PDF 파일 수가 많을 때 여러 파일에서 동일한 키워드를 일괄적으로 바꾸려면 수동 작업은 매우 비효율적입니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 PDF에서 텍스트를 일괄 검색 및 바꾸는 방법을 소개합니다. 처리 전후 효과 비교, 파일 가져오기, 키워드 설정, 저장 및 처리 권장 사항을 포함하며 예제를 통해 PDF에서 April과 2017을 각각 August와 2026으로 바꾸는 방법을 설명합니다.
여러 PDF에서 텍스트를 일괄 검색하고 바꾸는 방법은 무엇일까요? 이는 보고서, 계약서, 공지사항, 증명 자료를 처리하는 많은 사무직 사용자들이 겪는 문제입니다. PDF 형식은 안정적이고 읽기 및 배포가 용이하지만, 여러 PDF에서 동일한 텍스트를 수정해야 할 때 기존 방식은 파일을 하나씩 열고 페이지별로 키워드를 찾아 새 파일로 저장하는 것이었습니다. 이 과정은 느릴 뿐만 아니라 파일 수가 많으면 일부 내용을 빠뜨리기 쉽습니다.
이 글에서는 사무 환경에 더 적합한 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 PDF 파일의 키워드를 한 번에 수정하는 것입니다. 예시에는 4개의 PDF 파일이 있으며, 그 안의 "April"을 "August"로, "2017"을 "2026"으로 바꿔야 합니다. 이 사례를 통해 여러 PDF의 텍스트를 일괄 교체하는 전체 과정을 이해하고 작업 시 주의사항을 익힐 수 있습니다.
적용 시나리오: 여러 PDF의 텍스트를 한 번에 수정해야 하는 경우
PDF 파일 수가 많고 수정 내용이 반복적일 때 일괄 검색 및 바꾸기를 사용하는 것이 적합합니다. 예를 들어, 여러 PDF 보고서의 발행일을 업데이트해야 하거나, 계약서 세트의 회사명을 변경해야 하거나, 여러 프로젝트 문서의 연도를 조정해야 하거나, 여러 PDF 설명서의 버전 번호를 이전 버전에서 새 버전으로 바꿔야 하는 경우입니다. 이때 수동으로 하나씩 수정하면 시간이 낭비될 뿐만 아니라 오류 가능성도 높아집니다.
일괄 처리 사무용 소프트웨어의 가치는 동일한 처리 규칙을 여러 파일에 적용할 수 있다는 점입니다. 사용자는 찾을 내용과 바꿀 내용을 한 번만 설정하면 소프트웨어가 작업 목록에 따라 모든 PDF를 순차적으로 처리합니다. 파일 정리, 자료 보관, 프로젝트 문서 유지 관리, 행정 공지 업데이트 등의 작업에서 이러한 방식은 반복적인 노동을 확실히 줄여줍니다.
참고로, 일괄 검색 및 바꾸기는 텍스트 인식이 가능한 PDF에 더 적합합니다. PDF가 스캔 이미지인 경우 페이지의 글자가 텍스트처럼 보이지만 실제로는 이미지 내용이므로 검색 및 바꾸기를 직접 처리하지 못할 수 있습니다. 따라서 정식으로 일괄 작업을 진행하기 전에 먼저 PDF 하나를 열어 텍스트를 선택하거나 복사할 수 있는지 확인하는 것이 좋습니다.
결과 미리보기: 처리 전 교체해야 할 PDF 파일 및 키워드
처리 전 폴더에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf 총 4개의 PDF 파일이 있습니다. 이 파일들 모두 동일한 키워드 교체 규칙을 실행해야 합니다.
PDF를 열면 페이지에 "April 13, 2017"이라는 날짜가 표시된 것을 볼 수 있습니다. 스크린샷에서 "April"과 "2017"이 빨간색 상자로 표시되어 있으며, 이 두 텍스트 조각이 이번 일괄 검색 및 바꾸기의 대상임을 나타냅니다.
여기서의 업무 요구 사항은 전체 날짜를 삭제하거나 PDF 레이아웃을 재조정하는 것이 아니라, 이전 월과 연도를 새 월과 연도로 교체하는 것입니다. 이렇게 하면 PDF의 기존 내용 구조를 기본적으로 유지하면서 지정된 키워드만 업데이트할 수 있습니다.
결과 미리보기: 처리 후 PDF 텍스트 교체 완료
일괄 처리를 완료한 후, 처리된 PDF를 열면 날짜가 "August 13, 2026"으로 변경된 것을 확인할 수 있습니다. 월은 April에서 August로, 연도는 2017에서 2026으로 변경되었으며, 중간의 날짜 "13,"은 변하지 않았습니다.
