많은 사무용 파일은 내보내기, 아카이브 또는 전송 과정에서 파일 이름에 START와 _END 사이의 번호, 초안 표시, 비고 정보 등 임시 필드가 자동으로 추가됩니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 "파일 이름에서 텍스트 삭제" 기능을 사용하여 두 키워드로 중간 내용을 찾아 일괄 삭제하고, 사용자가 txt, docx, pdf, xlsx 등의 파일 이름을 빠르게 정리할 수 있도록 안내합니다.
파일을 정리할 때 가장 번거로운 것은 단일 파일 이름 변경이 아니라, 여러 파일에서 동일한 형식의 문제가 발생하는 경우입니다. 예를 들어 파일 이름에 START와 _END가 모두 포함되어 있지만, 두 텍스트 사이의 내용은 sample, alpha, 2024Draft, tempData 등으로 각기 다릅니다. 매번 폴더를 열고 F2를 눌러 이름을 바꾸면 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 복사, 삭제, 입력 위치 부정확 등으로 인해 파일 이름이 통일되지 않을 수 있습니다.
이 문서에서는 사무실 환경에 더 적합한 처리 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 파일 이름 처리 기능을 사용하여 파일 이름에서 두 키워드 사이의 내용을 일괄 삭제하는 것입니다. 핵심 아이디어는 START를 왼쪽 기준 텍스트로, _END를 오른쪽 기준 텍스트로 지정하여 프로그램이 자동으로 중간 영역을 찾아 삭제함으로써 통일되고 깔끔한 파일 이름을 일괄적으로 얻는 것입니다.
적용 시나리오: 파일 이름에서 두 키워드 사이의 내용을 삭제해야 하는 이유
기업, 학교, 재무, 인사, 디자인, 프로젝트 관리 등의 시나리오에서 파일 이름은 종종 서로 다른 시스템이나 담당자의 수동 지정 방식으로 생성됩니다. 처리를 용이하게 하기 위해 파일 이름에 내보내기 배치, 버전 상태, 내부 번호, 검토 표시, 출처 메모 등의 임시 정보가 포함될 수 있습니다. 이러한 정보는 파일 전달 과정에서는 유용할 수 있지만, 보관, 업로드, 전달 또는 공유 시에는 불필요해 보일 수 있습니다.
이러한 불필요한 내용에 고정된 경계가 있다면 "두 키워드 사이의 내용 삭제" 방식으로 빠르게 정리할 수 있습니다. 예시:
- 계약 파일: Contract_START_draft_END.docx에서 Contract_START_END.docx로 유지하려는 경우.
- 보고서 파일: Report_START_batch003_END.xlsx에서 batch003을 삭제하려는 경우.
- 로그 파일: Log_START_debugInfo_END.txt에서 debugInfo를 삭제하려는 경우.
- 스캔 파일 또는 PDF: Invoice_START_temp_END.pdf에서 temp를 제거하려는 경우.
- 이미지 소재: Image_START_rawName_END.png에서 고정 구조를 유지하려는 경우.
이러한 작업의 장점은 규칙이 명확하고 일괄 처리가 가능하여 중간 필드의 문자 수를 신경 쓸 필요가 없고, 각 파일마다 개별적으로 삭제 내용을 설정할 필요가 없다는 점입니다. 왼쪽 텍스트와 오른쪽 텍스트가 일관되기만 하면 일괄 처리 프로그램이 사용자의 많은 반복 작업을 줄여줍니다.
효과 미리보기: 처리 전후 비교가 더 직관적입니다
다음은 처리 전 파일 이름 예시입니다. 각 파일이 "접두사_START_중간 내용_END.txt"와 유사한 구조를 갖고 있음을 알 수 있습니다. 빨간색으로 표시된 부분이 oldPart, sample, 2024Draft, alpha 등 삭제해야 할 중간 필드입니다.
