파일명에 번호, 청구 번호, 계약 번호, 주문 번호 또는 일련 번호가 포함된 경우, 일일이 새 폴더를 만들고 드래그 앤 드롭으로 분류하면 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 오류도 발생하기 쉽습니다. 이 글에서는 오피스 소프트웨어의 파일 정리 기능을 사용하여 파일명 내 첫 번째 숫자를 기준으로 파일을 자동 분류하고 해당 폴더에 넣는 방법을 소개합니다. PDF, Word, doc, docx, Excel, 이미지 등 흔히 사용하는 파일이라면 파일명에 숫자만 포함되어 있으면 동일한 규칙으로 신속하게 정리할 수 있습니다. 이 글은 실제 조작 화면과 함께 적용 시나리오, 처리 전후 효과, 구체적인 절차 및 주의사항을 설명하여 보다 효율적으로 대량 파일 정리를 완료할 수 있도록 도와드립니다.
일상 업무에서 많은 파일 이름에는 번호 정보가 포함되어 있습니다. 예를 들어 계약 스캔본, 주문 첨부 파일, 영수증 이미지, PDF 문서, Word 문서(doc, docx), Excel 표, 심지어 압축 파일과 이미지 등이 있습니다. 이러한 파일 수가 많아지면 수동으로 번호별로 다른 폴더에 정리하는 것은 매우 번거롭습니다. 특히 파일 이름의 첫 번째 숫자만을 기준으로 분류하려는 경우 수동 처리는 속도가 느릴 뿐만 아니라 잘못된 위치에 넣기 쉽습니다.
이 글에서 해결하고자 하는 문제는 바로 여러 파일을 파일 이름의 첫 번째 숫자에 따라 자동으로 같은 폴더에 넣는 방법입니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 업무용 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 의 "파일을 파일 이름별로 분류" 기능을 사용하면 이러한 대량 정리 작업을 빠르게 완료하여 반복적인 노동을 크게 줄일 수 있습니다.
적용 시나리오
"첫 번째 숫자로 파일 분류"는 다음과 같은 업무 시나리오에 적합합니다.
- 계약서, 송장, 입금 확인증, 스캔본을 번호 시작 부분이나 파일 이름의 첫 번째 숫자에 따라 보관
- 주문 자료, 물류 전표, 고객 파일을 숫자별로 그룹화하여 저장
- PDF, doc, docx, xls, xlsx, jpg, png 등 다양한 유형의 파일 혼합 정리
- 동일한 배치의 파일을 규칙에 따라 빠르게 폴더로 나누어 후속 검색, 업로드 또는 인계에 용이하게 함
파일 이름이 "366984326281532.pdf", "428905671234890.pdf"와 같이 숫자가 포함된 형식이라면 이러한 방식으로 대량 정리하기에 매우 적합합니다.
결과 미리보기
처리 전
모든 파일이 동일한 디렉터리에 쌓여 있으며, 파일 이름에 숫자가 포함되어 있지만 그룹화되어 있지 않아 검색과 보관이 불편합니다.
처리 후
소프트웨어는 각 파일 이름의 첫 번째 숫자에 따라 분류합니다. 예를 들어 첫 번째 숫자가 3인 파일은 같은 폴더에, 첫 번째 숫자가 4인 파일은 다른 폴더에, 첫 번째 숫자가 5인 파일은 해당 폴더에 각각 넣습니다. 이렇게 하면 원래 뒤섞여 있던 파일들이 규칙에 따라 자동으로 정리되어 디렉터리 구조가 더 명확해집니다.
조작 단계
1단계: 파일 정리 기능으로 이동하여 "파일을 파일 이름별로 분류" 선택
스크린샷에서 볼 수 있듯이, HeSoft Doc Batch Tool 왼쪽 메뉴에서 먼저 "파일 정리" 모듈로 들어갑니다.
들어간 후 도구 목록에서 "1. 파일을 파일 이름별로 분류"를 클릭합니다. 이 단계의 목적은 파일 이름 규칙에 따라 파일을 대량 정리하는 기능 페이지로 들어가는 것입니다.
예상 결과: "파일을 파일 이름별로 분류" 처리 화면이 열리고, 정리가 필요한 파일을 가져올 준비가 됩니다.
2단계: 대량 처리가 필요한 파일 추가
기능 페이지에 진입하면 화면 상단에 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기" 버튼이 보입니다. 스크린샷의 빨간색 화살표가 "파일 추가"를 가리키는 것은 여기에서 먼저 정리할 파일을 가져올 수 있음을 설명합니다.
파일 출처가 분산되어 있다면 "파일 추가"를 클릭하여 개별 또는 여러 파일을 선택할 수 있고, 파일이 원래 하나의 디렉터리에 모여 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하여 폴더 전체의 파일을 한 번에 읽어올 수 있습니다.
