le chemin est D:\ test \ C \
La liste affiche également l'heure de création et l'heure de modification pour confirmer si le répertoire sélectionné est correct.
Le but de cette étape:Indiquez au logiciel quels dossiers doivent être copiés en masse de la structure.
Résultats attendus:Le dossier du modèle apparaît dans la liste, après avoir confirmé qu'il est correct, cliquez sur le bas de“Suivant”.
Étape 3: Définir les options de traitement et entrer une nouvelle liste de noms
Après être entré à l'étape 2 "Définir les options de traitement", vous pouvez voir deux informations clés:
- Un élément de commutateur:Ignorer tous les fichiers, ne conserver que la structure des dossiers
- Une zone obligatoire:Nouvelle liste de noms
Dans la capture d'écran, la "nouvelle liste de noms" est remplie:
- 2001
- 2002
- 2003
- 2004
- 2005
Cela signifie que le logiciel créera par lots des répertoires correspondant à ces 5 nouveaux noms basés sur chaque dossier de modèle.
Dans le même temps, l'interface a également souligné"Ignorer tous les fichiers, ne conserver que la structure des dossiers". Du point de vue des effets avant et arrière, c'est exactement la clé du scénario de cet article: copiez uniquement le niveau du dossier, pas le contenu du fichier dans le modèle. Ceci est plus approprié pour établir un cadre d'archives vierge, un cadre de catalogue de projet ou un catalogue d'archivage annuel.
Le but de cette étape:Définissez une règle de génération par lots indiquant au logiciel quels nouveaux noms de dossiers créer et s'il ne conserve que la structure des répertoires.
Résultats attendus:Le logiciel générera un nouveau répertoire correspondant par lots pour chaque dossier de modèle par nom.
Suggestions pratiques:
- Entrez un nom sur une ligne pour faciliter l'identification par lots du logiciel;
- Le nom peut être l'année, le numéro, le nom du client, le code du projet, etc.
- Si vous souhaitez uniquement copier la hiérarchie, il est recommandé d'activer Ignorer tous les fichiers et de ne conserver que la structure des dossiers.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Comme vous pouvez le voir à partir de la navigation de processus, la prochaine étape estDéfinir l'emplacement de sauvegardeLa prochaine étape estCommencer le traitement. Bien que la capture d'écran ne déplie pas la zone de configuration spécifique de l'emplacement de sauvegarde, il peut être raisonnablement jugé à partir du diagramme de résultats de traitement, et le logiciel exportera les résultats dans un nouveau répertoire, comme dans la capture d'écranHesoft-outputDossier.
Après avoir terminé la configuration de l'emplacement de sauvegarde, continuez à entrer dans "Démarrer le traitement" pour effectuer la création par lots.
Le but de cette étape:Spécifiez le répertoire de sortie et évitez de vous mélanger avec le dossier de modèle d'origine pour faciliter la vérification des résultats.
Résultats attendus:Le logiciel génère une nouvelle structure de dossiers après la création par lots à l'emplacement spécifié.
Étape 5: Vérifiez le résultat de la génération par lots
Une fois le traitement terminé, il est recommandé d'ouvrir le répertoire de sortie pour vérification. Selon la capture d'écran, le résultat final est:
- Générer de 2001 à 2005 sous A, avec A-001, A-002 et A-003 sous chaque nom
- Générer de 2001 à 2005 sous B, conserver B1, B2, B3 sous chaque nom
- Générer de 2001 à 2005 sous C, conserver C1, C2, C3 sous chaque nom
Cela montre que le logiciel a été fait avec succèsCréer par lots des dossiers de modèles pour générer de nombreux dossiers indépendantsEt conserve la structure de répertoire d'origine.
Questions fréquentes ou considérations
1. Est-ce une structure de fichier de copie ou de dossier de copie?
À partir des options dans la capture d'écran, vous pouvez choisir iciIgnorer tous les fichiers, ne conserver que la structure des dossiers. Si votre objectif est de créer un cadre de répertoire vide, nous vous recommandons d'utiliser cette option pour éviter de copier les fichiers historiques, les exemples de documents, doc, docx, xls, xlsx, pdf, images et autres contenus du modèle.
2. Comment remplir une nouvelle liste de noms plus standardisée?
Suggérez une ligne et un nom, essayez d'unifier les règles de dénomination à l'avance. Par exemple, toutes les années à quatre chiffres, les abréviations de client unifiées et les numéros de projet unifiés sont utilisés. De cette manière, le catalogue généré par lots est plus soigné et plus propice à la recherche et à l'archivage ultérieures.
3. Pourquoi est-il recommandé de définir la position de sortie séparément?
La sortie séparée vers le nouveau répertoire peut éviter toute confusion avec le modèle d'origine et vous permettre de vérifier les résultats uniformément après le traitement. Si le catalogue de modèles est important, il est plus sûr de le conserver tel quel.
4. Quelles scènes conviennent le mieux à cette fonctionnalité?
Tout travail selon lequel "le même ensemble de répertoires doit être répété plusieurs fois" convient à l'utilisation. Par exemple, dossier annuel, dossier d'archivage de projet, dossier de contrat, dossier de dossier client, dossier de classe scolaire, etc.
5. Voulez-vous vérifier le dossier de modèle avant de l'utiliser?
Il est recommandé de confirmer que le niveau du modèle a été organisé. Parce que le nouveau répertoire hérite de la structure du modèle après la création par lots. Si le nom de niveau intermédiaire du modèle n'est pas normalisé, il sera conservé après la génération par lots.
Résumé
Pour les scènes de bureau qui nécessitent la création répétée de structures de répertoires, la création manuelle de nouveaux dossiers est un travail répétitif typique à faible rendement. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool DansCréer de nouveaux dossiers par lots en fonction des dossiers existantsFonction, vous pouvez étendre les dossiers de modèles existants en de nombreux nouveaux répertoires indépendants par lots à la fois, et vous pouvez également conserver uniquement la structure des dossiers à la demande sans copier les fichiers internes.
La valeur de ceci est simple:Traiter les dossiers par lots, nommer uniformément, réduire les fuites et augmenter la vitesse de tri. Si vous souhaitez souvent créer un catalogue standard en fonction de l'année, du client, du projet ou du numéro, il est recommandé de transformer directement la structure commune en un modèle, puis d'utiliser cette fonction pour la générer par lots. L'efficacité sera beaucoup plus élevée que le fonctionnement manuel.
Maintenant, vous pouvez préparer un ensemble de dossiers de modèles standard, puis organiser une nouvelle liste de noms, suivre les étapes de cet article pour terminer rapidement la tâche de création de dossiers par lots.