본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 대량의 파일을 파일명의 첫 번째 한자에 따라 자동으로 해당 폴더에 분류하는 방법을 소개합니다. PDF, Word의 docx 또는 doc, Excel 스프레드시트, CSV, Markdown, 압축 파일 등 파일 형식에 관계없이 파일명이 한자로 시작하기만 하면 첫 번째 한자를 기준으로 분류 결과를 생성할 수 있어, 수동으로 새 폴더를 만들고 파일을 드래그 앤 드롭하며 정리 상태를 확인하는 반복적인 작업을 줄일 수 있습니다.
일상적인 사무 작업에서 우리는 종종 파일 이름이 이름, 고객명, 프로젝트명 또는 지역명으로 시작하는 경우를 접하게 됩니다. 예를 들어 스크린샷의 파일에는 陈杰.zip, 陈静.pdf, 李娜.pdf, 李洋洋.docx, 王芳.docx, 王昊.pdf, 杨磊.pdf, 张伟.md, 赵敏.csv, 赵婷.csv 등이 포함되어 있습니다. 수동으로 정리하려면 각 파일 이름의 첫 번째 한자를 먼저 확인한 다음, 陈, 李, 王, 杨, 张, 赵 폴더를 각각 생성하고 마지막으로 하나씩 끌어서 넣어야 합니다. 파일 수가 적을 때는 그럭저럭 처리할 수 있지만, 수백 개의 PDF, Word, Excel, CSV, zip 파일이 되면 수동 분류는 속도가 느릴 뿐만 아니라 파일을 잘못된 위치에 넣기 쉽습니다.
이 문서가 해결하고자 하는 문제는 바로 이것입니다: 사무용 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 의 파일 정리 기능을 사용하여, 많은 파일을 파일명의 첫 번째 한자에 따라 한꺼번에 분류하여 모아 놓는 것입니다. 처리가 완료되면 같은 첫 글자를 가진 파일이 자동으로 동일한 이름의 폴더에 들어갑니다. 예를 들어 陈으로 시작하는 모든 파일은 陈 폴더에, 李로 시작하는 모든 파일은 李 폴더에 넣습니다. 이 모든 과정은 계약서, 신청 자료, 직원 기록, 고객 파일, 학생 과제, 인보이스 첨부 파일, 프로젝트 자료 등과 같은 대량 파일 정리 시나리오에 적합합니다.
적용 시나리오: 첫 번째 한자로 분류하기에 적합한 파일
파일 이름의 첫 번째 한자로 분류하는 것은 파일 이름에 명확한 규칙이 있는 사무 자료에 적합합니다. 가장 흔한 것은 파일 이름이 이름으로 시작하는 경우입니다 (예: 陈杰.zip, 陈静.pdf, 李娜.pdf, 李洋洋.docx, 王芳.docx, 王昊.pdf 등). 첫 번째 한자로 분류하면 성씨별로 빠르게 보관할 수 있어 후속 검색, 배포 및 재확인이 용이합니다.
두 번째 유형은 고객사, 공급업체 또는 프로젝트 이름으로 시작하는 파일입니다. 예를 들어 北京客户报价单.xlsx, 上海客户合同.pdf, 广州项目验收.docx 등이 있습니다. 먼저 첫 번째 한자로 대략적인 분류만 필요하다면, 동일한 방법으로 자동으로 北, 上, 广 등의 폴더를 생성하여 파일을 큰 범위로 우선 모은 다음, 더 세밀하게 정리할 수 있습니다.
세 번째 유형은 혼합 형식의 파일입니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 처리할 파일은 특정 형식에 국한되지 않고 zip, pdf, docx, md, csv 등 다양한 확장자를 동시에 포함합니다. 즉, 이 정리 방식은 확장자가 아닌 파일 이름의 내용에 따라 분류하는 것입니다. Word 문서의 docx, doc, PDF 파일, Excel 스프레드시트의 xlsx, xls, CSV 데이터 파일, 압축 파일 zip 등을 모두 동일한 일괄 처리 프로세스에 통합할 수 있습니다.
