번호형 파일은 계약서, 영수증, 기록, 주문 및 보고서 관리에서 흔히 볼 수 있습니다. 모든 파일을 하나의 폴더에 쌓아두고 파일명의 첫 번째 숫자로 그룹화하려면 반복 작업이 많이 발생합니다. 본문에서는 조작 스크린샷과 함께 HeSoft Doc Batch Tool 의 "파일을 파일명으로 분류" 기능을 사용하여 파일을 가져오고 "첫 번째 숫자로 분류"를 선택하면 숫자로 명명된 분류 폴더를 빠르게 얻는 방법을 소개합니다.
사무 파일 관리에서 많은 문서의 파일명은 자연어 제목이 아닌 일련번호, 관리 번호, 주문 번호 또는 기록 번호입니다. 예를 들어 한 디렉터리에 019121173839164.pdf, 021543537912210.pdf, 366984326281532.pdf, 783456129047812.pdf 등의 파일이 동시에 존재합니다. 겉보기에는 단순한 숫자 번호처럼 보이지만, 이러한 번호에는 보통 분류 정보가 포함되어 있습니다. 만약 파일명의 첫 번째 숫자에 따라 파일을 분류해야 한다면, 수작업 정리는 많은 시간을 소모하게 됩니다.
본 문서에서는 더 효율적인 처리 방식을 소개합니다. 바로 오피스 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 대량의 파일을 파일명의 첫 번째 숫자에 따라 일괄 그룹화하여 정리하는 것입니다. 처리가 완료되면 소프트웨어가 자동으로 숫자 이름의 폴더를 생성하고, 해당하는 파일을 넣어줍니다. 이 방법은 PDF, Word 문서 doc/docx, Excel 스프레드시트 xls/xlsx 및 기타 번호가 지정된 이름의 사무 자료에 적합합니다.
적용 시나리오: 번호형 문서를 일괄 그룹화해야 하는 이유
번호형 문서는 기업 사무에서 매우 흔하게 볼 수 있습니다. 재무 부서의 인보이스, 경비 보고서, 지급 증빙이 숫자 번호로 명명될 수 있고, 법무 및 영업 부서의 계약서 스캔본이 계약 번호나 고객 번호로 명명될 수 있으며, 창고, 구매, 고객 서비스 등의 담당자도 대량의 주문 파일, 수신 확인 파일 및 작업 지시서 첨부 파일을 축적하게 됩니다. 이러한 파일들이 동일한 폴더에 장기간 방치되면 이후 검색 및 보관이 어려워집니다.
파일명의 첫 번째 숫자에 따라 그룹화하는 것은 간단하지만 실용적인 보관 방식입니다. 이 방식은 원래 뒤섞여 있던 파일을 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 등의 분류 디렉터리로 나눌 수 있습니다. 사용자는 파일 번호 시작 부분만 알면 빠르게 해당 폴더로 들어가 찾을 수 있습니다. 추가로 압축, 백업, 업로드 또는 배포해야 하는 자료도 숫자 폴더에 따라 일괄 처리가 가능합니다.
수작업 정리의 문제점은 동작이 반복적이라는 데 있습니다. 파일명을 확인하고, 첫 번째 숫자를 판단하고, 해당 폴더를 열거나 생성하고, 마지막으로 파일을 이동해야 합니다. 대량의 파일을 처리할 경우 이러한 작업은 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 잘못 배치하기도 쉽습니다. 일괄 처리 도구의 가치는 규칙을 소프트웨어에 맡겨 통일되게 실행함으로써 인적 판단을 줄이는 데 있습니다.
효과 미리보기: 정리 전 번호 파일이 모두 뒤섞여 있음
아래 처리 전 스크린샷은 전형적인 폴더를 보여줍니다. 대량의 PDF 파일이 동일한 디렉터리에 이름별로 정렬되어 있습니다. 각 파일명은 일련의 숫자이며 확장자는 .pdf입니다. 파일명에 규칙성이 있지만, 파일이 숫자별로 자동 분류되지는 않은 상태입니다.
목록에서 볼 수 있듯이 파일명의 첫 번째 숫자가 완전히 동일하지는 않으며, 일부는 0으로 시작하고 일부는 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9로 시작합니다. 수작업으로 처리할 경우 동일한 숫자로 시작하는 파일을 일일이 선택하여 해당 디렉터리로 이동시켜야 합니다. 파일 수량이 많을수록 누락, 오선택 또는 잘못된 폴더로 이동하는 문제가 발생하기 쉽습니다.
