여러 PDF 파일의 키워드 형식이 유사하지만 월, 연도 또는 번호와 같이 내용이 다른 경우 일반적인 정확한 검색 방법으로는 반복 작업이 필요할 수 있습니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 에서 수식을 사용하여 텍스트를 퍼지 검색하고, 여러 PDF에 대해 와일드카드를 이용한 일괄 검색 및 교체를 수행하는 방법을 소개하며, 날짜 내용을 예로 들어 파일 가져오기, 규칙 설정, 저장 처리 및 결과 확인의 전체 과정을 설명합니다.
많은 사무직 종사자는 이러한 PDF 수정 요구를 자주 접합니다. 상사가 여러 보고서의 게시일을 일괄 업데이트하라고 요청하거나, 고객이 여러 PDF 계약서의 작년 연도를 새 연도로 변경하라고 요구하거나, 프로젝트 팀에서 자료의 기존 배치 이름을 새 배치 이름으로 바꿔야 하는 경우입니다. PDF 하나 정도는 열어서 편집하거나 찾아 바꾸기를 할 수 있지만, 파일이 수십 개, 많게는 수백 개에 이르면 일일이 작업하는 것은 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 빠진 파일이나 수정되지 않은 키워드가 생기기 쉽습니다.
더 번거로운 점은 PDF 속 기존 내용이 항상 완전히 동일하지는 않다는 것입니다. 예를 들어 어떤 파일에는 April이라고 쓰여 있고 다른 파일에는 May라고 쓰여 있을 수 있으며, 연도는 2017일 수도 있고 2018 또는 2020일 수도 있습니다. 이때 일반적인 정확한 찾기만 사용하면 여러 번 규칙을 작성하거나 나누어 처리해야 합니다. 이 글에서는 일괄 사무 작업에 더 적합한 방법, 즉 와일드카드나 수식을 이용한 퍼지 찾기로 여러 PDF 파일의 키워드를 일괄 찾아 바꾸는 방법을 소개합니다.
아래에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어 설명하겠습니다. 이 소프트웨어는 사무 환경을 위한 문서 일괄 처리 소프트웨어로, 인터페이스에 PDF 도구, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구 등이 분류되어 있어 대량의 파일 처리 시 반복 작업을 줄이는 데 적합합니다. 이 글에서는 PDF 속 키워드의 일괄 퍼지 찾기 및 바꾸기 기능을 중점적으로 시연합니다.
적용 시나리오: 키워드가 고정되지 않고 규칙적일 때 퍼지 찾기에 더 적합
일반적인 찾아 바꾸기는 '원본 텍스트가 완전히 일치하는' 상황에 적합합니다. 예를 들어 모든 PDF의 '옛 회사명'을 '새 회사명'으로 바꾸는 경우입니다. 하지만 실제 파일에서는 날짜, 번호, 금액 코드, 프로젝트 배치 번호, 버전 번호 등 규칙적으로 변하는 내용이 많습니다. 형식에 규칙이 있다면 와일드카드나 수식을 이용한 퍼지 찾기를 고려할 수 있습니다.
이번 예시에서 처리할 대상은 PDF 표지의 날짜입니다. 처리 전 PDF에는 'April 13, 2017'이 표시되어 있습니다. 실제 일괄 작업 시 다른 PDF에는 이와 유사한 월 또는 연도 변화가 존재할 수 있습니다. 목표는 월을 August로, 네 자리 연도를 2026으로 통일하여 바꾸면서 가운데 날짜 숫자 13은 유지하는 것입니다. 즉, 날짜 전체를 바꾸는 것이 아니라 규칙에 맞는 부분만 바꾸는 것입니다.
이러한 작업은 다음 시나리오에 적합합니다. PDF 보고서 표지 날짜 일괄 수정, PDF 공지사항의 연도 일괄 업데이트, PDF 계약서의 프로젝트 기간 일괄 변경, PDF 자료의 버전 번호 일괄 통일, 고정된 형식의 번호 일괄 삭제 또는 변경 등이 있습니다. PDF 내용이 인식 가능한 텍스트이고 처리할 내용에 명확한 규칙이 있다면 이 방법으로 효율을 높일 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전 통일된 수정이 필요한 여러 PDF 존재
처리 전 파일 스크린샷을 보면 폴더 안에 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf 등 여러 PDF 파일이 있습니다. 이 PDF들은 모두 동일한 일괄 처리 대상 파일로, 일괄 도구를 사용하여 찾아 바꾸기를 통일적으로 실행하는 데 적합합니다.
