대량의 파일 이름에 고정된 위치의 번호, 지역, 프로젝트 코드 또는 부서 코드가 포함된 경우, 수동으로 하나씩 폴더를 만들고 파일을 이동하는 것은 매우 시간이 많이 소요됩니다. 본 문서에서는 파일 이름의 4~6번째 문자를 예로 들어, HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 대량의 txt 파일을 파일 이름의 지정된 범위 내 문자에 따라 자동으로 해당 폴더에 분류하는 방법을 소개합니다. 이 방법은 doc, docx, xls, xlsx, pdf 등 일반적인 오피스 파일에도 동일하게 적용되며, 자료, 주문, 보고서, 로그 또는 프로젝트 파일을 대량으로 정리해야 하는 업무 환경에 적합합니다.
일상 업무에서 파일 이름의 특정 고정 문자를 기준으로 여러 파일을 분류해야 하는 경우가 자주 있습니다. 예를 들어 파일 이름이 "128LON75957.txt", "200LON66460.txt", "213TYO11946.txt", "230SYD60610.txt"인 경우, 4번째에서 6번째 문자는 각각 도시, 지점, 프로젝트 그룹 또는 업무 코드를 나타냅니다. 파일 수가 몇 개에 불과하다면 파일 이름을 직접 확인한 후 폴더에 끌어다 놓는 방식도 괜찮습니다. 하지만 파일 수가 수십, 수백, 심지어 수천 개에 달하면 수동 분류는 비효율적일 뿐만 아니라 파일을 잘못 배치하기 쉽습니다.
이 문서에서 해결하려는 문제는 바로 여러 파일을 파일 이름 내 고정된 범위의 문자에 따라 한 번에 분류하여 정리하는 방법입니다. 사무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "의 파일 정리 기능을 활용하면 파일 이름에서 지정된 위치의 문자를 추출하고, 해당 분류 폴더를 자동으로 생성한 후 파일을 해당 디렉터리로 옮길 수 있습니다. 이를 통해 반복 작업을 크게 줄일 수 있으며, 특히 txt 로그, Word 문서 doc/docx, Excel 스프레드시트 xls/xlsx, PDF 자료, 이미지 또는 기타 규칙에 따라 명명된 파일을 처리하는 데 적합합니다.
적용 시나리오: 어떤 파일이 고정 문자 범위별 분류에 적합한가
파일 이름의 고정 범위 문자로 분류하기 위한 전제 조건은 파일 명명 규칙이 안정적이고 분류에 사용할 문자가 동일한 위치에 나타난다는 것입니다. 예를 들어 "처음 세 자리는 일련 번호, 4~6번째는 도시 코드, 그 뒤는 주문 번호"이거나 "처음 두 자리는 부서 번호, 3~5번째는 프로젝트 코드, 그 뒤는 날짜"인 경우입니다. 파일 이름 내 분류에 사용할 수 있는 문자 위치가 고정되어 있다면 이 방법을 사용하여 일괄 보관할 수 있습니다.
일반적인 시나리오로는 LON, NYC, PAR, SYD, TYO와 같은 도시 코드별 물류 파일 정리, 부서 코드별 지출 결의서, 계약서, 공지 파일 정리, 프로젝트 코드별 Word 문서 docx, doc 또는 PDF 자료 정리, 고객 번호별 Excel 보고서 xlsx, xls 정리, 장비 번호 또는 생산 라인 번호별 txt 로그 파일 정리 등이 있습니다. 확장자별 분류와 비교하여 이 방식은 파일 유형은 같지만 소속이 다른 자료 정리에 더 적합합니다.
주의할 점은 이 문서의 예시 파일 확장자는 txt이지만, 조작 논리는 txt에만 국한되지 않는다는 것입니다. 파일 이름 자체에 식별 가능한 고정 위치 문자가 포함되어 있다면 Word, Excel, PowerPoint, PDF, 이미지 등 유사한 파일도 동일한 방식으로 일괄 정리할 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전 파일이 같은 디렉터리에 섞여 있음
처리 전에는 모든 파일이 동일한 폴더 안에 있습니다. 파일 이름은 숫자, 3자리 영문 코드 및 후속 번호로 구성됩니다(예: "128LON75957.txt", "213TYO11946.txt", "230SYD60610.txt", "378PAR56483.txt" 등). 스크린샷에서 빨간색 선으로 표시된 파일 이름 중간의 3자리 영문자가 이번 분류의 기준입니다.
스크린샷을 보면 수동으로 정리할 경우 먼저 파일 이름에서 LON, TYO, SYD, PAR, NYC 등의 코드를 하나씩 식별한 다음 해당 폴더를 각각 만들어 파일을 옮겨야 합니다. 파일이 많을수록 반복적인 판단과 드래그 횟수가 늘어납니다. 사무실 환경의 대량 파일 처리에서 이러한 반복 작업은 도구를 통해 처리하는 것이 매우 적합합니다.
