Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour classer automatiquement un grand nombre de fichiers dans les dossiers correspondants en fonction du premier caractère chinois du nom du fichier. Qu'il s'agisse de PDF, de docx ou doc Word, de tableaux Excel, de CSV, de Markdown ou de fichiers compressés, tant que le nom du fichier commence par un caractère chinois, il est possible de générer un classement basé sur le premier caractère chinois, réduisant ainsi le travail répétitif de création manuelle de dossiers, de glisser-déposer de fichiers et de vérification de l'archivage.
Dans le travail quotidien, nous rencontrons souvent des situations où une série de fichiers commence par un nom de personne, un nom de client, un nom de projet ou un nom de région. Par exemple, les fichiers dans la capture d’écran incluent Chen Jie.zip, Chen Jing.pdf, Li Na.pdf, Li Yangyang.docx, Wang Fang.docx, Wang Hao.pdf, Yang Lei.pdf, Zhang Wei.md, Zhao Min.csv, Zhao Ting.csv, etc. Si nous les organisons manuellement, nous devons d’abord examiner le premier caractère chinois de chaque nom de fichier, puis créer séparément les dossiers Chen, Li, Wang, Yang, Zhang, Zhao, et enfin y glisser les fichiers un par un. Quand le nombre de fichiers est limité, cela reste gérable, mais dès qu’il s’agit de centaines de PDF, Word, Excel, CSV, fichiers zip, le classement manuel est non seulement lent, mais on risque aussi de placer les fichiers au mauvais endroit.
Cet article résout précisément ce problème : utiliser la fonction de tri de fichiers du logiciel bureautique HeSoft Doc Batch Tool pour classer ensemble un grand nombre de fichiers par le premier caractère chinois de leur nom. Une fois le traitement terminé, les fichiers partageant le même premier caractère sont automatiquement placés dans un dossier portant ce nom. Par exemple, tous les fichiers commençant par « Chen » sont mis dans le dossier « Chen », tous ceux commençant par « Li » dans le dossier « Li ». L’ensemble du processus est adapté au classement de contrats, dossiers d’inscription, archives du personnel, dossiers clients, travaux d’étudiants, pièces jointes de factures, documents de projets et autres scénarios de tri de fichiers par lots.
Scénarios applicables : Quels fichiers se prêtent au classement par le premier caractère chinois
Le classement par le premier caractère chinois du nom de fichier convient aux documents professionnels dont la nomenclature répond à des règles évidentes. Le cas le plus fréquent est celui des noms de fichiers commençant par un nom de personne, comme Chen Jie.zip, Chen Jing.pdf, Li Na.pdf, Li Yangyang.docx, Wang Fang.docx, Wang Hao.pdf, etc. Grâce au classement par le premier caractère chinois, on peut rapidement archiver par nom de famille, facilitant ainsi les recherches, la distribution et les vérifications ultérieures.
La deuxième catégorie concerne les fichiers commençant par un nom de client, de fournisseur ou de projet. Par exemple : Proposition client Beijing.xlsx, Contrat client Shanghai.pdf, Réception projet Guangzhou.docx. Si un premier classement rapide par premier caractère chinois est nécessaire, on peut utiliser la même méthode pour générer automatiquement les dossiers Bei, Shang, Guang, etc., afin de faire un regroupement initial des fichiers avant un tri plus fin.
La troisième catégorie regroupe les formats de fichiers mixtes. Comme le montre la capture d’écran, les fichiers à traiter ne se limitent pas à un seul format, mais incluent à la fois des extensions zip, pdf, docx, md, csv, etc. Autrement dit, cette logique de tri ne se base pas sur l’extension, mais sur le contenu du nom de fichier. Les documents Word (docx, doc), les fichiers PDF, les tableaux Excel (xlsx, xls), les fichiers de données CSV, les archives compressées zip, etc., peuvent tous être intégrés au même flux de traitement par lots.
Aperçu du résultat : Avant traitement, les fichiers sont mélangés ; après traitement, ils sont archivés par groupes basés sur le premier caractère chinois
Avant traitement : Fichiers de différents formats concentrés dans le même répertoire
Avant traitement, la liste de fichiers montre un mélange de différents types de fichiers dans le même dossier. Bien que les noms commencent tous par des noms chinois, leurs extensions diffèrent : zip, pdf, docx, md, csv, etc. À ce stade, un tri manuel exigerait d’identifier d’abord le caractère chinois en tête de chaque nom de fichier, puis de décider dans quel dossier le placer.
D’après l’exemple, on peut voir que Chen Jie.zip et Chen Jing.pdf doivent tous deux aller dans le dossier Chen ; Li Na.pdf et Li Yangyang.docx dans le dossier Li ; Wang Fang.docx et Wang Hao.pdf dans le dossier Wang ; Yang Lei.pdf dans le dossier Yang ; Zhang Wei.md dans le dossier Zhang ; Zhao Min.csv et Zhao Ting.csv dans le dossier Zhao. Si l’on traite fichier par fichier, il faut au minimum créer de nouveaux dossiers, sélectionner les fichiers, les déplacer et vérifier s’il y a des oublis, ce qui représente de multiples actions.
