Comment remplacer par lot plusieurs fichiers Excel selon une règle de numérotation ? Méthodes de correspondance par expression régulière et de masquage des données

Dans plusieurs fichiers Excel, les numéros de client, les codes d’établissement ou les codes de région ont souvent des contenus différents, mais partagent le même préfixe et le même nombre de chiffres. Face à ce type de données, saisir un à un les numéros complets pour effectuer un remplacement est très peu efficace. Cet article s’appuie sur un exemple de classeur xlsx pour expliquer comment importer des fichiers en masse dans HeSoft Doc Batch Tool , limiter la plage de traitement du texte des cellules, utiliser des formules telles que 030\d{3}, 46\d{3} comme règles de recherche approximative, et remplacer respectivement ces deux catégories de codes par des valeurs spécifiées. L’article présente également les effets avant et après traitement, la correspondance ligne par ligne des règles, les différences de types de données, les risques liés aux cellules contenant des formules, ainsi que les méthodes de test et de sauvegarde avant le traitement officiel.

Dans le cadre de la désensibilisation des données, de la migration de systèmes, de la création d'environnements de test et de la normalisation des rapports, il est souvent nécessaire de modifier les numéros dans un lot de fichiers Excel. La difficulté réside dans le fait que ces numéros ne sont généralement pas des textes fixes totalement identiques, mais plutôt des contenus « à préfixe identique et à suffixes différents ». Par exemple, un classeur peut contenir simultanément les numéros d'établissement 030006, 030010, 030064, et un autre classeur peut en contenir encore davantage commençant par 030. Si l'on copie les numéros un par un pour les remplacer, non seulement le processus est lent, mais il risque aussi d'être incomplet en raison du grand nombre de fichiers et de feuilles de calcul.

Cet article présente une méthode de traitement par lots plus adaptée au travail bureautique : utiliser la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel » de HeSoft Doc Batch Tool pour décrire les règles des numéros à l'aide d'expressions régulières avec caractères génériques, puis traiter plusieurs fichiers xlsx en une seule fois. L'exemple remplace les contenus commençant par 030 suivis de trois chiffres par 111111, et les contenus commençant par 46 suivis de trois chiffres par 22222. Après lecture, vous connaîtrez le déroulement complet et les points de vérification essentiels de ce type de tâche de remplacement en masse de numéros dans Excel.

I. Scénarios applicables : remplacement de numéros, migration de codes et désensibilisation de données Excel

Cette méthode convient aux scénarios où le contenu cible présente des règles évidentes, et elle est particulièrement adaptée aux travaux suivants :

• Avant d'envoyer des listes Excel à l'extérieur, masquer de manière uniforme les numéros d'établissement, les numéros de client ou les codes métier internes ;
• Lors du passage d'un ancien système à un nouveau système, convertir en masse les anciens codes de plusieurs classeurs en nouveaux codes ou en valeurs temporaires de remplacement ;
• Lors de la préparation de supports de formation, de données de démonstration et d'échantillons de test, remplacer les numéros réels par des numéros fictifs ;
• Lorsque plusieurs services tiennent séparément des registres xlsx et qu'il faut modifier uniformément une certaine catégorie de codes à préfixe ;
• Lorsque de nombreux rapports sont enregistrés par trimestre, par mois ou par région et qu'il faut exécuter le même ensemble de règles de remplacement sur plusieurs fichiers.

Il convient de noter que l'exemple illustre le remplacement du texte des cellules selon des règles. La question de savoir si la désensibilisation des données répond aux exigences réelles de sécurité dépend également des règles de remplacement, de la gestion des fichiers de sortie et des procédures de l'organisation. Pour les données sensibles, il ne faut pas seulement se demander si le remplacement a été effectué, mais aussi vérifier s'il existe des omissions, des feuilles masquées ou d'autres emplacements où les informations d'origine seraient encore conservées.

