여러 PDF에 동일한 날짜, 번호, 고객명 또는 이전 버전 텍스트가 동시에 나타날 경우 수동으로 일일이 삭제하는 것은 매우 비효율적입니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 를 통해 PDF의 특정 내용을 일괄 삭제하는 방법을 소개합니다. 먼저 처리할 PDF를 가져온 후, 찾기 목록에 삭제할 키워드를 입력하고 대체할 내용을 공란으로 둔 뒤, 마지막으로 처리 결과를 일괄 출력하면 됩니다. 보고서, 계약서, 보관 자료의 일괄 처리에 적합합니다.
많은 사무실 환경에서 비슷한 문제가 발생합니다. 이미 생성된 여러 PDF 보고서의 표지나 본문에 이전 날짜가 남아 있거나, 여러 PDF 계약서에 외부에 표시해서는 안 되는 번호가 있거나, 아카이브 자료에 이전 프로젝트명이 포함되어 있어 일괄 삭제해야 하는 경우입니다. 파일 하나를 수정하는 것은 어렵지 않지만, 문제는 파일 수가 많다는 점입니다. 특히 PDF는 Word, docx, doc처럼 직접 편집하기 어려워, 일일이 열고 검색하고 찾아서 삭제하는 데 많은 시간이 소요됩니다.
이 글에서는 "여러 PDF 파일에서 특정 키워드를 일괄 삭제하는 방법"을 중심으로, HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 여러 PDF를 일괄 정리하는 방법을 보여드립니다. 이는 파일 일괄 처리, 반복 작업 감소, 문서 처리 효율 향상에 중점을 둔 사무용 소프트웨어입니다. 본문에서 사용하는 기능은 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"이며, 바꿀 키워드 목록을 비워두면 지정된 텍스트를 삭제하는 효과를 얻을 수 있습니다.
적용 시나리오: PDF 지정 텍스트 일괄 삭제로 해결할 수 있는 문제
PDF 파일 수가 많고 삭제해야 할 내용이 일관될 때 일괄 처리 방식을 사용하는 것이 매우 적합합니다. 예를 들어, 여러 PDF 표지의 특정 날짜 삭제, 보고서의 이전 연도 제거, 파일 내부 번호 정리, 공개 불가 키워드 삭제, 특정 고객사 약칭, 프로젝트 약칭 또는 버전 표시 일괄 제거 등이 있습니다.
스크린샷은 간단하지만 전형적인 일괄 처리 시나리오를 보여줍니다. 같은 폴더에 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf 총 4개의 PDF 파일이 있습니다. 예시는 4개뿐이지만, 실제 작업에서는 40개, 400개일 수도 있습니다. 파일이 많을수록 일괄 처리의 장점이 더욱 분명해집니다.
작업 중인 파일이 PDF, 스캔 보고서, 다운로드 자료, 외부 배포 파일 또는 과거 아카이브 파일이고, 그 안에 검색 가능한 텍스트 키워드가 포함되어 있다면 이 글의 방법을 참고할 수 있습니다. Word 문서, docx, doc 등 형식의 경우에는 해당 Word 일괄 처리 기능을 사용해야 하며, 이 글에서는 PDF에 중점을 둡니다.
처리 전 효과: PDF 페이지에 삭제해야 할 날짜 텍스트 존재
처리 전 PDF를 열면 페이지에 "April 13, 2017"과 같은 날짜 정보가 있습니다. 이 중에서 삭제해야 할 것은 "April"과 "2017"이며, 스크린샷에 빨간색 상자로 표시되어 있습니다. 즉, 전체 날짜 영역을 삭제하는 것이 아니라 지정된 두 키워드만 삭제하는 것입니다.
이러한 요구는 문서 비식별화, 자료 정리, 외부 배포 전 검사에서 자주 발생합니다. 예를 들어 중간의 날짜 숫자만 남기고 월 영문과 연도를 삭제하거나, 특정 이름만 삭제하고 주변 문장 부호와 기타 텍스트는 유지하는 경우입니다. 일괄 찾기 및 바꾸기를 사용할 때 핵심은 삭제할 내용을 정확하게 입력하는 것입니다.
