Lorsque des noms de fichiers contiennent du texte inutile, le renommage manuel est inefficace et sujet aux erreurs. Cet article se concentre sur la suppression du texte entre deux mots-clés dans un nom de fichier et montre comment utiliser la fonction de suppression de texte dans les noms de fichiers dans HeSoft Doc Batch Tool , en définissant le texte de gauche comme START et le texte de droite comme _END, afin de supprimer en lot le champ intermédiaire et d'aider les employés de bureau à normaliser rapidement les noms de fichiers.
Que les noms de fichiers soient standardisés ou non affecte directement l'efficacité de la gestion des documents. Surtout dans un environnement de bureau, les fichiers passent généralement par plusieurs étapes telles que le téléchargement, l'exportation, la modification, le transfert et l'archivage, et des textes intermédiaires inutiles apparaissent facilement dans les noms. Par exemple, un lot de noms de fichiers contient tous START et _END, mais au milieu, ils contiennent respectivement des contenus différents comme sample, private, tempData, removeThis. Pour l'archivage final, ces textes peuvent n'avoir aucune valeur et même gêner la recherche.
Si l'on modifie les fichiers un par un, il faut constamment sélectionner le nom du fichier, déplacer le curseur, supprimer le champ intermédiaire et confirmer la modification. Plus il y a de fichiers, plus cela prend du temps. Pour les documents bureautiques comme les documents Word docx, les fichiers PDF, les tableaux Excel xlsx, les fichiers texte txt, les renommages répétitifs augmentent également le risque de supprimer accidentellement l'extension. Une méthode plus efficace consiste à utiliser les capacités de traitement par lots du logiciel bureautique, en définissant les règles une fois pour toutes.
Cet article prendra les fichiers de la capture d'écran comme exemple pour expliquer comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour supprimer par lots le texte situé entre deux mots-clés dans les noms de fichiers. La règle d'exemple est la suivante : saisir START pour le texte de gauche, _END pour le texte de droite, supprimer uniquement le contenu du milieu et conserver les mots-clés des deux côtés.
Scénarios applicables : noms de fichiers avec des mots-clés fixes mais un contenu intermédiaire variable
La suppression par lots du texte entre deux mots-clés convient aux noms de fichiers « réguliers mais non identiques ». La différence avec le remplacement par lots classique est que ce dernier exige que le contenu remplacé soit identique, tandis que cette méthode exige seulement que les limites gauche et droite soient identiques, le contenu du milieu pouvant différer.
Par exemple, les noms de fichiers suivants peuvent tous être traités avec la même règle :
- Archive_START_oldPart_END.txt
- Data_START_sample_END.txt
- Doc_START_2024Draft_END.txt
- Image_START_rawName_END.txt
- Task_START_removeThis_END.txt
Les champs intermédiaires de ces fichiers sont différents, mais ils sont tous situés entre START et _END. Par conséquent, il suffit de définir ces deux mots-clés dans l'outil pour supprimer le texte intermédiaire par lots. Pour les pièces jointes de contrat, les documents de projet, les rapports exportés, les fichiers journaux, les listes de ressources d'images, etc., cette méthode permet d'améliorer l'efficacité du classement.
Aperçu de l'effet : le contenu à supprimer avant traitement est dispersé au milieu des noms de fichiers
La liste des fichiers avant traitement montre que chaque nom de fichier conserve une structure similaire à « Préfixe_START_Contenu intermédiaire_END.extension ». La surbrillance rouge marque les champs intermédiaires à effacer. Comme ces champs ne sont pas parfaitement cohérents, un traitement manuel nécessite un jugement au cas par cas, ce qui augmente rapidement la charge de travail.
Dans cet exemple, nous ne souhaitons pas modifier les préfixes comme Archive, Data, Doc, File, Image, ni supprimer l'extension .txt. L'objectif est uniquement de traiter le contenu entre START et _END.
Aperçu de l'effet : le texte intermédiaire est supprimé uniformément après traitement
Après traitement, les noms de fichiers deviennent plus nets : les textes intermédiaires comme oldPart, sample, 2024Draft, alpha ont disparu, et les noms de fichiers sont conservés dans des formats tels que Archive_START_END.txt, Data_START_END.txt, Doc_START_END.txt.
On peut voir d'après le résultat que le traitement par lots n'a pas détruit les extensions de fichiers ni supprimé les mots-clés de gauche et de droite. Cela montre que lors de la définition des règles, les textes de délimitation sont utilisés pour localiser la plage de suppression, sans être supprimés eux-mêmes.
Étape 1 : Ouvrir la fonction relative aux noms de fichiers
Lancez d'abord HeSoft Doc Batch Tool . Il s'agit d'un logiciel de traitement par lots de fichiers bureautiques. Sur le côté gauche de l'interface, les différents outils sont classés par type. La demande actuelle étant la modification par lots de noms de fichiers, accédez à la catégorie Noms de fichiers.
Dans la liste des outils de noms de fichiers, trouvez Supprimer le texte dans les noms de fichiers. La flèche rouge sur la capture d'écran pointe vers cette fonction, décrite comme la suppression par lots de texte dans les noms de fichiers. Cliquez pour accéder à la page de traitement dédiée.
Le but de cette étape est de sélectionner le bon outil de traitement. Les demandes de modification par lots de noms de fichiers ne doivent pas entrer dans les outils Word, PDF ou Texte, mais être finalisées dans la catégorie Noms de fichiers.
Étape 2 : Ajouter ou importer les fichiers à traiter
Après être entré dans la page Supprimer le texte dans les noms de fichiers, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Vous pouvez voir Ajouter des fichiers et Importer des fichiers d'un dossier en haut de l'interface. Si le nombre de fichiers est faible, vous pouvez les ajouter ; s'ils sont tous dans le même répertoire, l'importation depuis un dossier est plus pratique.
