많은 기업 문서, 주문 자료, 스캔 파일 및 보고서는 파일명 끝에 도시, 부서 또는 프로젝트 약어와 같은 분류 코드를 남깁니다. 대량의 파일을 처리할 때 수동으로 접미사에 따라 폴더를 만들고 파일을 이동하는 것은 매우 비효율적입니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어 파일명의 마지막 몇 글자를 기준으로 파일을 일괄 분류하여 동일한 접미사를 가진 txt, docx, xlsx, pdf 등의 파일이 자동으로 해당 폴더에 들어가도록 하는 방법을 설명합니다.
다운로드한 자료, 업무 시스템에서 내보낸 주문, 고객 파일, 스캔본 또는 보고서 파일을 자주 정리해야 한다면 아주 전형적인 상황에 직면할 수 있습니다. 파일 이름에 이미 분류 정보가 포함되어 있지만 모든 파일이 여전히 같은 디렉터리에 쌓여 있는 경우입니다. 예를 들어 여러 파일이 숫자 번호로 시작하고 마지막에 LON, PAR, NYC, SYD, TYO 같은 접미사가 붙어 있는 경우입니다. 접미사가 같은 파일은 원래 함께 있어야 하지만, 수작업으로 정리하려면 일일이 판단해야 해서 시간이 매우 오래 걸립니다.
이 글에서 소개하는 방법은 오피스 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 파일 이름 접미사를 폴더 분류 기준으로 변환하는 것입니다. 파일을 가져온 후 '가장 마지막 몇 글자로 분류'를 지정하고 추출할 글자 수를 입력하기만 하면, 소프트웨어가 자동으로 동일한 접미사를 가진 파일을 같은 이름의 폴더에 넣습니다. 파일을 대량으로 처리하고 반복 작업을 줄여야 하는 오피스 환경에서 이 방법은 수동으로 끌어다 놓는 것보다 더 안정적이며 장기적으로 반복 사용하기에도 더 적합합니다.
적용 시나리오: 파일 이름 끝에 고정 코드가 있는 대량 아카이빙
파일 이름 접미사에 따른 자동 분류는 특히 파일 작명이 비교적 규칙적인 시나리오에 적합합니다. 판매 주문서 끝에 지역 코드가 있거나, 재무 증빙 끝에 계정 과목 약어가 있거나, 인사 자료 끝에 부서 코드가 있거나, 프로젝트 파일 끝에 프로젝트 번호가 있거나, 내보낸 문서 끝에 업무 유형 식별자가 있는 경우를 예로 들 수 있습니다. 이러한 분류 문자가 파일 이름 끝에 위치하고 길이가 일정하기만 하면 대량으로 처리할 수 있습니다.
예를 들어, 10102271LON.txt의 LON은 London 또는 특정 내부 분류를 나타낼 수 있고, 10103956PAR.txt의 PAR은 다른 분류를 나타낼 수 있으며, 10179839NYC.txt의 NYC는 또 다른 개별 범주입니다. 파일 수가 증가하면 LON, PAR, NYC를 수동으로 검색하여 파일을 이동하는 방식은 신뢰성이 떨어지며 특정 파일을 누락시키기 쉽습니다. 도구를 사용하면 '접미사가 동일함'이라는 이 규칙을 소프트웨어에 맡겨 실행할 수 있습니다.
이러한 방식은 txt 텍스트 파일뿐만 아니라 Word 문서 doc, docx, Excel 스프레드시트 xls, xlsx, PDF, PPT, 이미지 등에도 적용됩니다. 소프트웨어가 주목하는 것은 파일 내용이 아니라 파일 이름 규칙이므로, 파일 이름이 규칙성을 띠기만 하면 대량 분류 정리가 가능합니다.
효과 미리 보기: 처리 전, 접미사 정보는 파일 이름에 숨겨져 있음
처리 전에는 모든 파일이 동일한 디렉터리에 위치합니다. 사용자는 각 파일 이름 끝에 서로 다른 3자리 알파벳 코드가 있는 것을 볼 수 있지만, 폴더 구조에는 이러한 분류가 반영되어 있지 않습니다. 이러한 디렉터리는 파일 수가 적을 때는 용납될 수 있지만, 파일이 많아지면 검색 효율에 영향을 미칩니다.
스크린샷에서 볼 수 있듯이, 빨간색으로 강조 표시된 것은 파일 이름 끝의 분류 코드입니다. 예를 들어 LON, PAR, SYD, NYC, TYO 등이 모두 확장자 앞에 나타납니다. 이 글의 핵심 작업은 소프트웨어가 이러한 마지막 문자를 읽고 그에 따라 해당 폴더를 생성하도록 하는 것입니다.
효과 미리 보기: 처리 후 동일한 접미사끼리 같은 이름의 폴더로 이동
처리가 완료되면 디렉터리에 LON, NYC, PAR, SYD, TYO를 포함하여 접미사로 명명된 여러 폴더가 나타납니다. 동일한 접미사를 가진 파일은 같은 폴더에 배치되어 파일 구조가 명확해집니다.