결과 미리보기: 처리 전에는 파일이 뒤섞여 있으나, 처리 후에는 첫 글자별로 그룹 지어 보관됨
처리 전: 다양한 형식의 파일이 같은 디렉터리에 집중됨
처리 전 파일 목록에서는 다양한 유형의 파일이 같은 폴더 안에 뒤섞여 있습니다. 파일 이름은 모두 한자 이름으로 시작하지만 확장자가 zip, pdf, docx, md, csv 등으로 다릅니다. 이때 수동으로 정리하려면 각 파일 이름 시작 부분의 한자를 먼저 식별한 다음, 어떤 폴더에 넣을지 판단해야 합니다.
예시에서 볼 수 있듯이, 陈杰.zip과 陈静.pdf는 陈 폴더에, 李娜.pdf와 李洋洋.docx는 李 폴더에, 王芳.docx와 王昊.pdf는 王 폴더에, 杨磊.pdf는 杨 폴더에, 张伟.md는 张 폴더에, 赵敏.csv와 赵婷.csv는 赵 폴더에 들어가야 합니다. 하나씩 처리한다면 최소한 새 폴더 만들기, 파일 선택, 파일 이동, 누락 여부 확인 등 여러 동작을 거쳐야 합니다.
처리 후: 첫 글자로 이름이 지정된 폴더가 자동으로 생성됨
처리가 완료되면 파일이 파일 이름의 첫 번째 한자에 따라 분류되어 陈, 李, 王, 杨, 张, 赵 등의 폴더가 생성된 것을 볼 수 있습니다. 각 폴더 이름은 파일 이름의 첫 글자에 해당하며, 이후 해당 폴더를 열기만 하면 같은 첫 글자를 가진 관련 파일을 확인할 수 있습니다.
이러한 결과는 성씨, 첫 글자, 첫 번째 한자 문자로 초벌 보관해야 하는 자료 정리 작업에 매우 적합합니다. 수동으로 끌어다 놓는 것에 비해 일괄 처리는 반복 작업을 현저히 줄이고 잘못 놓거나 빠뜨릴 확률을 낮춥니다.
조작 단계: HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 첫 번째 한자로 분류
1단계: 파일 정리로 이동하여 파일 이름별 분류 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 연 후, 왼쪽 기능 탐색에서 파일 정리를 선택합니다. 인터페이스에서 파일 보관과 관련된 여러 도구 카드를 볼 수 있으며, 첫 번째 도구는 파일을 파일명으로 분류하는 것입니다. 이 문서의 목표에 따라 이 기능을 선택해야 합니다.
이 단계의 조작 목적은 파일 이름 규칙에 따라 파일을 일괄 정리하는 흐름으로 진입하는 것입니다. 스크린샷에서 이 소프트웨어는 문서 일괄 처리 도구로 위치하며, 왼쪽에는 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구, 비디오 도구, 오디오 도구 등의 분류도 포함되어 있습니다. 하지만 이번에 처리할 것은 파일 자체의 보관 위치이므로 파일 정리 아래의 파일을 파일명으로 분류를 사용해야 합니다.
해당 기능에 진입하면, 소프트웨어는 단계 마법사를 통해 사용자에게 기록 선택, 처리 옵션, 저장 위치 및 처리 시작을 안내합니다. 대량 파일 정리에 익숙하지 않은 사람들에게 이 프로세스는 수동으로 스크립트를 작성하는 것보다 더 직관적이며 사무 환경에 더 적합합니다.
2단계: 파일 추가 또는 폴더에서 처리할 파일 가져오기
파일을 파일명으로 분류 기능에 진입한 후 첫 단계는 처리할 기록을 선택하는 것입니다. 인터페이스 오른쪽 상단에는 파일 추가, 폴더에서 파일 가져오기, 지우기, 더보기 등의 작업 진입점이 제공됩니다. 실제 상황에 따라 지정된 파일을 직접 추가하거나 특정 폴더에서 일괄 가져올 수 있습니다.
