大量のファイル名に固定位置の番号、都市コード、部署コード、プロジェクト識別子が含まれている場合、手動でフォルダを1つずつ作成してファイルを移動するのは非常に時間がかかります。この記事では、ファイル名の4～6文字目を分類基準として、 HeSoft Doc Batch Tool を使用し、複数のtxtファイルをLON、NYC、PAR、SYD、TYOなどの文字に基づいて対応するフォルダに自動的に振り分ける方法を紹介します。テキスト、Word、Excel、PDFなどのファイルを一括整理するのに適しています。
日常のオフィスワークでは、多くのファイルが任意の名前を付けられるわけではなく、一定のルールに従っています。例えば、ファイル名は数字番号、都市コード、顧客略称、日付、連番で構成されることがあります：128LON75957.txt、200LON66460.txt、213TYO11946.txt、230SYD60610.txt。人にとっては、これらのファイル名は単なる長い文字列に見えますが、一括処理ツールにとっては、その中の特定の文字列に規則性があれば、それを分類の基準として利用できます。
本記事で解決する問題は、多数のファイルのファイル名の固定位置に分類用の文字が含まれている場合に、それらのファイルをその文字の範囲に従って自動的にまとめる方法です。例えば、スクリーンショットのファイル名の4文字目から6文字目がそれぞれLON、TYO、SYD、PAR、NYCなどである場合、ソフトウェアが自動的に対応する分類フォルダを作成または使用し、同類のファイルを整理してくれることを期待します。これにより、手動での一つ一つの選別、コピー、移動を避けられます。
以下、 HeSoft Doc Batch Tool の操作画面を用いて、オフィスソフトでファイル名の指定文字範囲によるファイル分類を実行する方法を説明します。この方法はtxtテキストファイルだけでなく、doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、pdf、画像など、統一された命名規則を持つファイルの整理作業にも適用できます。
適用シーン：どのようなファイルが、ファイル名の固定文字範囲による分類に適していますか
ファイル名の固定範囲の文字による分類は、ファイルの命名が統一された構造を持つシーンに適しています。簡単に言えば、同じ位置に同じ意味を持つ文字が含まれているファイル群であれば、この方法で迅速に整理できます。
例えば、ファイル名128LON75957.txtでは、先頭3桁の128は番号、4～6文字目のLONは都市や拠点を表し、後ろの75957は連番かもしれません。また、213TYO11946.txtでは、4～6文字目のTYOが別の分類を表します。この時、すべてのLONファイルをLONフォルダに、すべてのTYOファイルをTYOフォルダに、すべてのSYDファイルをSYDフォルダに入れようとすると、手動操作は非常に煩雑になりますが、一括処理は非常に適しています。
一般的な適用シーンは以下の通りです：
1. 都市コードによる分類：LON、NYC、PAR、SYD、TYOなど；
2. 部門番号による分類：HR、FIN、MKT、OPSなどの固定フィールド；
3. プロジェクトコードによる分類：ファイル名の5～8文字目がプロジェクト番号を表す場合；
4. 顧客略称による分類：契約書、請求書、見積書などのファイルに顧客コードが含まれる場合；
5. ドキュメントタイプによる分類：ファイル名の固定位置にDOC、IMG、PDFなどの識別子が含まれる場合；
6. バッチ番号による分類：同じバッチでエクスポートされたデータファイルをバッチごとにアーカイブする必要がある場合。
この整理方法の核心はファイル拡張子ではなく、ファイル名自体の規則性にあります。そのため、txtファイル以外にも、Word文書のdoc、docx、Excel表のxls、xlsx、PowerPointファイルのppt、pptx、PDFファイル、画像ファイルなど、ファイル名に固定範囲内の分類文字が存在する限り、すべて同じ考え方で一括分類することができます。
効果のプレビュー：処理前はファイルが同じディレクトリに混在、処理後は文字で自動分類