이러한 결과에는 두 가지 직접적인 이점이 있습니다. 첫째, 파일을 더 빨리 찾을 수 있습니다. 예를 들어 NYC 유형의 파일이 필요할 때 NYC 폴더만 열면 됩니다. 둘째, 후속 전달이 더 편리합니다. 폴더별로 압축하거나 전송 또는 백업할 수 있어 파일을 다시 추려낼 필요가 없습니다. 대량의 자료를 자주 처리하는 오피스 업무 담당자에게 이러한 자동 분류는 반복적인 작업을 대폭 줄여줄 수 있습니다.
작업 단계: 파일 이름 접미사가 같은 파일을 한곳에 대량으로 모으기
1단계: 파일 정리에서 '파일 이름으로 파일 분류' 열기
HeSoft Doc Batch Tool 를 실행한 후, 먼저 왼쪽 탐색 모음에서 파일 정리를 선택합니다. 이는 파일 보관, 분류, 이동과 관련된 기능의 진입점입니다. 진입하면 여러 파일 정리 도구를 볼 수 있으며, 이 중에서 파일 이름으로 파일 분류를 선택해야 합니다.
이 기능을 선택한 이유는, 이번 분류 기준이 파일 확장자나 생성 시간이 아닌 파일 이름 자체이기 때문입니다. 소프트웨어 인터페이스의 기능 설명도 이 도구가 '모든 파일을 파일 이름으로 대량 분류'하는 데 사용됨을 나타냅니다. 파일 이름 접미사가 같은 문서를 자동으로 분류하는 데 있어 이것이 가장 직접적인 진입점입니다.
이 단계가 완료되면 소프트웨어는 위저드 페이지로 진입합니다. 인터페이스 상단에서 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작과 같은 프로세스 노드를 볼 수 있습니다. 위저드를 따르면 설정 누락 확률을 낮출 수 있습니다.
2단계: 분류해야 할 파일 가져오기
'처리할 레코드 선택' 페이지에서 상단의 파일 추가 또는 폴더에서 파일 가져오기를 클릭합니다. 파일이 한 디렉터리에 집중되어 있다면 '폴더에서 파일 가져오기'를 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 디렉터리 내의 파일을 한 번에 추가할 수 있어 반복 선택을 피할 수 있습니다.
가져온 후 인터페이스는 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등을 포함하여 파일 정보를 표 형태로 보여줍니다. 스크린샷의 레코드 수는 20으로, 처리할 파일 세트를 대량으로 가져왔음을 나타냅니다. 이때 '이름' 열을 중점적으로 확인하여 파일 이름 끝에 LON, PAR, NYC, SYD, TYO와 같이 분류에 사용될 접미사가 실제로 포함되어 있는지 확인해야 합니다.
목록에 처리할 필요 없는 파일이 섞여 있다면 작업 열에서 해당 레코드를 삭제할 수 있습니다. 가져온 결과가 잘못되었다면 '비우기'를 클릭한 후 다시 가져올 수 있습니다. 확인 후 하단의 다음을 클릭하여 규칙 설정으로 들어갑니다.
3단계: 분류 방식을 가장 마지막 문자 기준으로 설정하기
'처리 옵션 설정' 페이지에서 소프트웨어는 다양한 파일 이름 분류 방식을 제공합니다. 본 예시의 분류 코드는 파일 이름 끝에 위치하므로 가장 마지막 몇 글자로 분류를 선택합니다.
선택 후 '수량' 입력 칸에 3을 입력합니다. 이는 소프트웨어가 파일 이름 본문 끝에서 3개의 문자를 읽어 분류 이름으로 사용함을 의미합니다. 예시 파일의 경우, 10102271LON.txt는 LON을, 10103956PAR.txt는 PAR을, 10179839NYC.txt는 NYC를 읽게 됩니다. 읽어낸 결과는 폴더 이름을 생성하는 데 사용됩니다.
파일 이름 규칙이 예시와 다르다면 수량을 조정해야 합니다. 예를 들어 파일 이름 끝에 'HR', 'IT'와 같은 두 자리 부서 코드가 있다면 수량을 2로 채우고, 'A001', 'B002'와 같은 네 자리 프로젝트 번호가 있다면 수량을 4로 채웁니다. 핵심은 입력하는 수량을 접미사 길이와 일치시키는 것입니다.
스크린샷에는 '기본값', '대문자로 변환', '소문자로 변환'을 포함한 '알파벳 대소문자 변환' 옵션도 표시되어 있습니다. 예시 파일의 접미사는 원래 대문자이므로 기본값을 선택하면 됩니다. 파일에 대소문자가 통일되지 않은 경우가 있다면, 유사한 파일이 대소문자 차이로 인해 다른 폴더에 들어가는 것을 방지하기 위해 실제 정리 기준에 따라 변환 방식을 선택할 수 있습니다.