처리 결과에서 볼 수 있듯이, 소프트웨어는 사용자가 설정한 찾을 단어와 바꿀 단어에 따라 교체를 수행하므로 PDF 내 고정된 텍스트를 통일적으로 수정해야 하는 경우에 적합합니다. 동일한 배치의 PDF에 이러한 이전 키워드가 모두 존재하면 한 번의 작업으로 일괄 업데이트를 완료할 수 있습니다.
작업 단계 1: 소프트웨어를 열고 PDF 키워드 교체 기능으로 이동
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 시작한 후, 먼저 왼쪽 도구 분류에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 이 소프트웨어는 다양한 사무용 파일 처리 기능을 제공하며, PDF 도구 아래에는 PDF와 관련된 여러 일괄 작업이 포함되어 있습니다.
PDF 도구 페이지에서 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 찾아 클릭합니다. 스크린샷에서 해당 기능 카드의 설명은 "PDF 파일 내용의 키워드를 일괄 찾기 및 바꾸기"로, "여러 PDF에서 텍스트 일괄 검색 및 바꾸기" 요구 사항과 정확히 일치합니다.
이 단계의 예상 결과는 일괄 검색 및 바꾸기 작업 페이지로 이동하는 것입니다. 기능을 선택할 때 PDF 변환, PDF 워터마크 추가 또는 PDF 암호화와 같은 다른 기능을 실수로 선택하지 않도록 주의해야 합니다. 키워드 교체 기능으로 진입한 후에야 파일 추가, 키워드 설정, 저장 위치 설정 및 처리 시작과 같은 후속 과정이 나타납니다.
작업 단계 2: 처리 목록에 PDF 파일 추가
기능 페이지로 들어가면 상단에 "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기"가 표시됩니다. 파일 수가 많지 않으면 직접 파일을 추가할 수 있고, 처리해야 할 PDF 폴더 전체가 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 편리합니다.
스크린샷에는 이미 4개의 PDF 파일을 가져왔으며, 목록에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 표시됩니다. 파일 이름은 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf이며 확장자는 모두 pdf이고, 하단에는 레코드 수가 4개로 요약 표시됩니다.
파일을 가져온 후 세 가지 사항을 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 파일 수가 정확한지 확인하여 처리해야 할 PDF가 누락되지 않았는지 확인합니다. 둘째, 파일 경로가 올바른지 확인하여 다른 디렉터리의 파일이 잘못 처리되지 않도록 합니다. 셋째, 목록에 수정할 필요가 없는 PDF가 섞여 있는지 확인합니다. 문제를 발견하면 목록의 작업 버튼을 사용하여 단일 파일을 삭제하거나 "비우기"를 클릭한 후 다시 가져올 수 있습니다.
처리 목록에 오류가 없는지 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭합니다. 그러면 소프트웨어는 두 번째 단계인 처리 옵션 설정으로 이동합니다.
작업 단계 3: 찾을 텍스트와 바꿀 텍스트 입력
처리 옵션 페이지에서 먼저 "찾기 방법"을 확인합니다. 스크린샷에서는 "정확한 텍스트 찾기"가 선택되어 있으며, 날짜, 연도, 영문 월, 이름, 번호 등 바꿀 텍스트를 명확히 알고 있는 시나리오에 적합합니다.
그런 다음 왼쪽의 "찾을 키워드 목록"에 찾을 텍스트를 입력합니다. 이 예시에서는 April과 2017 두 줄을 입력합니다. 이어서 오른쪽의 "바꿀 키워드 목록"에 해당하는 새 텍스트인 August와 2026을 입력합니다. 이렇게 설정하면 소프트웨어가 PDF의 April을 August로, 2017을 2026으로 교체합니다.
입력할 때 반드시 행 번호의 대응 관계에 주의해야 합니다. 왼쪽 첫 번째 행은 오른쪽 첫 번째 행에, 왼쪽 두 번째 행은 오른쪽 두 번째 행에 해당합니다. 더 많은 키워드를 교체해야 하는 경우 계속해서 행을 추가할 수 있지만 좌우 순서를 일치시켜야 합니다. 일괄 교체 작업의 경우 키워드 대응 관계는 결과의 정확성에 영향을 미치는 핵심 요소입니다.
페이지에는 "문자의 대/소문자 무시" 및 "단어의 일부가 아닌 완전한 단어 일치"라는 추가 옵션도 제공됩니다. PDF의 영문 대/소문자가 일치하지 않을 수 있다면 실제 상황에 따라 대/소문자 무시 여부를 고려할 수 있습니다. 특정 키워드가 다른 단어의 일부일 가능성이 걱정된다면 완전한 단어 일치 옵션에 주의를 기울여야 합니다. 중요한 파일의 경우 먼저 소수의 PDF로 효과를 테스트하는 것이 좋습니다.