II. Aperçu du résultat : évolution des numéros avant et après le remplacement par règles

1. Avant traitement : des numéros de même catégorie avec des contenus différents mais un format identique

Dans la feuille de calcul Excel d'origine, la colonne Hospital CCN contient plusieurs numéros à six chiffres. Dans la zone marquée de la capture d'écran, on peut voir les contenus 030006, 030010, 030011, 030064, 030074, etc. Leurs trois derniers chiffres diffèrent, mais tous correspondent à la structure « 030 suivi de trois chiffres ». La colonne CBSA présente quant à elle successivement 46060, qui relève de la structure « 46 suivi de trois chiffres ».

Si l'on utilise une recherche exacte, il faut lister séparément chaque numéro CCN. En utilisant la recherche approximative par formule, une seule expression peut décrire une même catégorie de numéros et couvrir ainsi plusieurs valeurs différentes.

2. Après traitement : chaque catégorie est remplacée par sa valeur cible respective

Dans le classeur de sortie, les cellules qui correspondaient à la règle des numéros 030 affichent désormais uniformément 111111, et celles qui correspondaient à la règle des numéros 46 affichent désormais uniformément 22222. Les autres lignes ne correspondant à aucune règle conservent leur valeur d'origine, et les noms d'hôpital ainsi que les noms de région n'ont pas été modifiés par ces règles.

D'après le résultat, on voit clairement que deux catégories de numéros ont utilisé deux correspondances de recherche et de remplacement indépendantes. Pour qu'une tâche par lots atteigne cet effet, l'essentiel est de choisir la bonne plage de traitement, d'activer la recherche approximative par formule et de s'assurer que les règles des listes de gauche et de droite correspondent ligne par ligne.

III. Procédure : créer une tâche de remplacement de numéros sur plusieurs fichiers

Étape 1 : sélectionner la fonction correspondante dans l'outil Excel

Lancez HeSoft Doc Batch Tool , puis accédez à « Outils Excel » dans le volet de navigation de gauche. Le panneau principal de l'outil comprend plusieurs fonctions telles que les mots de passe Excel, l'exportation d'images et la conversion de formats. Pour cette opération, choisissez la première option « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel ».

Une fois dans la bonne fonction, quatre étapes de tâche apparaissent en haut : sélectionner les enregistrements à traiter, définir les options de traitement, définir l'emplacement d'enregistrement et lancer le traitement. Ce processus par étapes permet de vérifier séparément la liste des fichiers, les règles de correspondance et l'emplacement de sortie, ce qui réduit les erreurs causées par une manipulation mélangée sur une même page.

Étape 2 : ajouter plusieurs classeurs Excel en une seule fois

À l'étape de sélection des fichiers, utilisez « Ajouter des fichiers » ou « Importer des fichiers depuis un dossier » selon la manière dont les fichiers sont stockés. Si vous ne traitez que quelques rapports précis, vous pouvez utiliser l'ajout de fichiers ; si les fichiers à traiter sont regroupés dans un même répertoire, l'importation depuis un dossier est plus adaptée aux tâches par lots.

La liste de l'exemple contient déjà trois fichiers xlsx : product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx et test.xlsx. La page affiche également le chemin d'accès, l'extension, la date de création et la date de modification de chaque fichier, et le total des enregistrements en bas indique 3.

À cette étape, ne cliquez pas trop vite sur « Suivant ». Vérifiez d'abord s'il y a d'anciennes copies de sauvegarde, des fichiers de résultat déjà traités ou des tableaux sans rapport avec la tâche. En cas d'erreur, vous pouvez retirer un fichier de la liste à l'aide de l'action de suppression sur la ligne correspondante ; si vous devez tout resélectionner, cliquez sur « Vider ». Une fois la liste confirmée, passez à l'étape suivante.

Étape 3 : limiter l'objet du traitement au texte des cellules

Dans la zone des options Excel, la plage de traitement comprend « Texte des cellules », « Noms des feuilles de calcul Sheet » et « Texte des formes dans la feuille de calcul ». Dans cet exemple, seule la case « Texte des cellules » est cochée, car les numéros se trouvent dans les cellules du tableau. Si d'autres plages sont cochées en même temps, les règles de correspondance risquent d'affecter les noms de feuilles ou le texte des formes, ce qui élargirait inutilement la portée du traitement.

