많은 기업이 전자 송장을 보관하거나 외부로 전달할 때 많은 PDF 송장을 ZUGFeRD 표준 형식으로 변환해야 합니다. 본문에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어 PDF 도구 진입부터 파일 추가, 폴더 가져오기, ZUGFeRD 버전 선택, 출력 저장 및 처리 시작까지의 전체 과정을 소개합니다. 또한 처리 전후의 파일 상태, 적용 시나리오 및 일반적인 주의사항을 설명하여 재무 및 사무 담당자가 일괄 처리 방식으로 반복 작업을 줄일 수 있도록 돕습니다.
재무 담당자가 전자 영수증을 정리할 때, 한 달 안에 대량의 PDF 영수증을 받는 상황을 자주 겪습니다. 파일은 다양한 공급업체, 시스템 또는 여러 사람을 통해 전달되며 형식은 비슷해 보이지만, 전달, 보관 또는 시스템 가져오기 시 ZUGFeRD 표준 형식으로 통일해야 합니다. PDF를 하나씩 처리하면 파일을 반복적으로 선택하고 버전을 설정하고 출력을 저장해야 할 뿐만 아니라, 변환 누락, 중복 변환 또는 저장 위치 혼동 문제가 발생하기 쉽습니다.
이러한 작업은 사무용 소프트웨어의 일괄 처리 기능으로 처리하는 것이 매우 적합합니다. HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 문서 일괄 처리를 위한 사무용 소프트웨어로, 인터페이스에서 PDF, Word, Excel, PowerPoint, 그림, 오디오, 비디오 등 다양한 도구를 제공합니다. 본문에서는 그중 PDF 일괄 변환 기능, 즉 여러 PDF 파일을 한 번에 ZUGFeRD 표준 형식으로 변환하는 방법을 중점적으로 설명합니다.
적용 시나리오: PDF 영수증과 비즈니스 문서를 ZUGFeRD로 변환하는 이유
ZUGFeRD는 일반적으로 전자 영수증과 구조화된 비즈니스 문서 교환에 사용됩니다. 실제 사무 환경에서 다음과 같은 요구가 발생할 수 있습니다. 재무 부서에서 공급업체가 보낸 PDF 영수증을 통합 보관해야 하는 경우, 기업에서 기존 PDF 문서를 수신자가 요구하는 표준 형식으로 변환해야 하는 경우, 프로젝트 자료에 대량의 PDF 계약서, 견적서, 영수증이 포함되어 있어 통일된 버전으로 출력해야 하는 경우, 또는 시스템 마이그레이션, 감사 점검, 기업 간 전달 전에 PDF 파일을 일괄 정리해야 하는 경우입니다.
파일 수가 적다면 수동으로 처리할 수 있습니다. 하지만 매주, 매월 대량의 PDF를 처리해야 한다면 반복 작업이 계속 누적됩니다. 일괄 변환 도구의 가치는 한 번 대상 형식을 설정하면 여러 파일에 일괄 적용된다는 점입니다. 영수증 PDF, 계약서 PDF, 스캔 PDF 등의 사무용 파일에 대해 통일된 처리 과정을 거치면 운영 비용을 현저히 줄일 수 있습니다.
결과 미리보기: 변환 전후에 주목해야 할 결과
변환 전: 처리할 PDF를 먼저 작업 목록에 추가해야 함
처리 전에 PDF 파일은 여러 폴더에 분산되어 있을 수 있습니다. 일괄 변환을 위해 첫 번째 단계는 해당 파일을 소프트웨어의 대기 목록에 추가하는 것입니다. 목록에는 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다. 이러한 필드를 통해 사용자는 변환 전에 파일 출처와 수량을 확인할 수 있습니다.
스크린샷의 작업을 예로 들면, 목록에 이미 4개의 PDF가 추가되었으며 하단에 '레코드 수: 4'라고 표시됩니다. 이는 소프트웨어가 이 4개의 레코드를 이번 일괄 변환 대상으로 삼는다는 의미입니다. 실제 업무에서 영수증 파일의 경우, 한 번에 수십 개 또는 그 이상의 PDF를 추가하여 일괄 변환할 수 있습니다.
변환 후: 출력 디렉토리에서 ZUGFeRD 대상 형식 파일 획득
변환 후 파일은 선택한 ZUGFeRD 대상 버전에 따라 저장 위치로 출력됩니다. 현재 스크린샷은 최종 완료 화면을 보여주지 않으므로, 처리가 완료된 후 출력 폴더로 이동하여 파일 수, 파일 이름 및 열기 상태를 확인하는 것이 좋습니다. 영수증 보관 시나리오의 경우, 부서 또는 고객의 요구에 따라 검수하여 출력 결과가 비즈니스 전달 표준을 충족하는지 확인해야 합니다.
