많은 Word 문서에서 균일하게 수정해야하는 키워드가있는 경우 docx 또는 doc 파일을 하나씩 열어 변경 사항을 놓치기 쉽고 시간이 많이 걸리고 쉽게 찾을 수 있습니다. 이 기사 HeSoft Doc Batch Tool 예를 들어, 한 번에 여러 Word 파일을 가져 와서 여러 세트의 "키워드 찾기" 및 "키워드 교체" 를 설정하여 데이터 업데이트와 같은 시나리오에 적합한 Word 파일 콘텐츠에서 여러 키워드의 일괄 교체를 실현하는 방법을 보여줍니다., 템플릿 개정, 계약 필드 조정, 제품 사본의 통합 교체.
매일 사무실에서는 종종 이러한 상황이 발생합니다. 폴더에 수십 또는 수백 개의 Word 문서가 있으며 균일하게 수정해야하는 고정 된 단어가 있습니다. 예를 들어 이전 국가 이름, 이전 회사 이름, 이전 제품 모델, 이전 부서 이름 또는 만료 된 필드를 새 콘텐츠로 바꿉니다. 단일 Word 문서에서 "찾기 및 교체" 만 사용하는 경우 하나의 파일을 처리 할 수 있습니다. 그러나 파일 수가 많고 각 파일에서 하나 이상의 키워드를 교체해야하는 경우 수동 조작이 매우 비효율적입니다.
이 논문에서 해결해야 할 문제는 다음과 같습니다.많은 Word 파일에서 여러 키워드를 일괄 대체하는 방법. 이 예에서는 6 개의 docx 파일을 처리해야하며호주교체캐나다, 넣어미국교체일본. 도움으로 HeSoft Doc Batch Tool 한 번에 여러 Word 파일을 가져 와서 여러 세트의 검색 및 교체 규칙을 설정 한 다음 일괄 처리를 완료하여 작업 중복을 줄이고 변경 사항이 누락 될 위험을 줄일 수 있습니다.
배치 처리 파일을위한 이러한 종류의 사무용 소프트웨어의 핵심 가치는 Word 자체를 대체하는 것이 아니라 "하나씩 열고 하나씩 찾고 하나씩 교체하고 하나씩 저장하는 반복 된 작업을 중앙 집중화하는 것입니다. Docx 및 doc, 일괄 검색 및 교체와 같은 Word 문서를 자주 다루는 사람들의 경우 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다.
적용 가능한 시나리오: Word 파일에서 여러 키워드의 일괄 교체에 적합한 상황
Word 키워드의 일괄 대체는 특정 종류의 문서에만 적용 할 수있을뿐만 아니라 많은 사무실 장면에서 매우 일반적입니다. 동일하거나 유사한 텍스트 내용이 여러 Word 파일에 존재하고 균일하게 업데이트해야하는 한 일괄 찾기 및 대체 기능을 사용하는 것을 고려할 수 있습니다.
1. 데이터의 이전 이름을 일괄 업데이트합니다.
예를 들어, 회사가 이름, 브랜드 업그레이드 및 부서 조정을 변경 한 후에도 많은 수의 Word 문서가 여전히 이전 이름을 유지합니다. 파일 별 수정은 놓치기 쉽고 배치 대체를 사용하여 이전 이름을 새 이름으로 바꿀 수 있습니다.
2. 일괄 계약, 계약 및 템플릿의 고정 필드 수정
계약 템플릿, 견적 설명 및 프로젝트 문서에는 종종 Party A의 이름, 프로젝트 이름, 지역 및 연락처와 같은 필드가 포함됩니다. 동일한 파일 배치가 여러 콘텐츠 세트를 대체해야 하는 경우 한 번에 여러 키워드 대응책을 설정할 수 있습니다.
3. 제품 정보, 교육 자료 및 문서의 일괄 처리
제품 매개 변수, 모델, 버전 번호, 국가, 날짜 및 기타 정보가 변경되면 여러 Word 문서를 동시에 업데이트해야합니다. 배치 대체 기능을 사용하면 다른 파일간에 앞뒤로 전환하는 것을 피할 수 있습니다.
4. 문서에서 잘못된 단어 또는 불규칙한 표현의 일괄 수정
일부 문서는 오랫동안 복사되어 사용될 수 있으며 잘못된 단어, 오래된 표현 또는 일관되지 않은 영어 쓰기 방법이 있습니다. 일괄 검색 및 교체를 통해 한 번에 여러 docx 또는 doc 파일로 텍스트를 표준화할 수 있습니다.
5. 여러 그룹의 키워드가 동시에 교체됩니다.