가져오기가 완료되면 소프트웨어는 표에 처리할 파일을 나열합니다. 표 필드에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정 날짜, 작업 등의 정보가 포함됩니다. 이 정보를 통해 파일이 모두 추가되었는지, 처리할 필요가 없는 파일이 있는지 먼저 확인할 수 있습니다. 스크린샷 하단에 기록 수가 10으로 표시되어 현재 일괄 작업에 10개의 파일이 가져와졌음을 나타냅니다.
이 단계에서는 세 가지 사항을 중점적으로 점검할 것을 권장합니다. 첫째, 파일 이름이 한자로 시작하는지 (이 문서에서 사용하려는 분류 방식이 첫 번째 한자 기준이기 때문입니다). 둘째, 처리할 파일이 목록에 모두 있는지 확인하여 누락을 방지합니다. 셋째, 임시 파일, 관련 없는 파일 또는 중복 파일이 실수로 추가되지 않았는지 확인합니다. 처리할 필요 없는 기록이 발견되면 인터페이스의 작업 열에서 제거할 수 있으며, 목록 전체가 맞지 않으면 지우기 후 다시 가져올 수도 있습니다.
3단계: 분류 방식을 첫 번째 한자로 설정
파일 목록에 이상이 없음을 확인한 후 다음을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 들어갑니다. 분류 방식 영역에서는 첫 번째 문자로 분류, 첫 번째 한자로 분류, 마지막 몇 문자로 분류, 첫 번째 숫자로 분류, 첫 번째 영문자 또는 한자로 분류, 사용자 지정 위치 범위 내 문자로 분류, 첫 번째 영문자로 분류, 처음 몇 문자로 분류, 사용자 지정 정규식으로 분류 등 여러 분류 규칙을 볼 수 있습니다.
이 문서의 목표는 파일 이름의 첫 번째 한자에 따라 파일을 함께 분류하여 넣는 것이므로, 여기서 첫 번째 한자로 분류를 선택해야 합니다. 이 규칙을 선택하면 소프트웨어가 파일 이름에서 첫 번째 한자를 읽어 해당 한자를 분류 기준으로 삼습니다. 예를 들어 陈杰.zip과 陈静.pdf는 모두 陈으로 식별되고, 李娜.pdf와 李洋洋.docx는 모두 李로 식별되며, 赵敏.csv와 赵婷.csv는 모두 赵로 식별됩니다.
스크린샷에서 대소문자 변환 영역도 볼 수 있으며, 기본값, 대문자로 변환, 소문자로 변환 등의 옵션이 포함되어 있습니다. 이번 분류 기준은 한자이며 영문자 대소문자 변환과 관련되지 않으므로 기본값을 유지하면 됩니다. 이렇게 하면 불필요한 규칙 변경을 피하고 처리 결과가 파일 이름의 원래 의미에 더 잘 부합하도록 합니다.
4단계: 저장 위치 설정을 계속하고 처리 시작
분류 방식 설정을 완료한 후 계속해서 다음을 클릭합니다. 마법사 상단에는 저장 위치 설정과 처리 시작이라는 후속 단계가 표시됩니다. 저장 위치의 역할은 정리 후 폴더와 파일이 어디로 출력될지 결정하는 것입니다. 식별하기 쉬운 새 디렉터리를 선택하거나 보관 전용 폴더를 선택하여 처리 완료 후 결과를 쉽게 확인할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
처리를 시작하기 전에 현재 규칙이 첫 번째 한자로 분류가 맞는지 다시 한번 확인하는 것이 좋습니다. 원본 파일이 매우 중요한 경우, 먼저 소수의 파일로 결과를 테스트하여 분류 논리가 예상과 일치하는지 확인한 후 전체 폴더에 대해 일괄 정리를 실행할 수 있습니다. 이렇게 하면 효율을 높이고 오조작 위험을 줄일 수 있습니다.
