In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie HeSoft Doc Batch Tool verwenden, um eine große Anzahl von Dateien automatisch nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen im Dateinamen in entsprechende Ordner zu sortieren. Unabhängig davon, ob es sich um PDF-, Word-docx- oder doc-Dateien, Excel-Tabellen, CSV, Markdown oder komprimierte Pakete handelt, können Klassifizierungsergebnisse anhand des ersten chinesischen Schriftzeichens generiert werden, solange der Dateiname mit einem chinesischen Schriftzeichen beginnt. Dies reduziert die manuelle Arbeit beim Erstellen neuer Ordner, Ziehen von Dateien und Überprüfen der Archivierung.
In der täglichen Büroarbeit stoßen wir häufig auf Dateien, deren Namen mit einem Namen, Kundennamen, Projektnamen oder einer Region beginnen. Zum Beispiel enthalten die Dateien im Screenshot 陈杰.zip, 陈静.pdf, 李娜.pdf, 李洋洋.docx, 王芳.docx, 王昊.pdf, 杨磊.pdf, 张伟.md, 赵敏.csv, 赵婷.csv usw. Bei einer manuellen Sortierung müsste man zuerst das erste chinesische Schriftzeichen jedes Dateinamens betrachten, dann die Ordner 陈, 李, 王, 杨, 张, 赵 erstellen und die Dateien schließlich einzeln hineinziehen. Bei einer geringen Anzahl von Dateien ist das noch machbar, aber bei Hunderten von PDFs, Word-, Excel-, CSV- und Zip-Dateien ist die manuelle Sortierung nicht nur langsam, sondern auch fehleranfällig.
Dieser Artikel löst genau dieses Problem: Mithilfe der Dateisortierungsfunktion der Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool können Sie stapelweise viele Dateien nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen im Dateinamen gruppieren. Nach Abschluss der Verarbeitung werden Dateien mit demselben Anfangszeichen automatisch in gleichnamige Ordner einsortiert, z. B. werden alle Dateien, die mit 陈 beginnen, in den Ordner 陈 abgelegt, und alle Dateien, die mit 李 beginnen, in den Ordner 李. Der gesamte Prozess eignet sich für die stapelweise Dateisortierung in Szenarien wie Verträgen, Anmeldeunterlagen, Personalakten, Kundendateien, Schülerarbeiten, Rechnungsanhängen, Projektunterlagen usw.
Geeignete Szenarien: Welche Dateien eignen sich für die Sortierung nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen
Die Sortierung von Dateien nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen im Dateinamen eignet sich für Büromaterialien mit einer klaren Benennungslogik. Am häufigsten beginnt der Dateiname mit einem Vor- und Nachnamen, wie z. B. 陈杰.zip, 陈静.pdf, 李娜.pdf, 李洋洋.docx, 王芳.docx, 王昊.pdf usw. Durch die Klassifizierung nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen können Sie schnell nach Nachnamen archivieren, was das spätere Suchen, Verteilen und Überprüfen erleichtert.
Die zweite Kategorie sind Dateien, die mit einem Kunden-, Lieferanten- oder Projektnamen beginnen. Zum Beispiel 北京客户报价单.xlsx, 上海客户合同.pdf, 广州项目验收.docx. Wenn Sie nur eine grobe Vorsortierung nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen benötigen, können Sie mit dieser Methode auch automatisch Ordner wie 北, 上, 广 erstellen, um die Dateien zunächst grob zu gruppieren und dann feiner zu sortieren.
Die dritte Kategorie sind Dateien mit gemischten Formaten. Wie im Screenshot zu sehen, sind die zu verarbeitenden Dateien nicht auf ein einzelnes Format beschränkt, sondern enthalten gleichzeitig Erweiterungen wie zip, pdf, docx, md, csv. Das bedeutet, dass diese Sortierungsmethode nicht nach Dateierweiterung, sondern nach dem Inhalt des Dateinamens sortiert. Word-Dokumente (docx, doc), PDF-Dateien, Excel-Tabellen (xlsx, xls), CSV-Datendateien und Zip-Archive können alle einheitlich im selben Stapelverarbeitungsprozess behandelt werden.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung sind die Dateien gemischt, danach sind sie nach dem ersten Zeichen gruppiert archiviert
Vor der Verarbeitung: Dateien verschiedener Formate befinden sich im selben Verzeichnis
In der Dateiliste vor der Verarbeitung sind verschiedene Dateitypen gemischt in einem Ordner abgelegt. Obwohl die Dateinamen alle mit chinesischen Namen beginnen, sind die Erweiterungen unterschiedlich, z. B. zip, pdf, docx, md, csv. Bei einer manuellen Sortierung müsste man zuerst das erste chinesische Schriftzeichen jedes Dateinamens erkennen und dann entscheiden, in welchen Ordner sie gehört.
