ファイル名に不要な文字列が含まれている場合、手動でのリネームは効率が悪く、誤操作も起こりがちです。本記事では、ファイル名から2つのキーワード間の文字列を削除するというニーズに応え、 HeSoft Doc Batch Tool において、ファイル名内のテキストを削除する機能を使い、左側のテキスト「START」と右側のテキスト「_END」を設定して、中間のフィールドを一括削除する方法を説明します。これにより、オフィスワーカーがファイル命名を迅速に整えるのに役立ちます。
ファイル命名が規範に合っているかどうかは、資料管理の効率に直接影響します。特にオフィス環境では、ファイルは通常、ダウンロード、エクスポート、修正、転送、アーカイブといった複数の段階を経るため、名前に不要な中間文字が含まれやすくなります。例えば、あるファイル群の名前に START と _END が含まれているにもかかわらず、その間の内容が sample、private、tempData、removeThis など異なっているケースがあります。最終的なアーカイブにとって、これらの文字は価値がないばかりか、検索の妨げになることさえあります。
もしファイルを一つずつ修正するなら、ファイル名を選択し、カーソルを移動し、中間フィールドを削除し、修正を確認する、という作業を繰り返す必要があります。ファイルが多ければ多いほど、時間がかかります。Word 文書の docx、PDF ファイル、Excel 表の xlsx、txt テキストファイルなどのオフィス資料にとって、繰り返し名前を変更することは、拡張子を誤って削除するリスクも高めます。より効率的な方法は、オフィスソフトの一括処理能力を利用し、ルールを設定した後に一度に実行することです。
本記事では、スクリーンショット内のファイルを例に、 HeSoft Doc Batch Tool を使用して、ファイル名の二つのキーワード間の文字を一括削除する方法を解説します。例のルールは次のとおりです：左側のテキストに START、右側のテキストに _END を入力し、中間の内容だけを削除し、両側のキーワードを保持します。
適用シーン：ファイル名に固定キーワードがあるが、中間の内容が固定でない場合
二つのキーワード間の文字を一括削除する方法は、「規則的だが完全に同一ではない」ファイル名に適しています。通常の一括置換との違いは次の点にあります：通常の置換は置換対象の内容が同一であることを要求しますが、本方法は左右の境界が同一であることだけを要求し、中間の内容は異なっていても構いません。
例えば、以下のファイル名はすべて同じ一つのルールで処理できます：
- Archive_START_oldPart_END.txt
- Data_START_sample_END.txt
- Doc_START_2024Draft_END.txt
- Image_START_rawName_END.txt
- Task_START_removeThis_END.txt
これらのファイルの中間フィールドはそれぞれ異なりますが、それらはすべて START と _END の間にあります。したがって、ツールでこの二つのキーワードを設定すれば、中間の文字を一括削除できます。契約添付ファイル、プロジェクト資料、エクスポートされたレポート、ログファイル、画像素材リストなどにおいて、この方法で整理効率を向上させることができます。
効果のプレビュー：処理前に削除が必要な内容がファイル名の途中に分散している
処理前のファイルリストでは、各ファイル名が「プレフィックス_START_中間内容_END.拡張子」という構造を保持していることが表示されています。赤いマークは、クリアが必要な中間フィールドを強調しています。これらのフィールドは完全に一致しているわけではないため、手動で処理する際には個別に判断する必要があり、作業量が急速に増加します。
この例では、Archive、Data、Doc、File、Image などのプレフィックスを変更するつもりはなく、.txt 拡張子を削除したいわけでもありません。本当に処理したいのは、START と _END の間の内容だけです。
効果のプレビュー：処理後、中間の文字が統一的に削除されている
処理後、ファイル名はより整然とします：中間にあった oldPart、sample、2024Draft、alpha などの文字は消え、ファイル名は Archive_START_END.txt、Data_START_END.txt、Doc_START_END.txt などの形式に保持されます。
結果から、一括処理がファイルの拡張子を破壊したり、左右のキーワードを削除したりしていないことが分かります。これは、ルール設定時に、境界テキストが削除範囲を特定するために使われ、一緒に削除されるわけではないことを示しています。
操作手順一：ファイル名関連機能を開く
まず、 HeSoft Doc Batch Tool を起動します。これはオフィスファイルの一括処理向けのソフトウェアで、インターフェースの左側にはタイプ別にさまざまなツールが整理されています。今回の要件はファイル名の一括変更であるため、ファイル名 という分類に入ります。
ファイル名ツールのリストから、ファイル名のテキストを削除 を見つけます。スクリーンショットでは赤い矢印がこの機能を指しており、機能説明にはファイル名のテキストを一括削除する、とあります。クリックすると、具体的な処理ページに入ります。
この手順の目的は、正しい処理ツールを選択することです。ファイル名の一括変更に関する要件は、Word ツール、PDF ツール、テキストツールに入るのではなく、ファイル名分類の中で完了させる必要があります。
操作手順二：処理対象ファイルを追加またはインポートする
ファイル名のテキストを削除 ページに入ったら、最初の手順は処理が必要なレコードを選択することです。インターフェース上部に ファイルを追加 と フォルダからファイルをインポート が表示されます。ファイル数が少ない場合はファイルを追加でき、ファイルがすべて同じディレクトリにある場合は、フォルダから直接インポートする方が便利です。