まず、処理前のファイル状態を見てみましょう。スクリーンショットでは、すべてのtxtファイルが同じフォルダにあり、ファイル名の途中にLON、TYO、SYD、PAR、NYCといった異なる3文字の英文字が含まれていることがわかります。赤いマークで強調されているのが、ファイル名の中の分類フィールド、すなわち今回の一括整理で抽出する文字範囲です。
ファイル数が十数個程度であれば手動操作もなんとか可能ですが、数百、数千ものファイルがある場合、ファイル名を確認し、分類を判断し、新しいフォルダを作成し、ファイルをドラッグする作業を繰り返す必要があり、時間の無駄になるだけでなく、ファイルを誤ったディレクトリに入れてしまう可能性も高まります。特に顧客資料、実験データ、物流伝票、プロジェクト文書を扱う場合、一度分類を間違えると、後の検索や納品に影響が出ます。
処理が完了すると、元々混在していたファイルが、ファイル名の指定文字に従って複数のフォルダに整理されます。スクリーンショットでは、LON、NYC、PAR、SYD、TYOといったフォルダが生成されており、ソフトウェアがファイル名の4～6文字目に基づいてグループ分けを完了したことがわかります。
この結果は非常に直感的です。分類文字がそのまま、対応する名前のフォルダにファイルが入ります。後で確認する際は、対応するフォルダを開くだけで同類のファイルを見つけることができ、大量のファイルの中から何度も検索する必要はありません。
操作手順： HeSoft Doc Batch Tool を使用して指定文字範囲でファイルを分類
以下、スクリーンショットの順序に従って完全な操作プロセスを説明します。本記事で使用するソフトウェアは HeSoft Doc Batch Tool で、オフィスシーン向けの一括処理ソフトウェアに属し、その核心的価値は、反復的なファイル整理、ファイル名変更、フォルダ処理などの作業をソフトウェアに任せることで、手動操作の時間を削減することにあります。
ステップ1：ファイル整理機能に入り、ファイルをファイル名で分類するを選択
HeSoft Doc Batch Tool を開いた後、左側の機能ナビゲーションでファイル整理関連の入り口を見つけます。スクリーンショットでは左側で「ファイル整理」が選択されており、右側の機能カードに「ファイルをファイル名で分類する」という項目が表示されています。マウスがこの機能を指しているのは、今回使用するのがまさにファイル名による一括分類ツールであることを示しています。
このステップの操作目的は、現在のタスクに適した機能モジュールに入ることです。ファイル名を変更するのではなく、拡張子で分類するのでもなく、ファイル名から特定の文字列を分類基準として抽出するため、「ファイルをファイル名で分類する」を選択する必要があります。
期待される結果は、ステップごとの処理画面に入り、ソフトウェアがファイル選択、処理オプション設定、保存場所設定、処理開始へと順にガイドしてくれることです。
ステップ2：分類が必要なファイルを追加し、処理対象レコードを確認
「ファイルをファイル名で分類する」画面に入ると、まずステップ1「処理が必要なレコードを選択」が表示されます。画面右上には「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」「クリア」「その他」などのボタンがあります。少数のファイルであれば「ファイルを追加」を使用できますが、ファイルが特定のディレクトリに集中している場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用する方が適しています。
スクリーンショットのテーブルには、インポートされたファイルレコードが表示されており、番号、名前、パス、拡張子、作成日時、更新日時などの情報が含まれています。例では合計20件のレコードがあり、ファイル拡張子はtxt、パスはDドライブのtestディレクトリ下にあります。このリストを通じて、正式な処理の前に、ファイルが完全にインポートされているか、処理不要なファイルが含まれていないかを確認できます。
このステップの操作目的は、一括分類が必要なファイルをソフトウェアに渡し、リスト上で照合を完了することです。期待される結果は、すべての対象ファイルがレコードテーブルに表示され、ファイル名とパスが正しく表示されることです。もし誤ってインポートされたファイルがあれば、リストの削除操作で取り除くことができます。インポート数が正しくない場合は、再追加するか、クリアしてから再度インポートします。