Wie das Beispiel zeigt, sollten 陈杰.zip und 陈静.pdf in den Ordner 陈; 李娜.pdf und 李洋洋.docx in den Ordner 李; 王芳.docx und 王昊.pdf in den Ordner 王; 杨磊.pdf in den Ordner 杨; 张伟.md in den Ordner 张; 赵敏.csv und 赵婷.csv in den Ordner 赵. Bei einer schrittweisen Bearbeitung wären mehrere Aktionen nötig: Ordner erstellen, Dateien auswählen, Dateien verschieben, auf Auslassungen prüfen usw.
Nach der Verarbeitung: Automatisch generierte Ordner, benannt nach dem ersten Zeichen
Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie sehen, dass die Dateien nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen im Dateinamen sortiert wurden und Ordner wie 陈, 李, 王, 杨, 张, 赵 erstellt wurden. Jeder Ordnername entspricht dem ersten Zeichen des Dateinamens. Um die zugehörigen Dateien unter demselben Anfangszeichen zu sehen, müssen Sie nur den entsprechenden Ordner öffnen.
Diese Art von Ergebnis ist sehr gut für Archivierungsarbeiten geeignet, die eine vorläufige Sortierung nach Nachname, Anfangszeichen oder erstem chinesischen Schriftzeichen erfordern. Im Vergleich zum manuellen Ziehen und Ablegen reduziert die Stapelverarbeitung sich wiederholende Vorgänge erheblich und verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlsortierungen oder Auslassungen.
Arbeitsschritte: Sortieren nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen mit HeSoft Doc Batch Tool
Schritt 1: Dateisortierung aufrufen und "Dateien nach Dateiname sortieren" wählen
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionsnavigation "Dateisortierung". Auf der Oberfläche sehen Sie mehrere Werkzeugkarten zur Dateiarchivierung, wobei die erste "Dateien nach Dateiname sortieren" ist. Entsprechend dem Ziel dieses Artikels müssen Sie diese Funktion auswählen.
Das Ziel dieses Schrittes ist es, den Prozess der stapelweisen Dateisortierung nach Dateinamen-Regeln zu starten. Im Screenshot ist die Software als Stapelverarbeitungswerkzeug für Dokumente positioniert, die linke Seite enthält auch Kategorien wie Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Text-Tools, Bild-Tools, Video-Tools, Audio-Tools. Da es hier jedoch um den tatsächlichen Ablageort der Dateien geht, sollte "Dateien nach Dateiname sortieren" unter Dateisortierung verwendet werden.
Aufrufen der Funktion führt die Software den Benutzer über einen Schritt-für-Schritt-Assistenten durch Datensatzauswahl, Verarbeitungsoptionen, Speicherort und Start der Verarbeitung. Für diejenigen, die mit der stapelweisen Dateisortierung nicht vertraut sind, ist dieser Prozess intuitiver als das manuelle Schreiben eines Skripts und besser für die Büroumgebung geeignet.
Schritt 2: Dateien hinzufügen oder zu verarbeitende Dateien aus einem Ordner importieren
Aufrufen der Funktion "Dateien nach Dateiname sortieren" ist der erste Schritt die Auswahl der zu verarbeitenden Datensätze. Der obere rechte Bereich der Oberfläche bietet Bedienelemente wie Dateien hinzufügen, Dateien aus Ordner importieren, Leeren, Mehr. Je nach Situation können direkt bestimmte Dateien hinzugefügt oder stapelweise aus einem Ordner importiert werden.