처리 후 효과: 키워드 삭제, 기타 내용 유지
처리가 완료된 후 PDF를 다시 확인하면 기존의 April과 2017이 사라지고 페이지의 다른 내용은 그대로 유지된 것을 볼 수 있습니다. 스크린샷에서 빨간색 상자 위치가 비어 있는 것은, 소프트웨어가 규칙에 따라 지정된 키워드를 빈 값으로 대체했음을 나타냅니다.
이 결과는 PDF 키워드 일괄 삭제를 위해 반드시 PDF를 다시 제작하거나 PDF를 Word로 변환하여 편집할 필요가 없다는 것을 보여줍니다. 명확한 텍스트 정리 작업의 경우, PDF 레벨에서 직접 일괄 찾기 및 바꾸기를 수행하는 것이 더 빠르고 여러 파일 처리에 더 적합한 경우가 많습니다.
조작 단계: PDF 가져오기부터 키워드 삭제까지의 전체 과정
1단계: PDF 도구 열기 및 PDF 키워드 찾기 및 바꾸기 기능 진입
HeSoft Doc Batch Tool 을 실행한 후, 왼쪽 도구 분류에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 메인 영역에 PDF 암호화, 워터마크 추가, 페이지 삭제, 형식 변환 등 여러 PDF 관련 기능이 표시됩니다. 여기서 선택해야 할 것은 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"입니다.
이 기능의 설명은 PDF 파일 내용에서 키워드를 일괄 찾아 바꾸는 것입니다. "삭제"는 "비우기로 바꾸기"로 간주할 수 있으므로 PDF 텍스트 일괄 삭제에도 적용됩니다. 해당 기능에 진입하면 파일 추가 및 찾기 규칙 설정을 시작할 수 있습니다.
2단계: 처리할 PDF를 작업 목록에 추가하기
기능 페이지에 진입하면 상단에 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 버튼이 있습니다. PDF 수량이 적으면 "파일 추가"를 클릭하고, PDF가 모두 같은 폴더에 집중되어 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 좋습니다. 이렇게 하면 하나하나 선택하는 시간을 줄일 수 있습니다.
스크린샷에서 작업 목록에는 이미 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf의 4개 레코드가 포함되어 있으며 파일 경로와 확장자가 표시됩니다. 추가를 완료한 후, 이 파일들이 이번에 처리할 대상이 맞는지 먼저 확인해야 합니다. 실수로 파일을 추가했다면 목록 오른쪽의 조작 열을 통해 해당 레코드를 제거할 수 있습니다. 목록을 다시 시작해야 한다면 "비우기"를 사용합니다. 확인 후 하단의 "다음"을 클릭합니다.
3단계: 정확한 텍스트 찾기 선택 및 삭제할 키워드 입력
처리 옵션에 들어가면 먼저 찾기 방식을 설정해야 합니다. 스크린샷에서는 "정확한 텍스트 찾기"를 선택했는데, 이는 고정된 날짜, 고정된 번호, 고정된 영문 단어 또는 고정된 한글 어구와 같이 명확하게 나타나는 텍스트를 삭제하는 데 적합합니다. 옆에 "수식을 사용한 퍼지 텍스트 찾기"도 볼 수 있지만, 이 예제에서는 더 직관적이고 처음 조작하기에 적합한 정확한 찾기를 사용합니다.
그런 다음 "찾을 키워드 목록"에 삭제할 내용을 입력합니다. 예제에는 April과 2017 두 줄이 입력되었습니다. 여기서 입력 방식이 중요합니다. 소프트웨어가 개별적으로 처리하고 추후 검사하기 쉽도록 한 줄에 하나의 키워드를 입력하는 것을 권장합니다. 날짜, 번호, 이름 등을 일괄 삭제하는 경우 실제 상황에 따라 계속 줄을 추가할 수 있습니다.
4단계: 바꿀 키워드 목록 비워 두기
오른쪽은 "바꿀 키워드 목록"이며, 스크린샷에 명확한 안내가 있습니다. "입력하지 않으면 삭제됩니다". 따라서 목표가 PDF에서 키워드를 삭제하는 것이라면 오른쪽에 어떠한 대체 텍스트도 입력하지 마십시오. 비워 두면 소프트웨어가 왼쪽에서 찾은 키워드를 빈 내용으로 대체합니다.
