파일명이 번호와 도시 코드로 구성된 경우, 예를 들어 10102271LON.txt, 10103956PAR.txt와 같을 때, 모든 파일이 한 디렉토리에 섞여 있으면 이후 검색과 전달이 매우 번거로워집니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해, 파일명 번호 뒤의 도시 코드에 따라 LON, PAR, NYC, SYD, TYO 등의 폴더를 자동으로 생성하고 해당 파일들을 일괄 분류하는 방법을 설명합니다.
많은 업무 시스템에서 내보낸 파일은 "번호 + 분류 코드"의 명명 방식을 사용합니다. 번호는 파일의 고유성을 보장하기 위해 사용되며, 뒤의 코드는 도시, 지역, 매장, 부서 또는 프로젝트를 식별하는 데 사용됩니다. 예를 들어 10102271LON.txt, 10103956PAR.txt, 10166063SYD.txt 같은 파일에서 앞부분은 번호이고, 마지막 3글자가 실제 분류 정보를 보관하는 데 사용됩니다.
문제는 파일 시스템이 이러한 코드를 자동으로 이해하지 못한다는 점입니다. 모든 파일이 동일한 디렉터리에 있으면 사용자는 여전히 LON, PAR, NYC, SYD, TYO에 따라 수동으로 분류해야 합니다. 이 글에서는 HeSoft Doc Batch Tool 과 같은 사무용 소프트웨어를 사용하여 파일 이름 번호 뒤의 도시 코드를 식별하고, 해당 폴더를 일괄 생성하며, 파일을 자동으로 함께 정리하는 방법을 소개합니다. 이 방법은 대량의 txt 텍스트는 물론 doc, docx, xls, xlsx, pdf 등 일반적인 사무용 파일의 일괄 정리에도 적합합니다.
적용 시나리오: 번호 뒤에 도시 코드 또는 분류 코드가 있는 파일
파일 이름 구조가 비교적 통일된 경우, 끝 문자로 분류하는 것이 가장 적합합니다. 예를 들어 "주문 번호 + 도시 코드", "고객 번호 + 지역 코드", "장비 번호 + 사이트 코드", "계약 번호 + 프로젝트 코드" 등이 있습니다. 사용자가 실제로 관심 있는 분류 정보는 파일 시작 부분이 아니라 파일 이름 끝의 고정된 위치에 있습니다.
이 글의 스크린숏을 예로 들면, 파일 이름의 LON, PAR, NYC, SYD, TYO는 모두 3글자이며 확장자 앞에 위치합니다. 이러한 파일을 수작업으로 정리하려면 LON 폴더를 만든 다음 모든 LON 파일을 검색하여 이동하고, PAR, NYC, SYD, TYO에 대해 이 과정을 반복해야 합니다. 분류가 많고 파일이 많을수록 반복 작업이 더욱 두드러집니다.
일괄 처리 도구를 사용하면 "끝에서 3글자를 읽고 해당 문자로 분류"하는 것을 규칙으로 설정할 수 있습니다. 소프트웨어가 자동으로 식별, 폴더 생성 및 정리 작업을 완료합니다. 다운로드 파일, 시스템 내보내기 파일, 공급업체 전달 파일을 정기적으로 정리해야 하는 담당자에게 이 방법은 파일 정리를 더욱 표준화하고 재사용하기 쉽게 만들어 줍니다.
효과 미리보기: 처리 전 모든 도시 코드 파일이 혼합 보관됨
처리 전의 디렉터리에는 모든 txt 파일이 함께 나열됩니다. 파일 이름에 이미 도시 코드가 있지만 폴더 구조상 파일이 구분되어 있지 않습니다.
스크린숏에서 빨간색으로 표시된 부분은 파일 이름 끝의 3자리 코드를 보여줍니다. 예를 들어 첫 번째 줄 파일 10102271LON.txt의 정리 기준은 LON이고, 두 번째 줄 10103956PAR.txt의 정리 기준은 PAR입니다. 이러한 코드의 길이가 일치하기만 하면 소프트웨어가 정해진 수만큼 끝에서 추출하도록 할 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 후 자동 생성된 도시 코드 폴더
처리가 완료되면 원래 섞여 있던 파일들이 여러 개의 폴더로 정리됩니다. 대상 디렉터리에 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 폴더가 나타나며, 이 폴더 이름은 파일 이름 끝의 도시 코드와 정확히 일치합니다.