PDF 중 하나를 열면 페이지에 보고서 제목과 날짜 정보가 표시됩니다. 빨간색 상자로 표시된 내용은 'April'과 '2017'이며, 이것이 이번에 처리할 키워드입니다. 날짜 가운데의 '13'은 수정할 필요가 없으므로, 바꾸기 규칙은 월과 연도만 정확히 지정하도록 최대한 정밀하게 설정해야 합니다.
수동 방식을 채택한다면 사용자는 1.pdf를 열고 April과 2017을 찾아 수정 후 저장하고, 이어서 2.pdf를 열어 동일한 작업을 반복해야 합니다. 파일 수가 많을수록 반복 작업은 더욱 두드러집니다. 반면 일괄 처리 도구의 방식은 먼저 모든 파일을 작업 목록에 추가하고, 찾아 바꾸기 규칙을 통합 설정한 후, 마지막으로 결과를 한 번에 출력하는 것입니다.
처리 후 효과: 날짜 속 월과 연도가 규칙에 따라 업데이트됨
일괄 작업을 완료한 후 처리된 PDF를 열어보면 날짜가 'August 13, 2026'으로 변경된 것을 확인할 수 있습니다. 이는 원래 있던 월 April이 August로, 네 자리 연도 2017이 2026으로 바뀌었지만 날짜 숫자 13은 그대로 유지되었음을 의미합니다.
이러한 효과는 와일드카드나 수식을 사용한 퍼지 찾기가 단순히 전체 텍스트를 통째로 바꾸는 것이 아니라, 규칙에 맞는 일부 텍스트만을 대상으로 처리할 수 있음을 보여줍니다. 날짜, 번호, 버전 번호와 같은 구조화된 내용의 경우, 이 방식이 하나하나 정확히 찾는 것보다 더 유연합니다.
조작 단계 1: PDF 도구에서 키워드 찾기 및 바꾸기 기능 열기
HeSoft Doc Batch Tool 을 실행한 후, 먼저 왼쪽 분류栏에서 'PDF 도구'를 선택합니다. 인터페이스에는 PDF 워터마크 추가, PDF를 Word로 변환, PDF를 JPG 이미지로 변환 등 여러 PDF 관련 기능이 표시됩니다. 여기서 처리할 대상은 PDF 내용 속 문자이므로 'PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기'를 선택합니다.
스크린샷에서 이 기능은 PDF 도구 목록의 첫 번째 항목에 위치해 있어, PDF 텍스트 내용을 일괄 찾아 바꾸기 위한 전용 진입점임을 알 수 있습니다. 클릭하면 작업 페이지로 이동합니다. PDF 파일을 자주 다루는 사용자라면 기능이 파일 유형별로 분류되어 있어 도구를 찾는 시간을 줄일 수 있고 다른 처리 기능을 잘못 사용하는 일도 피할 수 있습니다.
조작 단계 2: 일괄 처리할 PDF 파일 가져오기
기능 페이지에 들어가면 먼저 '처리할 레코드 선택'이 나옵니다. 여기서 처리할 모든 PDF를 목록에 추가해야 합니다. 인터페이스 오른쪽 상단에는 '파일 추가'와 '폴더에서 파일 가져오기'라는 두 가지 일반적인 진입점이 있습니다. PDF가 여러 위치에 흩어져 있다면 '파일 추가'를, PDF가 이미 한 폴더에 모여 있다면 '폴더에서 파일 가져오기'를 사용하는 것이 더 효율적입니다.
스크린샷에는 이미 4개의 레코드, 즉 파일명이 각각 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf이며 경로가 모두 D:\test 아래에 있는 파일들이 가져와져 있습니다. 표에는 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보도 나열되어 있어 사용자가 파일이 올바른지 확인할 수 있습니다. 하단에 레코드 수가 4로 표시되어, 이후 처리가 이 4개의 PDF에 적용됨을 나타냅니다.
이 단계에서는 급하게 다음 단계로 넘어가기보다 파일 목록을 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 일괄 처리의 효율은 매우 높지만, 잘못된 파일을 가져오면 그 파일도 함께 처리된다는 의미이기도 합니다. 따라서 정식 실행 전 파일 범위를 확인하는 것은 결과의 정확성을 보장하는 중요한 절차입니다. 확인 후 '다음'을 클릭합니다.
