파일 이름에 번호, 문서 번호, 계약 번호, 주문 번호 또는 일련 번호가 포함 된 경우 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 새 폴더를 만들고 하나씩 드래그 앤 드롭하는 데 오류가 발생하기 쉽습니다. 이 문서에서는 사무실 소프트웨어에서 파일 정렬 기능을 사용하여 파일 이름의 첫 번째 번호에 따라 일괄 적으로 파일을 자동으로 분류하여 해당 폴더에 넣는 방법에 대해 설명합니다. PDF, Word, doc, docx, Excel, 그림 또는 기타 일반 파일이든 파일 이름에 숫자가 포함되어 있으면 동일한 규칙에 따라 신속하게 구성 할 수 있습니다. 이 기사는 실제 작업 인터페이스를 결합하여 적용 가능한 장면, 처리 전후의 효과, 배치 파일 배치를보다 효율적으로 완료하는 데 도움이되는 특정 단계 및 예방 조치를 설명합니다.
일상 업무에서 많은 파일 이름에는 계약 스캔, 주문 첨부 파일, 청구서 사진, PDF 문서, Word 문서 (doc, docx), Excel 양식, 심지어 압축 된 패키지 및 그림과 같은 번호 정보가 포함됩니다. 이 파일 중 하나 이상이있는 경우 수동으로 번호로 다른 폴더로 구성하는 것이 매우 지루합니다. 특히 파일 이름을 따르고 싶을 때 특히 그렇습니다.첫 번째 숫자정렬 할 때 수동 처리는 느릴뿐만 아니라 잘못 배치하기 쉽습니다.
이 기사에서 해결해야 할 문제는 다음과 같습니다.파일 이름의 첫 번째 번호에 따라 자동으로 동일한 폴더에 파일 배치를 넣는 방법. 스크린 샷과 결합하여 사무실 소프트웨어의 사용을 볼 수 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool "파일 이름으로 파일 분류" 기능은 이러한 배치 정렬 작업을 신속하게 완료하고 작업 중복을 크게 줄일 수 있습니다.
적용 가능한 시나리오
첫 번째 번호로 파일 정렬은 다음 사무실 시나리오에 적합합니다.
- 계약, 송장, 영수증 및 스캔 된 문서는 번호의 시작 또는 파일 이름의 첫 번째 번호에 따라 제출되어야합니다.
- 주문 데이터, 물류 문서 및 고객 문서는 디지털 그룹에 저장됩니다.
- PDF, doc, docx, xls, xlsx, jpg, png 및 기타 다른 유형의 파일 혼합 마무리;
- 후속 검색, 업로드 또는 핸드 오버를 용이하게하기 위해 규칙에 따라 동일한 파일 배치를 신속하게 폴더로 분할해야합니다.
파일 이름이 디지털 이름을 가진 "366984326281532.pdf" 및" 428905671234890.pdf" 와 유사한 경우 이러한 방식으로 배치 정렬에 매우 적합합니다.
효과 미리보기
치료 전
모든 파일은 동일한 디렉토리에 쌓입니다. 파일 이름에 숫자가 포함되어 있지만 그룹화되지 않습니다. 찾아서 보관하는 것은 편리하지 않습니다.
치료 후
소프트웨어는 각 파일 이름을 기반으로합니다.첫 번째 숫자분류. 예를 들어, 첫 번째 숫자 3 이있는 파일을 동일한 폴더에 넣고 첫 번째 숫자 4 의 파일을 다른 폴더에 넣고 첫 번째 숫자 5 의 파일을 해당 폴더에 넣습니다. 이러한 방식으로 원래 혼합 된 파일은 규칙에 따라 자동으로 정렬되며 디렉토리 구조가 더 명확합니다.
운영 단계
1 단계: 파일 정렬 기능을 입력하고 "파일 이름으로 파일 정렬" 을 선택하십시오.
스크린 샷에서 볼 수 있듯이 HeSoft Doc Batch Tool 왼쪽 메뉴에서 먼저 입력하십시오."파일 Collation"모듈.
입력 한 후 도구 목록을 클릭하십시오."1. 파일 이름으로 파일 분류". 이 단계의 목적은 파일 이름 규칙에 따라 일괄 정렬 파일의 기능 페이지를 입력하는 것입니다.
예상 결과:"파일 이름으로 파일 분류" 의 처리 인터페이스를 열고 정렬 할 파일을 가져올 준비를하십시오.
2 단계: 일괄 처리가 필요한 파일 추가
기능 페이지를 입력 한 후 인터페이스 상단에서 볼 수 있습니다."파일 추가"과"폴더에서 파일 가져오기"버튼. 스크린 샷의 빨간색 화살표는 "파일 추가" 를 가리키며 정렬 할 파일을 여기에서 먼저 가져올 수 있음을 나타냅니다.
파일의 소스가 흩어져있는 경우 클릭 할 수 있습니다."파일 추가"하나씩 또는 일괄 적으로 선택하십시오. 파일이 원래 디렉토리에 집중되어있는 경우 사용할 수 있습니다."폴더에서 파일 가져오기"한 번에 전체 폴더의 파일을 읽습니다.