Nach dem Import listet die Software die zu verarbeitenden Dateien in einer Tabelle auf. Die Tabellenfelder umfassen Informationen wie Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Aktion. Anhand dieser Informationen kann zunächst überprüft werden, ob alle Dateien hinzugefügt wurden und ob nicht zu verarbeitende Dateien vorhanden sind. Unten im Screenshot wird eine Datensatzanzahl von 10 angezeigt, was bedeutet, dass in den aktuellen Stapelverarbeitungsauftrag 10 Dateien importiert wurden.
In dieser Phase empfiehlt es sich, drei Punkte zu prüfen: Erstens, ob die Dateinamen mit einem chinesischen Schriftzeichen beginnen, da dieser Artikel die Sortierung nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen verwendet. Zweitens, ob alle zu verarbeitenden Dateien in der Liste enthalten sind, um Auslassungen zu vermeiden. Drittens, ob versehentlich temporäre Dateien, irrelevante Dateien oder doppelte Dateien hinzugefügt wurden. Falls ein bestimmter Datensatz nicht verarbeitet werden soll, kann er über die Aktionsspalte entfernt werden; falls die gesamte Liste falsch ist, kann sie geleert und erneut importiert werden.
Schritt 3: Sortierungsmethode auf "Nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen sortieren" einstellen
Nachdem Sie sichergestellt haben, dass die Dateiliste korrekt ist, klicken Sie auf Weiter, um die Verarbeitungsoptionen einzustellen. Im Bereich Sortierungsmethode sehen Sie verschiedene Sortierregeln, z. B. nach dem ersten Zeichen sortieren, nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen sortieren, nach den letzten Zeichen sortieren, nach der ersten Ziffer sortieren, nach dem ersten englischen Buchstaben oder chinesischen Schriftzeichen sortieren, nach Zeichen in einem benutzerdefinierten Bereich sortieren, nach dem ersten englischen Buchstaben sortieren, nach den ersten Zeichen sortieren, nach einem benutzerdefinierten regulären Ausdruck sortieren usw.
Das Ziel dieses Artikels ist es, Dateien nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen im Dateinamen in Ordnern zu gruppieren, daher sollte hier "Nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen sortieren" gewählt werden. Auswahl dieser Regel liest die Software das erste chinesische Schriftzeichen im Dateinamen und verwendet es als Sortierkriterium. Beispielsweise werden sowohl 陈杰.zip als auch 陈静.pdf als 陈 erkannt, 李娜.pdf und 李洋洋.docx als 李, 赵敏.csv und 赵婷.csv als 赵.
Im Screenshot ist auch ein Bereich zur Umwandlung der Groß-/Kleinschreibung von Buchstaben zu sehen, mit Optionen wie Standard, In Großbuchstaben umwandeln, In Kleinbuchstaben umwandeln. Da sich diese Sortierung auf chinesische Schriftzeichen bezieht und keine englischen Buchstaben betroffen sind, kann die Standardeinstellung beibehalten werden. Dies vermeidet unnötige Regeländerungen und stellt sicher, dass das Verarbeitungsergebnis besser der ursprünglichen Bedeutung des Dateinamens entspricht.
Schritt 4: Weiteren Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Klicken Sie nach dem Festlegen der Sortierungsmethode weiter auf Weiter. Der Assistent zeigt oben an, dass die nachfolgenden Schritte das Festlegen des Speicherorts und das Starten der Verarbeitung umfassen. Der Speicherort bestimmt, wohin die sortierten Ordner und Dateien ausgegeben werden. Es wird empfohlen, ein leicht zu identifizierendes neues Verzeichnis oder einen Ordner speziell für die Archivierung zu wählen, um die Überprüfung der Ergebnisse nach Abschluss zu erleichtern.
Vor dem Start der Verarbeitung wird empfohlen, nochmals zu prüfen, ob die aktuelle Regel "Nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen sortieren" ist. Wenn die Originaldateien sehr wichtig sind, können Sie das Ergebnis auch zuerst mit einer kleinen Anzahl von Dateien testen, um zu bestätigen, dass die Sortierlogik den Erwartungen entspricht, bevor Sie die stapelweise Sortierung für den gesamten Ordner ausführen. Dies erhöht die Effizienz und verringert das Risiko von Fehlbedienungen.