효과 미리보기: 정리 후 생성된 숫자 분류 폴더
처리가 완료되면 폴더 구조가 명확해집니다. 출력 디렉터리에 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 등 숫자로 명명된 여러 폴더가 나타납니다. 그 중 "0" 폴더를 열면 파일명의 첫 번째 숫자가 0인 파일들이 함께 모여 있는 것을 확인할 수 있습니다.
이러한 분류 결과의 장점은 매우 직관적이라는 것입니다. 디렉터리 이름 자체가 분류 기준이므로 추가 설명이 필요 없습니다. 후속 파일 관리 담당자에게도 정리 규칙을 빠르게 이해시킬 수 있습니다. 만약 이후에 특정 숫자 범위의 파일을 압축하여 발송해야 한다면 해당 폴더만 선택하면 됩니다.
조작 절차: 첫 번째 숫자에 따라 파일 일괄 정리하기
1단계: 파일 정리 모듈에서 파일명별 분류 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을 열면 왼쪽에서 파일명, 폴더명, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등 다양한 도구 분류를 볼 수 있습니다. 이번 목표는 파일 내용을 수정하는 것이 아니라 파일 위치를 정리하는 것이므로 파일 정리를 선택합니다.
파일 정리 페이지에 진입한 후, 기능 카드 "파일을 파일명별로 분류"를 클릭합니다. 이 기능에 대한 설명은 "모든 파일을 파일명에 따라 일괄 분류"하는 것으로, 번호별 그룹화 요구와 일치합니다.
이 단계의 역할은 올바른 처리 진입점으로 들어가는 것입니다. 예상 결과는 작업 마법사 페이지가 열리며, 이후 파일을 가져오고 구체적인 분류 규칙을 설정할 수 있게 되는 것입니다.
2단계: 파일 추가 또는 폴더에서 파일 가져오기
"파일을 파일명별로 분류" 작업 페이지에서 첫 번째 단계는 처리할 레코드 선택입니다. 스크린샷은 페이지 상단에 파일 추가와 폴더에서 파일 가져오기 두 개의 버튼이 제공됨을 보여줍니다.
소량의 지정된 파일만 처리하려면 "파일 추가"를 클릭할 수 있습니다. 한 폴더 안의 번호 파일을 모두 정리해야 한다면 "폴더에서 파일 가져오기" 사용을 권장합니다. 가져오기가 완료되면 파일이 목록에 나타나며, 테이블 열에는 번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 조작 등의 정보가 포함됩니다. 이 정보를 통해 파일 출처와 유형을 빠르게 확인할 수 있습니다.
목록의 파일이 이번에 처리해야 할 대상임을 확인한 후, 페이지 하단의 다음을 클릭합니다. 필요 없는 파일을 가져온 것을 발견하면 조작 열에서 해당 레코드를 제거한 후 계속 진행합니다.
3단계: 분류 방식에서 첫 번째 숫자로 분류 선택
두 번째 단계인 처리 옵션 설정에 진입하면 분류 기준을 선택해야 합니다. 인터페이스의 분류 방식은 매우 다양하며, 첫 문자별 분류, 첫 중국어 한자별 분류, 마지막 몇 문자별 분류, 첫 숫자별 분류, 첫 영문자별 분류, 시작 부분 몇 문자별 분류, 사용자 지정 위치 범위 내 문자별 분류, 사용자 지정 정규 표현식별 분류 등이 포함됩니다.
이번에는 파일명의 첫 번째 숫자에 따라 그룹화해야 하므로 "첫 숫자별 분류"를 선택합니다. 스크린샷에서 해당 옵션이 이미 선택되어 있으며, 빨간색 상자로 해당 설정 위치를 표시했습니다.
이 규칙을 선택하면 소프트웨어가 각 파일명에서 가장 먼저 나타나는 숫자를 자동으로 읽고, 해당 숫자를 폴더명으로 사용합니다. 예를 들어 021543537912210.pdf는 "0" 폴더로, 519278340156729.pdf는 "5" 폴더로, 904567812349025.pdf는 "9" 폴더로 들어갑니다. 이렇게 하여 원래 수작업 식별이 필요했던 분류 작업이 소프트웨어 자동 처리로 바뀝니다.
