이 문서는 PDF 내용을 일괄 정리해야 하는 사무직 사용자를 대상으로, HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 여러 PDF를 처리 목록에 추가하고, "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"에서 수식 퍼지 검색을 선택하여 텍스트를 찾는 방법을 설명합니다. April|May와 네 자리 숫자 연도 규칙을 입력하고, 바꿀 키워드 목록을 비워 두면 여러 PDF에서 일치하는 텍스트를 일괄 삭제할 수 있어, 날짜, 번호, 연도 등의 내용 정리에 적합합니다.
많은 사무직 종사자가 PDF를 처리할 때 비슷한 작업을 마주합니다. 상사가 PDF 보고서에서 날짜를 삭제하라고 요청하거나, 법무팀이 계약서의 특정 번호를 정리하라고 하거나, 기록 담당자가 공개용 파일에서 연도나 식별자를 제거해야 하는 경우입니다. 파일 하나라면 괜찮지만, 여러 PDF 파일이고 각 PDF의 텍스트가 조금씩 다르다면 수동 삭제 작업은 시간이 매우 오래 걸립니다.
이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 PDF에서 규칙에 맞는 텍스트를 일괄 검색하고 공백으로 대체하여 일괄 삭제하는 더 효율적인 방법을 설명합니다. 예시에서 PDF 표지 날짜는 "April 13, 2017"이며, 월 "April"과 네 자리 연도 "2017"을 삭제하려고 합니다. 다른 PDF에 "May"나 다른 네 자리 연도가 나타나더라도 수식을 통해 유사한 패턴을 한 번에 매칭할 수 있습니다.
활용 시나리오: PDF의 날짜, 번호, 연도 및 민감어 일괄 삭제
PDF 키워드 일괄 삭제는 다양한 실제 사무 환경에 적용됩니다. 예를 들어 외부 공개 보고서 발행 전 발행일을 삭제하거나, 이전 문서 보관 시 구버전 번호를 삭제하거나, 고객에게 자료를 전달하기 전 내부 프로젝트 번호를 숨기거나, 스캔하여 텍스트로 변환한 PDF를 정리할 때 특정 반복 식별자를 제거해야 하는 경우 등입니다. PDF의 텍스트가 검색 가능하다면 찾기 및 바꾸기 방식으로 처리하는 것을 고려할 수 있습니다.
단일 PDF 편집 소프트웨어와 비교했을 때, HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 일괄 처리에 더 중점을 둡니다. 그 가치는 파일 그룹을 하나의 작업으로 처리하여 사용자가 열기, 찾기, 삭제, 저장과 같은 동작을 반복하지 않도록 하는 데 있습니다. 매일 문서를 처리해야 하는 사람들에게 이러한 일괄 처리 방식은 기계적인 조작을 크게 줄여줄 수 있습니다.
이 문서는 PDF를 예로 들고 있지만, 사무 환경에서의 일괄 처리 방식은 다른 형식의 파일에도 적용됩니다. 예를 들어 Word 문서의 docx, doc, Excel 표의 xlsx, xls, PowerPoint 프레젠테이션의 pptx, ppt 등이 있습니다. 형식에 따라 해당 도구를 사용하며, 핵심 목표는 반복 작업을 줄여 처리 효율을 높이는 것입니다.
효과 미리보기: 처리 전 PDF에 삭제할 키워드가 존재함
먼저 처리할 파일을 확인합니다. 스크린샷에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf라는 이름의 PDF 파일 4개가 있습니다. 이는 이번 작업이 단일 파일 편집이 아니라 여러 PDF에 동일한 삭제 규칙을 적용하는 것임을 나타냅니다.
PDF 내용을 열어 보면 표지에 "April 13, 2017"이 나타납니다. 빨간색 강조 상자가 "April"과 "2017"을 표시하고 있으며, 이것이 이번에 삭제할 대상 텍스트입니다. 실제 사무 환경에서는 이러한 대상이 월, 연도, 고객 번호, 직원 번호 또는 기타 패턴이 있는 문자열일 수 있습니다.
여기서 '패턴 삭제'의 의미를 정확히 이해해야 합니다. 패턴 삭제는 무분별한 삭제가 아니라 규칙에 따른 삭제입니다. 예를 들어 "\d{4}"는 연속된 네 자리 숫자를 의미하여 연도를 매칭하기에 적합하고, "April|May"는 April 또는 May와 매칭되어 여러 가능한 영문 월을 동시에 처리하기에 적합합니다. 규칙이 정확할수록 삭제 결과의 신뢰성이 높아집니다.