효과 미리보기: 처리 후 분류 폴더 자동 생성
처리가 완료되면 원래 섞여 있던 파일이 자동으로 분류되어 대상 위치에 LON, NYC, PAR, SYD, TYO와 같이 분류 문자로 명명된 여러 폴더가 나타납니다. 각 폴더에는 파일 이름의 지정된 범위 문자가 동일한 파일이 들어갑니다. 예를 들어 파일 이름의 4~6번째 문자가 LON인 파일은 LON 폴더에, 4~6번째 문자가 SYD인 파일은 SYD 폴더에 들어갑니다.
이러한 결과는 후속 인계, 보관, 압축 전송 또는 부서별 처리에 매우 적합합니다. 사용자는 파일을 하나씩 복사하여 붙여넣거나 여러 폴더를 수동으로 생성할 필요 없이 소프트웨어가 파일 이름 규칙에 따라 일괄 정리를 완료합니다.
조작 단계: HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 파일 이름 범위별 분류
1단계: 파일 정리 기능 진입 및 파일 이름별 분류 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을 열고 왼쪽 기능 모음에서 "파일 정리"를 선택합니다. 오른쪽 기능 카드에서 "파일을 파일 이름별로 분류" 기능을 확인할 수 있습니다. 이 기능의 목적은 파일 이름의 특정 문자나 규칙에 따라 파일을 일괄 분류 정리하는 것입니다.
이 기능에 진입하면 소프트웨어가 단계별 처리 절차로 안내합니다. 처음 사용하는 사용자에게 이러한 진행형 인터페이스는 비교적 명확합니다. 먼저 처리할 파일을 선택하고, 분류 규칙을 설정한 다음 저장 위치를 설정하고, 마지막으로 처리를 시작합니다.
2단계: 분류할 파일 가져오기 및 목록 확인
"파일을 파일 이름별로 분류" 페이지에서 먼저 처리할 파일을 가져옵니다. 인터페이스 상단에 "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기" 등의 진입점이 제공되므로 실제 상황에 따라 선택할 수 있습니다. 파일이 이미 동일한 디렉터리에 모여 있다면 보통 폴더에서 가져오는 것이 더 편리하며, 일부 파일만 처리하려면 파일을 개별적으로 추가할 수 있습니다.
파일을 가져온 후 소프트웨어는 목록에 일련 번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보를 표시합니다. 여기서 확인이 중요합니다. 목록에 이번에 분류할 파일이 포함되어 있는지, 파일 이름 규칙이 일관되는지, 확장자와 경로에 잘못 선택된 것이 없는지 확인하십시오. 스크린샷에서 레코드 수는 20개, 파일 확장자는 txt, 경로는 D 드라이브 테스트 디렉터리 아래에 있습니다. 확인이 끝나면 하단의 "다음"을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 이동합니다.
3단계: "사용자 정의 위치 범위 내 문자로 분류" 선택
"처리 옵션 설정"에 진입하면 분류 방식을 선택해야 합니다. 이번 요구 사항은 파일 이름의 고정 범위 내 문자, 즉 4~6번째 3자리 영문 코드를 추출하는 것이므로 "사용자 정의 위치 범위 내 문자로 분류"를 선택해야 합니다. 이 옵션은 파일 이름 내 분류 식별자가 고정 위치에 있는 경우에 적합합니다.
스크린샷에서 "분류 방식" 영역에는 첫 번째 문자로 분류, 첫 번째 숫자로 분류, 첫 번째 영문자로 분류, 처음 몇 글자로 분류, 사용자 정의 정규 표현식으로 분류 등 여러 방식이 제공됩니다. 이 예시에서는 첫 번째 문자를 식별할 필요도, 확장자로 분류할 필요도 없이 중간 문자 일부를 추출해야 하므로 "사용자 정의 위치 범위 내 문자로 분류"를 선택하는 것이 더 정확합니다.
4단계: 범위에 4:6 입력
사용자 정의 위치 범위를 선택한 후 "범위" 입력 상자에 "4:6"을 입력합니다. 이는 파일 이름의 4번째 문자부터 6번째 문자까지를 분류 기준으로 사용한다는 의미입니다. "128LON75957.txt"를 예로 들면, 확장자를 제외했을 때 처음 세 자리는 128이고, 4~6번째는 LON이므로 소프트웨어는 이 파일을 LON 분류로 넣습니다. 또 다른 예로 "213TYO11946.txt"의 4~6번째는 TYO이므로 TYO 폴더로 분류됩니다.
범위를 입력할 때는 위치 계산이 실제 파일 이름과 일치하는지 특히 주의해야 합니다. 일반적으로 먼저 대표적인 파일 이름 하나를 꺼내 직접 문자 위치를 하나씩 세어보고 추출할 범위를 확인하는 것이 좋습니다. 예를 들어 "128LON75957"에서 1은 1번째, 2는 2번째, 8은 3번째, L은 4번째, O는 5번째, N은 6번째이므로 범위는 4:6으로 작성합니다. 파일 이름 앞에 공백, 기호 또는 추가 번호가 있으면 범위 조정이 필요할 수 있습니다.
