여러 폴더 이름에 유사한 번호, 끝번호, 날짜 또는 고정 키워드가 포함된 경우, 일일이 이름을 변경하는 것은 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 오류가 발생하기 쉽습니다. 이 문서에서는 "INV4X812, ORD7A293" 등의 폴더를 예로 들어, HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 "폴더 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 폴더 이름의 세 자리 끝번호를 일괄 삭제하고, 폴더 이름을 빠르게 표준화하는 방법을 소개합니다. 이는 자료 정리, 프로젝트 디렉토리 정돈, 고객 폴더 정리 등의 업무 환경에 적합합니다.
일상적인 사무 업무를 처리하다 보면, 폴더 이름에 유사한 키워드, 무작위 번호 또는 고정된 접미사가 포함된 경우를 자주 접하게 됩니다. 예를 들어 폴더 이름이 INV4X812, ORD7A293, PO9C376인 경우, 끝의 세 자리 숫자를 일괄 삭제하고 앞의 업무 코드만 남겨야 할 수 있습니다. 수동으로 하나씩 이름을 변경하면 개수가 많아질수록 매우 비효율적이며, 누락되거나 잘못 삭제하는 문제가 발생할 수 있습니다.
이 문서에서는 오피스 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 “폴더 이름”의 일괄 찾기 및 바꾸기 기능을 통해, 폴더 이름에 포함된 유사한 키워드를 일괄 삭제하는 방법을 소개합니다. 이 방법은 폴더 디렉터리를 일괄 처리하여 반복 작업을 줄이는 데 적합하며, 특히 프로젝트 자료, 고객 파일, Word/doc/docx 문서 보관 디렉터리, Excel 보고서 폴더, PDF 스캔 파일 분류 폴더 등의 시나리오에 유용합니다.
적용 시나리오
폴더 이름에서 유사한 키워드를 일괄 삭제하는 기능은 일반적으로 다음과 같은 사무 업무 요구에 적합합니다.
- 폴더 끝 번호 삭제: 예를 들어 "INV4X812"를 "INV4X"로 처리하여 끝의 세 자리 숫자를 통일되게 제거합니다.
- 일괄 내보낸 디렉터리 이름 정리: 특정 시스템에서 내보낸 폴더에 일련번호, 배치 번호 또는 무작위 코드가 자동으로 추가되어 2차 정리가 필요합니다.
- 프로젝트 또는 고객 폴더 규격화: 이름에서 무효한 접미사를 삭제하고 프로젝트 코드, 고객 약칭 또는 업무 키워드만 남깁니다.
- 문서 보관 디렉터리 정리: 예를 들어 Word, docx, doc, Excel, PDF 등의 파일을 폴더별로 분류하여 저장할 때, 디렉터리 명명 규칙을 통일해야 합니다.
수동으로 이름을 변경하는 것과 비교하여, 일괄 처리 도구를 사용하면 여러 레코드의 이름 정리를 한 번에 완료할 수 있어, 파일과 폴더를 자주 정리해야 하는 사무 담당자에게 적합합니다.
효과 미리 보기: 처리 전과 후
이번 예시에서 삭제해야 할 대상은 폴더 이름에 포함된 유사한 세 자리 숫자 접미사입니다.
처리 전의 폴더 이름은 다음과 같습니다.
- INV4X812
- ORD7A293
- PO9C376
- REQ8F194
- SO2D705
일괄 찾기 및 바꾸기를 통해 세 자리 숫자 접미사가 삭제됩니다.
처리 결과는 다음과 같습니다.
- INV4X
- ORD7A
- PO9C
- REQ8F
- SO2D
폴더 이름에서 보존해야 할 문자와 중간 숫자는 그대로 유지되며, 일치하는 세 자리 숫자 내용만 삭제되어 폴더 이름을 일괄적으로 규격화하는 목적을 달성했음을 확인할 수 있습니다.
조작 단계
1단계: “폴더 이름” 도구 분류로 이동
HeSoft Doc Batch Tool 를 연 후, 왼쪽 기능 모음에서 “폴더 이름”을 선택합니다. 이 분류에는 폴더 이름과 관련된 다양한 일괄 처리 기능이 제공됩니다.
기능 카드에서 “폴더 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기”를 클릭합니다. 이 기능은 폴더 이름에서 지정된 내용을 일괄적으로 찾아 새로운 내용으로 바꾸는 역할을 합니다. 바꿀 내용이 비어 있으면 키워드를 일괄 삭제하는 효과를 얻을 수도 있습니다.
2단계: 처리할 폴더 추가하기
기능 페이지로 이동하면, 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작 등의 처리 흐름이 인터페이스에 표시됩니다.
오른쪽 상단의 “폴더 추가” 버튼을 클릭하여 이름을 일괄 변경할 폴더를 목록에 추가합니다. 추가가 완료되면 소프트웨어가 표에 폴더의 번호, 이름, 경로, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보를 표시합니다.
예시에서는 INV4X812, ORD7A293, PO9C376, REQ8F194, SO2D705라는 5개의 폴더가 추가되었습니다. 목록에 오류가 없는지 확인한 후, 하단의 “다음”을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 이동합니다.
3단계: 찾기 방법 및 삭제할 키워드 규칙 설정하기
“처리 옵션 설정” 페이지에서 “찾기 방법”을 찾습니다. 이 예시에서는 완전히 동일한 고정 텍스트가 아닌 유사한 내용을 삭제해야 하므로, “수식을 사용하여 텍스트를 유사하게 찾기”를 선택합니다.
다음으로, “찾을 키워드 목록”에 다음을 입력합니다.