이러한 구조는 사무 정리에 더 적합합니다. 추후 특정 도시의 자료를 집계하거나, 특정 유형의 파일을 압축하여 동료에게 보내거나, 특정 유형의 데이터만 백업해야 할 경우 많은 파일에서 일일이 찾을 필요 없이 해당 폴더로 직접 이동하여 작업할 수 있습니다.
작업 단계: 파일 가져오기부터 도시 코드별 자동 정리까지
1단계: 파일 정리 모듈 열기
HeSoft Doc Batch Tool 에 진입하면 왼쪽 탐색 모음에 여러 도구 분류가 제공됩니다. 이번 작업은 문서 내용 편집이 아니라 파일 위치 정리이므로 파일 정리를 선택합니다.
파일 정리 페이지에서 파일을 파일명으로 분류를 선택합니다. 이 기능은 파일을 파일명 규칙에 따라 일괄 분류하는 데 사용되며, "번호 뒤에 도시 코드가 있는" 정리 요구 사항에 딱 맞습니다. 선택 후 작업 마법사로 진입하여 이후 절차에 따라 완료하면 됩니다.
이 단계의 예상 결과는 올바른 처리 작업 페이지로 진입하는 것입니다. 실수로 "파일을 확장자로 분류"를 선택하면 소프트웨어가 txt, docx, pdf 같은 형식으로 분류하며 LON, PAR, NYC로 분류하지 않으므로, 파일명으로 분류하는 것을 선택했는지 반드시 확인해야 합니다.
2단계: 정리할 파일 일괄 가져오기
처리 페이지의 첫 번째 단계인 "처리할 레코드 선택"에서 파일 추가 또는 폴더에서 파일 가져오기를 클릭할 수 있습니다. 이 파일들이 모두 동일한 디렉터리(예: 스크린숏의 D:\test)에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 편리합니다.
가져오기가 완료되면 파일 정보가 목록에 표시됩니다. 목록에는 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 열이 포함됩니다. 여기서 중점적으로 확인해야 할 세 가지 사항은 첫째, 레코드 수가 예상과 일치하는지, 둘째, 경로가 올바른 폴더인지, 셋째, 파일명 끝에 분류해야 할 도시 코드가 모두 있는지입니다.
스크린숏에서 레코드 수는 20개로, 처리할 파일이 성공적으로 추가되었음을 나타냅니다. 이름 열에서 LON, PAR, SYD, NYC, TYO와 같은 여러 가지 다른 접미사를 볼 수 있습니다. 문제없음을 확인한 후 하단의 다음을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 이동합니다.
3단계: 가장 끝의 3글자로 분류하기
"처리 옵션 설정"에 진입하면 여러 분류 방식을 볼 수 있습니다. 도시 코드가 파일명 끝에 있으므로 가장 끝의 몇 글자로 분류를 선택합니다.
"개수" 입력란에 3을 입력합니다. 여기서 3은 도시 코드의 길이에 해당합니다: LON, PAR, NYC, SYD, TYO는 모두 3글자입니다. 소프트웨어는 이 개수에 따라 파일명 본체 끝에서 문자를 추출하고, 추출 결과를 분류 폴더 이름으로 사용합니다.
예를 들어, 10166063SYD.txt는 SYD류로 식별되고, 10202656TYO.txt는 TYO류로 식별되며, 10359600PAR.txt는 PAR류로 식별됩니다. 규칙만 일관되면 각 파일이 어느 폴더로 가야 하는지 일일이 지정할 필요가 없습니다.
페이지 하단에는 "알파벳 대소문자 변환" 옵션도 있습니다. 예시에서는 "기본값"을 유지하여 원본 파일명 끝 글자의 대소문자를 변경하지 않습니다. 실제 파일에 lon, Lon, LON이 혼용되어 있고 모두 LON 폴더로 모으려면 인터페이스에서 제공하는 대소문자 변환 옵션을 사용하여 통일할 수 있습니다. 파일 명명 자체가 이미 규격화되어 있다면 기본값을 유지하면 됩니다.
4단계: 출력 위치 선택 및 실행 시작
분류 규칙 설정을 마친 후 다음을 계속 클릭합니다. 상단 흐름에 따르면 다음은 저장 위치 설정입니다. 결과를 "도시 코드 분류 결과"와 같은 새 대상 디렉터리에 저장하여 원본 파일과 구분하는 것이 좋습니다.