예를 들어, 왼쪽에 April을 입력하고 오른쪽을 비워 두면 처리 후 PDF에서 April이 삭제됩니다. 왼쪽에 2017을 입력하고 오른쪽을 비워 두면 처리 후 2017도 삭제됩니다. 오른쪽에 다른 내용을 입력하면 삭제 작업이 아닌 대체 작업이 됩니다.
5단계: 계속 다음 단계로 진행하여 저장 위치 설정 및 처리
인터페이스 흐름에서 작업은 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작의 여러 단계로 나뉩니다. 키워드 설정을 완료한 후 "다음"을 클릭하고, 인터페이스 안내에 따라 처리된 파일의 저장 위치를 설정한 다음 처리를 시작합니다.
원본 PDF와 비교하기 쉽도록 출력 파일을 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 처리가 완료되면 먼저 PDF 하나를 열어 삭제 효과를 확인하고 다른 파일도 샘플 검사합니다. 키워드가 삭제되지 않은 경우, 일반적으로 설정으로 돌아가 키워드 철자가 일치하는지, 대소문자가 일치하는지, PDF 텍스트가 인식 가능한지 확인해야 합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 한글과 영문 키워드를 동시에 삭제할 수 있나요?
가능합니다. PDF의 텍스트가 인식 가능하고 찾기 목록에 해당 내용을 정확하게 입력하면 한글, 영문, 숫자 또는 혼합 내용을 처리할 수 있습니다. 관련 없는 여러 내용을 하나의 찾기 조건으로 합치지 않도록 각 키워드를 별도의 줄에 입력하는 것이 좋습니다.
2. 날짜를 삭제할 때 문장 부호도 함께 입력해야 하나요?
무엇을 유지하고 싶은지에 따라 다릅니다. 예제에서는 April과 2017을 삭제했기 때문에 중간의 13과 쉼표는 여전히 유지됩니다. 완전한 날짜를 삭제하려면 PDF의 실제 텍스트를 기반으로 완전한 날짜나 더 많은 구성 요소를 찾기 목록에 추가해야 합니다. 조작 전에 PDF에서 텍스트 표시 형식을 미리 확인하는 것이 가장 좋습니다.
3. 일부 PDF에서 키워드가 삭제되지 않는 이유는 무엇인가요?
가능한 원인으로는 PDF가 편집 가능한 텍스트 레이어가 없는 이미지 스캔본인 경우, 키워드가 PDF 내에서 여러 텍스트 객체로 분할된 경우, 대소문자 또는 공백이 일치하지 않는 경우, 찾기 내용에 표시되지 않는 문자가 포함된 경우 등이 있습니다. 이런 상황이 발생하면 먼저 PDF 리더에서 해당 키워드를 검색해 보십시오. 리더에서도 검색되지 않으면 일괄 찾기 및 바꾸기도 일반적으로 찾기 어렵습니다.
4. 일괄 처리 전에 백업이 필요한가요?
백업을 권장합니다. 일괄 처리의 효율성은 매우 높지만, 일단 규칙 설정이 잘못되면 동시에 여러 파일에 영향을 줄 수 있습니다. 안전한 방법은 처리할 PDF를 테스트 폴더에 복사하여 소량의 샘플을 먼저 처리하고, 효과가 정확함을 확인한 후 전체 파일을 일괄 처리하는 것입니다.
요약: 일괄 찾기 및 바꾸기로 PDF 정리 효율 향상
여러 PDF에서 날짜, 번호 및 지정된 텍스트를 일괄 삭제할 때의 핵심 아이디어는 "삭제"를 "찾아서 비우기로 바꾸기"로 전환하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 은 PDF 파일을 위한 일괄 찾기 및 바꾸기 과정을 제공하여, 여러 PDF를 한 번에 가져오고, 키워드를 일괄 입력하고, 처리 결과를 일괄 출력할 수 있습니다.
업무에서 PDF 정리, 오래된 정보 삭제, 민감어 제거 또는 보고서 내용 일괄 처리가 자주 필요하다면, 일괄 처리 방식을 우선적으로 사용하는 것이 좋습니다. 이는 파일을 하나하나 조작하는 시간을 절약할 뿐만 아니라 규칙을 더욱 일관되게 만들어 인적 누락 가능성을 줄여줍니다. 다음에 여러 PDF에서 동일한 유형의 텍스트를 삭제해야 할 때는 이 글의 단계에 따라 바로 조작할 수 있습니다.