파일 이름에 불필요한 텍스트가 포함되어 있으면 수동으로 이름을 변경하는 것은 비효율적이고 오류가 발생하기 쉽습니다. 이 문서에서는 파일 이름에서 두 키워드 사이의 텍스트를 삭제해야 하는 필요성을 해결하기 위해 HeSoft Doc Batch Tool 에서 파일 이름 텍스트 삭제 기능을 사용하여 왼쪽 텍스트 START와 오른쪽 텍스트 _END를 설정하고 중간 필드를 일괄 삭제하여 사무 직원이 파일 이름을 빠르게 표준화할 수 있도록 돕는 방법을 보여줍니다.
파일 이름 규칙 준수 여부는 자료 관리 효율에 직접적인 영향을 미칩니다. 특히 사무 환경에서 파일은 일반적으로 다운로드, 내보내기, 수정, 전달 및 보관 등 여러 단계를 거치며, 이름에 불필요한 중간 텍스트가 포함되기 쉽습니다. 예를 들어 여러 파일 이름에 START와 _END가 포함되어 있지만, 그 사이에는 sample, private, tempData, removeThis 등 서로 다른 내용이 있을 수 있습니다. 최종 보관 관점에서 이러한 텍스트는 가치가 없거나 검색을 방해할 수 있습니다.
파일을 하나씩 수정하려면 파일 이름을 계속 선택하고, 커서를 이동하고, 중간 필드를 삭제하고, 수정을 확인해야 합니다. 파일이 많을수록 시간이 오래 걸립니다. Word 문서 docx, PDF 파일, Excel 표 xlsx, txt 텍스트 파일 등 사무 자료의 경우 반복적인 이름 변경은 확장자를 실수로 삭제할 위험도 높입니다. 더 효율적인 방법은 사무 소프트웨어의 일괄 처리 기능을 사용하여 규칙을 설정한 후 한 번에 실행하는 것입니다.
본문은 스크린샷의 파일을 예로 들어, HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 파일 이름에서 두 키워드 사이의 텍스트를 일괄 삭제하는 방법을 설명합니다. 예시 규칙: 왼쪽 텍스트에는 START, 오른쪽 텍스트에는 _END를 입력하여 중간 내용만 삭제하고 양쪽 키워드는 유지합니다.
적용 시나리오: 파일 이름에 고정 키워드가 있지만 중간 내용이 고정되지 않은 경우
두 키워드 사이의 텍스트 일괄 삭제는 '규칙은 있지만 완전히 동일하지는 않은' 파일 이름에 적합합니다. 일반적인 일괄 교체와의 차이점은, 일반 교체는 교체할 내용이 동일해야 하지만 이 방법은 좌우 경계만 동일하면 되고 중간 내용은 달라도 됩니다.
예를 들어 다음 파일 이름은 모두 동일한 규칙으로 처리할 수 있습니다.
- Archive_START_oldPart_END.txt
- Data_START_sample_END.txt
- Doc_START_2024Draft_END.txt
- Image_START_rawName_END.txt
- Task_START_removeThis_END.txt
이 파일들의 중간 필드는 각기 다르지만, 모두 START와 _END 사이에 위치합니다. 따라서 도구에서 이 두 키워드만 설정하면 중간 텍스트를 일괄 삭제할 수 있습니다. 계약 첨부, 프로젝트 자료, 내보낸 보고서, 로그 파일, 이미지 소재 목록 등에 이 방식을 적용하여 정리 효율을 높일 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전 삭제해야 할 내용이 파일 이름 중간에 분산됨
처리 전 파일 목록에는 각 파일 이름이 '접두사_START_중간 내용_END.확장자'와 유사한 구조를 유지하는 것으로 표시됩니다. 빨간색 표시는 삭제해야 할 중간 필드를 강조합니다. 이러한 필드가 완전히 일치하지 않기 때문에 수동 처리 시 하나씩 판단해야 하여 작업량이 빠르게 증가합니다.
이 예시에서는 Archive, Data, Doc, File, Image 등 접두사를 변경하거나 .txt 확장자를 삭제하는 것을 원하지 않습니다. 실제로 처리할 부분은 START와 _END 사이의 내용뿐입니다.
