많은 업무 파일이 파일 이름에 도시 코드, 프로젝트 코드 또는 부서 코드를 포함합니다. 예를 들어 128LON75957.txt의 LON입니다. 이러한 코드가 고정된 문자 범위에 있으면 HeSoft Doc Batch Tool 을 통해 자동으로 식별하고 분류할 수 있습니다. 본 내용은 "파일 이름 중간 세 자리 코드로 폴더 일괄 분류" 요구 사항을 중심으로 처리 전후의 효과, 소프트웨어 내 구체적인 설정 방법, 그리고 범위 입력, 대소문자 구분, 파일 명명 규칙 등의 주의 사항을 설명하여 사용자가 신속하게 일괄 아카이빙을 완료하도록 돕습니다.
기업 사무, 데이터 전달, 재무 보관 또는 프로젝트 자료 정리 과정에서 이름 구조가 비슷한 파일들을 자주 받게 됩니다. 예를 들어 txt 파일 세트에서 파일 이름의 앞 세 자리는 숫자 번호, 중간 세 자리는 도시 또는 지역 코드, 그 뒤에 다시 일련 번호가 붙는 식입니다. 파일 이름은 매우 규칙적으로 보이지만 모든 LON 파일, 모든 NYC 파일, 모든 PAR 파일을 각각 따로 모으려면 수작업 정리가 여전히 번거롭습니다.
이 글에서는 사무용 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 파일 이름의 고정된 범위 내 문자로 파일을 자동 분류하는 더 효율적인 방법을 소개합니다. 예시에서 분류에 사용된 것은 파일 이름의 4번째에서 6번째 문자, 즉 LON, NYC, PAR, SYD, TYO와 같은 세 자리 코드입니다. 소프트웨어는 이 문자를 바탕으로 해당 폴더를 생성하고 같은 코드의 파일을 함께 모읍니다. txt, doc, docx, xls, xlsx, pdf 등 파일을 대량 처리해야 하는 사용자에게 이 방법은 수작업 시간을 눈에 띄게 줄여줄 수 있습니다.
적용 시나리오: 중간 코드별 보관을 위한 일반적인 사무 요구
파일 이름의 중간 세 자리 코드로 분류하는 방식은 '파일 이름 구조가 고정된' 모든 자료에 적합합니다. 예를 들어 물류 시스템에서 내보낸 파일에는 도시 코드가, 영업 시스템에서 내보낸 보고서에는 지역 코드가, 프로젝트 자료에는 프로젝트 팀 약어가, 고객 서비스나 애프터서비스 자료에는 지점 번호가 포함될 수 있습니다. 이러한 코드가 각 파일 이름에서 동일한 위치에 있다면 고정된 범위를 추출하여 일괄 보관할 수 있습니다.
이 예시에서 파일 이름 "128LON75957.txt"의 앞 세 자리 "128"은 접두 번호, 4~6번째 자리 "LON"은 분류 코드, 뒤의 "75957"은 후속 번호입니다. 마찬가지로 "213TYO11946.txt"의 TYO, "230SYD60610.txt"의 SYD, "378PAR56483.txt"의 PAR 등이 자동 분류 기준이 될 수 있습니다.
이 방법은 많은 파일을 자주 처리해야 하는 업무, 예를 들어 행정 직원의 공지 첨부 파일 정리, 재무 담당자의 부서별 비용 보고서 보관, 운영 담당자의 도시별 데이터 파일 분리, 프로젝트 보조의 프로젝트 코드별 Word 문서 및 PDF 자료 정리 등에 특히 적합합니다. 명명 규칙만 안정적이라면 파일을 일일이 열거나 이동할 필요가 없습니다.
효과 미리보기: 분류 전 파일들이 한 디렉터리에 쌓여 있음
아래 그림은 처리 전 상태를 보여줍니다. 모든 파일이 같은 디렉터리 안에 있으며 확장자는 txt이고, 파일 이름 중간에 LON, TYO, SYD, PAR 등 세 자리 영문 코드가 포함되어 있습니다. 빨간색 표시와 화살표는 이 코드들의 위치, 즉 이번 자동 분류에서 추출할 내용을 강조합니다.
도구의 도움 없이는 사용자가 먼저 각 파일 이름을 확인한 후 코드에 따라 폴더를 만들고, 마지막으로 파일을 해당 디렉터리로 하나씩 끌어다 놓아야 합니다. 이 과정은 간단해 보이지만 파일 양이 많아지면 시간이 매우 오래 걸리고, 코드를 잘못 보거나 폴더를 잘못 드래그하여 보관 오류가 발생할 수도 있습니다.