처리를 시작하면 소프트웨어는 설정된 규칙에 따라 자동으로 분류 폴더를 생성하고 해당 파일을 각 폴더로 이동시킵니다. 예시 파일의 경우, 처리가 완료되면 陈, 李, 王, 杨, 张, 赵 등의 폴더가 보이고 파일 이름 첫 글자가 같은 자료들이 함께 모여 있게 됩니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 파일 이름이 한자로 시작하지 않으면 어떻게 하나요?
이 문서에서는 첫 번째 한자로 분류하는 방법을 사용하고 있습니다. 파일 이름에 인식 가능한 첫 번째 한자가 존재하기만 하면, 소프트웨어는 해당 한자를 분류 기준으로 삼습니다. 파일 이름 시작 부분에 숫자, 영어, 기호가 포함되어 있고 나중에야 한자가 나타난다면, 실제 명명 구조에 따라 이 규칙이 여전히 적합한지 판단해야 합니다. 숫자, 영문자 또는 처음 몇 문자로 분류하려면 처리 옵션에서 다른 해당 규칙을 선택할 수 있습니다.
2. Word, PDF, Excel, CSV를 함께 처리할 수 있나요?
가능합니다. 스크린샷의 목록에서 볼 수 있듯이, 가져온 파일에는 zip, pdf, docx, md, csv 등 여러 확장자가 포함되어 있습니다. 이 기능은 파일 이름 분류에 초점을 맞추며 파일 콘텐츠 형식과는 무관합니다. 따라서 Word 문서(docx 또는 doc), PDF, Excel 스프레드시트(xlsx 또는 xls), CSV, 압축 파일(zip) 등은 파일로 목록에 추가되기만 하면 모두 파일 이름의 첫 번째 한자에 따라 함께 정리될 수 있습니다.
3. 분류 후 폴더 이름은 무엇인가요?
분류 후 폴더 이름은 파일 이름에서 인식된 첫 번째 한자에서 유래합니다. 예시에서 陈杰.zip과 陈静.pdf는 陈 폴더로, 李娜.pdf와 李洋洋.docx는 李 폴더로 들어갑니다. 이렇게 명명하면 직관적이어서 이후 찾을 때 복잡한 규칙을 다시 기억할 필요가 없습니다.
4. 일괄 처리 전에 백업이 필요한가요?
원본 파일이 매우 중요하다면 먼저 백업하거나 소량의 샘플에서 테스트하는 것이 좋습니다. 일괄 파일 정리는 시간을 크게 절약할 수 있지만, 파일 명명이 규칙적이지 않으면 분류 결과가 예상과 다를 수 있습니다. 파일 이름을 먼저 확인한 후 일괄 처리를 실행하는 것이 보다 안전한 업무 습관입니다.
요약: 반복적인 드래그 앤 드롭을 일괄 처리로 대체하여 파일 보관을 더 효율적으로
파일 이름의 첫 번째 한자에 따라 파일을 일괄 분류하는 것은 매우 실용적인 사무 정리 방법입니다. 특히 이름, 고객명, 프로젝트명으로 시작하는 PDF, Word, Excel, CSV, 압축 파일 등의 자료를 처리하는 데 적합합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 파일을 가져오고, 첫 번째 한자로 분류를 선택하고, 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하기만 하면, 자동으로 해당 폴더를 생성하여 동일한 유형의 파일을 한데 모을 수 있습니다.
수동으로 폴더를 만들고 파일을 하나씩 이동하는 것과 비교할 때, 일괄 처리는 반복 작업을 눈에 띄게 줄이고 보관 속도를 높이며 파일 구조를 더 명확하게 만듭니다. 한자 이름으로 시작하는 대량의 파일을 정리하고 있다면, 이 문서의 단계에 따라 먼저 파일 일부를 가져와 테스트한 후 전체 자료 폴더에 대해 일괄 분류를 실행하여 파일 관리를 수동 드래그에서 규칙 기반 처리로 전환해 보시기 바랍니다.