조작 단계 3: 수식을 사용한 퍼지 텍스트 찾기 선택
'처리 옵션 설정'으로 들어가면 '찾기 방식' 영역을 볼 수 있습니다. 여기에는 두 가지 옵션이 있습니다. 하나는 '텍스트 정확히 찾기'이고, 다른 하나는 '수식을 사용하여 퍼지 텍스트 찾기'입니다. 찾을 내용이 완전히 고정되어 있다면(예: April만 찾는 경우) 정확히 찾기를 선택할 수 있지만, 이 사례에서는 여러 가능한 월과 네 자리 연도를 일치시켜야 하므로 '수식을 사용하여 퍼지 텍스트 찾기'를 선택해야 합니다.
퍼지 찾기를 선택하면 왼쪽 '찾을 키워드 목록'에 규칙을 입력하고, 오른쪽 '바꿀 키워드 목록'에 바꿀 텍스트를 입력합니다. 스크린샷의 설정은 매우 전형적이어서 와일드카드 일괄 바꾸기의 논리를 이해하는 데 적합합니다.
왼쪽 첫 번째 줄은 'April|May'이고, 오른쪽 첫 번째 줄은 'August'입니다. 이는 PDF에 April 또는 May가 나타날 경우 모두 August로 바꾼다는 의미입니다. 여기서 세로줄은 '또는(or)' 관계를 표현하는 데 사용되며, 여러 후보 단어를 하나의 목표 단어로 통일하여 바꿀 때 적합합니다.
왼쪽 두 번째 줄은 '\d{4}'이고, 오른쪽 두 번째 줄은 '2026'입니다. 이는 네 자리 숫자를 찾아 2026으로 바꾼다는 의미입니다. 연도의 경우 네 자리 숫자는 매우 일반적인 형식이므로, 2017과 같은 연도 내용을 일치시키는 데 사용할 수 있습니다.
특히 주의해야 할 점은 규칙이 넓을수록 일치하는 내용이 더 많아질 수 있다는 것입니다. 예를 들어 '\d{4}'는 모든 네 자리 숫자와 일치할 수 있으므로, PDF에 보고서 번호, 머리글 번호 또는 기타 네 자리 숫자가 있다면 그것들도 바뀔 수 있습니다. 따라서 정식으로 일괄 처리하기 전에 반드시 소량의 샘플 파일로 규칙을 검증하는 것이 좋습니다. 문서 내에 네 자리 숫자가 많다면 실제 내용에 따라 규칙을 더 좁혀 잘못된 바꾸기를 피해야 합니다.
조작 단계 4: 행별로 바꿀 내용 일치시켜 입력하기
키워드 목록에서 각 행은 일반적으로 한 쌍의 찾기 및 바꾸기 관계에 해당합니다. 왼쪽 첫 번째 줄은 오른쪽 첫 번째 줄에, 왼쪽 두 번째 줄은 오른쪽 두 번째 줄에 대응합니다. 입력할 때는 순서를 일관되게 유지해야 하며, 바꿀 내용을 다른 행에 잘못 배치하면 월이 연도로 바뀌거나 연도가 월로 바뀌는 오류가 발생할 수 있습니다.
이 사례의 대응 관계는 다음과 같이 요약할 수 있습니다. April 또는 May를 August로 바꾸고, 네 자리 연도를 2026으로 바꿉니다. 이렇게 처리하면 원래 날짜 'April 13, 2017'은 'August 13, 2026'이 됩니다. 숫자 13에 대해서는 찾기 규칙을 설정하지 않았으므로 그대로 유지됩니다.
인터페이스에는 '채우지 않으면 삭제'라는 안내도 표시되어 있습니다. 이는 오른쪽의 바꿀 키워드가 비어 있을 경우, 소프트웨어가 일치하는 내용을 삭제할 수 있음을 의미합니다. 이 기능은 특정 텍스트를 일괄 정리할 때 유용하지만, 목표가 삭제가 아닌 바꾸기라면 오른쪽에 올바른 새 키워드를 입력했는지 확인해야 합니다.
조작 단계 5: 출력 위치 설정 및 처리 시작
처리 옵션을 완료한 후 '다음'을 클릭합니다. 상단 흐름에서 볼 수 있듯이, 이후 단계는 '저장 위치 설정'과 '처리 시작'입니다. 스크린샷에 이 두 페이지의 구체적인 세부 사항이 나와 있지는 않지만, 흐름의 이름으로 미루어 사용자가 처리된 PDF의 저장 위치를 지정한 후 일괄 작업을 시작해야 함을 합리적으로 판단할 수 있습니다.