효과 미리보기: 처리 후 중간 텍스트가 일괄 삭제됨
처리 후 파일 이름은 더욱 정돈됩니다. 중간의 oldPart, sample, 2024Draft, alpha 등 텍스트는 사라지고 파일 이름은 Archive_START_END.txt, Data_START_END.txt, Doc_START_END.txt 등의 형식으로 유지됩니다.
결과를 통해 일괄 처리가 파일 확장자를 손상시키지 않았으며 좌우 키워드도 삭제하지 않았음을 알 수 있습니다. 이는 규칙 설정 시 경계 텍스트가 삭제 범위를 지정하는 데만 사용되고 함께 삭제되지는 않음을 보여줍니다.
조작 절차 1: 파일 이름 관련 기능 열기
먼저 HeSoft Doc Batch Tool 을 실행합니다. 이는 사무용 파일 일괄 처리를 위한 소프트웨어로, 인터페이스 왼쪽에 유형별로 다른 도구가 정리되어 있습니다. 이번 요구 사항은 파일 이름 일괄 수정이므로 파일 이름 분류로 들어갑니다.
파일 이름 도구 목록에서 파일 이름의 텍스트 삭제를 찾습니다. 스크린샷에서 빨간색 화살표가 해당 기능을 가리키고 있으며, 기능 설명은 파일 이름의 텍스트를 일괄 삭제하는 것입니다. 클릭하면 구체적인 처리 페이지로 이동합니다.
이 단계의 목적은 올바른 처리 도구를 선택하는 것입니다. 파일 이름 일괄 수정 관련 요구 사항은 Word 도구, PDF 도구 또는 텍스트 도구가 아닌 파일 이름 분류에서 완료해야 합니다.
조작 절차 2: 처리할 파일 추가 또는 가져오기
파일 이름의 텍스트 삭제 페이지에 진입하면 첫 단계는 처리할 레코드를 선택하는 것입니다. 인터페이스 상단에서 파일 추가 및 폴더에서 파일 가져오기를 볼 수 있습니다. 파일 수가 적으면 파일을 추가하고, 파일이 모두 동일한 디렉터리에 있다면 폴더에서 직접 가져오는 것이 더 편리합니다.
스크린샷에서 소프트웨어는 이미 10개의 처리할 파일을 나열하고 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보를 표시합니다. 목록 하단에도 레코드 수가 10개로 표시되어 있어, 이번 일괄 처리 범위를 확인하기 쉽습니다.
다음 단계로 진행하기 전에 두 가지 사항을 중점적으로 확인해야 합니다. 첫째, 파일이 모두 이번 처리 범위에 속하는지, 둘째, 파일 이름에 왼쪽 키워드와 오른쪽 키워드가 모두 포함되어 있는지입니다. 이 예시에서는 모든 파일 이름에 START와 _END가 포함되어 있으므로 다음을 클릭할 수 있습니다.
조작 절차 3: 두 텍스트 사이의 모든 콘텐츠 삭제 선택
처리 옵션 설정에 진입하면 인터페이스에 여러 작업 유형이 표시됩니다. 여기서 두 텍스트 사이의 모든 콘텐츠를 선택합니다. 이 옵션의 기능은 소프트웨어가 좌우 두 텍스트에 따라 범위를 결정하고 중간 부분을 삭제하도록 하는 것입니다.
이어서 필수 입력란에 입력합니다.
- 왼쪽 텍스트: START
- 오른쪽 텍스트: _END
입력할 때는 대소문자, 밑줄, 공백 등을 포함하여 파일 이름의 실제 문자와 일치시켜야 합니다. 스크린샷에서 오른쪽 텍스트는 _END이며, 단순한 END가 아닙니다. 이는 파일 이름에서 끝 표시 앞에 밑줄이 있기 때문입니다.
페이지에는 또한 왼쪽 텍스트 포함 및 오른쪽 텍스트 포함 두 개의 스위치가 표시됩니다. 예시 효과는 START와 _END를 유지해야 하므로 스위치를 꺼둡니다. 이렇게 하면 최종적으로 두 텍스트 사이의 문자만 삭제되고 경계 키워드까지 함께 삭제되지 않습니다.
조작 절차 4: 저장 위치 설정 후 처리 시작
규칙 설정을 완료한 후 계속 다음을 클릭하여 마법사에 따라 저장 위치 설정으로 진입합니다. 파일 이름을 일괄 처리할 때 저장 위치 설정은 처리 후 파일이 어떻게 생성되는지와 관련되므로, 현재 자료 관리 습관에 따라 선택하고 처리 전에 파일 백업이 필요한지 확인하는 것이 좋습니다.