작업 단계: PDF 영수증을 ZUGFeRD로 일괄 변환
1단계: 왼쪽에서 PDF 도구 분류 진입
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 시작한 후 먼저 왼쪽 탐색 모음에서 'PDF 도구'를 찾습니다. 이 분류 아래에는 워터마크, 페이지 처리, 형식 변환 등 PDF 관련 일괄 처리 기능이 모여 있습니다. 우리가 처리하려는 것은 PDF 표준 버전 변환이므로 PDF 도구에서 계속 해당 기능을 선택해야 합니다.
스크린샷에서 빨간색 화살표가 가리키는 것은 'PDF를 다른 버전의 PDF로 변환' 기능 카드입니다. 이 기능 설명은 'PDF 파일을 다른 버전의 PDF로 일괄 변환'으로, 여러 PDF를 지정된 버전 또는 표준으로 통일 변환하는 데 적합하며, 여기에는 이후 선택할 수 있는 ZUGFeRD도 포함됩니다.
작업 목적: PDF 버전 변환을 수행할 수 있는 일괄 처리 진입점을 찾는 것입니다. 예상 결과: 클릭 후 해당 기능의 작업 구성 페이지로 이동합니다.
2단계: PDF 파일 추가 또는 폴더에서 가져오기
기능에 진입하면 페이지 상단에 작업 이름 'PDF를 다른 버전의 PDF로 변환'이 표시되고 '파일 추가', '폴더에서 파일 가져오기', '비우기', '더 보기' 등의 작업 버튼이 제공됩니다. 소량의 PDF는 '파일 추가'를 클릭하여 수동으로 선택할 수 있으며, 월별, 공급업체별 또는 프로젝트별로 정리된 폴더의 경우 '폴더에서 파일 가져오기'를 사용하여 폴더 안의 PDF를 한 번에 작업에 추가할 수 있습니다.
작업 목적: ZUGFeRD로 변환해야 하는 모든 PDF를 동일한 작업에 넣는 것입니다. 예상 결과: 표에 처리 대기 레코드가 나타나고 이름, 경로, 확장자 등의 정보가 표시됩니다.
영수증 PDF를 일괄 처리할 때는 먼저 동일한 배치 파일을 '2026년 5월 공급업체 영수증'과 같은 별도의 폴더에 넣는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 폴더를 가져올 때 더 명확하고 이후 출력 결과를 대조하기도 편리합니다.
3단계: 레코드 수 확인 및 처리 불필요한 파일 삭제
파일을 추가한 후 서둘러 다음 단계로 넘어가지 마십시오. 먼저 목록 하단의 레코드 수를 확인하고 파일 이름과 경로가 이번 작업 범위에 부합하는지 점검해야 합니다. 스크린샷 하단에는 레코드 수가 4로 표시되어 있어 현재 4개의 PDF를 처리할 것임을 나타냅니다. 각 레코드 오른쪽에는 삭제 아이콘이 있어 실수로 추가된 파일을 발견하면 먼저 제거할 수 있습니다.
인터페이스 오른쪽에는 '필터' 및 '정렬' 버튼도 있어 파일 수가 많을 때 찾는 데 도움을 줍니다. 예를 들어 이름별로 특정 공급업체 파일이 포함되어 있는지 확인하거나 시간별로 오래된 파일이 섞여 있는지 볼 수 있습니다. 이러한 동작은 몇 초밖에 걸리지 않지만 일괄 변환 후 재작업을 효과적으로 줄일 수 있습니다.
4단계: 다음 클릭 후 버전 설정 진입
파일 목록에 오류가 없는지 확인한 후 하단의 '다음'을 클릭합니다. 페이지는 두 번째 단계인 '처리 옵션 설정'으로 진입합니다. 인터페이스 단계 표시줄에서 전체 과정이 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작의 네 단계로 나뉘어 있음을 알 수 있습니다. 이러한 마법사 스타일의 과정은 사무 직원에게 매우 친숙하여 복잡한 메뉴를 기억할 필요 없이 순서대로 완료하면 됩니다.
5단계: 버전 옵션에서 ZUGFeRD 선택
'처리 옵션 설정'에 진입하면 소프트웨어가 여러 대상 버전을 표시합니다. 스크린샷에서 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-3a, PDF/X, PDF/UA-1, PDF 1.0, PDF 1.7, PDF 2.0 등의 옵션과 함께 'ZUGFeRD'도 포함되어 있음을 볼 수 있습니다.