이 예제의 초점은 한 단어 만 대체하는 것이 아니라 동시에 여러 키워드를 대체하는 것입니다. 예를 들어 호주는 캐나다에 해당하고 미국은 일본에 해당합니다. 여러 세트의 교체 규칙이 설정되면 소프트웨어는 규칙에 따라 가져온 Word 파일을 일괄 처리합니다.
효과 미리보기: Word 콘텐츠 처리 전후에 변경
처리 전: 여러 Word 파일에는 대체 할 키워드가 포함되어 있습니다.
처리하기 전에 파일 목록에서이 예제에서 6 개의 Word 문서가 준비되었음을 알 수 있습니다. 파일 이름은 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx 및 6.docx입니다. 이러한 파일은 일괄 처리에 참여해야합니다.
Word 파일 중 하나를 열면 문서의 내용이 "원산지" 필드를 포함하는 사과 품종에 대한 소개임을 알 수 있습니다. 처리하기 전에 왼쪽 내용의 국가는호주오른쪽의 내용에있는 국가는미국. 스크린 샷의 빨간색 화살표는 교체해야하는 위치를 표시합니다.
콘텐츠가 하나만 있으면 수동 교체가 복잡하지 않습니다. 그러나 실제 작업에서는 유사한 콘텐츠가 여러 Word 파일, 여러 단락, 여러 테이블 또는 다중 페이지 문서에 배포 될 수 있습니다. 수동으로 하나씩 검색하면 파일을 열지 않고 키워드를 교체하지 않고 위치를 놓치는 등의 문제가 발생하기 쉽습니다.
처리 후: 규칙에 따라 여러 키워드가 교체되었습니다.
일괄 처리가 완료되면 Word 문서의 내용을 확인하여 원본을 확인하십시오.호주되고있다캐나다, 원래미국되고있다일본. 문서의 그림, 테이블 구조 및 기타 텍스트 내용은 설정 규칙에 지정된 키워드를 수정하는 데 중점을 둔 원본 조판으로 유지됩니다.
전후의 비교에서 일괄 교체 결과는 매우 직관적이라는 것을 알 수 있습니다. 처리 전에 수정해야 할 두 키워드는 처리 후 새로운 단어가됩니다. 많은 수의 Word 파일을 균일하게 업데이트해야하는 상황에서이 방법은 파일 교체를 하나씩 여는 것보다 더 적합합니다.
운영 단계: 사용 HeSoft Doc Batch Tool 일괄 찾기 및 Word 키워드 대체
다음은 스크린 샷을 사용하는 방법에 대한 시연입니다. HeSoft Doc Batch Tool 완료 "배치 많은 Word 파일에서 여러 키워드를 대체". 이 논문은 docx 파일을 예로 들며 실제 사무실의 공통 Word 문서에는 소프트웨어 인터페이스에서 지원하는 파일 유형에 따라 선택할 수있는 doc 형식도 포함됩니다.
1 단계: Word 도구를 입력하고 "Word에서 키워드 찾기 및 교체" 를 선택하십시오.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등과 같은 다양한 유형의 사무실 문서 도구를 왼쪽에 볼 수 있습니다. 이 도구는 처리 할 Word 문서이므로 먼저 왼쪽에 입력하십시오.단어 도구분류.
Word 도구 목록에서 찾아 클릭하십시오."Word에서 키워드 찾기 및 교체". 스크린 샷에서 기능 카드는 Word 도구의 항목 1 에 있으며, 그 목적은 Word 파일의 내용에서 키워드를 찾아서 일괄 처리하는 것임을 나타냅니다.
이 단계의 목적은 특히 Word 콘텐츠 키워드 교체를 위해 처리 흐름을 입력하는 것입니다. 입력 후 소프트웨어는 처리 단계를 마법사의 형태로 표시하므로 파일 가져오기, 규칙 설정, 위치 설정 저장 및 순차적으로 처리를 시작하는 것이 편리합니다.
2 단계: 일괄 처리해야하는 Word 파일 추가
"Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 입력 한 후 인터페이스 상단에서 볼 수 있습니다.파일 추가,폴더에서 파일 가져오기,빈,더 보기버튼을 기다립니다. 소수의 파일의 경우 "파일 추가" 를 클릭하여 하나씩 선택할 수 있습니다. Word 파일이 모두 같은 폴더에 있으면 "폴더에서 파일 가져오기" 를 사용하여 한 번에 가져올 수 있습니다.
이 예에서는 6 개의 docx 파일을 가져 와서 파일 시퀀스 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간, 수정 시간 및 기타 정보가 목록에 표시됩니다. 파일 경로가 D:\ test \ 이고 확장자가 docx임을 알 수 있습니다. 하단 요약 영역은 레코드의 수가 6 이라는 것을 보여 주며, 이는 이러한 파일이 보류중인 목록에 성공적으로 추가되었음을 나타냅니다.