마지막으로 처리 시작 단계로 진입합니다. 소프트웨어는 앞서 설정한 규칙에 따라 가져오기 목록의 파일에 대해 일괄 이름 변경을 하나씩 실행합니다. 처리가 완료된 후 폴더로 돌아가 새로운 파일 이름을 확인할 수 있습니다.
일상 사무에 있어 이러한 마법사식 조작의 장점은 절차가 명확하다는 점입니다. 먼저 파일을 선택하고, 그 다음 규칙을 설정하고, 저장 위치를 확인한 후 마지막으로 실행합니다. 폴더에서 직접 수동으로 이름을 변경하는 것보다 일괄적이고, 규범적이며, 검사 가능한 파일 정리 작업에 더 적합합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 왼쪽 텍스트와 오른쪽 텍스트는 유일해야 하나요?
동일한 파일 이름 내에서 명확한 의미를 갖는 것이 가장 좋습니다. 하나의 파일 이름에 START 또는 _END가 여러 번 나타난다면 소수의 파일로 먼저 테스트하여 처리 범위가 예상과 일치하는지 확인한 후 일괄 실행해야 합니다.
2. 두 개의 중국어 키워드 사이의 내용을 삭제할 수 있나요?
기능 로직상 해당 작업은 왼쪽 텍스트와 오른쪽 텍스트를 기반으로 범위를 지정합니다. 파일 이름에 해당 텍스트가 존재한다면 동일한 방식으로 설정할 수 있습니다. 실제 조작 시에는 소프트웨어 인터페이스 지원 및 테스트 결과를 기준으로 해야 합니다.
3. 처리 후 파일 확장자가 변경되나요?
본 예시에서 확장자 .txt는 변경되지 않았습니다. 이는 삭제 범위가 파일 이름 중간에 위치하며 확장자와 관련이 없기 때문입니다. 다른 docx, pdf, xlsx 파일을 처리할 때도 확장자 인식에 영향을 주지 않도록 오른쪽 텍스트를 확장자 뒤에 설정하지 않도록 해야 합니다.
4. START의 왼쪽이나 _END의 오른쪽에 있는 콘텐츠만 삭제하려면 어떻게 하나요?
스크린샷의 작업 유형에는 '특정 텍스트 왼쪽의 모든 콘텐츠' 및 '특정 텍스트 오른쪽의 모든 콘텐츠'도 포함됩니다. 하지만 본 예시의 목표는 두 키워드 사이의 텍스트를 삭제하는 것이므로 '두 텍스트 사이의 모든 콘텐츠'를 선택했습니다. 실제 사용 시 목표에 따라 해당 작업 유형을 선택해야 합니다.
5. 일괄 처리 전에 효과 미리보기나 목록을 확인해야 하는 이유는 무엇인가요?
파일 이름 일괄 수정은 영향 범위가 넓기 때문에, 목록을 가져오면 사용자가 처리 대상이 올바른지 확인하는 데 도움이 됩니다. 특히 동일한 폴더에 처리할 필요가 없는 파일이 혼재된 경우 사전 점검을 통해 오작업을 방지할 수 있습니다.
요약: 파일 이름 정리를 반복 작업에서 규칙 처리로 전환
파일 이름에서 두 키워드 사이의 텍스트를 삭제하는 것은 매우 흔한 일괄 이름 변경 요구 사항입니다. 파일 이름에 안정적인 왼쪽 텍스트와 오른쪽 텍스트만 있다면 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 신속하게 정리할 수 있습니다. 본 예시에서는 '두 텍스트 사이의 모든 콘텐츠'를 선택하고 START와 _END를 입력하는 방식으로, 여러 파일 이름에 포함된 서로 다른 중간 필드를 한 번에 성공적으로 삭제했습니다.
시스템에서 내보낸 파일, 프로젝트 문서, 로그 자료, Word 문서, PDF 파일 또는 Excel 보고서를 자주 정리해야 한다면 이러한 일괄 처리 방법을 일상 업무에 적용해 보시기 바랍니다. 이는 반복 작업을 줄이고 수동 이름 변경으로 인한 오류 확률을 낮추며, 파일 네이밍을 더욱 통일성 있고 관리하기 쉽게 만들어 줍니다.