많은 파일이 다운로드, 내보내기 또는 여러 명이 협업한 후 파일명 앞에 Archive_, Data_, Doc_, File_ 등과 같은 다양한 출처 접두사가 붙게 되며, 실제로 보관해야 할 내용은 특정 키워드부터 시작되는 경우가 많습니다. 본문에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 파일 이름 기능에서 "파일 이름에서 텍스트 삭제"를 선택하고, "특정 텍스트 왼쪽의 모든 내용" 규칙을 통해 START를 기준 텍스트로 삼아 파일명 접두사를 일괄 삭제하고 START 및 오른쪽 이름을 보존하여 사용자가 신속하게 파일명 정규화 정리를 완료하는 방법을 시연합니다.
파일 명명 규칙이 통일되지 않은 것은 사무 파일 관리에서 매우 흔한 문제입니다. 특히 시스템에서 파일을 일괄 내보내거나, 클라우드에서 자료를 일괄 다운로드하거나, 여러 동료가 정리한 문서를 받을 때 파일명 앞에 불필요한 접두사가 붙는 경우가 많습니다. 어떤 것은 출처를 나타내고, 어떤 것은 임시 분류를 나타내며, 어떤 것은 내보내기 시 자동 생성된 표시일 뿐입니다. 접두사를 계속 보존할 가치가 없을 때 가장 직접적인 요구는 바로 특정 키워드 왼쪽의 내용을 모두 삭제하고 키워드와 오른쪽의 유효한 이름만 남기는 것입니다.
예를 들어, 파일명이 각각 Archive_START_oldPart_END.txt, Data_START_sample_END.txt, File_START_alpha_END.txt인 파일들이 있다고 가정합니다. 이 파일들은 모두 START를 포함하고 있지만 START 앞의 Archive, Data, File은 최종 보관에 필요한 내용이 아닙니다. 하나씩 이름을 바꾸면 효율이 낮을 뿐만 아니라 파일 확장자를 훼손하거나 잘못된 위치를 삭제하기 쉽습니다. 더 나은 방법은 사무용 소프트웨어를 사용하여 일괄 처리하는 것입니다.
본 문서는 HeSoft Doc Batch Tool 를 예로 들어 파일 이름 관련 기능을 통해 파일명 내 지정 텍스트 왼쪽의 모든 내용을 일괄 삭제하는 방법을 설명합니다. 이 방법은 txt, docx, doc, pdf, xlsx, xls 등 각종 사무용 파일의 파일명 정리 요구에 적합하며, 파일명에 유사한 규칙만 있다면 규칙을 통해 일괄 완료할 수 있습니다.
적용 시나리오: 고정 키워드로 파일명 접두사 정리
본 문서에서 소개하는 방법은 "파일명에 고정 키워드가 존재하며, 키워드 왼쪽의 내용을 삭제해야 하는" 시나리오에 적용됩니다. 키워드는 START, END, DATA와 같은 영문일 수도 있고, 계약서, 인보이스, 보고서, 고객과 같은 중문일 수도 있으며, 특정 고정 구분 텍스트일 수도 있습니다. 중요한 점은 각 파일명에서 안정적인 기준점 역할을 할 수 있어야 한다는 것입니다.
일반적인 시나리오는 다음과 같습니다:
- 시스템 내보내기 파일: 내보내기 후 파일명 앞에 모듈명, 테이블명 또는 출처 표시가 붙어 있어, 보관 시 핵심 이름만 남기고 싶은 경우.
- 프로젝트 자료 정리: 각 프로젝트 구성원이 파일명 앞에 개인 식별자를 추가하여, 특정 키워드 이전의 내용을 통일적으로 삭제해야 하는 경우.
- 파일 일괄 다운로드: 다운로드 파일명 앞에 웹사이트, 카테고리, 번호 등의 정보가 자동으로 붙어 있어, 불필요한 접두사를 정리해야 하는 경우.
- 테스트 파일 보관: 테스트 단계에서 생성된 파일명 접두사가 산만하여, 정식 저장 시 통일된 형식이 필요한 경우.
- Word, PDF, Excel 파일 명명 규격화: 예를 들어 "임시_계약서_고객A.docx"를 "계약서"로 시작하는 이름으로 통일하여 변경하는 경우.