처리 후 효과: 매칭된 텍스트는 제거되고, 매칭되지 않은 내용은 유지됨
처리 후 PDF를 열면 원래 날짜 영역이 변경된 것을 볼 수 있습니다. "April"과 "2017"은 더 이상 표시되지 않고 "13,"만 남아 있습니다. 이는 소프트웨어가 규칙에 부합하는 내용만 삭제하고, 매칭되지 않은 날짜 숫자와 쉼표는 삭제하지 않았음을 의미합니다.
이 결과는 사무 처리에 매우 중요합니다. 사용자가 규칙을 통해 삭제 범위를 제어할 수 있음을 의미하기 때문입니다. 연도만 삭제하려면 네 자리 연도만 매칭하고, 월만 삭제하려면 월만 매칭합니다. 전체 날짜를 삭제하려면 더 완전한 매칭 규칙을 설정해야 합니다. 이 문서의 예시는 한 번에 날짜 전체를 삭제하는 것보다 와일드카드 방식을 사용하여 키워드를 일괄 삭제하는 방법을 보여주는 데 중점을 둡니다.
조작 단계 1: HeSoft Doc Batch Tool 의 PDF 기능 열기
소프트웨어를 열면 인터페이스 왼쪽 상단에 제품이 " HeSoft Doc Batch Tool "(이)라고 표시됩니다. 왼쪽 분류에서 "PDF 도구"를 선택한 다음, 기능 목록에서 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 찾습니다. 스크린샷에서 이 기능은 첫 번째 항목에 위치하며, PDF 파일 내용의 키워드를 일괄 검색하고 바꾸는 설명이 있습니다.
이번에 이 기능을 선택한 이유는 "키워드 삭제"를 "공백으로 바꾸기"를 통해 구현할 수 있기 때문입니다. 즉, 먼저 소프트웨어가 PDF에서 지정된 텍스트를 찾도록 한 다음 바꿀 내용을 공백으로 설정하면, 처리 결과는 해당 텍스트를 삭제하는 것이 됩니다.
과거에 PDF 리더기로 일일이 검색하는 데 익숙했다면, 일괄 처리 도구에 몇 가지 단계가 더 있다고 느낄 수 있습니다. 그러나 파일 수가 늘어나면, 일괄 도구의 이점이 매우 분명해집니다. 규칙은 한 번만 설정하면, 소프트웨어가 목록의 전체 PDF를 처리할 수 있습니다.
조작 단계 2: PDF 파일 추가 또는 폴더에서 가져오기
기능에 진입하면 첫 번째 단계는 처리할 레코드를 선택하는 것입니다. 인터페이스 상단에는 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기" 버튼이 있습니다. 파일 수가 적을 때는 "파일 추가"를 사용할 수 있으며, 동일 폴더에 많은 PDF가 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 효율적입니다.
스크린샷에는 이미 4개의 PDF가 가져와져 있으며, 목록에는 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 포함되어 있습니다. 파일 경로는 D드라이브 test 디렉터리 아래의 1.pdf에서 4.pdf로 표시됩니다. 하단 요약 영역에는 레코드 수가 4로 표시되어 이후 규칙이 이 4개 파일에 적용됨을 나타냅니다.
"다음"을 클릭하기 전에 세 가지를 확인하는 것이 좋습니다. 파일 수량이 정확한지, 파일 경로가 올바른지, 확장자가 pdf인지 확인합니다. 만약 처리할 필요가 없는 파일을 잘못 가져왔다면, 작업 열의 삭제 아이콘을 통해 제거할 수 있습니다. 이 확인 작업은 간단하지만, 일괄 처리 시 실수로 내용을 삭제하는 것을 방지할 수 있습니다.
조작 단계 3: 수식 설정으로 텍스트 퍼지 검색
"다음"을 클릭하면 "처리 옵션 설정"으로 들어갑니다. "검색 방식"에서 "수식을 사용하여 텍스트 퍼지 검색"을 선택합니다. 이 옵션은 다른 연도, 다른 월, 다른 숫자 번호 등 규칙성을 가진 가변 내용을 처리하는 데 적합합니다.
왼쪽의 "검색할 키워드 목록"에 매칭할 내용을 입력합니다. 스크린샷 예시에는 두 줄이 있습니다. 첫 번째 줄은 "April|May"로 April 또는 May를 매칭하는 데 사용되며, 두 번째 줄은 "\d{4}"로 연속된 네 자리 숫자를 매칭하는 데 사용됩니다. 이렇게 설정하면 소프트웨어가 각 PDF에서 이러한 대상을 검색할 수 있습니다.