이 파일들의 공통점은 Archive, Data, Doc, File, Image 등의 접두사를 유지해야 하고 START 및 _END라는 두 고정 텍스트도 유지해야 한다는 것입니다. 실제로 삭제해야 할 것은 START 뒤, _END 앞의 가변 내용입니다. 각 파일의 중간 필드가 다르기 때문에 수동으로 처리하려면 삭제 범위를 개별적으로 판단해야 하지만, 일괄 규칙을 사용하면 한 번에 완료할 수 있습니다.
처리 후 모든 파일 이름이 더욱 통일된 구조로 변경되었습니다. 중간의 임시 내용이 사라져, 예를 들어 Archive_START_oldPart_END.txt는 Archive_START_END.txt로, Sheet_START_batch001_END.txt는 Sheet_START_END.txt로 변경되었습니다.
처리 결과에서 파일 이름의 주요 구조가 손상되지 않았고 확장자도 정상적으로 유지되었음을 확인할 수 있습니다. 이는 업무용 파일 일괄 이름 변경 시 가장 중요한 효과입니다. 즉, 불필요한 정보를 삭제하면서도 파일 형식과 기존 분류 정보에 영향을 주지 않는 것입니다.
작업 단계: 스크린샷에 따라 파일 이름 중간 필드 일괄 삭제 완료하기
단계 1: 파일 이름 도구를 열고 파일 이름 텍스트 삭제 기능 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 를 시작한 후, 먼저 왼쪽 탐색 모음에서 파일 이름을 선택합니다. 이 카테고리에는 파일 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기, 파일 이름에 텍스트 삽입, 접두사 및 접미사 추가 등 파일 이름과 관련된 다양한 일괄 작업이 포함되어 있습니다. 이번에 삭제해야 할 것은 파일 이름 속의 지정된 텍스트 영역이므로 파일 이름에서 텍스트 삭제를 선택합니다.
이 단계의 역할은 전용 일괄 텍스트 삭제 흐름으로 진입하는 것입니다. 일반적인 이름 변경과 달리, 여기서는 각 파일에 새 이름을 다시 입력하는 것이 아니라 통일된 규칙을 통해 프로그램이 여러 파일 이름을 자동으로 처리하도록 합니다. 파일 수가 많은 폴더의 경우 이 방식이 일괄 정리에 더 적합합니다.
단계 2: 이름을 변경할 파일 레코드 가져오기
기능 인터페이스에 진입하면 프로그램은 먼저 처리할 레코드를 선택하도록 요청합니다. 인터페이스 오른쪽 상단에서 파일 추가 및 폴더에서 파일 가져오기 두 가지 일반적인 진입점을 볼 수 있습니다. 파일 수가 적고 여러 위치에 분산되어 있는 경우 "파일 추가"를 사용할 수 있으며, 파일이 모두 동일한 디렉터리에 있는 경우 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 보통 더 편리합니다.
스크린샷의 표에는 Archive_START_oldPart_END.txt, Data_START_sample_END.txt, Doc_START_2024Draft_END.txt 등 이름을 포함한 10개의 파일이 이미 나열되어 있습니다. 표에는 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜도 표시되어 있어 일괄 작업을 실행하기 전에 파일 출처와 파일 유형을 확인하는 데 용이합니다.
이 단계에서는 다음 세 가지 사항을 중점적으로 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 레코드 수가 처리할 파일 수와 일치하는지, 둘째, 파일 이름이 모두 "START + 중간 내용 + _END" 구조에 부합하는지, 셋째, 처리하지 말아야 할 파일이 섞여 있지 않은지입니다. 특정 레코드를 처리할 필요가 없는 경우 목록의 작업 열을 통해 제거하거나 모두 지운 후 다시 가져올 수 있습니다.
단계 3: 삭제 규칙으로 "두 텍스트 사이" 선택하기
파일 목록에 오류가 없음을 확인한 후 하단의 다음을 클릭하여 "처리 옵션 설정"으로 진입합니다. 이 페이지는 모든 숫자 삭제, 모든 공백 삭제, 모든 한자 삭제, 모든 영문자 삭제, 가장 왼쪽 또는 가장 오른쪽의 몇 개 텍스트 삭제, 특정 텍스트 왼쪽 또는 오른쪽의 모든 내용 삭제 등 다양한 작업 유형을 제공합니다.