가져오기가 완료되면 테이블에 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간, 수정 시간 및 파일의 기타 정보가 표시되므로 이번에는 처리 된 파일의 범위를 확인하는 것이 편리합니다.
예상 결과:PDF, Word, doc, docx, Excel, 사진 및 분류 할 기타 파일이 목록에 성공적으로 표시되고 다음 설정을 입력하십시오.
3 단계: 분류 방법에서 "첫 번째 숫자로 정렬" 선택
클릭 후 다음, 당신은 입력합니다"처리 옵션 설정"페이지. 스크린 샷에 따르면 "분류 방법" 영역에서 첫 번째 문자 분류, 첫 번째 한자 별 분류, 첫 번째 영어 문자 분류 등과 같은 여러 옵션을 볼 수 있습니다.
여기서 확인해야 할 사항은 다음과 같습니다."첫 번째 숫자로 정렬".
이 단계는 소프트웨어가 폴더를 만들고 파일을 분류하는 방법을 결정하기 때문에 중요합니다. 즉, 소프트웨어는 완전한 파일 이름으로 정렬되지 않고 파일 이름의 첫 번째 숫자 만 그룹으로 추출합니다.
예상 결과:소프트웨어는 분류 규칙으로 "첫 번째 숫자" 를 명시 적으로 눌렀고, 동일한 첫 번째 번호를 가진 파일은 나중에 같은 폴더에 저장됩니다.
4 단계: 마법사를 눌러 저장 위치를 계속 설정하고 처리를 시작합니다.
인터페이스 상단의 스텝 바에서 볼 수 있듯이 현재 프로세스가 안내되고"저장 위치 설정"과"시작 처리".
따라서 "첫 번째 번호로 정렬" 을 확인한 후 페이지 하단을 클릭하십시오."다음 단계"저장 위치 설정을 계속 완료 한 다음 시작 처리 단계를 입력하십시오.
이 단계의 목적은 정렬 된 파일을 출력 할 위치를 결정하고 공식적으로 배치 분류를 구현하는 것입니다.
예상 결과:설정 한 규칙에 따라 소프트웨어는 파일을 해당 디지털 폴더에 배치하여 자동 정렬을 완료합니다.
자주 묻는 질문 또는주의 사항
1. 파일 이름에 숫자가 있어야합니까?
[Sort by First Number] 를 사용하는 경우 파일 이름에 최소한 인식 가능한 번호가 있어야 합니다. 숫자가없는 파일의 경우 먼저 이름 지정 규칙을 확인하거나 대신 인터페이스에서 다른 분류 방법을 사용하는 것이 좋습니다.
2. 어떤 파일 형식을 처리 할 수 있습니까?
기능 논리의 관점에서, 이것은 파일 이름으로 분류되므로, 일반적으로 특정 파일 내용에 의해 제한되지 않는다. 일반적인 PDF, doc, docx, xls, xlsx, ppt, ppt, pptx, jpg, png, txt 등은 파일 이름이 규칙을 충족하는 한 구성 할 수 있습니다.
3. 수동 드래그 앤 드롭 마무리 대신 일괄 가져오기가 권장되는 이유는 무엇입니까?
파일 수가 수백 또는 수천 개에 도달하면 수동으로 폴더를 만들고 파일을 하나씩 이동하는 것은 매우 비효율적이며 잘못된 범주로 분류되기 쉽습니다. 사무실 소프트웨어의 배치 처리 방법은 표준화되고 반복적 인 파일 마무리 작업에 더 적합합니다.
4. 처리하기 전에 파일 이름을 확인하고 싶습니까?
이 파일이 첫 번째 번호로 그룹화하는 데 실제로 적합한 지 확인하기 위해 파일 이름 형식을 확인하는 것이 좋습니다. 이것은 일관되지 않은 이름 지정으로 인해 일관되지 않은 분류 결과를 피할 수 있습니다.
요약
번호가 매겨진 문서의 일괄 정렬이 필요한 사무실 시나리오의 경우첫 번째 번호로 동일한 폴더에 파일을 넣으십시오.이는 본질적으로 매우 일반적인 배치 파일 처리 요구 사항입니다. 사용 HeSoft Doc Batch Tool 에"파일 이름으로 파일 정렬"기능, 그냥 파일을 가져, 선택"첫 번째 숫자로 정렬"저장 위치를 설정하고 처리를 시작하면 아카이브를 신속하게 완료 할 수 있습니다.
수동으로 새 폴더를 만들고 파일을 하나씩 드래그하는 것과 비교할 때이 사무실 소프트웨어 스타일의 배치 정렬 방법은보다 안정적이고 시간을 절약하며 일일 고주파 파일 관리에 더 적합합니다. PDF, doc, docx, Excel, 그림 등과 같은 많은 수의 문서를 자주 다루는 경우 이러한 정규화 도구를 사용하여 정렬을 완료하여보다 가치있는 작업을위한 시간을 남겨 두는 것이 좋습니다.