이러한 시나리오의 공통적인 특징은 단순히 고정된 수의 문자를 삭제하거나 특정 고정 단어 자체를 삭제하는 것이 아니라, "특정 텍스트 왼쪽의 전체 부분"을 삭제해야 한다는 것입니다. 따라서 키워드 기준 위치 지정을 통한 일괄 이름 변경 규칙을 사용하는 것이 더욱 안전합니다.
효과 미리보기: 처리 전, 파일명 왼쪽 내용 불일치
처리 전 파일 목록에서 각 파일은 START를 포함하고 있지만 START 왼쪽의 내용은 일치하지 않습니다. 예를 들어 Archive, Data, Doc, Image, Log, Note, Record 등입니다. 이후 정렬, 검색 및 보관 측면에서 이러한 접두사는 파일명을 불필요하게 만들고, 사용자가 핵심 내용을 빠르게 식별하는 데 영향을 줍니다.
스크린샷에서 붉은색 표시는 START 왼쪽 부분, 즉 이번에 일괄 삭제하고자 하는 내용을 중점적으로 나타냅니다. 여기서의 작업 목표는 매우 명확합니다. START를 기준으로 그 왼쪽의 모든 문자를 삭제하되, START 및 START 이후의 내용은 보존하는 것입니다.
수동 방식으로 처리한다면, 사용자는 "파일 선택—이름 변경—접두사 삭제—확인"의 절차를 반복해야 합니다. 200개의 파일이 있다면, 각 파일당 10초만 걸려도 30분 이상이 소요되며, 그 과정에서 실수로 삭제하거나, 누락하거나, 이름이 불일치하는 문제가 발생하기 쉽습니다.
효과 미리보기: 처리 후, 파일명이 START로 통일되어 시작됨
일괄 처리를 완료한 후 파일명은 통일된 형식으로 변경되어 모두 START로 시작합니다. 예를 들어 Archive_START_oldPart_END.txt는 처리 후 START_oldPart_END.txt가 되고, Task_START_removeThis_END.txt는 처리 후 START_removeThis_END.txt가 됩니다.
이 결과는 소프트웨어가 START 왼쪽의 내용만 삭제했으며, START 자체를 삭제하지도 않았고, 확장자 .txt를 변경하지도 않았음을 설명합니다. 실제 사무 환경에서 이러한 효과는 매우 실용적입니다. 불필요한 접두사를 제거하는 동시에 식별 가능한 명명 구조를 보존하므로, 이후 이름순 정렬, 일괄 보관, 타인에게 발송 시 더욱 규격화됩니다.
조작 단계: HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 파일명 접두사 일괄 삭제
아래에서는 소프트웨어 인터페이스 순서에 따라 구체적인 방법을 설명합니다. 스크린샷 속 소프트웨어 좌측 상단에는 HeSoft Doc Batch Tool 로 표시되어 있으며, 이는 사무 환경을 겨냥한 일괄 처리 소프트웨어로, 핵심 가치는 반복적이고 규칙적인 파일 처리 작업을 한 번에 완료하여 수작업을 줄이는 데 있습니다.
단계 1: "파일 이름" 분류에서 텍스트 삭제 기능 선택
소프트웨어를 연 후, 먼저 왼쪽 내비게이션 바에서 파일 이름을 선택합니다. 우리가 처리하려는 것은 파일 이름이지 Word 본문, Excel 테이블 내용 또는 PDF 페이지 내용이 아니므로, 파일 이름 관련 도구로 진입해야 합니다.
오른쪽 기능 카드에서 10. 파일 이름 속 텍스트 삭제를 찾습니다. 해당 기능의 설명은 "파일 이름 속 텍스트를 일괄 삭제합니다"이며, 본 문서에서 수행하려는 "파일명 지정 텍스트 왼쪽 내용 삭제"와 동일한 범주의 일괄 이름 변경 작업입니다.
해당 기능을 클릭하면 소프트웨어는 마법사식 처리 페이지로 진입합니다. 페이지 상단에서 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작을 포함한 처리 과정을 볼 수 있습니다. 이러한 과정은 일괄 작업이므로 각 단계마다 사용자가 먼저 확인 후 실행할 수 있게 하여 오작동 확률을 낮추는 데 적합합니다.