출력 파일은 원본 파일을 직접 덮어쓰는 대신 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 일괄 바꾸기는 여러 파일에 영향을 미치므로, 규칙을 잘못 작성했을 경우 원본 파일을 덮어쓰면 복구 비용이 증가합니다. 원본 파일을 보존하고 처리된 PDF를 별도 디렉터리에 출력하면 처리 전후 비교가 용이하고 문제 발견 시 규칙을 다시 조정하기도 편리합니다.
처리가 시작되면 소프트웨어는 파일 목록에 따라 각 PDF에 대해 찾아 바꾸기를 실행합니다. 처리가 완료되면 최소한 몇 개의 PDF, 특히 유형, 날짜, 번호가 다른 파일들을 무작위로 검사하여 바꾸기 결과가 기대에 부합하는지 확인해야 합니다. 파일 수가 매우 많다면 표지, 머리글, 바닥글 또는 고정 정보 영역과 같이 핵심 규칙이 포함된 페이지를 우선적으로 확인하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. PDF가 인식 가능한 텍스트여야 하나요?네, 텍스트 찾기 및 바꾸기는 일반적으로 PDF 내의 문자 내용에 의존합니다. PDF가 순수한 스캔 이미지라면 페이지에 글자가 보이지만 실제로 선택하거나 복사할 수 없는 경우 직접 바꾸지 못할 수 있습니다. 스캔본인 경우 먼저 텍스트 인식 상태를 확인해야 합니다.
2. 수식을 사용한 퍼지 찾기가 잘못 바꾸기를 할 수 있나요?가능합니다. 퍼지 찾기는 능력은 더 강력하지만 규칙도 더 신중하게 설정해야 합니다. 예를 들어 '\d{4}'는 연도를 일치시키는 데 매우 적합하지만, 다른 네 자리 번호와도 일치할 수 있습니다. 먼저 소규모로 테스트한 후 전체 파일을 일괄 처리하는 것이 좋습니다.
3. 한 번에 여러 키워드를 바꿀 수 있나요?인터페이스에서 볼 수 있듯이 키워드 목록은 여러 줄 입력을 지원하므로 여러 세트의 바꾸기 규칙을 설정할 수 있습니다. 핵심은 좌우 양측이 행별로 대응해야 하며, 각 규칙의 의미를 명확히 확인해야 한다는 점입니다.
4. 처리 후 결과가 틀린 것을 발견하면 어떻게 하나요?제안된 대로 새 디렉터리에 저장했다면 원본 PDF는 그대로 유지되므로, 규칙을 조정하여 다시 처리할 수 있습니다. 원본 파일을 직접 덮어썼다면 복구가 어렵습니다. 따라서 일괄 처리 전 원본 파일을 백업하는 것이 매우 중요합니다.
5. 이 방법은 PDF에만 적합한가요?이 글에서 시연한 것은 PDF 도구의 기능입니다. 소프트웨어 인터페이스에서는 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구 등의 분류도 볼 수 있어, 여러 사무용 파일의 일괄 처리 시나리오를 지원함을 알 수 있습니다. doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx 등 파일의 구체적인 처리 방식은 해당 도구로 들어가 확인해야 합니다.
요약: 일괄 도구로 PDF 키워드를 처리하는 것이 수동 수정보다 더 안정적이고 효율적입니다
여러 PDF 파일의 키워드가 고정되지 않고 규칙적일 때, 와일드카드나 수식을 사용한 퍼지 찾기는 처리 효율을 크게 높일 수 있습니다. 이 글에서는 날짜 바꾸기 예시를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 에서 'PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기'를 선택하고, 여러 PDF를 가져오고, '수식을 사용하여 퍼지 텍스트 찾기'를 활성화하여 'April|May', '\d{4}' 등의 규칙을 통해 일괄 바꾸기를 완료하는 방법을 시연했습니다.
이 방법의 가치는 단순히 몇 번의 클릭을 절약하는 것뿐 아니라, 반복적인 파일 처리 흐름을 표준화하는 데 있습니다. 즉, 파일을 먼저 가져오고, 규칙을 설정하고, 결과를 통일 출력한 후, 마지막으로 무작위 검사하는 것입니다. 보고서, 계약서, 공지사항, 아카이브 자료를 자주 처리하는 사무직 사용자에게 일괄 처리 소프트웨어를 합리적으로 사용하면 많은 반복 작업을 줄일 수 있고, 수작업으로 인한 수정 누락 위험도 낮출 수 있습니다. 다음에 여러 PDF 키워드를 통일적으로 수정해야 할 경우, 먼저 파일을 같은 폴더에 정리하고, 퍼지 찾기 규칙으로 소규모 테스트를 거쳐 확인한 후 일괄 실행하는 것을 권장합니다.