ファイル名の固定位置に都市コード、地域略称、プロジェクト識別子が含まれている場合、この規則を利用して自動振り分けを実現できます。本記事では、4～6文字目が都市コードであるtxtファイルを例に、 HeSoft Doc Batch Tool で「ファイルをファイル名で分類」を選択し、ファイルをインポート後、「カスタム位置範囲内の文字で分類」を設定し、範囲4:6を入力することで、最終的にLON、NYC、PAR、SYD、TYOなどの分類フォルダを生成する方法を紹介します。
多くの業務システムからエクスポートされるファイルには、固定の命名規則が存在します。例えば、先頭数桁はシーケンス番号、中間数桁は都市コードや地域コード、末尾は注文番号、顧客番号、または日時ベースの番号といった具合です。このような命名方法はシステムによる識別には便利ですが、人手による整理には必ずしも適していません。例えば、LON、NYC、PAR、SYD、TYOといった都市コードが同じファイルをそれぞれまとめる必要がある場合、ファイル名を逐一確認して移動するとなると、作業量は急速に増大します。
本記事では、「多数のファイルを、ファイル名に含まれる固定範囲内の文字に基づいて分類し、まとめる」というニーズに対し、 HeSoft Doc Batch Tool を使用して自動アーカイブを完了する方法を紹介します。サンプルファイルはtxt形式ですが、この方法はWordのdocやdocx、Excelのxlsやxlsx、PDF資料、画像ファイルなど、一般的なオフィスファイルにも同様に適しています。ファイル名の中で分類に使用する文字の位置が固定されていれば、同じ考え方で処理できます。
利用シーン：ファイル名の固定位置に都市、地域、またはプロジェクトコードが含まれる場合
この分類方法は、「ファイル名に規則性はあるが、ファイル数が多い」場合に最適です。例えば、「128LON75957.txt」というファイル名では、LONが都市や地域を表します。「200LON66460.txt」も同様にLONに属し、「213TYO11946.txt」はTYOに、「230SYD60610.txt」はSYDに属します。これらのコードがすべてファイル名の4文字目から6文字目に位置する場合、固定範囲を設定して、ソフトウェアにこの3文字を自動抽出させることができます。
都市コード以外にも、契約ファイル名に部門コードが含まれる場合、レポートファイル名に店舗番号が含まれる場合、PDFスキャンファイルに顧客略称が含まれる場合、docx文書にプロジェクトコードが含まれる場合、xlsx表にビジネスライン略称が含まれる場合など、類似のシーンが考えられます。手動で分類する場合、ユーザーは継続的にファイル名を識別する必要がありますが、一括処理ソフトウェアを使用すれば、一度ルールを設定するだけで、大量のファイル整理を完了できます。
ここでのポイントはファイルの種類ではなく、ファイル名の規則です。たとえ一つのフォルダ内にtxt、docx、pdfなどのファイルが混在していても、それらの分類用文字がすべて同じ範囲内にあれば、この方法で分類できます。もちろん、正式に処理する前には、ファイル名が統一されているか確認し、規則に合わないファイルが混入していないか検査することをお勧めします。
効果のプレビュー：処理前のファイル命名の特徴
処理前は、複数のtxtファイルが同じディレクトリに集中しています。スクリーンショットから確認できるように、ファイル名の前半部分には3桁の数字があり、その直後にLON、TYO、SYD、PARなどの3文字の英字コードが続きます。赤いハイライトはこれらのコード位置を強調しており、これらの文字が分類の基準であることを示しています。
命名構造を見ると、サンプルファイルの分類用文字は非常に安定しており、1～3文字目は数字、4～6文字目は英字コード、それ以降は他の番号です。そのため、各ファイルの帰属を人が判断したり、ファイルを開いて内容を確認したりする必要はなく、ファイル名の4～6文字目を抽出するだけで分類が完了します。
効果のプレビュー：処理後のディレクトリ構造
処理後、指定した場所にはLON、NYC、PAR、SYD、TYOという名前の複数のフォルダが生成されます。各フォルダは、ファイル名から抽出されたコードに対応しています。例えば、4～6文字目がNYCのファイルはすべてNYCフォルダに、4～6文字目がPARのファイルはすべてPARフォルダに入ります。
このように整理された結果は、後続の業務フローで直接利用できます。例えば、異なる都市のファイルをそれぞれの担当者に配布したり、プロジェクトコードごとに圧縮・パッケージ化したり、アーカイブシステムでフォルダごとに一括アップロードしたりすることが可能です。手動での整理と比較して、ディレクトリ構造はより明確で、確認も容易です。
操作手順：ファイル名の固定範囲に基づく一括分類
第一歩：ファイル整理から「ファイル名で分類」機能を選択
HeSoft Doc Batch Tool を開いたら、左側のメニューから「ファイル整理」に進みます。機能エリアから「ファイルをファイル名で分類」を選択します。スクリーンショットから分かるように、このソフトウェアはドキュメント一括処理ツールとして位置づけられており、左側にはWordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツール、テキストツール、画像ツールなどのモジュールも含まれており、様々なオフィスファイルの処理に適しています。
今回使用するのはファイル整理における分類機能で、目的はファイル名に基づいて分類ディレクトリを作成することです。この機能を選択すると、具体的なタスクページに移動します。
第二歩：処理するファイルを取り込む
タスクページでは、最初に「処理するレコードを選択」を行います。画面上部には「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」などの操作入り口があります。既に一つのディレクトリに多数のファイルが配置されている場合は、フォルダからのインポートが推奨されます。一部のファイルのみを処理する場合は、個別に追加することも可能です。