가져오기가 완료되면 표에 파일의 순번, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시되어 이번에 처리할 파일 범위를 쉽게 확인할 수 있습니다.
예상 결과: 분류 대기 중인 PDF, Word, doc, docx, Excel, 이미지 등 파일이 목록에 성공적으로 표시되고, 다음 설정 단계로 넘어갑니다.
3단계: 분류 방식에서 "첫 번째 숫자로 분류" 선택
다음을 클릭하면 "처리 옵션 설정" 페이지로 들어갑니다. 스크린샷에 따르면, "분류 방식" 영역에서 첫 번째 문자로 분류, 첫 번째 한자로 분류, 첫 번째 영문자로 분류 등 여러 옵션을 볼 수 있습니다.
여기서 선택해야 할 것은: "첫 번째 숫자로 분류" 입니다.
이 단계는 소프트웨어가 이후에 폴더를 생성하고 파일을 분류하는 기준을 결정하기 때문에 매우 중요합니다. 즉, 소프트웨어는 완전한 파일 이름으로 분류하는 것이 아니라 파일 이름에서 첫 번째 숫자만 추출하여 그룹화합니다.
예상 결과: 소프트웨어가 "첫 번째 숫자"를 분류 규칙으로 명확히 인식하여, 이후 첫 번째 숫자가 동일한 파일들을 같은 폴더에 넣게 됩니다.
4단계: 마법사에 따라 저장 위치를 계속 설정하고 처리 시작
화면 상단의 단계 표시줄에서 볼 수 있듯이, 현재 프로세스는 마법사식 처리를 채택하고 있으며, 뒤에는 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"이 포함됩니다.
따라서 "첫 번째 숫자로 분류"를 선택한 후, 페이지 하단의 "다음"을 클릭하여 저장 위치 설정을 계속 완료한 다음, 처리 시작 단계로 넘어갑니다.
이 단계의 목적은 정리된 파일의 출력 위치를 결정하고, 대량 분류를 정식으로 실행하는 것입니다.
예상 결과: 소프트웨어가 설정한 규칙에 따라 파일을 해당 숫자 폴더에 대량으로 넣어 자동 정리를 완료합니다.
자주 묻는 질문 또는 주의사항
1. 파일 이름에 숫자가 반드시 있어야 하나요?
"첫 번째 숫자로 분류"를 사용하려면 파일 이름에 최소한 인식 가능한 숫자가 포함되어 있어야 합니다. 숫자가 없는 파일은 먼저 명명 규칙을 확인하거나, 화면의 다른 분류 방식으로 변경하는 것이 좋습니다.
2. 어떤 파일 형식을 처리할 수 있나요?
기능 논리상 이는 파일 이름을 기준으로 분류하는 것이므로, 일반적으로 특정 파일 내용의 제한을 받지 않습니다. 일반적인 PDF, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, jpg, png, txt 등 파일 이름이 규칙에 부합하기만 하면 모두 정리에 참여할 수 있습니다.
3. 수동 드래그 정리가 아닌 대량 가져오기를 권장하는 이유는 무엇인가요?
파일 수가 수십, 수백, 심지어 수천 개에 달할 때, 수동으로 폴더를 생성하고 파일을 하나씩 이동하는 것은 효율이 매우 낮고 분류를 잘못하기 쉽습니다. 업무용 소프트웨어의 대량 처리 방식은 표준화되고 반복적인 파일 정리 작업에 더 적합합니다.
4. 처리 전에 파일 이름을 먼저 확인해야 하나요?
이번에 처리할 파일이 첫 번째 숫자 그룹화에 확실히 적합한지 확인하기 위해 파일 이름 형식을 간단히 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 명명이 통일되지 않아 분류 결과가 예상과 달라지는 것을 피할 수 있습니다.
요약
번호가 매겨진 파일을 대량으로 정리해야 하는 업무 시나리오에서, 파일을 첫 번째 숫자에 따라 같은 폴더에 넣는 것은 본질적으로 매우 전형적인 대량 파일 처리 요구 사항입니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "파일을 파일 이름별로 분류" 기능을 사용하여 파일을 가져오고, "첫 번째 숫자로 분류"를 선택하고, 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하기만 하면 빠르게 보관을 완료할 수 있습니다.
수동으로 새 폴더를 만들고 파일을 하나씩 드래그하는 것과 비교하여, 이러한 업무용 소프트웨어 방식의 대량 정리 방법은 더 안정적이고 시간을 절약하며, 일상적인 고빈도 파일 관리 작업에 더 적합합니다. PDF, doc, docx, Excel, 이미지 등 대량의 파일을 자주 처리한다면, 이러한 규칙 기반 도구를 직접 사용하여 정리를 완료하고 더 가치 있는 작업에 시간을 할애하는 것이 좋습니다.