5단계: 알파벳 대소문자 변환 유지 또는 설정
같은 페이지 하단에서 "알파벳 대소문자 변환" 옵션을 볼 수 있으며, 기본값, 대문자로 변환, 소문자로 변환이 포함됩니다. 예시에서는 "기본값"이 선택되어 있습니다. 파일 이름의 분류 문자가 LON, NYC, PAR처럼 원래 통일된 대문자라면 기본값을 유지하면 됩니다.
실제 파일에 lon, Lon, LON과 같이 대소문자가 통일되지 않은 경우가 있다면, 동일한 유형의 파일을 같은 폴더에 넣기 위해 업무 필요에 따라 대문자 또는 소문자로 변환하도록 선택할 수 있습니다. 이 문서의 예시 스크린샷에서는 파일 이름의 분류 코드가 이미 통일되어 있으므로 기본 설정을 사용합니다.
6단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
분류 규칙 설정을 완료한 후 "다음"을 클릭하면 "저장 위치 설정"으로 이동합니다. 이 단계의 목적은 소프트웨어가 정리된 폴더와 파일을 어디에 저장할지 지정하는 것입니다. 확인의 편의를 위해 빈 디렉터리를 선택하거나 전용 출력 디렉터리를 새로 만들어 원본 파일과 섞이지 않도록 하는 것이 좋습니다.
저장 위치를 확인한 후 계속 진행하여 "처리 시작"으로 이동합니다. 소프트웨어는 앞서 설정한 범위 규칙에 따라 각 파일 이름의 4~6번째 문자를 추출하고, 이 문자들로 분류 폴더를 생성한 후 마지막으로 파일을 해당 폴더에 넣습니다. 처리가 완료되면 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 폴더를 볼 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 파일 이름 길이가 일정하지 않으면 어떻게 하나요?
고정 위치 범위별 분류는 파일 이름의 지정된 위치에 안정적인 내용이 있어야 합니다. 일부 파일 이름이 너무 짧거나 4~6번째가 분류 코드가 아닌 경우, 이러한 파일은 예상대로 분류되지 않을 수 있습니다. 따라서 일괄 처리 전에 먼저 명명 규칙을 확인하고 필요시 먼저 파일 이름 형식을 통일하십시오.
2. 범위는 파일 이름 기준인가요, 아니면 전체 파일 이름(확장자 포함) 기준인가요?
예시를 보면 분류 기준은 확장자 앞의 주 파일 이름에서 가져옵니다. 실제 작업 시에는 파일 목록의 "이름"을 참고하고, 소수의 파일로 먼저 테스트하는 것이 좋습니다. 특히 docx, xlsx, pdf 등 확장자가 다른 파일의 경우에도 핵심은 여전히 주 파일 이름 속의 고정 문자입니다.
3. 분류 후 폴더 이름은 어디서 오나요?
폴더 이름은 추출된 문자에서 비롯됩니다. 예를 들어 범위가 4:6일 때 파일 이름의 4~6번째가 LON이면 LON 폴더를 생성하거나 그곳으로 넣고, 추출 결과가 PAR이면 PAR 폴더로 넣습니다. 이렇게 하면 분류 결과가 원래 명명 규칙과 일관성을 유지할 수 있습니다.
4. Word, Excel, PDF 파일에도 사용할 수 있나요?
동일한 방법을 참고할 수 있습니다. txt 로그, Word 문서 doc/docx, Excel 스프레드시트 xls/xlsx, PDF 자료를 막론하고 파일 이름에 고정 위치의 분류 문자가 포함되어 있다면 파일 이름별 분류 방식을 사용하여 정리할 수 있습니다.
요약: 반복적인 분류 작업은 사무용 소프트웨어에 맡기세요
파일 이름의 고정 범위 문자별 일괄 분류는 매우 실용적인 파일 정리 방식입니다. 명명 규칙이 명확하고 수량이 많으며 코드나 식별자별로 보관해야 하는 사무 파일 처리에 적합합니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 통해 파일을 가져오고, "사용자 정의 위치 범위 내 문자로 분류"를 선택한 다음 범위에 "4:6"을 입력하고, 저장 위치를 설정한 후 처리를 시작하기만 하면 원래 섞여 있던 파일을 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 폴더로 자동 정리할 수 있습니다.
주문 파일, 로그 파일, 프로젝트 문서, 보고서 자료 또는 고객 파일을 자주 정리해야 한다면, 먼저 파일 이름에 고정 위치의 분류 문자가 있는지 관찰하는 것이 좋습니다. 규칙이 명확해지면 일괄 처리 도구를 사용하여 수동으로 끌어다 놓는 작업을 대체함으로써 반복 업무를 크게 줄이고 파일 보관의 정확성과 효율성을 높일 수 있습니다.