Après traitement : Génération automatique de dossiers nommés selon le premier caractère
Une fois le traitement terminé, on peut observer que les fichiers ont été classés selon le premier caractère chinois de leur nom, créant ainsi les dossiers Chen, Li, Wang, Yang, Zhang, Zhao, etc. Chaque nom de dossier correspond au premier caractère du nom de fichier. Il suffit ensuite d’ouvrir le dossier correspondant pour consulter les fichiers apparentés partageant ce même premier caractère.
Ce résultat est idéal pour les travaux d’archivage préliminaire nécessitant un regroupement par nom de famille, premier caractère ou premier sinogramme. Comparé au glisser-déposer manuel, le traitement par lots réduit significativement les opérations répétitives et diminue le risque d’erreurs de placement ou d’omission.
Étapes : Utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour classer par le premier caractère chinois
Étape 1 : Accéder au tri de fichiers et choisir de classer les fichiers par nom
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez « Tri de fichiers » dans la navigation fonctionnelle à gauche. L’interface affiche plusieurs cartes d’outils liés à l’archivage de fichiers, dont la première est « Classer les fichiers par nom de fichier ». Selon l’objectif de cet article, c’est cette fonction qu’il faut choisir.
Le but de cette étape est d’entrer dans le flux de traitement par lots des fichiers selon les règles des noms de fichiers. Sur la capture d’écran, le logiciel se positionne comme un outil de traitement par lots de documents. La colonne de gauche contient également des catégories telles qu’Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils texte, Outils image, Outils vidéo, Outils audio, etc. Cependant, ce que nous voulons traiter ici, c’est l’emplacement d’archivage des fichiers eux-mêmes, il faut donc utiliser « Classer les fichiers par nom de fichier » sous « Tri de fichiers ».
Une fois dans cette fonction, le logiciel guide l’utilisateur, via un assistant par étapes, à travers la sélection des enregistrements, les options de traitement, l’emplacement de sauvegarde et le début du traitement. Pour ceux qui ne sont pas familiers avec le tri de fichiers par lots, ce processus est plus intuitif que l’écriture manuelle de scripts et plus adapté au contexte bureautique.
Étape 2 : Ajouter des fichiers ou importer les fichiers à traiter depuis un dossier
Après être entré dans la fonction « Classer les fichiers par nom de fichier », la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. La partie supérieure droite de l’interface propose des boutons d’action comme « Ajouter des fichiers », « Importer des fichiers depuis un dossier », « Vider », « Plus », etc. Selon la situation réelle, on peut ajouter directement des fichiers spécifiques ou les importer en lot depuis un dossier.
Une fois l’importation terminée, le logiciel liste les fichiers à traiter dans un tableau. Les colonnes du tableau incluent le numéro d’ordre, le nom, le chemin, l’extension, la date de création, la date de modification, les actions, etc. Grâce à ces informations, on peut d’abord vérifier si tous les fichiers ont bien été ajoutés et s’il y a des fichiers à ne pas traiter. Le bas de la capture d’écran indique un nombre d’enregistrements de 10, signifiant que 10 fichiers ont été importés dans la tâche par lots actuelle.
À cette étape, il est conseillé de vérifier attentivement trois points : premièrement, si le nom du fichier commence bien par un caractère chinois, car cet article utilise le classement par le premier caractère chinois ; deuxièmement, si tous les fichiers à traiter sont bien dans la liste, pour éviter tout oubli ; troisièmement, si des fichiers temporaires, non pertinents ou en double ont été ajoutés par erreur. Si un enregistrement ne doit pas être traité, on peut le retirer via la colonne « Actions » de l’interface ; si la liste entière est incorrecte, on peut la vider et la réimporter.
Étape 3 : Définir le mode de classement sur « Par le premier caractère chinois »
Après avoir confirmé que la liste de fichiers est correcte, cliquez sur « Suivant » pour accéder aux options de traitement. Dans la zone « Mode de classement », on peut voir plusieurs règles de classement, telles que : Classer par le premier caractère, Classer par le premier caractère chinois, Classer par les derniers caractères, Classer par le premier chiffre, Classer par la première lettre anglaise ou le premier caractère chinois, Classer par une plage de caractères personnalisée, Classer par la première lettre anglaise, Classer par les premiers caractères, Classer par une expression régulière personnalisée, etc.
L’objectif de cet article est de classer les fichiers ensemble par le premier caractère chinois de leur nom. Il faut donc sélectionner « Classer par le premier caractère chinois ». Une fois cette règle choisie, le logiciel lit le premier caractère chinois du nom de fichier et l’utilise comme critère de classement. Par exemple, Chen Jie.zip et Chen Jing.pdf seront tous deux identifiés comme « Chen », Li Na.pdf et Li Yangyang.docx comme « Li », Zhao Min.csv et Zhao Ting.csv comme « Zhao ».