インポート後、ファイルはテーブルに表示されます。テーブルには、名前、パス、拡張子、作成日時、更新日時などのフィールドが含まれ、ユーザーによる確認に便利です。スクリーンショットには、128LON75957.txt、200LON66460.txt、213TYO11946.txt、230SYD60610.txtなどのファイルがリストされており、拡張子はすべてtxt、レコード数は20件です。ファイルに漏れや誤選択がないことを確認したら、「次へ」をクリックします。
第三歩：分類方法を「カスタム位置範囲」に設定
「処理オプションの設定」に進んだら、「分類方法」で「カスタム位置範囲内の文字で分類」を選択します。このオプションは、都市コードがファイル名の先頭ではなく、中間の固定位置に現れる本例に非常に適しています。
「先頭の1文字で分類」を選択すると、ソフトウェアは最初の数字に基づいて分類してしまい、これは明らかに本例の要件を満たしません。「先頭の数文字で分類」を選択した場合も、前方の数字による番号が取得され、都市コードは得られません。そのため、分類用文字が中間にある場合は、カスタム位置範囲を優先して使用すべきです。
第四歩：範囲「4:6」を入力し、4～6文字目を抽出
「範囲」入力ボックスに「4:6」と記入します。この設定はソフトウェアに、ファイル名から4文字目から6文字目までの文字を分類名として抽出するよう指示します。「128LON75957.txt」を例にとると、抽出結果はLON、「254SYD54598.txt」の場合はSYD、「662PAR30266.txt」の場合はPARとなります。
範囲の入力ミスを避けるために、事前に一つのファイル名で手動検証を行うことができます。「128LON75957」を文字位置で分解すると、1文字目は1、2文字目は2、3文字目は8、4文字目はL、5文字目はO、6文字目はNです。これにより、範囲は4:6と記述すべきことが分かります。他のファイルの命名規則が一致していれば、ソフトウェアは全ファイルに同一ルールを適用できます。
第五歩：英字の大文字・小文字の処理方法を確認
「英字の大文字小文字変換」エリアでは、サンプルでは「デフォルト」を選択しています。これは、ソフトウェアがファイル名に含まれる元の文字のまま分類名を生成することを意味します。スクリーンショットのコードはすべて大文字のため、デフォルト設定でLON、NYC、PAR、SYD、TYOといったフォルダが得られます。
実際のファイルが異なるシステムに由来する場合、大文字と小文字が統一されていない可能性があります。例えば、同じ都市でも「nyc」「NYC」「Nyc」が混在することがあります。その場合は、実際の管理要件に応じて、すべて大文字または小文字に統一するよう選択することで、意味は同じでも名前が異なる複数のフォルダが生成されるのを回避できます。
第六歩：保存場所を設定して処理を実行
処理オプションの完了後、引き続き「次へ」をクリックし、「保存場所の設定」に進みます。保存場所の選択は、処理後に生成されるフォルダの格納先に影響します。特に初めてルールを使用する際は、確認しやすいテスト用ディレクトリに出力するほうが安全なため、見つけやすく、チェックしやすい出力先を選択することをお勧めします。
その後、「処理を開始」に進みます。ソフトウェアは設定に従ってファイル名を一つずつ読み取り、4～6文字目を抽出し、抽出結果に基づいてファイルを対応するフォルダに格納します。処理が完了すると、都市コードごとに生成された分類フォルダが確認できます。
よくある質問と操作のアドバイス
1. なぜ事前にファイルリストを確認する必要があるのですか？
一括処理の効率は高いですが、前提として入力ファイルが正しいことが重要です。命名規則の異なるファイルを誤ってインポートした場合、ソフトウェアは同じ範囲で文字を抽出し、異常な分類を生成する可能性があります。そのため、インポート後にリストを確認することは、処理結果を正確にするための重要なステップです。
2. ファイル名に中国語が含まれていても分類できますか？
可能です。カスタム位置範囲による分類は、英字に限定されるものではありません。中国語の文字、数字、英字が固定位置にある限り、分類の基準として使用できます。ただし、中国語と英語が混在した命名の場合、文字位置の一貫性に一層注意する必要があります。
3. 処理前に元ファイルをバックアップする必要はありますか？
ファイルが非常に重要な場合は、元のディレクトリのコピーを保持するか、出力先を新しいフォルダに設定することをお勧めします。そうすることで、万が一ルール設定を誤っても、再調整後に処理をやり直すことができ、元データへの影響を避けられます。
4. どのようなオフィスファイルの処理に適していますか？
本記事のtxtファイル以外にも、同様の方法はWord文書（doc、docx）、Excel表（xls、xlsx）、PDFファイル、PPTプレゼンテーション、画像資料にも適用可能です。重要なのは、ファイル名に安定した分類フィールドが存在するかどうかです。
まとめ：命名規則を活用したファイル整理効率の向上
ファイル名の固定位置に都市コード、地域コード、またはプロジェクト識別子が含まれている場合、もはや手作業で一つ一つドラッグして分類する必要はありません。 HeSoft Doc Batch Tool を使用することで、ファイル整理モジュールから「ファイルをファイル名で分類」を選択し、ファイルを取り込んだ後、「カスタム位置範囲内の文字で分類」を設定し、範囲「4:6」を入力し、最後に保存場所を設定して処理を開始できます。
この方法は、ファイル名の識別、フォルダ作成、ファイル移動といった繰り返しの手順を、一度のルール設定に変換します。大量のtxt、docx、pdf、xlsxファイルを日常的に処理するオフィスワーカーにとって、時間を効果的に節約し、ミスの発生率を下げ、アーカイブディレクトリをより標準化されたものにします。正式に処理する前に、ファイル名の規則を確認し、手順に従って一括分類を実行することをお勧めします。