효과 미리보기: 분류 후 여러 코드 폴더가 생성됨
처리가 완료되면 소프트웨어가 추출한 세 자리 코드에 따라 폴더를 생성합니다. 예시에서 볼 수 있듯이 대상 위치에 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 다섯 개의 폴더가 나타납니다. 동일한 코드의 파일들은 같은 폴더에 저장되어 후속 통계, 압축, 전달 또는 장기 보관이 용이해집니다.
이러한 출력 결과의 장점은 구조가 명확하고 이름이 직관적이라는 것입니다. 폴더 이름은 파일 이름의 분류 코드에서 직접 가져오므로 사용자가 추가로 표를 대조하거나 분류 디렉터리 이름을 수동으로 변경할 필요가 없습니다.
조작 단계: 파일 가져오기부터 자동 분류까지
1단계: 파일 정리에서 '파일 이름별로 파일 분류' 열기
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 시작한 후 왼쪽 탐색 모음에서 '파일 정리'를 선택합니다. 오른쪽에 파일 정리 관련 기능 카드가 표시되며, 그중 첫 번째 기능은 '파일 이름별로 파일 분류'입니다. 이번 요구 사항은 파일 이름을 수정하거나 확장자별로 분류하는 것이 아니라 파일 이름 안의 문자를 기준으로 보관하는 것이므로 이 기능으로 진입해야 합니다.
해당 기능을 선택하면 소프트웨어가 작업 흐름 페이지로 이동합니다. 인터페이스는 '처리할 레코드 선택'부터 시작하여 '처리 옵션 설정', '저장 위치 설정', '처리 시작'까지 단계별로 사용자 작업을 안내합니다. 이러한 흐름은 사용자가 중요한 설정을 빠뜨리는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다.
2단계: 처리할 파일 추가 또는 폴더에서 가져오기
작업 페이지 상단에는 '파일 추가', '폴더에서 파일 가져오기' 등의 버튼이 있습니다. 파일이 이미 특정 폴더에 모여 있다면 폴더에서 가져오는 것이 더 효율적이고, 그중 일부 파일만 처리하려면 파일 추가 방식을 사용할 수 있습니다. 가져오기가 완료되면 파일이 목록에 나타납니다.
목록에는 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다. 여기서 세 가지를 중점적으로 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 파일 수량이 정확한지, 둘째, 파일 이름이 모두 동일한 명명 규칙을 따르는지, 셋째, 처리할 필요가 없는 파일이 잘못 포함되지는 않았는지입니다. 스크린샷에는 레코드 수 20개로 표시되어 있고 파일 이름에 128LON75957.txt, 200LON66460.txt, 213TYO11946.txt 등이 포함되어 있어 분류할 파일이 성공적으로 가져와졌음을 알 수 있습니다.
이상이 없음을 확인한 후 페이지 하단의 '다음'을 클릭하여 분류 규칙 설정으로 들어갑니다. 성급하게 처리하지 마십시오. 규칙 설정의 정확성이 분류 결과에 직접적인 영향을 미칩니다.
3단계: 분류 방식에서 사용자 지정 위치 범위 선택
'처리 옵션 설정' 페이지로 들어가면 여러 분류 방식 옵션을 볼 수 있습니다. 이 예시의 경우, 분류 기준은 파일 이름의 첫 문자도, 첫 번째 숫자나 영문자도 아니라 파일 이름 중간에 고정적으로 나타나는 세 자리 코드입니다. 따라서 '사용자 지정 위치 범위 내의 문자로 분류'를 선택해야 합니다.
이 옵션의 역할은 소프트웨어에 분류 문자를 자동으로 추측하지 말고 사용자가 지정한 위치 범위에 따라 문자를 추출하라고 알려주는 것입니다. 파일 명명 규칙이 명확한 사무 자료의 경우 이 방식이 가장 통제 가능하고 정확한 결과를 얻기 쉽습니다.
4단계: 범위를 4:6으로 설정
'범위' 입력 상자에 '4:6'을 기입합니다. 여기서의 의미는 4번째 문자부터 시작하여 6번째 문자까지를 분류 기준으로 삼는다는 것입니다. "200LON66460.txt"를 예로 들면, 파일 이름 본체의 1~3번째 자리는 200, 4~6번째 자리는 LON이므로 해당 파일은 LON 폴더로 들어갑니다. "307TYO91489.txt"를 예로 들면, 4~6번째 자리는 TYO이므로 TYO 폴더로 들어갑니다.
범위를 기입할 때는 먼저 몇 가지 대표적인 파일 이름을 골라 검증하는 것이 좋습니다. 파일 이름을 적어놓고 한 글자씩 세어볼 수 있습니다. 1, 2, 8은 각각 1, 2, 3번째 자리이고 L, O, N은 각각 4, 5, 6번째 자리입니다. 범위를 확인하고 나서 일괄 처리하면 범위를 잘못 기입하여 폴더 이름이 비정상적으로 생성되는 것을 방지할 수 있습니다.