단계 2: 일괄 이름 변경이 필요한 파일 가져오기
기능에 진입하면 첫 번째 단계는 처리할 레코드를 선택하는 것입니다. 인터페이스 오른쪽 상단에는 파일 추가 및 폴더에서 파일 가져오기 두 가지 주요 진입점이 제공됩니다. 파일이 여러 위치에 분산되어 있는 경우 "파일 추가"를 사용할 수 있고, 파일이 동일한 폴더에 집중되어 있는 경우 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 효율적입니다.
스크린샷에는 이미 10개의 txt 파일을 가져왔으며, 표에는 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 표시됩니다. 가져오기가 완료되면 성급히 다음 단계로 넘어가지 말고 파일 목록을 확인하여 다음 내용을 확인하는 것이 좋습니다:
- 처리할 파일 수가 올바른지, 스크린샷의 총 레코드 수는 10입니다.
- 각 파일명에 기준 텍스트 START가 모두 포함되어 있는지.
- 처리가 필요 없는 파일이 잘못 포함되지는 않았는지.
- 확장자가 정상적으로 표시되는지, 대상이 아닌 파일을 함께 처리하지 않도록 합니다.
일괄 처리의 장점은 한 번에 여러 파일을 완료할 수 있다는 것이지만, 전제 조건은 처리 대상을 올바르게 선택하는 것입니다. 무결함을 확인한 후 페이지 하단의 다음 단계를 클릭합니다.
단계 3: 삭제 규칙을 "특정 텍스트 왼쪽의 모든 내용"으로 설정
"처리 옵션 설정"에 진입하면 페이지에 여러 조작 유형이 표시됩니다. 본 문서의 목표는 START 왼쪽의 모든 문자를 삭제하는 것이므로, 특정 텍스트 왼쪽의 모든 내용을 선택해야 합니다. 이 옵션의 의미는 사용자가 입력한 텍스트를 기준점으로 삼아 해당 텍스트 왼쪽의 내용을 삭제하는 것입니다.
아래의 필수 입력 항목인 텍스트 입력란에 START를 입력합니다. 입력하면 소프트웨어는 파일명에서 START를 검색하고 START를 중심으로 왼쪽 삭제 작업을 수행해야 함을 인식합니다.
여기서 특별히 구분해야 할 두 가지 개념이 있습니다:
- 기준 텍스트: 소프트웨어에게 어디를 기준으로 왼쪽 내용을 판단할지 알려주는 데 사용되며, 본 예시에서는 START입니다.
- 기준 텍스트 자체를 삭제할지 여부: "해당 텍스트 포함" 스위치로 결정됩니다.
처리 후 스크린샷을 보면 파일명이 여전히 START로 시작하므로, 본 예시에서는 기준 텍스트를 보존했음을 설명합니다. 목표도 START를 보존하는 것이라면, "해당 텍스트 포함"을 켜지 않은 상태로 유지하십시오. 이렇게 처리하면 Doc_START_2024Draft_END.txt가 START_2024Draft_END.txt로 변경되며, _2024Draft_END.txt가 되지 않습니다.
단계 4: 계속 진행하여 저장 위치 확인 및 실행
규칙 설정을 완료한 후 다음 단계를 클릭합니다. 상단 진행 상황에 따르면, 다음은 저장 위치 설정이며, 그 다음은 처리 시작입니다. 스크린샷에는 저장 위치 페이지가 펼쳐져 있지 않지만, 진행 상황 이름을 통해 사용자가 실행 전에 처리 결과를 어디에 저장할지 확인하거나 소프트웨어 인터페이스 요구에 따라 관련 설정을 완료해야 함을 명확히 보여줍니다.
중요한 파일의 경우, 먼저 테스트 폴더에서 소규모 검증을 진행하여 처리된 파일명이 예상과 일치하는지 확인한 후 전체 폴더에 대해 일괄 작업을 실행하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 일괄 처리의 효율성을 발휘하면서도 규칙 설정 오류로 인한 위험을 줄일 수 있습니다.
마지막으로 "처리 시작" 단계로 진입하여 작업을 실행합니다. 처리가 완료된 후 대상 폴더를 열면 파일명 접두사가 통일적으로 삭제되어 이름이 START부터 순서대로 배열되어 있는 것을 볼 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 왜 "가장 왼쪽의 몇 개 텍스트"를 사용하지 않나요?