동일한 페이지 아래쪽에는 알파벳 대소문자 변환 설정도 있습니다. 현재 규칙은 숫자와 관련되어 있고 알파벳 대소문자 변환이 필요 없으므로 기본 설정을 유지하면 됩니다. 완료 후 다음을 클릭합니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작 실행
인터페이스 절차에 따라 다음 단계는 저장 위치 설정입니다. 저장 위치는 분류 결과가 출력될 곳을 결정합니다. 확인을 용이하게 하기 위해, 예를 들어 "번호 파일 분류 결과" 또는 "첫 번째 숫자로 정리"와 같은 새로운 대상 폴더를 선택하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원래 디렉터리 구조를 보존하면서 분류된 새 결과를 볼 수 있습니다.
저장 위치를 설정한 후 처리 시작 단계로 넘어갑니다. 실행 전에 세 가지 내용을 다시 확인하는 것이 좋습니다. 가져온 파일이 정확한지, 분류 방식이 "첫 숫자별 분류"인지, 저장 위치가 적합한지 확인합니다. 확인 완료 후 처리를 시작하면 소프트웨어가 일괄적으로 숫자 폴더를 생성하고 파일을 분류합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 파일명에 여러 숫자가 있을 때 어떤 숫자를 기준으로 분류되나요?
이번에 선택한 것은 "첫 숫자별 분류"이므로, 소프트웨어는 파일명에서 가장 먼저 나타나는 숫자를 분류 기준으로 삼습니다. 예를 들어 파일명 뒤에 더 많은 숫자가 있더라도 첫 번째 숫자의 분류 결과가 변경되지는 않습니다.
2. 파일명 시작이 한글이나 영문이면 어떻게 하나요?
파일명이 숫자로 직접 시작하지 않지만 뒤에 숫자가 포함된 경우, 분류 예상과 일치하는지 실제 파일 명명 규칙을 확인해야 합니다. 결과가 예상과 다른 것을 방지하기 위해, 소량의 파일을 먼저 선택하여 테스트하고 분류 로직을 확인한 후 전체 파일을 일괄 처리하는 것이 좋습니다.
3. Word 및 Excel 파일에 적합한가요?
본 문서의 스크린샷은 PDF 파일을 사용한 시연이지만, 파일명으로 분류하는 방식은 PDF에만 국한되지 않습니다. 일상 업무에서 사용하는 Word 문서 doc, docx, Excel 스프레드시트 xls, xlsx도 파일명에 번호가 포함되어 있다면 이 방법을 참고하여 정리할 수 있습니다. 다른 파일 유형을 함께 처리할지 여부는 사용자의 보관 요구에 따라 결정해야 합니다.
4. 왜 별도의 저장 위치를 설정해야 하나요?
일괄 정리는 여러 파일의 이동 또는 출력을 수반합니다. 별도의 저장 위치를 설정하면 처리 전후를 더 편리하게 비교할 수 있고, 오작동 위험을 낮출 수 있습니다. 중요한 자료의 경우, 원본 폴더를 먼저 백업한 후 일괄 작업을 실행하는 것이 좋습니다.
5. 분류 전에 파일명을 변경해야 하나요?
파일명에 이미 명확한 번호가 포함되어 있다면 일반적으로 추가로 이름을 변경할 필요가 없습니다. 하지만 파일명이 혼란스럽거나, 숫자가 누락되었거나, 숫자 위치가 통일되지 않은 경우, 먼저 명명 규칙을 정리한 후 첫 번째 숫자로 분류하는 것이 좋습니다. 그래야 최종 폴더 구조가 더 정확해집니다.
요약: 번호 파일 보관을 더 빠르고 안정적으로
파일명의 첫 번째 숫자에 따라 일괄 그룹화하여 정리하는 것은 매우 실용적인 오피스 자동화 시나리오입니다. 이는 많은 번호형 파일을 뒤섞인 상태에서 구조가 명확한 숫자 폴더로 변환하여, 수작업으로 드래그 앤 드롭하고 판단하고 반복적으로 파일을 이동하는 시간을 줄여줍니다.
HeSoft Doc Batch Tool 사용 시 전체 흐름은 복잡하지 않습니다. 파일 정리로 들어가 "파일을 파일명별로 분류"를 선택하고, 처리할 파일을 가져와서, 분류 방식을 "첫 숫자별 분류"로 설정한 다음, 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하면 됩니다. PDF, docx, xlsx, 계약서, 증빙 서류, 주문서, 기록 자료를 자주 정리해야 하는 사용자에게 이러한 일괄 처리 방식은 파일 관리 효율을 크게 높일 수 있습니다. 다음에 많은 수의 번호 파일을 만나면 이 방법을 직접 사용하여 보관하는 것을 권장합니다.