\d{3}
여기서 \d{3}는 세 개의 연속된 숫자와 일치하는 데 사용됩니다. 예시의 812, 293, 376, 194, 705 모두 이 규칙에 부합하므로 일괄적으로 식별됩니다.
오른쪽은 “바꿀 키워드 목록”이며, 인터페이스에 “입력하지 않으면 삭제로 간주합니다”라고 안내되어 있습니다. 따라서 목표가 폴더 이름에서 이러한 유형의 키워드를 일괄 삭제하는 것이라면, 오른쪽 바꿀 내용은 비워 두면 됩니다.
설정을 완료한 후 “다음”을 클릭합니다. 예상 결과는 다음과 같습니다. 소프트웨어가 입력된 규칙에 따라 각 폴더 이름에서 일치하는 세 자리 숫자 내용을 삭제할 준비를 합니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작하기
인터페이스 흐름에 따라 계속 진행하여 “저장 위치 설정”으로 이동합니다. 실제 사무 요구에 따라 처리 위치와 저장 방식을 확인한 후, “처리 시작” 단계로 들어갑니다.
처리가 시작되면, 소프트웨어가 자동으로 목록의 폴더 이름에 대해 일괄 찾기 및 바꾸기를 실행합니다. 처리가 완료되면, 폴더가 있는 디렉터리로 돌아가 이름 변경을 확인할 수 있습니다. 원래의 INV4X812, ORD7A293 등이 INV4X, ORD7A 등과 같이 더 간결한 이름으로 변경됩니다.
핵심 설정 설명: “유사한” 키워드를 삭제할 수 있는 이유
만약 각 폴더에서 삭제할 내용이 완전히 동일하다면(예: 모두 “_사본” 또는 “임시” 포함), 정확한 텍스트 찾기를 사용할 수 있습니다. 그러나 이 예시의 812, 293, 376, 194, 705는 동일하지 않고 “세 자리 숫자”라는 동일한 범주에 속할 뿐입니다.
따라서 “수식을 사용하여 텍스트를 유사하게 찾기”를 선택하는 것이 이런 유형의 일괄 폴더 이름 변경 시나리오에 더 적합합니다. 통일된 일치 규칙을 입력함으로써, 소프트웨어는 서로 다른 폴더 이름에서 구조적으로 유사한 내용을 자동으로 식별하고 일괄 삭제하거나 바꿀 수 있습니다.
이 예시에서는 바꿀 키워드 목록이 비어 있고, 인터페이스 안내 “입력하지 않으면 삭제로 간주합니다”와 결합하여, 폴더 이름에서 유사한 키워드를 일괄 삭제하는 효과를 얻을 수 있었습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. \d{3}은(는) 어떤 내용을 삭제하나요?
이 예시에서 \d{3}은(는) 세 개의 연속된 숫자와 일치하는 데 사용됩니다. 따라서 폴더 이름에서 세 개의 연속된 숫자 구조에 부합하는 모든 내용이 식별되어 삭제될 수 있습니다. 조작 전에 폴더 이름의 규칙을 미리 확인하여 보존해야 할 숫자가 잘못 삭제되는 것을 방지하는 것이 좋습니다.
2. 바꿀 키워드 목록을 왜 비워 두나요?
이번 작업 목표는 키워드를 다른 문자로 ‘바꾸는’ 것이 아니라 ‘삭제’하는 것이기 때문입니다. 인터페이스에 이미 “입력하지 않으면 삭제로 간주합니다”라고 안내되어 있으므로, 오른쪽 바꿀 내용은 입력하지 않으면 됩니다.
3. 끝 번호만 삭제하려면 무엇에 주의해야 하나요?
폴더 이름 중간에도 세 개의 연속된 숫자가 있는 경우, 유사 규칙을 사용하기 전에 특히 신중해야 합니다. 소량의 폴더로 먼저 테스트하여 일치 효과가 예상에 부합하는지 확인한 후, 더 많은 디렉터리를 일괄 처리하는 것이 좋습니다.
4. 일괄 처리 전에 백업이 필요한가요?
중요한 디렉터리는 미리 백업하거나, 테스트 폴더에서 규칙을 먼저 검증하는 것이 좋습니다. 일괄 이름 변경은 여러 폴더에 한 번에 영향을 미치므로, 규칙을 미리 확인하면 오작동 위험을 줄일 수 있습니다.
5. 폴더 이름이 중복될 수 있나요?
키워드를 삭제한 후 일부 폴더 이름이 동일해질 수 있습니다. 예를 들어 “프로젝트001”과 “프로젝트002” 모두 숫자를 삭제하면 둘 다 “프로젝트”가 될 수 있습니다. 처리하기 전에 이름이 중복될 위험이 있는지 확인하여 이후 정리에 영향을 미치지 않도록 해야 합니다.
요약
폴더 이름에서 유사한 키워드를 일괄 삭제하는 것은, 본질적으로 반복적이거나 무효하거나 규칙화된 내용을 폴더 이름에서 통일되게 정리하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 “폴더 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기” 기능을 사용하면, 수식 유사 찾기를 통해 유사한 내용을 빠르게 식별하고 바꿀 내용을 비워 두어 일괄 삭제를 실현할 수 있습니다.
프로젝트 자료, 고객 파일, Word/docx/doc 문서 디렉터리, Excel 보고서 폴더 또는 PDF 보관 폴더를 자주 정리해야 하는 사용자에게, 이러한 일괄 처리 방식은 수동 이름 변경 시간을 상당히 줄이고 반복 작업 및 오작동 확률을 낮출 수 있습니다. 정식으로 처리하기 전에 명명 규칙을 확인한 후, 단계에 따라 폴더를 추가하고 찾기 규칙을 설정하며 처리를 실행하면 효율적으로 폴더 이름 규격화를 완료할 수 있습니다.