이 단계의 목적은 소프트웨어에 "어떤 Word 파일을 처리해야하는지" 명확하게 알려주는 것입니다. 가져오기가 완료되면 파일 수와 파일 이름이 올바른지 확인하는 것이 좋습니다. 처리 할 필요가없는 파일을 가져온 경우 목록 오른쪽의 작업 영역에서 해당 레코드를 삭제할 수 있습니다. 파일을 다시 선택해야 하는 경우 Empty를 사용하여 파일을 다시 가져올 수도 있습니다.
파일을 일괄 처리 할 때 파일 선택은 중요한 단계입니다. 소프트웨어는 이후에 설정된 키워드 규칙에 따라 목록의 Word 파일을 처리하기 때문입니다. 관련없는 문서를 잘못 처리하지 않도록 파일 범위가 정확한지 확인합니다.
3 단계: 검색 방법과 여러 세트의 키워드 교체 규칙을 설정합니다.
파일 가져오기가 완료되면 하단을 클릭하십시오.다음 단계, "처리 옵션 설정" 으로 이동하십시오. 스크린 샷에서 볼 수 있듯이 현재 단계는 2 단계이며 인터페이스 제목은 "키워드 옵션 설정" 입니다.
Find By 영역에서 예제를 선택합니다.정확히 텍스트 찾기. 즉, 소프트웨어는 입력 된 키워드 텍스트에 따라 정확한 검색을 수행합니다. 옆에 "수식 흐림이있는 텍스트 찾기" 옵션을 볼 수도 있지만이 예제에서는 정확한 조회 방법을 사용하므로 대체 할 단어를 정확히 알고있는 시나리오에 적합합니다.
키워드 설정 영역에서 왼쪽은찾을 키워드 목록오른쪽은교체 후 키워드 목록. 이 예에서는 왼쪽 첫 번째 줄에 호주를 입력하고 오른쪽의 첫 번째 줄에 캐나다를 입력하십시오. 왼쪽의 두 번째 줄에 미국을, 오른쪽의 두 번째 줄에 일본을 입력하십시오.
여기에 특별한주의를 기울여야합니다. 왼쪽과 오른쪽의 키워드는 일반적으로 행과 일치해야합니다. 즉, 1 행의 호주는 1 행에서 캐나다로 교체되고 2 행의 미국은 2 행에서 일본으로 교체됩니다. 대체 할 키워드가 더 있으면 계속해서 줄을 추가 할 수 있습니다. 예를 들어, 이전 제품 이름은 새 제품 이름에 해당하고 이전 부서 이름은 새 부서 이름에 해당하며 이전 날짜는 새 날짜에 해당합니다.
추가 옵션은 스크린 샷에서도 볼 수 있습니다.편지의 경우를 무시하십시오,단어의 일부 대신 완전한 단어 일치. 이러한 옵션을 확인할지 여부는 실제 필요에 따라 판단해야합니다. 예를 들어, 영어 콘텐츠를 다룰 때 호주, 호주 및 호주를 인정하기를 원한다면 사례 옵션에주의를 기울일 수 있습니다. 완전한 단어를 대체하고 다른 단어의 일부를 대체하지 않으려면 전체 단어 일치 옵션에주의를 기울일 수 있습니다.
이 단계의 목적은 "무엇을 찾을 것인가" 와 "대체 할 것" 을 명확하게 설정하는 것입니다. 키워드 목록은 Word 파일에서 여러 키워드를 일괄 교체하기위한 핵심 구성입니다. 교체 관계를 뒤로 또는 잘못 작성하지 않도록 공식 처리 전에 각 줄을 신중하게 확인하는 것이 좋습니다.
4 단계: 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하십시오.
키워드 규칙을 설정 한 후 하단을 클릭하십시오.다음 단계. 인터페이스 프로세스에서 볼 수 있듯이저장 위치 설정과처리 시작두 단계. 스크린샷이 저장 위치 페이지와 최종 실행 페이지를 확장하지는 않지만, 소프트웨어가 배치 처리를 시작하기 전에 사용자에게 처리된 파일의 저장된 위치를 확인하도록 요청하는 것이 마법사 단계로부터 합리적으로 판단될 수 있다.
이 단계에서는 작업 습관에 따라 결과를 쉽게 확인할 수있는 위치를 선택하는 것이 좋습니다. 원본 파일을 보호하기 위해 실제 사무실은 일반적으로 파일을 별도의 폴더에 저장하도록 처리되어 원본 파일과 쉽게 비교할 수 있습니다. 설정이 완료되면 시작 처리 단계를 다시 입력하고 이전에 가져온 파일 목록 및 키워드 교체 규칙에 따라 소프트웨어가 일괄 처리를 수행하도록하십시오.