Sobald die Verarbeitung startet, erstellt die Software automatisch die Sortierungsordner gemäß den festgelegten Regeln und verschiebt die entsprechenden Dateien in die jeweiligen Ordner. Am Beispiel der Beispieldateien sehen Sie nach Abschluss Ordner wie 陈, 李, 王, 杨, 张, 赵, und Dateien mit demselben ersten Zeichen im Namen werden zusammen abgelegt.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Was tun, wenn der Dateiname nicht mit einem chinesischen Zeichen beginnt?
Dieser Artikel verwendet die Sortierung nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen. Solange ein erkennbares erstes chinesisches Schriftzeichen im Dateinamen vorhanden ist, verwendet die Software dieses als Sortierkriterium. Beginnt der Dateiname mit Ziffern, Englisch oder Symbolen, aber tauchen später chinesische Zeichen auf, muss anhand der tatsächlichen Benennungsstruktur beurteilt werden, ob diese Regel noch geeignet ist. Möchten Sie nach Ziffern, englischen Buchstaben oder den ersten Zeichen sortieren, können Sie in den Verarbeitungsoptionen eine andere entsprechende Regel auswählen.
2. Können Word-, PDF-, Excel- und CSV-Dateien zusammen verarbeitet werden?
Ja. Wie in der Liste im Screenshot zu sehen, enthalten die importierten Dateien verschiedene Erweiterungen wie zip, pdf, docx, md, csv. Die Funktion konzentriert sich auf die Sortierung nach Dateinamen, nicht auf das Dateiformat. Daher können Word-Dokumente (docx oder doc), PDFs, Excel-Tabellen (xlsx oder xls), CSVs, Zip-Archive usw., sofern sie als Dateien zur Liste hinzugefügt wurden, alle zusammen nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen im Dateinamen sortiert werden.
3. Wie lauten die Namen der sortierten Ordner?
Die Namen der sortierten Ordner ergeben sich aus dem ersten im Dateinamen identifizierten chinesischen Schriftzeichen. Im Beispiel werden 陈杰.zip und 陈静.pdf in den Ordner 陈 verschoben, 李娜.pdf und 李洋洋.docx in den Ordner 李. Diese Benennung ist intuitiv und macht es unnötig, sich für die spätere Suche komplexe Regeln zu merken.
4. Ist vor der Stapelverarbeitung eine Sicherung erforderlich?
Wenn die Originaldateien sehr wichtig sind, wird empfohlen, zuerst eine Sicherung zu erstellen oder an einer kleinen Auswahl zu testen. Obwohl die stapelweise Dateisortierung viel Zeit sparen kann, können die Sortierergebnisse unerwartet sein, wenn die Dateibenennung nicht standardisiert ist. Eine gute Bürogewohnheit ist es, zuerst die Dateinamen zu prüfen und dann die Stapelverarbeitung auszuführen.
Fazit: Ersetzen Sie sich wiederholendes Ziehen und Ablegen durch Stapelverarbeitung für eine effizientere Dateiablage
Das stapelweise Sortieren von Dateien nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen im Dateinamen ist eine sehr praktische Methode zur Büroorganisation. Sie eignet sich besonders für die Verarbeitung von PDF-, Word-, Excel-, CSV- und Zip-Dateien, die mit Namen, Kundennamen oder Projektnamen beginnen. Mit HeSoft Doc Batch Tool müssen Sie nur die Dateien importieren, "Nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen sortieren" auswählen, den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten. Es werden dann automatisch die entsprechenden Ordner erstellt und gleichartige Dateien zusammengelegt.
Im Vergleich zum manuellen Erstellen von Ordnern und dem einzelnen Verschieben von Dateien reduziert die Stapelverarbeitung die sich wiederholende Arbeit erheblich, erhöht die Archivierungsgeschwindigkeit und macht die Dateistruktur übersichtlicher. Wenn Sie eine große Anzahl von Dateien sortieren, die mit chinesischen Namen beginnen, empfiehlt es sich, die Schritte in diesem Artikel zu befolgen, zuerst einen Stapel Testdateien zu importieren und dann die stapelweise Sortierung für den gesamten Materialordner auszuführen, um die Dateiverwaltung vom manuellen Ziehen und Ablegen auf eine regelbasierte Verarbeitung umzustellen.