5단계: 파일 이름 상황에 따라 대소문자 처리 선택
페이지 하단에는 '문자 대소문자 변환' 설정이 있습니다. 예시에서는 모든 코드가 이미 대문자 형태이므로 '기본값'을 유지합니다. 만약 파일에 'lon', 'LON', 'Lon'이 동시에 존재하고 이들을 모두 동일한 폴더로 넣고 싶다면 여기서 통일하여 대문자 또는 소문자로 변환하는 것을 고려할 수 있습니다. 이렇게 하면 대소문자 차이로 인해 여러 유사 폴더가 생성되는 경우를 줄일 수 있습니다.
파일 이름 자체가 이미 규범화되어 있다면 기본값을 유지하는 것이 더 적합하며 원본 분류 문자의 표시 방식을 최대한 보존할 수 있습니다.
6단계: 출력 위치 설정 후 일괄 정리 시작
규칙 설정이 완료되면 계속해서 '다음'을 클릭하고 인터페이스 안내에 따라 저장 위치를 설정합니다. 복잡한 디렉터리에 직접 출력하지 말고 확인하기 쉬운 새 폴더를 선택하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 처리가 완료된 후 소프트웨어가 어떤 분류 디렉터리를 생성했는지 한눈에 볼 수 있고, 원본 파일과 대조하여 결과를 확인하기도 편리합니다.
저장 위치 설정을 마친 후 '처리 시작'으로 들어갑니다. 소프트웨어가 파일 이름을 하나씩 읽어 4~6번째 문자를 추출한 다음, 추출 결과에 따라 해당 폴더를 생성하거나 사용하여 파일을 분류하여 넣습니다. 완료되면 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 디렉터리를 얻을 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
분류 코드는 반드시 영문이어야 하나요?
반드시 그렇지는 않습니다. 스크린샷 예시는 영문 코드이지만, 파일 이름 안의 문자 위치가 고정되어 있다면 숫자, 중국어, 문자와 숫자의 조합 등도 가능합니다. 중요한 것은 문자의 유형이 아니라 그것들이 통일된 범위 내에 나타나는지 여부입니다.
만약 일부 파일이 명명 규칙을 따르지 않으면 어떻게 하나요?
가져온 후 파일 목록에서 규칙을 따르지 않는 파일을 먼저 선별하는 것이 좋습니다. 명명이 확연히 다른 파일은 먼저 제거하거나 별도로 처리할 수 있습니다. 일괄 분류는 규칙에 의존하며, 규칙이 통일될수록 결과가 더 정확해집니다.
범위를 잘못 쓰면 어떤 영향이 있나요?
범위를 잘못 쓰면 소프트웨어가 잘못된 문자를 추출하고 잘못된 분류 폴더를 생성하게 됩니다. 예를 들어 원래 LON을 추출해야 하는데 3:5로 쓰면 "8LO"와 같은 무의미한 분류가 생성될 수 있습니다. 따라서 일괄 처리 전에 반드시 대표적인 파일 이름으로 범위를 검증해야 합니다.
다른 형식의 파일에 사용할 수 있나요?
가능합니다. 이 글에서는 txt 파일을 예시로 들었지만, 같은 원리가 doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, jpg 등 파일에도 적용됩니다. 파일 이름에 고정된 위치의 코드만 있다면 이 규칙으로 정리할 수 있습니다.
요약: 고정 범위 추출 규칙으로 수작업 드래그 대체
대량의 파일을 파일 이름 중간의 세 자리 코드로 폴더별로 나누는 것은 본질적으로 반복성이 강하고 규칙이 명확한 정리 작업입니다. 사무용 파일 일괄 처리 소프트웨어인 HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 사용자가 이러한 작업을 흐름화하도록 도와줍니다. 먼저 파일을 가져오고, 사용자 지정 위치 범위 내의 문자로 분류를 선택하고, 4:6을 기입하고, 저장 위치를 설정한 후 마지막으로 처리를 시작하는 것입니다.
수작업 분류와 비교하여 소프트웨어 일괄 처리는 파일 수량이 많고 분류 규칙이 고정된 시나리오에 더 적합합니다. 시간을 절약할 뿐만 아니라 잘못 드래그하거나, 누락되거나, 폴더를 중복 생성하는 문제를 줄일 수 있습니다. 현재 번호, 도시, 프로젝트 또는 부서 코드로 명명된 파일들을 다루고 있다면 먼저 분류 문자의 위치를 확인한 후 이 글의 단계에 따라 자동 보관을 진행하는 것을 권장합니다.