一括処理のシーンでは、インポート前の確認が非常に重要です。後続の処理でソフトウェアが設定に従って自動的にファイルを整理するため、事前にファイルリストを確認することで誤操作のリスクを低減できます。
ステップ3：カスタム位置範囲内の文字による分類を選択
ファイルリストを確認したら、下部の「次へ」をクリックし、ステップ2「処理オプションを設定」に進みます。スクリーンショットには複数の分類方式オプションが表示されています。最初の文字で分類、最初の数字で分類、最初の英文字で分類、最初の中国語漢字で分類、最初の英文字または中国語漢字で分類、最初の数文字で分類、最後の数文字で分類、カスタム位置範囲内の文字で分類、カスタム正規表現で分類などがあります。
本例のファイル名構造は、先頭3桁の数字 + 3文字の都市コード + 連番です（例：128LON75957.txt）。そのため、分類フィールドはファイル名の先頭にも末尾にもなく、固定された4～6文字目にあります。この場合、「カスタム位置範囲内の文字で分類」を選択する必要があります。
「範囲」入力ボックスには、スクリーンショットの例では4:6と入力されており、ファイル名の4文字目から6文字目までを分類名として抽出することを意味します。128LON75957.txtを例にとると、1～3文字目は128、4～6文字目はLONなので、LON分類に振り分けられます。213TYO11946.txtを例にとると、4～6文字目はTYOなので、TYO分類に振り分けられます。
このステップの操作目的は、ファイル名のどの位置から分類基準を抽出するかをソフトウェアに指示することです。期待される結果は、ソフトウェアが4:6という範囲に従って異なる分類文字を識別し、処理後に対応するフォルダを形成することです。
ステップ4：必要に応じて文字の大文字・小文字を処理
同じ設定画面の下部には、「英字の大文字小文字変換」エリアがあり、「デフォルト」「大文字に変換」「小文字に変換」などのオプションがあります。スクリーンショットでは「デフォルト」が選択されています。
元のファイル名の分類文字の大文字・小文字が一貫している場合（例：すべてLON、NYC、PAR）、デフォルトのままで問題ありません。ファイル名の出所が統一されておらず、lon、Lon、LONが混在している場合は、必要に応じて大文字または小文字に統一することで、同じカテゴリが複数のフォルダに分割されるのを防ぐことができます。注意すべき点は、変換を行うかどうかは社内の命名規則に従って決定すべきであり、本記事の例ではデフォルトのまま、最終的なフォルダ名はLON、NYC、PAR、SYD、TYOとなります。
このステップの操作目的は、分類名の一貫性を確保することです。期待される結果は、同じ意味の分類文字が大文字・小文字の違いによって異なるフォルダに分散されないことです。
ステップ5：保存場所を設定して処理を開始
処理オプションの設定が完了したら、引き続き「次へ」をクリックします。画面のフローには、後続に「保存場所を設定」と「処理を開始」という2つのステップがあることが表示されています。ウィザードに従って分類後のファイルの保存場所を設定し、さらに処理開始ステップに進みます。
ここでは、実際の作業習慣に基づいて明確な場所を選択することをお勧めします。例えば、結果出力専用の新しいディレクトリを作成し、元のファイルと混在しないようにします。重要なファイルについては、正式な一括処理の前に元のファイルのバックアップを保持することを推奨します。特に契約書、財務資料、プロジェクトアーカイブファイルを扱う場合は、より慎重になるべきです。
処理が完了したら、保存場所を開くと、ファイル名の指定文字範囲に従って生成された分類フォルダを確認できます。処理後のスクリーンショットと一致しており、本例では最終的にLON、NYC、PAR、SYD、TYOなどのフォルダが形成され、ファイルが自動的に対応するディレクトリに整理されました。
主要設定の説明：なぜ範囲に4:6を入力するのか