저장 위치 확인 후 처리 시작 단계로 진입합니다. 소프트웨어가 자동으로 파일명 끝 3글자에 따라 폴더를 만들고 해당 파일을 정리합니다. 완료되면 LON, PAR, NYC, SYD, TYO와 같이 도시 코드로 명명된 폴더 구조를 볼 수 있습니다.
이 단계는 최종 정리 작업을 완료하는 것입니다. 사용자는 모든 도시 폴더를 미리 수동으로 만들 필요도, 유형별로 파일을 검색할 필요도 없습니다. 소프트웨어가 규칙에 따라 일괄 실행하므로, 특히 유사한 파일을 반복적으로 처리해야 하는 사무 절차에 적합합니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 도시 코드가 3글자가 아니면 어떻게 하나요?
도시 코드나 분류 코드가 3글자가 아니라면, "개수"에 실제 길이를 입력하기만 하면 됩니다. 예를 들어 끝이 BJ, SH, GZ처럼 2글자 코드라면 2를 입력하고, AREA, SALE처럼 4글자 코드라면 4를 입력합니다. 개수는 추출해야 하는 코드의 길이와 반드시 일치해야 합니다.
2. 파일명 앞의 번호 길이가 다르면 영향을 미치나요?
일반적으로 영향을 미치지 않습니다. 이 방법은 끝에서부터 앞으로 문자를 추출하기 때문에 앞 번호의 길이는 달라도 됩니다. 분류 코드가 파일명 끝에 안정적으로 위치하고 길이만 동일하면 끝 문자로 분류할 수 있습니다.
3. 파일 확장자가 달라도 함께 처리할 수 있나요?
실제 필요에 따라 함께 처리할 수 있습니다. 파일명으로 분류하는 것은 확장자가 아닌 이름 속의 분류 문자에 중점을 둡니다. 예를 들어 10102271LON.docx, 10102272LON.pdf, 10102273LON.xlsx의 끝 코드가 모두 LON이라면 LON 폴더로 정리할 수 있습니다. 하지만 처리 전에 명명 규칙이 일관되어 관련 없는 파일이 섞이지 않도록 확인하는 것이 좋습니다.
4. 처리 후 폴더 이름이 곧 끝 문자인가요?
예시 결과로 볼 때, 처리 후 폴더 이름은 파일명 끝에서 추출된 문자(예: LON, NYC, PAR, SYD, TYO)입니다. 따라서 개수를 설정할 때 추출 결과가 원하는 분류 이름과 일치하는지 확인해야 합니다.
5. 처음 사용할 때 위험을 줄이려면 어떻게 하나요?
먼저 소량의 샘플 파일을 복사하여 테스트하고, LON 파일이 확실히 LON 폴더로 들어가고 PAR 파일이 확실히 PAR 폴더로 들어가는지 확인한 후 전체 디렉터리에 대해 일괄 처리를 실행하는 것이 좋습니다. 또한, 출력 위치는 가능하면 새 디렉터리를 선택하여 대조 및 롤백을 용이하게 하는 것이 좋습니다.
요약: 번호 파일을 끝 코드에 따라 자동으로 명확한 디렉터리로 정리
번호에 도시 코드가 붙은 파일은 흔하지만, 도구의 도움 없이는 정리하기가 매우 반복적입니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "파일을 파일명으로 분류" 기능을 통해 파일명 가장 끝의 몇 글자에 따라 직접 폴더를 만들고 파일을 자동으로 함께 정리할 수 있습니다. 이 글의 예시에서는 개수 3을 입력한 후 파일이 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 폴더로 정리되어 디렉터리 구조가 한눈에 들어옵니다.
현재 번호로 명명되고 끝에 분류 코드가 붙은 대량의 파일을 가지고 있다면 이 글의 단계에 따라 작업할 수 있습니다: 파일 정리로 이동하여 파일명으로 분류 선택, 파일 가져오기, "가장 끝의 몇 글자로 분류" 설정, 코드 길이 입력, 저장 위치 설정 및 처리 시작. 이렇게 하면 원래 많은 수작업 검토가 필요했던 작업을 사무용 소프트웨어에 맡겨 오류를 줄이고 파일 정리 효율을 높일 수 있습니다.