작업 단계 4: 저장 위치 설정 및 일괄 교체 시작
키워드 설정을 완료한 후 "다음"을 클릭합니다. 인터페이스의 프로세스 안내에 따라 다음으로 "저장 위치 설정"이 필요하며, 마지막으로 "처리 시작"입니다. 저장 위치 설정은 처리된 PDF 파일을 어디에 둘지 결정합니다.
안전을 위해 처리된 PDF를 원본 파일을 직접 덮어쓰지 않고 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원본 버전을 유지할 수 있고 처리 전후의 차이를 비교하기도 용이합니다. 특히 여러 PDF 파일을 교체할 때 교체 규칙을 잘못 작성하면 원본 파일을 유지함으로써 자료를 다시 찾아야 하는 번거로움을 피할 수 있습니다.
처리 시작 단계에 들어가면 일괄 작업을 실행합니다. 소프트웨어는 파일 목록에 따라 모든 PDF를 처리합니다. 작업이 완료되면 출력 파일을 열어 교체 결과를 확인하고 대상 키워드가 새 내용으로 변경되었는지 확인합니다. 예시의 최종 결과는 "April 13, 2017"이 "August 13, 2026"으로 변경된 것입니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. PDF의 모든 동일한 키워드가 교체됩니까? 일괄 검색 및 바꾸기는 입력된 키워드를 기반으로 일치 작업을 수행합니다. 처리 전에 이러한 키워드가 PDF에서 나타나는 위치가 모두 교체해야 하는 위치인지 확인해야 합니다. 예를 들어 연도 "2017"은 날짜, 번호 또는 본문 설명에 나타날 수 있으며, 모든 위치를 변경해야 하는 것이 아니라면 신중하게 설정해야 합니다.
2. 찾을 단어와 바꿀 단어를 여러 그룹 작성할 수 있습니까? 가능합니다. 스크린샷에서 목록이 여러 줄 입력을 지원하는 것을 볼 수 있습니다. 예시에서는 April에서 August로, 2017에서 2026으로 두 그룹의 내용을 동시에 교체했습니다. 실제 사용 시 더 많은 행을 추가할 수 있지만, 행별로 대응 관계를 확인해야 합니다.
3. 출력 위치를 새 폴더로 권장하는 이유는 무엇입니까? 일괄 처리의 가장 큰 특징은 한 번에 여러 파일에 영향을 미친다는 점입니다. 새 폴더로 출력하면 원본 PDF를 보존할 수 있어 재확인 및 롤백이 용이하므로 비교적 안전한 사무 습관입니다.
4. 교체 후 레이아웃이 완전히 동일합니까? 예시 결과로 보면 교체된 텍스트가 원래 위치 근처에 표시되어 전체적인 페이지 내용은 일관성을 유지합니다. 그러나 PDF마다 글꼴, 인코딩 및 텍스트 구조가 다를 수 있으므로 처리 후, 특히 공식적으로 외부에 발송하는 파일은 표본 검사를 권장합니다.
5. PDF가 이미지 스캔본인 경우 어떻게 합니까? 이미지 스캔본의 텍스트는 일반적으로 직접 텍스트로 찾을 수 없습니다. 이러한 PDF를 만나면 먼저 텍스트를 선택할 수 있는지 확인해야 합니다. 선택할 수 없다면 다른 문자 인식 처리를 먼저 진행한 후 후속 교체를 고려해야 할 수 있습니다.
요약
여러 PDF에서 텍스트를 일괄 검색하고 바꾸는 핵심 아이디어는 먼저 처리할 PDF 파일을 정리하고, 명확한 찾을 단어와 바꿀 단어를 설정한 다음, 마지막으로 일괄 처리 도구가 통합 실행하도록 하는 것입니다. 이 글의 예시에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 4개 PDF의 "April"과 "2017"을 각각 "August"와 "2026"으로 교체하여 여러 PDF 파일의 키워드를 한 번에 성공적으로 수정했습니다.
PDF 보고서, 계약서, 설명서, 공지사항 또는 보관 자료를 자주 처리해야 한다면 파일을 하나씩 수동으로 편집하는 대신 일괄 처리 방식을 우선적으로 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 반복 작업으로 인한 누락도 줄일 수 있습니다. 이제 이 글의 단계에 따라 PDF 파일을 준비하고, 키워드 규칙을 설정하여 효율적인 PDF 일괄 검색 및 바꾸기 작업을 완료할 수 있습니다.