이번 요구사항은 두 키워드 사이의 내용을 삭제하는 것이므로 두 텍스트 사이의 모든 내용을 선택해야 합니다. 이 점이 매우 중요합니다. "가장 왼쪽의 몇 개 텍스트" 또는 "가장 오른쪽의 몇 개 텍스트"를 선택하면 고정된 문자 수가 필요합니다. 하지만 예시의 oldPart, sample, 2024Draft, batch001은 길이가 다르므로 고정 문자 수를 사용하는 것은 적합하지 않습니다.
"두 텍스트 사이"를 선택할 때의 장점은 위치 지정이 더 정확하다는 것입니다. 프로그램은 먼저 왼쪽 텍스트를 찾고, 다음으로 오른쪽 텍스트를 찾은 다음, 둘 사이의 부분을 삭제합니다. 경계 텍스트만 일관되면 중간 내용의 길이와 구체적인 문자는 달라도 됩니다.
단계 4: 왼쪽 텍스트 START 및 오른쪽 텍스트 _END 입력하기
처리 옵션에서 왼쪽 텍스트로 START를 입력하고, 오른쪽 텍스트로 _END를 입력합니다. 이 두 값은 파일 이름에 나타나는 문자와 완전히 일치해야 합니다. 예를 들어 Archive_START_oldPart_END.txt에서 START는 중간 내용 왼쪽의 고정 텍스트이고, _END는 중간 내용 오른쪽의 고정 텍스트입니다.
여기서 오류가 발생하기 쉬운 부분은 밑줄입니다. 예시에서 오른쪽 경계는 단독 END가 아니라 밑줄이 포함된 _END입니다. 밑줄이 누락되면 규칙이 여전히 END와 일치할 수 있지만, 삭제 후 결과가 원하는 형식이 아닐 수 있습니다. 따라서 일괄 처리 전에 파일 이름을 대조하여 경계 텍스트를 글자 단위로 확인해야 합니다.
페이지에는 "왼쪽 텍스트 포함" 및 "오른쪽 텍스트 포함"이라는 두 개의 스위치도 표시됩니다. 현재 스크린샷에서는 이 두 스위치가 꺼져 있어 본 예시에 적합합니다. START와 _END 사이의 내용만 삭제하고 START 및 _END 자체는 삭제하지 않습니다. 실제 요구사항이 경계 텍스트까지 함께 삭제하는 것이라면 인터페이스 옵션에 따라 별도로 조정하십시오. 하지만 본 예시에서는 START_END 결과를 얻기 위해 경계 텍스트가 삭제에 포함되지 않도록 유지해야 합니다.
단계 5: 저장 위치 설정 및 처리 실행
삭제 규칙을 설정한 후 하단의 다음을 클릭합니다. 처리 흐름 표시줄에는 이후 "저장 위치 설정" 및 "처리 시작"이 포함되어 있음을 보여줍니다. 정식 실행 전에 저장 위치 또는 처리 방식을 먼저 확인하여 중요한 파일에 복구 불가능한 영향을 미치지 않도록 하는 것이 좋습니다. 처음 사용하거나 파일 수가 많은 경우, 소량의 샘플 파일로 먼저 테스트하여 결과가 예상과 일치하는지 확인한 후 전체 폴더를 처리하는 것이 좋습니다.
처리 시작 단계에 진입하면 프로그램은 설정된 규칙에 따라 파일 이름을 일괄 수정합니다. 처리가 완료된 후 폴더에서 결과를 확인하면 중간 필드가 제거되어 파일 이름이 Archive_START_END.txt, Data_START_END.txt, Doc_START_END.txt 등 통일된 형식으로 변경된 것을 볼 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 중간 필드에 숫자, 영문 또는 한자가 포함되어도 모두 삭제할 수 있나요?