スクリーンショットでは、ソフトウェアはすでに10個の処理待ちファイルをリストアップし、ファイル名、パス、拡張子、作成日時、変更日時などの情報を表示しています。リスト下部にはレコード数が10と表示されており、今回の一括処理の範囲を確認しやすくなっています。
次の手順に進む前に、次の二点を重点的に確認する必要があります：第一に、ファイルがすべて今回の処理範囲に属しているかどうか。第二に、ファイル名に左側のキーワードと右側のキーワードが両方とも含まれているかどうか。本例では、すべてのファイル名に START と _END が含まれているため、次のステップ をクリックできます。
操作手順三：二つのテキスト間のすべての内容を削除する選択
処理オプションの設定に入ると、インターフェースに複数の操作タイプが表示されます。ここでは 二つのテキスト間のすべての内容 を選択します。このオプションの役割は、ソフトウェアが左右の二つのテキストに基づいて範囲を特定し、中間部分を削除することです。
続いて、必須項目に次のように入力します：
- 左側のテキスト：START
- 右側のテキスト：_END
入力時には、ファイル名の中の実際の文字と一致させる必要があります。大文字小文字、アンダースコア、スペースなどを含みます。スクリーンショットでは右側のテキストが END 単独ではなく _END になっていますが、これはファイル名内の終了マークの前にアンダースコアが付いているためです。
ページにはさらに、左側のテキストを含む と 右側のテキストを含む という二つのスイッチが表示されます。例の効果では START と _END を保持することが要求されているため、スイッチはオフのままにします。これにより、最終的に削除されるのは二つの間の文字だけとなり、境界のキーワードまで一緒に削除されることはありません。
操作手順四：保存場所を設定してから処理を開始する
ルール設定が完了したら、次のステップ をクリックし、ウィザードに従って 保存場所を設定 に入ります。ファイル名を一括処理する際、保存場所の設定は処理後のファイルの扱いに関わるため、現在の資料管理の習慣に基づいて選択し、処理前にファイルのバックアップが必要かどうかを確認することを推奨します。
最後に 処理を開始 のステップに入ります。ソフトウェアは前に設定したルールに従って、インポートされたリスト内のファイルに対して一括リネームを逐次実行します。処理が完了したら、フォルダに戻って新しいファイル名を確認できます。
日常業務にとって、このウィザード形式の操作の利点は、プロセスが明確であることです：最初にファイルを選び、次にルールを設定し、保存場所を確認し、最後に実行する。これは、フォルダ内で直接手動で名前を変更するよりも、一括処理、標準化、チェック可能なファイル整理タスクに適しています。
よくある質問と注意事項
1. 左側のテキストと右側のテキストは一意である必要がありますか？
同じファイル名の中で明確な意味を持つことが望ましいです。もし一つのファイル名に START や _END が複数回出現する場合は、まず少数のファイルでテストし、処理範囲が期待どおりであることを確認してから一括実行するべきです。
2. 二つの中国語のキーワード間の内容を削除できますか？
機能のロジックから見ると、この操作は左側のテキストと右側のテキストに基づいて範囲を特定します。ファイル名に対応するテキストが存在する限り、同様の考え方で設定できます。実際の操作は、ソフトウェアインターフェースのサポートとテスト結果に準じてください。
3. 処理後にファイルの拡張子は変わりますか？
本例では、拡張子 .txt は変更されていません。なぜなら、削除範囲がファイル名の中央に位置し、拡張子には及ばないからです。他の docx、pdf、xlsx ファイルを処理する際も、ファイル認識に影響を与えないよう、右側のテキストを拡張子より後ろに設定することは避けるべきです。
4. START の左側、または _END の右側の内容だけを削除したい場合はどうすればよいですか？
スクリーンショットの操作タイプには、「あるテキストの左側のすべての内容」や「あるテキストの右側のすべての内容」も含まれています。しかし、本記事の例の目標は二つのキーワードの間の文字を削除することであるため、「二つのテキスト間のすべての内容」を選択しています。実際に使用する際は、目標に応じて対応する操作タイプを選択する必要があります。
5. なぜ一括処理の前に効果プレビューやリストを見る必要があるのですか？
ファイル名の一括変更は影響範囲が大きいため、インポートリストはユーザーが処理対象を正しく確認するのに役立ちます。特に、同じフォルダに処理が不要なファイルが混在している場合、事前にチェックすることで誤操作を回避できます。
まとめ：ファイル名整理を繰り返し作業からルール処理へ
ファイル名の二つのキーワード間の文字を削除することは、非常によくある一括リネームの要件です。ファイル名に安定した左側のテキストと右側のテキストが存在する限り、 HeSoft Doc Batch Tool を利用して迅速にクリーンアップを完了できます。本例では、「二つのテキスト間のすべての内容」を選択し、START と _END を入力することで、複数のファイル名に含まれる異なる中間フィールドを一度に削除することに成功しました。
もしあなたが、システムからエクスポートされたファイル、プロジェクト文書、ログ資料、Word 文書、PDF ファイル、Excel レポートなどを頻繁に整理する必要があるなら、この種の一括処理方法を日常業務に適用することをお勧めします。それは繰り返し作業を減らし、手動リネームのミスの確率を下げ、ファイル命名をより統一し、管理しやすくしてくれます。