Dans la capture d'écran, les conditions de nom de feuille et de nom de colonne de cellule sont désactivées, de sorte que les règles peuvent rechercher dans les cellules répondant aux autres conditions. Si la tâche officielle ne permet de modifier qu'une feuille spécifique ou un champ donné, vous pouvez encore restreindre la portée à l'aide des options de condition proposées dans l'interface.

Pour le type de formule des cellules à traiter, choisissez « Sans restriction » ; pour le mode de traitement des cellules contenant des formules, choisissez « Valeur calculée de la formule » ; pour le type de données, cochez « Texte ». Ce réglage convient aux numéros sous forme de texte de la capture d'écran, mais le mode d'enregistrement des données peut varier selon les classeurs. En particulier, les numéros avec des zéros initiaux sont généralement mieux conservés en tant que texte ; si Excel les reconnaît comme des nombres, la valeur réelle peut ne plus contenir les zéros initiaux.

Étape 4 : activer la recherche approximative de texte par formule

Dans les options de définition des mots-clés, choisissez « Utiliser la recherche approximative de texte par formule » plutôt que « Recherche exacte de texte ». Ensuite, dans la « Liste des mots-clés à rechercher », saisissez deux lignes :

• 030\d{3}
• 46\d{3}

Ici, \d représente un chiffre, et {3} indique trois occurrences consécutives. Ainsi, la première règle sert à identifier les trois chiffres suivant 030, et la seconde à identifier les trois chiffres suivant 46.

Étape 5 : saisir ligne par ligne les contenus cibles après remplacement

Dans la « Liste des mots-clés après remplacement » à droite, saisissez 111111 sur la première ligne et 22222 sur la deuxième ligne. Les numéros de ligne des deux listes représentent la correspondance :

• 030\d{3} correspond à 111111 ;
• 46\d{3} correspond à 22222.

Si les deux valeurs de remplacement sont inversées, la sortie finale suivra également la mauvaise correspondance. Par conséquent, pour les tâches à règles multiples, il faut vérifier ligne par ligne avant de continuer. Le milieu de la capture d'écran montre également des icônes permettant d'ajuster le contenu des listes ; en pratique, il faut se fier aux numéros de ligne finaux des listes de gauche et de droite.

Étape 6 : choisir l'emplacement de sortie et exécuter le traitement

Après avoir terminé le paramétrage des règles, cliquez sur « Suivant » en bas pour accéder à la définition de l'emplacement d'enregistrement. Il est recommandé de créer un dossier de sortie distinct pour cette tâche et d'utiliser un nom de dossier explicite, par exemple « Résultats de remplacement des numéros » ou « Sortie de test de désensibilisation ». Cela permet à la fois de conserver les classeurs d'origine et de faciliter les comparaisons ultérieures.

Après être passé à l'étape « Lancer le traitement », démarrez la tâche en suivant les indications de la page du logiciel. Une fois le traitement par lots terminé, ne vous contentez pas de vérifier que les fichiers ont été générés ; ouvrez également les fichiers de résultat pour valider le contenu. Il est conseillé de vérifier séparément un numéro d'origine commençant par 030, un code commençant par 46 et une donnée qui ne devrait pas avoir été remplacée, afin de confirmer que les trois catégories de résultats sont conformes aux attentes.

IV. Comment rédiger des règles selon son propre format de numéros

Les expressions de l'exemple ne sont pas des modèles figés ; elles sont écrites en fonction de la structure réelle des numéros. Pour analyser une règle, vous pouvez d'abord décomposer le numéro en une partie fixe et une partie variable. Par exemple, 030006 peut être décomposé en un préfixe fixe 030 et une partie variable de trois chiffres 006, d'où l'écriture 030\d{3}.

