ファイル名が番号と都市コードで構成されている場合、例えば 10102271LON.txt、10103956PAR.txt のように、すべてのファイルが1つのディレクトリに混在していると、後で検索や納品をする際に非常に手間がかかります。この記事では、 HeSoft Doc Batch Tool を使用して、ファイル名の番号の後にある都市コードに基づき、LON、PAR、NYC、SYD、TYO などのフォルダを自動的に作成し、該当するファイルを一括で整理する方法を解説します。
多くの業務システムからエクスポートされるファイルは、「番号 + 分類コード」という命名規則が採用されています。番号はファイルの一意性を保証するために使用され、後ろのコードは都市、地域、店舗、部門、またはプロジェクトを識別するために使用されます。例えば、10102271LON.txt、10103956PAR.txt、10166063SYD.txt といったファイルでは、前半部分が番号であり、最後の 3 文字こそが実際に分類に使用される情報です。
問題は、ファイルシステムがこれらのコードを自動的に理解しないことです。すべてのファイルが同じディレクトリにある場合、ユーザーは依然として手動で LON、PAR、NYC、SYD、TYO ごとに分類する必要があります。この記事では、 HeSoft Doc Batch Tool のようなオフィスソフトを使用して、ファイル名の番号の後ろにある都市コードを識別し、対応するフォルダを一括作成して、ファイルを自動的に整理する方法を紹介します。この方法は、大量の txt テキストに適用できるほか、doc、docx、xls、xlsx、pdf などの一般的なオフィスファイルの一括整理にも適しています。
適用シーン：番号の後に都市コードや分類コードが付いたファイル
ファイル名構造が比較的統一されている場合、末尾の文字による分類が最も適しています。例えば、「注文番号 + 都市コード」「顧客番号 + 地域コード」「機器番号 + 拠点コード」「契約番号 + プロジェクトコード」などです。ユーザーが本当に関心のある分類情報はファイルの先頭ではなく、ファイル名の末尾の固定位置にあります。
この記事のスクリーンショットを例にとると、ファイル名の LON、PAR、NYC、SYD、TYO はいずれも 3 文字で、拡張子の前に位置しています。このようなファイルを手作業で整理する場合、まず LON フォルダを作成し、次にすべての LON ファイルを検索して移動し、その後 PAR、NYC、SYD、TYO についても同様の作業を繰り返す必要があります。カテゴリが多ければ多いほど、ファイルが多ければ多いほど、繰り返し作業の負担は顕著になります。
一括処理ツールを使用することで、「末尾 3 文字を読み取り、その文字に基づいて分類する」というルールを設定できます。ソフトウェアが自動的に識別、フォルダ作成、整理のアクションを完了します。ダウンロードファイル、システムエクスポートファイル、サプライヤー納品ファイルを定期的に整理する必要がある担当者にとって、この方法はファイル整理をより標準化し、再利用しやすくします。
効果プレビュー：処理前はすべての都市コードファイルが混在
処理前のディレクトリでは、すべての txt ファイルが一緒に並んでいます。ファイル名には既に都市コードが含まれていますが、フォルダ構造上はファイルが区別されていません。
スクリーンショットの赤いマークの位置は、ファイル名末尾の 3 桁のコードを示しています。例えば、1 行目のファイル 10102271LON.txt の分類基準は LON であり、2 行目の 10103956PAR.txt の分類基準は PAR です。これらのコードの長さが一致していれば、ソフトウェアに固定数だけ末尾から抽出させることができます。
効果プレビュー：処理後は都市コードフォルダが自動生成
処理が完了すると、元々混在していたファイルが複数のフォルダに整理されます。対象ディレクトリに LON、NYC、PAR、SYD、TYO などのフォルダが表示され、これらのフォルダ名はファイル名末尾の都市コードと正確に対応していることがわかります。
この構造は、オフィスでのファイリングにより適しています。後日、ある都市の資料を集計したり、特定の種類のファイルを圧縮して同僚に送信したり、あるいは特定の種類のデータのみをバックアップしたりする場合、大量のファイルから選別することなく、直接対応するフォルダに入って操作できます。
操作手順：ファイルのインポートから都市コードによる自動整理まで
手順 1：ファイル整理モジュールを開く
HeSoft Doc Batch Tool に入った後、左側のナビゲーションバーには複数のツールカテゴリが表示されます。今回のタスクはファイルの場所を整理することであり、ドキュメントの内容を編集することではないため、ファイル整理 を選択します。
ファイル整理ページで、ファイルをファイル名で分類 を選択します。この機能は、ファイルをファイル名のルールに従って一括で分類するためのもので、「番号の後に都市コードが付く」という整理ニーズにまさに適しています。選択後、操作ウィザードが表示されるので、以降はフローに従って完了させます。
この手順の期待される結果は、正しい処理タスクページに入ることです。誤って「ファイルを拡張子で分類」を選択した場合、ソフトウェアは txt、docx、pdf といった形式で分類し、LON、PAR、NYC で分類することはありません。そのため、必ずファイル名での分類が選択されていることを確認してください。
手順 2：整理が必要なファイルを一括インポート
処理ページの最初のステップ「処理するレコードを選択」では、ファイルを追加 または フォルダからファイルをインポート をクリックできます。これらのファイルがすべて同じディレクトリ（例えばスクリーンショットの D:\test）にある場合、「フォルダからファイルをインポート」を使用する方が便利です。
インポートが完了すると、ファイル情報がリストに表示されます。リストには、名前、パス、拡張子、作成日時、更新日時などの列が含まれます。ここでは、以下の 3 点を重点的に確認することをお勧めします。1 つ目は、レコード数が期待どおりかどうか。2 つ目は、パスが正しいフォルダかどうか。3 つ目は、ファイル名の末尾に分類が必要な都市コードが付いているかどうか。