만약 각 파일명 접두사의 길이가 완전히 일치한다면 문자 수에 따라 삭제하는 것을 고려할 수 있습니다. 하지만 본 문서의 예시에서 Archive, Data, Doc, File 등의 접두사 길이는 다르므로, "가장 왼쪽의 몇 개 텍스트"를 사용하는 것은 안전하지 않습니다. "특정 텍스트 왼쪽의 모든 내용"을 선택하면 START를 기준으로 위치를 지정할 수 있어 접두사 길이가 일치하지 않는 상황에 더 적합합니다.
2. 파일명에 START가 여러 개 나타나는 경우 무엇을 주의해야 하나요?
파일명에 동일한 기준 텍스트가 여러 번 나타날 가능성이 있을 경우, 처리 전에 먼저 명명 규칙을 확인하여 소프트웨어가 지정하는 텍스트가 예상과 일치하는지 확인해야 합니다. 복잡한 명명의 경우, 소량의 샘플로 먼저 테스트한 후 전체 파일로 확대하여 삭제 범위가 예상과 다른 것을 방지하는 것이 좋습니다.
3. 파일명 왼쪽 내용을 삭제하면 파일 내용에 영향을 주나요?
아니요. 본 문서의 작업은 파일 이름 처리에 속하며, 목표는 파일명 표시 방식을 수정하는 것이지 txt, docx, doc, pdf 또는 xlsx 파일의 내부 내용을 수정하는 것이 아닙니다. 즉, 문서 본문, 테이블 데이터, PDF 페이지 내용은 이름 변경 규칙으로 인해 변경되지 않습니다.
4. 확장자가 삭제되나요?
예시 결과를 보면 처리된 파일은 여전히 .txt 확장자를 유지합니다. 삭제 규칙은 파일명 내 START 왼쪽의 내용을 대상으로 하며, 확장자는 파일명 끝에 위치하기 때문입니다. 실제 작업 시에도 확장자가 정상적으로 보존되도록 미리보기 또는 처리 결과를 확인하는 것이 좋습니다.
5. 기준 텍스트를 어떻게 선택하나요?
기준 텍스트는 가능한 한 각 파일명에 모두 존재하고, 위치 의미가 명확한 내용을 선택해야 합니다. 본 예시에서는 START를 선택했는데, 이는 모든 파일명에 포함되어 있고, 보존하려는 내용의 시작점에 정확히 위치하기 때문입니다. 파일명이 "출처_계약서_고객.docx"인 경우 "계약서"를, "번호-보고서-날짜.pdf"와 같은 경우 필요에 따라 "보고서" 등 안정적인 키워드를 기준 텍스트로 선택할 수 있습니다.
요약: 키워드 기준 일괄 이름 변경으로 파일 정리를 더욱 효율적으로
파일명 접두사가 산만하고 길이가 일치하지 않지만 모두 동일한 핵심 기준 텍스트를 포함하고 있을 때 "특정 텍스트 왼쪽의 모든 내용" 규칙을 사용하는 것이 수동 삭제나 고정 문자 수 삭제보다 더 효율적이고 정확합니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 통해 사용자는 파일 이름 분류에서 "파일 이름 속 텍스트 삭제"로 진입하여 파일을 가져온 후 해당하는 조작 유형을 선택하고, START 등의 기준 텍스트를 입력한 다음 저장 위치 설정을 완료하고 처리를 시작할 수 있습니다.
이러한 사무용 소프트웨어의 일괄 처리 방식의 가치는 반복적이고 기계적인 파일 이름 변경 작업을 한 번의 규칙 설정으로 바꾸는 데 있습니다. txt 예제 파일을 정리하든, Word의 docx, doc 파일명을 규격화하든, PDF, Excel 등 사무 자료를 처리하든, 파일명에 명확한 규칙만 있다면 일괄 처리를 통해 시간을 절약할 수 있습니다. 대량의 파일을 공식 처리하기 전에 먼저 몇 개의 샘플로 규칙을 검증하고, 효과가 올바름을 확인한 후 일괄 실행하여 파일 정리를 더 효율적이고 안전하게 만드는 것이 좋습니다.