Si les numéros métier partagent le même préfixe mais que leur nombre de chiffres n'est pas uniforme, il ne faut pas reprendre tel quel {3}. Commencez par relever la longueur réelle des données, puis concevez l'expression. Pour les codes pouvant contenir des lettres, des tirets, des espaces ou d'autres caractères, vérifiez également la syntaxe de recherche approximative par formule utilisée par le logiciel avant de les définir.

Plus l'expression est large, plus elle couvre de données, mais plus le risque de correspondances erronées est élevé. Plus l'expression est stricte, plus la précision est généralement élevée, mais elle risque aussi de manquer des enregistrements au format anormal. Une approche fiable consiste à prélever d'abord un échantillon à partir d'un petit nombre de fichiers représentatifs, à tester les résultats de correspondance, puis à élargir la portée des fichiers.

V. Questions fréquentes et points d'attention

1. Pourquoi les zéros initiaux affectent-ils la correspondance ?

030006 conserve le 0 initial lorsqu'il est enregistré en tant que texte ; s'il est enregistré par Excel comme valeur numérique, le format d'affichage et la valeur réelle peuvent différer. La règle d'expression régulière correspond au contenu lu par le logiciel ; il faut donc vérifier le type réel des données de la cellule et ne pas se fier uniquement à l'affichage de l'interface.

2. Pourquoi certains contenus restent-ils non traités alors que seule l'option Texte est cochée ?

Les cellules non traitées peuvent être des nombres, des valeurs logiques, des dates/heures ou des résultats de formule, et peuvent aussi contenir des espaces invisibles. Vous pouvez consulter le format de cellule et la barre de formule dans le classeur d'origine, puis refaire un test en combinant les options de type de données de l'outil.

3. Est-il possible de remplacer deux catégories de numéros par des résultats différents ?

Oui. C'est précisément ce que fait cet exemple avec deux lignes de règles de recherche et deux lignes de contenus de remplacement. Il faut s'assurer que les quantités et l'ordre correspondent, et éviter tout décalage des numéros de ligne pendant l'édition.

4. Faut-il écraser les fichiers sources ?

Pour un remplacement par lots, il est généralement déconseillé d'écraser l'unique fichier source dès la première exécution. Une erreur dans l'expression ou dans la plage de traitement peut affecter simultanément plusieurs classeurs. Conserver les fichiers d'origine et effectuer la sortie dans un nouveau répertoire est une manière plus prudente de procéder.

5. Que faut-il encore vérifier après la désensibilisation des données ?

Outre les cellules du corps du document, il faut aussi vérifier, selon le fichier réel, les autres feuilles de calcul, les références de formules, les commentaires, le texte des formes et même les noms de fichiers, afin de repérer d'éventuelles informations sensibles. La capture d'écran ne présente ici qu'un remplacement du texte des cellules ; on ne peut pas en déduire que les autres emplacements ont été automatiquement désensibilisés.

VI. Résumé

Pour les contenus Excel dont les numéros sont différents mais dont le format est identique, les expressions régulières avec caractères génériques sont plus efficaces qu'une recherche exacte un par un. HeSoft Doc Batch Tool permet de placer plusieurs fichiers xlsx dans une même tâche et de traiter uniformément le texte des cellules grâce à des règles de recherche approximative par formule. Cet exemple utilise 030\d{3} et 46\d{3} pour identifier deux catégories de codes, puis les remplace respectivement par 111111 et 22222, illustrant clairement la mise en œuvre d'un remplacement par lots à règles multiples.

Lors de la préparation d'un traitement officiel, il est conseillé de procéder dans l'ordre suivant : « sauvegarder les originaux — importer un petit échantillon — définir les règles — vérifier les correspondances gauche-droite — sortir vers un nouveau répertoire — contrôler par sondage les résultats ». Cela permet à la fois de tirer parti de la capacité des logiciels bureautiques à traiter des fichiers par lots et à réduire le travail répétitif, tout en limitant les risques liés à des règles trop larges, à des types de données différents ou à une sélection erronée de fichiers.