スクリーンショットではレコード数が 20 であり、処理待ちのファイルが正常に追加されたことを示しています。名列では、LON、PAR、SYD、NYC、TYO などの異なる末尾を確認できます。問題がなければ、下部の 次へ をクリックして、処理オプション設定に進みます。
手順 3：末尾 3 文字で分類
「処理オプションを設定」に入ると、複数の分類方法が表示されます。都市コードはファイル名の末尾にあるため、末尾の数文字で分類 を選択します。
「文字数」入力ボックスに 3 を入力します。この 3 は都市コードの長さに対応します。LON、PAR、NYC、SYD、TYO はいずれも 3 文字のアルファベットです。ソフトウェアはこの数値に基づき、ファイル名の本体末尾から文字を抽出し、抽出結果を分類フォルダ名として使用します。
例えば、10166063SYD.txt は SYD クラスとして認識され、10202656TYO.txt は TYO クラスとして、10359600PAR.txt は PAR クラスとして認識されます。ルールが一貫していれば、各ファイルがどのフォルダに入るべきかを個別に指定する必要はありません。
ページ下部には「英字の大文字/小文字変換」オプションもあります。サンプルでは「デフォルト」のまま、つまり元のファイル名末尾のアルファベットの大文字/小文字を変更しません。実際のファイルに lon、Lon、LON が混在しており、それらをすべて LON フォルダにまとめたい場合は、インターフェースが提供する大文字/小文字変換オプションを組み合わせて統一できます。ファイルの命名自体が既に標準化されている場合は、デフォルトのままで問題ありません。
手順 4：出力場所を選択して実行開始
分類ルールの設定が完了したら、続けて 次へ をクリックします。上部のフローによると、次は 保存場所を設定 です。結果は新しいターゲットディレクトリ（例えば「都市コード分類結果」のようなフォルダ）に保存し、元のファイルと区別しやすくすることをお勧めします。
保存場所を確認したら、処理を開始 段階に入ります。ソフトウェアは自動的にファイル名末尾の 3 文字に基づいてフォルダを作成し、対応するファイルをその中に整理します。完了すると、LON、PAR、NYC、SYD、TYO といった都市コードで命名されたフォルダ構造を見ることができます。
この手順で完了するのは、最終的な整理アクションです。ユーザーにとっては、事前にすべての都市フォルダを手動で作成する必要も、カテゴリごとにファイルを検索する必要もありません。ソフトウェアがルールに従って一括実行するため、同種のファイルを繰り返し処理する必要があるオフィスワークフローに特に適しています。
よくある質問と注意事項
1. 都市コードが 3 桁でない場合はどうすればよいですか？
お使いの都市コードや分類コードが 3 桁でない場合は、「文字数」に実際の長さを入力するだけです。例えば、末尾が BJ、SH、GZ のような 2 桁コードであれば 2 を入力し、AREA、SALE のような 4 桁コードであれば 4 を入力します。文字数は、切り出す必要のあるコードの長さと一致している必要があります。
2. ファイル名の前の番号の長さが異なると影響がありますか？
通常はありません。この方法は末尾から前方に向かって文字を切り出すため、前の番号の長さは異なっていても構いません。分類コードがファイル名の末尾で安定しており、長さが一致していれば、末尾文字での分類が可能です。
3. ファイル拡張子が異なる場合、一緒に処理できますか？
実際のニーズに応じて一緒に処理できます。ファイル名による分類が注目するのは、名前の中の分類文字であり、拡張子ではありません。例えば、10102271LON.docx、10102272LON.pdf、10102273LON.xlsx は、末尾コードがすべて LON であれば、LON フォルダにまとめることができます。ただし、処理前には命名規則が一貫していることを確認し、無関係なファイルが混入しないようにすることをお勧めします。
4. 処理後のフォルダ名は末尾の文字そのものですか？
サンプル結果から見ると、処理後のフォルダ名はファイル名の末尾から切り出された文字（例：LON、NYC、PAR、SYD、TYO）です。したがって、文字数を設定する際は、切り出し結果が希望する分類名そのものであることを確認してください。
5. 初めて使用する場合、どのようにリスクを低減しますか？
まず少数のサンプルファイルをコピーしてテストし、LON ファイルが確実に LON フォルダに、PAR ファイルが確実に PAR フォルダに入ることを確認してから、完全なディレクトリに対して一括処理を実行することをお勧めします。また、出力場所は新しいディレクトリを選択し、照合やロールバックを容易にできるようにするのが良いでしょう。
まとめ：番号ファイルを末尾コードに基づいて明確なディレクトリに自動整理
番号に都市コードが付加されたファイルはよく見られますが、ツールの補助がなければ、整理作業は非常に反復的になります。 HeSoft Doc Batch Tool の「ファイルをファイル名で分類」機能を使用することで、ファイル名の末尾数文字に基づいて直接フォルダを作成し、ファイルを自動的に整理できます。この記事の例では、文字数に 3 を入力した後、ファイルが LON、NYC、PAR、SYD、TYO などのフォルダに整理され、ディレクトリ構造が一目でわかるようになりました。
お手元にも、番号で命名され、末尾に分類コードが付いたファイルが大量にある場合は、この記事の手順に従って操作できます。ファイル整理に入り、ファイル名で分類を選択し、ファイルをインポートし、「末尾の数文字で分類」を設定し、コードの長さを入力し、保存場所を設定して処理を開始します。これにより、本来であれば大量の手作業による選別が必要だった作業をオフィスソフトに任せることができ、ミスを減らし、ファイル整理の効率を向上させることができます。