여러 PDF 영수증을 ZUGFeRD로 일괄 변환하려면 'ZUGFeRD' 라디오 버튼을 선택해야 합니다. 스크린샷의 파란색 선택 상태는 현재 대상 버전이 ZUGFeRD로 설정되었음을 나타냅니다. 선택을 완료한 후 '다음'을 클릭하여 저장 설정으로 진입합니다.
작업 목적: 이번 일괄 변환의 대상 표준을 지정하는 것입니다. 예상 결과: 모든 처리 대기 PDF가 ZUGFeRD 옵션에 따라 후속 처리됩니다.
6단계: 출력 위치 선택 후 일괄 변환 시작
스크린샷에는 저장 위치 페이지가 표시되지 않았지만 단계 표시줄에 '저장 위치 설정' 및 '처리 시작'이 명시적으로 포함되어 있습니다. 원본 PDF를 덮어쓰거나 원본 파일과 섞이지 않도록 새 출력 디렉터리를 선택하는 것이 좋습니다. 예를 들어 'ZUGFeRD_변환완료' 폴더를 생성하여 처리된 파일을 집중 보관할 수 있습니다.
저장 위치를 설정한 후 계속해서 '처리 시작'으로 넘어갑니다. 소프트웨어는 작업 목록 순서대로 일괄 변환을 수행합니다. 처리가 완료된 후 즉시 출력 디렉터리를 확인하는 것이 좋습니다. 파일 수가 작업 레코드 수와 일치하는지, 파일이 정상적으로 열리는지, 파일이 내부 보관 또는 상대방 수신 요구 사항을 충족하는지 확인하십시오.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 원본 PDF 폴더를 먼저 정리해야 하는 이유는 무엇인가요?
일괄 처리의 전제는 작업 범위가 명확해야 한다는 것입니다. 동일한 배치 영수증 PDF를 하나의 폴더에 넣으면 오류 가져오기를 줄이고 출력 후 대조 확인도 편리합니다. 월별, 프로젝트별 또는 공급업체별로 다른 영수증을 하나의 작업에서 혼합 처리하는 것은 권장하지 않습니다.
2. ZUGFeRD 변환 후 모든 플랫폼 요구 사항을 반드시 충족하나요?
플랫폼이나 고객에 따라 ZUGFeRD 파일에 대한 추가 규칙이 있을 수 있습니다. 이 소프트웨어는 사용자가 ZUGFeRD 대상 형식을 일괄 선택하고 변환하는 것을 도와줄 수 있지만, 공식적인 세금, 재무 시스템 가져오기 또는 장기 규정 준수 보관이 관련된 경우 수신자 표준에 따라 추가 검증을 수행하는 것이 좋습니다.
3. 여러 PDF 표준으로 동시에 변환할 수 있나요?
스크린샷 인터페이스에서 볼 수 있듯이 버전 옵션은 라디오 버튼 형태이므로 보통 한 번의 작업에서 하나의 대상 버전을 선택합니다. ZUGFeRD와 다른 버전이 동시에 필요한 경우, 출력 표준 혼동을 피하기 위해 별도의 작업을 생성하는 것이 좋습니다.
4. 대량의 파일을 처리할 때 위험을 줄이는 방법은 무엇인가요?
소량의 샘플 파일로 먼저 테스트 실행하여 출력이 기대에 부합하는지 확인한 후 전체 배치를 처리하는 것이 좋습니다. 공식적인 일괄 변환 전에 원본 PDF를 보관하고, 독립된 폴더에 출력하며, 완료 후 결과를 표본 추출하여 확인하십시오.
요약: PDF 영수증 일괄 변환을 사무용 소프트웨어에 맡기세요
여러 PDF 영수증을 ZUGFeRD로 변환할 때 가장 우려되는 것은 개별 단계가 복잡한 것이 아니라 파일 수가 많을 때 반복 작업이 너무 많다는 점입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하면 '파일 선택, 대상 버전 설정, 저장 위치 지정, 변환 시작'을 하나의 명확한 일괄 처리 과정으로 통합할 수 있습니다.
대량의 PDF 영수증, 전자 문서 또는 비즈니스 문서를 처리하고 있다면 본문의 방법에 따라 작업하는 것이 좋습니다. PDF 도구로 진입하여 'PDF를 다른 버전의 PDF로 변환'을 열고 처리할 파일을 가져온 후 ZUGFeRD를 선택하고 출력 디렉터리를 설정한 다음 처리를 시작하십시오. 이렇게 하면 수동 반복 작업을 줄이고 PDF 표준화 변환을 더욱 안정적이고 효율적으로 만들 수 있습니다.