Dans la capture d'écran, le logiciel a déjà listé 10 fichiers à traiter, affichant des informations comme le nom, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification. En bas de la liste, le nombre d'enregistrements est également affiché (10), ce qui facilite la confirmation de l'étendue de ce traitement par lots.
Avant de passer à l'étape suivante, il faut vérifier deux points : premièrement, si tous les fichiers font partie de la portée de ce traitement ; deuxièmement, si les noms de fichiers contiennent tous les mots-clés de gauche et de droite. Dans cet exemple, tous les noms de fichiers contiennent START et _END, vous pouvez donc cliquer sur Suivant.
Étape 3 : Choisir de supprimer tout le contenu entre deux textes
Après être entré dans les options de paramétrage, l'interface affiche plusieurs types d'opération. Sélectionnez ici Tout le contenu entre deux textes. Cette option permet au logiciel de définir une plage en fonction des deux textes (gauche et droite) et de supprimer la partie centrale.
Saisissez ensuite dans les champs obligatoires :
- Texte de gauche : START
- Texte de droite : _END
Lors de la saisie, veillez à la cohérence avec les caractères réels dans le nom de fichier, y compris la casse, les underscores, les espaces, etc. Sur la capture d'écran, le texte de droite est _END, et non simplement END, car le marqueur de fin est précédé d'un underscore dans le nom de fichier.
La page affiche également deux interrupteurs : Inclure le texte de gauche et Inclure le texte de droite. L'exemple exige de conserver START et _END, donc les interrupteurs restent désactivés. Ainsi, seul le texte entre les deux sera supprimé, sans effacer les mots-clés de délimitation.
Étape 4 : Définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Après avoir configuré les règles, cliquez à nouveau sur Suivant pour accéder, via l'assistant, à Définir l'emplacement de sauvegarde. Lors du traitement par lots des noms de fichiers, le paramètre d'emplacement de sauvegarde détermine la destination des fichiers après traitement. Il est recommandé de choisir selon vos habitudes de gestion des données et de confirmer avant traitement si une sauvegarde est nécessaire.
Enfin, passez à l'étape Démarrer le traitement. Le logiciel exécutera le renommage par lots pour les fichiers de la liste importée, conformément aux règles précédemment définies. Une fois le traitement terminé, revenez au dossier pour voir les nouveaux noms de fichiers.
Pour le travail quotidien, l'avantage de cette opération assistée est la clarté du processus : sélectionner les fichiers, définir les règles, confirmer l'emplacement de sauvegarde, puis exécuter. Comparé au renommage manuel direct dans le dossier, cela est plus adapté aux tâches de classement de fichiers par lots, standardisées et vérifiables.
Questions fréquentes et remarques
1. Le texte de gauche et le texte de droite doivent-ils être uniques ?
Il est préférable qu'ils aient une signification claire dans le même nom de fichier. Si un nom de fichier contient plusieurs fois START ou _END, il faut d'abord tester avec un petit nombre de fichiers pour confirmer que la portée du traitement est conforme aux attentes avant de l'exécuter par lots.
2. Peut-on supprimer le contenu entre deux mots-clés chinois ?
Du point de vue de la logique fonctionnelle, cette opération localise la plage en se basant sur le texte de gauche et le texte de droite. Tant que le texte correspondant existe dans le nom de fichier, on peut procéder de la même manière. En pratique, il faut se référer au support de l'interface logicielle et aux résultats des tests.
3. L'extension du fichier changera-t-elle après le traitement ?
Dans cet exemple, l'extension .txt est conservée car la plage de suppression est située au milieu du nom et n'implique pas l'extension. Lors du traitement d'autres fichiers docx, pdf, xlsx, il faut également éviter de configurer le texte de droite après l'extension, afin de ne pas perturber la reconnaissance du fichier.
4. Que faire si l'on souhaite uniquement supprimer le contenu à gauche de START ou à droite de _END ?
Les types d'opérations dans la capture d'écran incluent également « Tout le contenu à gauche d'un texte » et « Tout le contenu à droite d'un texte ». Mais dans cet exemple, l'objectif est de supprimer le texte entre deux mots-clés, donc « Tout le contenu entre deux textes » a été sélectionné. En pratique, il faut choisir le type d'opération correspondant en fonction de l'objectif.
5. Pourquoi consulter l'aperçu de l'effet ou la liste avant le traitement par lots ?
La modification par lots des noms de fichiers a un impact étendu. La liste d'importation aide l'utilisateur à confirmer que les objets du traitement sont corrects. Surtout lorsque le même dossier contient un mélange de fichiers à ne pas traiter, une vérification préalable peut éviter les erreurs.
Résumé : Transformer le rangement des noms de fichiers d'une tâche répétitive en un traitement basé sur des règles
Supprimer le texte entre deux mots-clés dans les noms de fichiers est un besoin très courant de renommage par lots. Tant que le nom de fichier possède un texte gauche et un texte droit stables, il est possible d'utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour effectuer rapidement le nettoyage. Dans cet exemple, en sélectionnant « Tout le contenu entre deux textes » et en remplissant START et _END, les différents champs intermédiaires de plusieurs noms de fichiers ont été supprimés en une seule fois.
Si vous devez souvent organiser des fichiers exportés par le système, des documents de projet, des journaux, des documents Word, des fichiers PDF ou des rapports Excel, il est conseillé d'appliquer ce type de méthode de traitement par lots dans votre travail quotidien. Cela réduit les tâches répétitives, diminue le risque d'erreur lors du renommage manuel, et rend les noms de fichiers plus uniformes et plus faciles à gérer.