파일에 다른 월도 있다면 실제 상황에 맞게 규칙을 확장할 수 있으며, 고정된 단어 하나만 삭제한다면 해당 단어만 입력해도 됩니다. 핵심은 검색 규칙과 삭제 대상을 일치시키는 것이며, 편의를 위해 지나치게 광범위한 규칙을 작성하면 삭제해서는 안 될 내용에 영향을 줄 수 있으니 주의해야 합니다.
조작 단계 4: 바꿀 내용 비워두어 일괄 삭제 실현
오른쪽에서 "바꿀 키워드 목록"을 볼 수 있으며, 옆에 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라는 안내가 있습니다. 이것이 본 튜토리얼의 핵심입니다. PDF 키워드를 삭제하려면 새로 바꿀 단어를 입력할 필요 없이 오른쪽을 비워두면 됩니다.
예를 들어, 왼쪽에 "April|May"를 입력하고 오른쪽이 비어 있으면 PDF의 April이나 May가 삭제됩니다. 왼쪽에 "\d{4}"를 입력하고 오른쪽이 비어 있으면 매칭된 네 자리 숫자가 삭제됩니다. 처리 후 원래 텍스트 위치는 PDF 페이지 레이아웃과 텍스트 객체에 따라 빈 영역으로 표시될 수 있습니다.
설정 완료 후 "다음"을 클릭하여 저장 위치 설정을 계속합니다. 원본 파일과 혼동되지 않도록 별도의 폴더에 출력하는 것이 좋습니다. 마지막으로 "처리 시작"으로 진입하면, 소프트웨어는 목록의 PDF에 대해 일괄 검색 및 삭제를 실행합니다.
자주 묻는 질문과 주의사항
1. 오른쪽을 비워두는 것과 공백을 입력하는 것의 차이는 무엇인가요?
비워두는 것은 매칭된 텍스트를 삭제하는 것을 의미하며, 공백을 입력하면 대상 텍스트가 공백 문자로 바뀔 수 있습니다. 진정한 삭제 효과를 얻으려면 인터페이스 안내에 따라 입력하지 않는 것이 좋습니다.
2. 네 자리 숫자를 매칭하면 연도가 아닌 다른 숫자도 삭제되나요?
가능성이 있습니다. PDF에 보고서 번호, 페이지 번호, 일련번호 등 다른 네 자리 숫자가 있다면 이 역시 매칭될 수 있습니다. 따라서 "\d{4}"와 같은 규칙을 사용할 때는 먼저 샘플 PDF로 테스트하여 오삭제가 없음을 확인해야 합니다.
3. 일부 PDF가 처리 후에도 변화가 보이지 않는 이유는 무엇인가요?
가능한 원인으로는 PDF 텍스트가 검색 가능한 텍스트가 아니거나, 규칙이 실제 내용과 일치하지 않거나, 대소문자가 다르거나, 내용이 이미지에 속하는 경우 등이 있습니다. 스크린샷 인터페이스에는 "문자의 대소문자 무시" 옵션이 있으며, 영문 대소문자 차이가 관련될 경우 필요에 따라 선택할 수 있습니다.
4. 폴더를 일괄 처리할 수 있나요?
인터페이스에서 "폴더에서 파일 가져오기" 버튼을 볼 수 있습니다. 동일한 PDF 묶음을 폴더에 넣어 가져오는 것이 대량 파일 처리에 더 권장되는 방식입니다.
5. 처리 결과의 신뢰성을 어떻게 확인하나요?
처리 완료 후 파일 생성 여부만 보지 말고, 몇 개의 대표 PDF를 열어 주요 위치를 확인해야 합니다. 특히 패턴 규칙을 사용할 때는 오삭제나 누락이 있는지 확인해야 합니다. 규칙이 안정적임을 확인한 후 더 큰 규모의 파일에 사용합니다.
요약: 규칙화된 방법으로 PDF 일괄 정리 효율 향상
PDF 키워드 일괄 삭제의 핵심 아이디어는 매우 간단합니다. 여러 PDF를 처리 목록에 추가하고, 검색할 키워드나 수식 규칙을 설정한 후, 바꿀 내용을 비워두는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 이 과정을 단계별 흐름으로 만들어, 사용자가 "파일 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작" 순서로 조작하면 됩니다.
PDF의 날짜, 연도, 번호 및 민감 정보 필드를 반복적으로 정리해야 하는 사용자에게, 이 방식은 수동 편집보다 효율적이며 표준화된 프로세스를 형성하기도 쉽습니다. 소량의 샘플로 규칙 테스트를 시작하여 처리 전후 효과가 예상과 일치함을 확인한 후, 전체 폴더를 가져와 작업을 실행하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 시간을 절약하고 PDF 키워드 일괄 삭제 과정을 더욱 안전하고 통제 가능하게 만들 수 있습니다.