多くのユーザーが初めて指定文字範囲による分類を使用する際、最も疑問に感じやすいのは、範囲をどのように入力すべきかということです。判断方法は実は非常に簡単です。ファイル名の左側から数え始め、分類フィールドの開始位置と終了位置を見つけます。
128LON75957.txtを例にとると、拡張子txtを考慮せず、ベースファイル名128LON75957だけを見ます：
1文字目は1、2文字目は2、3文字目は8、4文字目はL、5文字目はO、6文字目はNです。LONはちょうど4～6文字目に位置するため、範囲は4:6と入力します。
次に230SYD60610.txtを見ると、ベースファイル名は230SYD60610で、4～6文字目はSYDであるため、SYDフォルダに振り分けられます。378PAR56483.txtの4～6文字目はPARであるため、PARフォルダに振り分けられます。
この一連のファイルの命名規則が一貫していれば、ソフトウェアは安定して同じ位置の文字を抽出して分類を完了できます。ファイル名の長さが異なっていても分類フィールドの位置が固定されていれば、この方法を使用できます。もし分類フィールドの位置が固定されていない場合は、先頭文字や末尾文字による分類、または正規表現による分類など、他の分類方式を検討する必要があります。
よくある質問と注意事項
1. ファイル名の拡張子は4:6の範囲に影響しますか
スクリーンショットの例から見ると、範囲設定はファイル名の中の文字位置に使用されます。実際の操作では、ソフトウェア画面でのファイル名表示とルール説明に準拠する必要があります。通常、最初に少数のファイルでテストを行い、抽出結果が期待に沿うことを確認してから、全ファイルを一括処理することを推奨します。
2. 異なる拡張子のファイルを一緒に分類できますか
ファイル名の構造が一貫していれば、通常、異なる種類のオフィスファイル（例：doc、docx、xls、xlsx、pdf、txtなど）を同じバッチで整理することができます。ただし、実際の作業では、確認を容易にするために、プロジェクトやファイルタイプごとに分けてインポート処理することも可能です。
3. ルールに合わないファイル名がある場合はどうしますか
特定のファイル名に十分な長さがなかったり、4～6文字目が期待される分類文字でない場合、処理結果が期待通りにならない可能性があります。そのため、ファイルをインポートした後、リスト内の名前をまず確認し、必要に応じて異常ファイルを事前に除外するか、ファイル命名を先に規範化する必要があります。
4. 分類前にバックアップは必要ですか
バックアップを推奨します。一括処理は効率を大幅に向上させることができますが、一旦ルール設定を誤ると、整理結果が理想的でなくなる可能性があります。重要な資料については、テスト用のディレクトリをコピーして作成し、ルールに誤りがないことを確認してから正式なファイルを処理してください。
5. フォルダ名は自動的に分類文字から来ますか
処理後の効果から見て取れるように、最終的に生成または提示されるフォルダ名はLON、NYC、PAR、SYD、TYOであり、ファイル名から抽出された分類文字と一致しています。したがって、本例の分類結果は、直感的にファイル名の4～6文字目に対応しています。
まとめ：一括分類でファイル移動の繰り返し時間を削減
ファイル名に固定位置の分類情報が含まれている場合、手動での整理は最も効率的な方法ではありません。 HeSoft Doc Batch Tool の「ファイルをファイル名で分類する」機能を使用することで、繰り返しの選別、フォルダ作成、ファイル移動のプロセスをソフトウェアに任せることができます。本記事の例では、ファイルをインポートし、「カスタム位置範囲内の文字で分類」を選択し、範囲を4:6に設定し、ウィザードに従って保存場所を設定して処理を開始するだけで、txtファイルをLON、NYC、PAR、SYD、TYOなどの文字で迅速に分類できました。
もしあなたが、命名規則が類似した多数のテキスト、Word、Excel、PDF、その他のオフィスファイルを処理しているなら、まずいくつかのファイルを抽出して分類文字の位置を確認し、それから一括分類機能を使用して整理を完了することをお勧めします。これにより、繰り返し作業を減らせるだけでなく、ファイルアーカイブをより明確かつ安定させることができ、後続の検索や納品もより効率的になります。