처리가 완료되면 스팟 확인을 위해 출력 Word 파일을 열 수 있습니다. 이 기사의 예에서 처리 후 스크린 샷은 호주가 캐나다로 변경되었고 미국이 일본으로 변경되었음을 보여 주며 여러 그룹의 키워드 교체가 적용되었음을 나타냅니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 여러 그룹의 키워드를 대체 할 때 왼쪽과 오른쪽 목록은 하나씩 일치해야합니다.
여러 키워드를 일괄 적으로 교체 할 때 가장 오류가 발생하기 쉬운 장소는 교체 관계가 일치하지 않는다는 것입니다. 예를 들어, 왼쪽의 첫 번째 줄은 호주이고 오른쪽의 첫 번째 줄은 캐나다이어야합니다. 왼쪽의 두 번째 줄은 미국이고 오른쪽의 두 번째 줄은 일본이어야합니다. 중간에 한 줄이 없거나 주문이 잘못 배치 된 경우 교체 결과가 기대에 미치지 못할 수 있습니다.
2. 처리하기 전에 원본 Word 파일을 백업하는 것이 좋습니다.
일괄 처리의 특징은 한 번에 여러 파일에 영향을 미치므로 매우 효율적이지만 초기 단계에서 정확한 설정이 필요하다는 것입니다. 실행 전에 원본 파일의 백업을 유지하거나 처리 결과를 별도의 위치로 출력하는 것이 좋습니다. 이러한 방식으로, 키워드가 잘못 설정된 것을 발견하더라도, 재처리를 위해 원래의 파일로 돌아갈 수 있다.
3. 케이스 및 전체 단어 일치에주의하십시오.
영어 키워드가 대체되면 사례 및 단어 경계가 결과에 영향을 미칩니다. 동일한 텍스트 만 교체하려면 정확한 찾기를 사용하고 추가 옵션을 신중하게 설정해야합니다. 쓰기 스타일을 다른 케이스로 바꾸려면 인터페이스의 관련 옵션에 따라 선택해야합니다.
4. 적은 수의 파일로 먼저 테스트 한 다음 모든 파일을 일괄 처리하십시오.
처리할 Word 파일의 수가 많거나 키워드 규칙이 더 복잡한 경우 테스트 할 샘플 파일을 하나 또는 두 개 가져올 수 있습니다. 결과가 기대에 부합하는지 확인한 후 일괄 실행을 위해 전체 폴더를 가져옵니다. 이것은 대량 에러 교체와 관련된 재작업 비용을 감소시킨다.
5. 문서에서 교체해서는 안되는 유사한 내용을 확인하십시오.
예를 들어, 미국은 텍스트, 테이블, 제목 또는 일부 설명 텍스트로 나타날 수 있습니다. 일부 위치 만 교체하고 다른 위치를 수정해서는 안되는 경우 키워드를 설정할 때 더주의해야합니다. 글로벌 통합 교체가 매우 명확한 시나리오의 경우 일괄 처리는 효율성을 가장 잘 활용할 수 있습니다.
요약: 일괄 처리 도구를 사용하여 Word 문서의 반복 수정을 줄입니다.
많은 Word 파일에서 여러 키워드를 대체하는 일괄 처리는 본질적으로 중복 사무실의 문제를 해결하는 것입니다. 수동으로 처리 할 때 지속적으로 파일을 열고 키워드를 검색하고 대체 콘텐츠를 입력하고 저장하고 닫아야합니다. HeSoft Doc Batch Tool 여러 docx 및 doc 문서를 함께 가져온 다음 한 번에 여러 세트의 검색 및 교체 규칙을 설정하여 소프트웨어가 자동으로 일괄 처리를 완료 할 수 있습니다.
이 예에서는 6 개의 Word 파일의 호주와 미국이 각각 캐나다와 일본으로 대체됩니다. 이 프로세스는 배치 검색 및 교체의 가치를 명확하게 보여줍니다. 파일과 키워드가 많을수록 시간 절약이 분명해지고 수동으로 누락 된 변경 가능성이 낮아집니다.
계약 템플릿, 프로젝트 자료, 제품 설명, 교육 문서 또는 기타 많은 수의 Word 문서를 작업하고 있으며 여러 키워드를 통합 된 방식으로 교체해야하는 경우이 기사의 단계에 따라 파일 목록 및 교체 규칙을 준비하는 것이 좋습니다. 그리고 사무실 소프트웨어의 배치 처리 기능을 사용하여 작업을 완료합니다. 이것은 효율성을 향상시킬뿐만 아니라 문서 업데이트 프로세스를보다 표준화하고 제어 할 수있게합니다.