La capture d’écran montre également une zone « Conversion de la casse » avec les options « Par défaut », « Convertir en majuscules » et « Convertir en minuscules ». Comme le classement est basé sur des caractères chinois et n’implique pas de conversion de casse pour les lettres anglaises, on peut laisser la valeur par défaut. Cela permet d’éviter des modifications de règles inutiles et de faire en sorte que le résultat du traitement reflète mieux la signification originale du nom de fichier.
Étape 4 : Continuer à définir l’emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement
Après avoir défini le mode de classement, cliquez sur « Suivant ». Le haut de l’assistant indique que les étapes suivantes incluent la définition de l’emplacement de sauvegarde et le début du traitement. L’emplacement de sauvegarde sert à déterminer où les dossiers triés et les fichiers seront exportés. Il est conseillé de choisir un nouveau répertoire facilement identifiable, ou un dossier dédié à l’archivage, afin de faciliter la vérification du résultat une fois le traitement terminé.
Avant de lancer le traitement, il est recommandé de confirmer à nouveau que la règle actuelle est bien « Classer par le premier caractère chinois ». Si les fichiers originaux sont très importants, on peut aussi tester le résultat sur un petit lot de fichiers pour confirmer que la logique de classement répond aux attentes, avant d’exécuter le tri par lots sur le dossier complet. Cela améliore l’efficacité tout en réduisant le risque de manipulation erronée.
Une fois le traitement lancé, le logiciel crée automatiquement les dossiers de classement selon la règle définie et place les fichiers correspondants dans les dossiers appropriés. Avec les fichiers de l’exemple, on verra apparaître après traitement les dossiers « Chen », « Li », « Wang », « Yang », « Zhang », « Zhao » etc., et les documents dont le premier caractère du nom est identique seront regroupés.
Questions fréquentes et points d’attention
1. Que faire si le nom du fichier ne commence pas par du chinois ?
La méthode utilisée ici est le classement par le premier caractère chinois. Tant qu’un premier caractère chinois identifiable existe dans le nom du fichier, le logiciel l’utilisera comme critère de classement. Si le nom du fichier commence par des chiffres, de l’anglais ou des symboles, et que le chinois n’apparaît que plus tard, il faut juger, en fonction de la structure de nomenclature réelle, si cette règle est encore appropriée. Si l’on souhaite classer par chiffre, par première lettre anglaise, ou par les premiers caractères, on peut choisir d’autres règles correspondantes dans les options de traitement.
2. Peut-on traiter ensemble des fichiers Word, PDF, Excel, CSV ?
Oui. Comme le montre la liste dans la capture d’écran, les fichiers importés incluent diverses extensions telles que zip, pdf, docx, md et csv. Cette fonction se concentre sur le classement par nom de fichier, et non par le format du contenu. Par conséquent, les documents Word (docx ou doc), les PDF, les tableaux Excel (xlsx ou xls), les CSV, les archives compressées zip, etc., peuvent tous être triés ensemble selon le premier caractère chinois du nom de fichier, dès lors qu’ils sont ajoutés à la liste.
3. Quel est le nom des dossiers après le classement ?
Le nom des dossiers après classement provient du premier caractère chinois identifié dans le nom du fichier. Dans l’exemple, Chen Jie.zip et Chen Jing.pdf iront dans le dossier « Chen », Li Na.pdf et Li Yangyang.docx dans le dossier « Li ». Cette nomenclature est intuitive et ne nécessite pas de se souvenir de règles complexes pour les recherches ultérieures.
4. Faut-il faire une sauvegarde avant le traitement par lots ?
Si les fichiers originaux sont importants, il est conseillé de faire d’abord une sauvegarde ou de tester sur un petit échantillon. Bien que le tri de fichiers par lots permette de gagner un temps considérable, un nommage non standard peut conduire à des résultats de classement inattendus. Vérifier d’abord les noms de fichiers, puis exécuter le traitement par lots, est une pratique bureautique plus sûre.
Conclusion : Remplacer le glisser-déposer répétitif par un traitement par lots pour une gestion de fichiers plus efficace
Le classement par lots des fichiers selon le premier caractère chinois de leur nom est une méthode de classement bureautique extrêmement pratique. Elle est particulièrement adaptée au traitement des documents PDF, Word, Excel, CSV, archives compressées, etc., qui commencent par un nom de personne, de client ou de projet. Grâce à HeSoft Doc Batch Tool , il suffit d’importer les fichiers, de choisir « Classer par le premier caractère chinois », de définir l’emplacement de sauvegarde et de lancer le traitement pour générer automatiquement les dossiers correspondants et regrouper les fichiers apparentés.
Comparé à la création manuelle de dossiers et au déplacement fichier par fichier, le traitement par lots réduit considérablement le travail répétitif, augmente la vitesse d’archivage et clarifie la structure des fichiers. Si vous êtes en train de trier un grand nombre de fichiers dont les noms commencent par des caractères chinois, il est conseillé de suivre les étapes de cet article pour importer un petit lot de fichiers à tester, puis d’exécuter la classification par lots sur le dossier complet, faisant ainsi passer la gestion de fichiers du glisser-déposer manuel à un traitement basé sur des règles.