4단계: 계속해서 저장 위치를 설정하고 처리 실행하기
처리 옵션을 완료한 후 다음을 클릭합니다. 인터페이스 프로세스에 따라, 다음으로 저장 위치를 설정해야 합니다. 특히 이 규칙을 처음 사용하는 경우 결과를 출력할 전용 폴더를 선택하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 분류 결과가 예상한 대로인지 더 편리하게 확인할 수 있습니다.
저장 위치 설정을 완료하면 처리 시작 단계로 진입합니다. 소프트웨어는 각 파일 이름의 마지막 3글자에 따라 해당 폴더를 생성하고 파일을 해당 디렉터리로 이동하거나 정리합니다. 처리가 끝나면 예시에서 보았던 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 폴더 구조를 확인할 수 있습니다.
이 단계의 핵심 가치는 일괄 실행에 있습니다. 수동 작업 시에는 각 파일을 개별적으로 판단해야 하지만, 소프트웨어 처리 시에는 규칙 설정만 정확하면 몇십 개, 몇백 개의 파일을 동일한 규칙으로 한 번에 아카이빙할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 파일 이름 접미사 길이는 반드시 일치해야 하나요?
동일한 배치의 파일은 접미사 길이를 일관되게 유지하는 것이 좋습니다. 여기에 고정된 수량을 입력해야 하므로, 소프트웨어는 그 수량에 따라 끝에서 문자를 추출하기 때문입니다. 어떤 파일은 3글자 접미사이고 어떤 파일은 2글자 접미사라면 동일한 수량으로 직접 처리하는 데 적합하지 않습니다. 먼저 배치를 분할하거나 명명 규칙을 통일하는 것이 좋습니다.
2. 파일 이름 끝에 공백이 있으면 분류에 영향을 주나요?
파일 이름에 불필요한 공백이나 비정상 문자가 있으면 추출 결과에 영향을 미칠 수 있습니다. 특히 서로 다른 시스템에서 내보낸 파일의 경우, 대량 처리 전에 파일 이름이 규칙적인지 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 필요시 먼저 파일 이름을 정리한 후 접미사로 분류할 수 있습니다.
3. docx, xlsx, pdf 등의 오피스 파일에도 사용할 수 있나요?
사용할 수 있습니다. 본문에서는 txt 파일로 시연했지만, 파일 이름으로 분류하는 논리는 txt에만 국한되지 않습니다. Word의 doc, docx, Excel의 xls, xlsx, PDF 문서, PPT 파일 및 이미지 자료 모두 파일 이름 끝에 고정된 분류 문자가 포함되어 있다면 동일한 방식으로 정리할 수 있습니다.
4. '파일 확장자로 분류'를 선택하지 않는 이유는 무엇인가요?
확장자로 분류하는 것은 txt, docx, pdf 등 서로 다른 형식을 구분하는 데 적합합니다. 하지만 이 글의 요구 사항은 파일 이름 접미사로 분류하는 것입니다. 예를 들어 LON.txt, PAR.txt, NYC.txt는 모두 txt 파일인데, 확장자로 분류하면 모두 txt 폴더로 들어가므로 LON, PAR, NYC로 구분할 수 없습니다. 따라서 '파일 이름으로 파일 분류'를 선택하고 마지막 문자 규칙을 사용해야 합니다.
5. 처리 전에 백업이 필요한가요?
중요한 자료의 경우, 원본 폴더를 보존하거나 출력 위치를 새 디렉터리로 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 규칙 설정이 잘못되어도 빠르게 되돌릴 수 있습니다. 대량 처리 도구는 효율성을 높일 수 있지만, 그 전제는 분류 규칙을 먼저 확인하여 오류가 없도록 하는 것입니다.
요약: 접미사 규칙으로 수동 파일 선별 대체하기
파일 이름 접미사가 같은 문서를 자동으로 분류하는 것은 본질적으로 명명 규칙을 폴더 구조로 변환하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 가 제공하는 '파일 이름으로 파일 분류' 기능을 사용하면 사용자는 간단한 설정을 통해 대량 정리를 완료할 수 있습니다. 파일을 가져오고, 가장 마지막 몇 글자로 분류하도록 선택하고, 수량을 입력하고, 저장 위치를 설정한 다음, 처리를 시작하면 됩니다.
파일 이름에 LON, PAR, NYC와 같은 유사한 마지막 코드가 포함되어 있다면 더 이상 일일이 검색하고 끌어다 놓을 필요가 없습니다. 먼저 몇 개의 샘플을 선택하여 분류 효과를 검증하고, 오류가 없는 것을 확인한 후에 전체 폴더를 처리하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 오류 위험을 낮추면서 대량의 반복적인 파일 정리 작업을 오피스 소프트웨어가 자동으로 완료하도록 맡길 수 있습니다.