본 예시에서는 두 개의 경계 텍스트 위치 지정을 사용합니다. 중간 필드가 왼쪽 텍스트와 오른쪽 텍스트 사이에만 있으면 이론적으로 숫자, 영문, 한자 또는 혼합 문자 여부를 신경 쓸 필요가 없습니다. "모든 숫자 삭제" 또는 "모든 영문자 삭제"와 비교할 때, 이 방식은 지정된 구간을 정리하는 데 더 적합합니다.
2. 하나의 파일 이름에 여러 개의 START 또는 여러 개의 _END가 있으면 어떻게 하나요?
이 경우 주의가 필요합니다. 여러 개의 동일한 경계는 위치 지정 결과가 예상과 다를 수 있습니다. 먼저 명명 규칙을 통일하거나 구조가 더 명확한 파일을 나누어 처리하는 것이 좋습니다. 일괄 이름 변경 전에 목록의 파일 이름을 미리 확인하여 중복 경계가 있는지 확인할 수 있습니다.
3. 처리 후에 START와 _END를 유지해야 하는 이유는 무엇인가요?
스크린샷 예시에서 START와 _END는 유지해야 할 고정 구조로, 그 사이의 변수 내용이 삭제됩니다. 이렇게 처리한 후에도 파일 이름에는 통일된 표식이 남아 있어 후속 정렬, 검색 및 보관에 편리합니다. 업무에서 이러한 표식을 유지할 필요가 없다면 실제 요구에 따라 규칙을 조정할 수 있지만, 본 문서에서는 경계 텍스트를 유지하는 방식을 시연합니다.
4. doc, docx, pdf, xlsx 등의 파일에 사용할 수 있나요?
본질적으로 이것은 파일 내용 편집이 아닌 파일 이름 처리입니다. 가져온 파일 이름이 규칙에 부합하기만 하면 Word의 doc, docx, Excel의 xls, xlsx, PDF, PPT, txt 등 일반적인 사무용 파일을 동일한 방식으로 처리할 수 있습니다. 처리 시 확장자 앞의 필수 정보를 실수로 삭제하지 않도록 여전히 주의해야 합니다.
5. 일괄 처리 전에 백업이 필요한가요?
백업을 권장하며, 특히 중요한 프로젝트 자료, 재무 파일, 계약 문서 또는 수량이 많은 폴더를 처리할 때는 더욱 그렇습니다. 일괄 도구는 효율성을 크게 높여주지만, 규칙 설정이 잘못되면 예상과 다른 파일 이름이 일괄적으로 생성될 수도 있습니다. 먼저 백업하거나 샘플로 테스트하는 것이 더 안전한 업무 습관입니다.
요약: 규칙 기반 일괄 이름 변경으로 파일 정리 효율성 향상
파일 이름에서 두 키워드 사이의 내용을 삭제하는 것은 작은 요구사항처럼 보이지만 실제 사무 환경에서는 매우 자주 발생합니다. 시스템 내보내기 파일, 프로젝트 자료 보관, 일괄 다운로드 파일, 로그 정리, 문서 전달 등의 시나리오에서 중간 필드가 불필요한 문제가 발생할 수 있습니다.
HeSoft Doc Batch Tool 을 통해 원래는 파일별로 수정해야 했던 파일 이름 정리 작업을 한 번의 규칙 설정으로 전환할 수 있습니다. 파일을 가져오고, "파일 이름에서 텍스트 삭제"를 선택하고, "두 텍스트 사이의 모든 내용"을 선택하고, 왼쪽 텍스트로 START, 오른쪽 텍스트로 _END를 입력한 다음, 흐름에 따라 계속 처리하면 됩니다. 이렇게 하면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 파일 이름 형식을 더욱 통일시킬 수 있습니다.
고정된 경계 텍스트가 있는 파일 묶음을 정리 중이라면, 본 문서의 단계에 따라 먼저 소량의 예시를 처리하여 효과를 확인한 후 전체 폴더에 일괄 적용할 것을 권장합니다. Word, Excel, PDF, txt 등의 사무용 파일을 자주 처리해야 하는 분들에게 이러한 유형의 일괄 파일 이름 처리 방법을 숙지하면 반복 작업을 크게 줄이고 일상적인 문서 관리 효율성을 높일 수 있습니다.