Die von uns zusammengestellten Datenberichte müssen geschützt werden, um versehentliche Änderungen durch andere zu verhindern. Dazu müssen wir das Arbeitsblatt schützen und alle Zellen sperren, sodass Bearbeitungen untersagt sind. Es gibt folgende Möglichkeiten, eine Excel-Tabelle zu verschlüsseln: HeSoft Doc Batch Tool , die Dokumentschutzfunktion von Excel und die Berechtigungseinstellungen von Google Sheets. Im Folgenden werden die Vor- und Nachteile sowie die konkreten Bedienschritte der einzelnen Methoden ausführlich erläutert.
In welchen Situationen muss ein Excel-Tabellenblatt mit einem Passwort geschützt werden?
1. Die Datei darf von niemandem verändert werden
Wenn wir bereits erstellte Daten oder Berichte an Vorgesetzte zur Überprüfung senden oder mit Kollegen teilen müssen, müssen wir die Excel-Tabelle verschlüsseln, um zu verhindern, dass andere versehentlich die darin enthaltenen Daten ändern. Durch das Festlegen eines Kennworts zum Einschränken der Bearbeitung des Arbeitsblatts können andere den Dateiinhalt frei einsehen, jedoch keine Änderungen an den Inhalten der Zellen vornehmen.
2. Endgültig gesperrte Version vor der Einreichung
Alle Daten in der Excel-Tabelle wurden geprüft und bilden die endgültige Version. Daher muss für die Tabelle ein Kennwort zum Einschränken der Bearbeitung festgelegt werden, sodass alle Benutzer die Tabellendaten nur einsehen, aber keine Anpassungen mehr vornehmen können.
3. Dateifreigabe mit Personen, die nicht mit Excel vertraut sind
Wenn wir eine Excel-Tabelle an Kollegen, Kunden oder andere Personen senden, die nicht mit Excel vertraut sind, können wir durch das Hinzufügen eines Kennworts zum Einschränken der Bearbeitung verhindern, dass sie wahllos auf Daten in der Tabelle klicken oder diese versehentlich löschen, wodurch das Bedienrisiko verringert wird.
Vorschau auf den Effekt des Bearbeitungsschutzes von Excel-Dateien
Methode 1: Excel-Stapelverschlüsselung mit HeSoft Doc Batch Tool
Empfehlungsindex: ★★★★★
Vorteile:
- Es können verschiedene Passworttypen für Excel-Dateien festgelegt werden, wie z. B. Kennwort zum Öffnen, Schreibschutzkennwort und Kennwort zum Einschränken der Bearbeitung.
- Unterstützt Stapelverarbeitung und kann Hunderte von Excel-Dateien mit einem Klick verschlüsseln, ohne manuellen Aufwand, sehr komfortabel.
- Einfache Bedienung, keinerlei Schwierigkeiten. Fügen Sie einfach alle Dateien hinzu, wählen Sie den Passworttyp und verschlüsseln Sie sie.
- Kann auch Passwörter für verschiedene Dateitypen wie Word, PPT und PDF synchron festlegen, um verschiedene Verschlüsselungsanforderungen der Benutzer zu erfüllen.
Nachteile:
- Muss auf dem Computer installiert werden.
Bedienungsschritte:
1. Öffnen Sie 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, wählen Sie 【Excel-Tools】 – 【Excel-Passwortschutz hinzufügen】.
2. Fügen Sie im nächsten Schritt die zu verschlüsselnden Excel-Dateien hinzu, indem Sie auf „Dateien hinzufügen“ klicken oder sie direkt per Drag & Drop einfügen.
3. Wählen Sie 【Bearbeitungskennwort einschränken】 – 【Alle Arbeitsblätter schützen】 und geben Sie das gewünschte Passwort unten ein.
4. Nach Abschluss der Verarbeitung klicken Sie auf „Speicherort anzeigen“, um die verschlüsselten Excel-Dateien einzusehen. Alle Excel-Dateien wurden verschlüsselt.
Methode 2: Arbeitsblatt mit der Excel-Funktion „Dokument schützen“ schützen
Empfehlungsindex: ★★★☆☆
Vorteile:
- Einfache und direkte Bedienschritte: Suchen Sie direkt in Excel die Funktion „Arbeitsmappe schützen“, um der Datei ein Kennwort hinzuzufügen.
- Sehr einfach zu bedienen und geeignet für temporäre, dringende Verschlüsselungsanforderungen, in wenigen Sekunden erledigt.
- Kann Dateien auch ohne Netzwerkverbindung mit einem Passwort versehen, besser geeignet für Arbeitsumgebungen mit Intranet.
Nachteile:
- Manuelle Dateiverschlüsselung ohne Stapelverarbeitungsfunktion, was bei vielen Dateien sehr zeit- und arbeitsaufwendig ist.
Bedienungsschritte:
Öffnen Sie die zu verschlüsselnde Excel-Datei, klicken Sie auf 【Datei】 – 【Informationen】, suchen Sie in der Arbeitsmappe schützen die Option 【Aktuelles Arbeitsblatt schützen】, geben Sie das Kennwort ein und bestätigen Sie es, klicken Sie auf OK, um die Verschlüsselung abzuschließen.
Methode 3: Ansichtsberechtigungen für Excel mit Google Sheets festlegen
Empfehlungsindex: ★★★☆☆
Vorteile:
- Es können Betrachter-, Bearbeiter- und Kommentatorberechtigungen für Excel festgelegt werden, wodurch die Bearbeitungsberechtigungen für die Datei auf Einzelpersonen heruntergebrochen werden können.
- Es können nur bestimmte Bereiche der Tabelle gesperrt und ausfüllbare Bereiche freigegeben werden, Formel- und Kopfzeilenbereiche können dauerhaft geschützt werden.
- Keine Passwortvergabe erforderlich, Berechtigungen können jederzeit entzogen werden, wodurch Fehler durch weitergeleitete Passwörter vermieden werden und die Vertraulichkeit höher ist.
Nachteile:
- Excel-Dateien können nur online geteilt werden, die Verschlüsselung geht verloren, wenn die Datei lokal heruntergeladen wird.
Bedienungsschritte:
1. Öffnen Sie Google Sheets, erstellen Sie eine Tabelle online oder laden Sie eine Datei von Ihrem Computer in Google Sheets hoch.
2. Klicken Sie oben rechts auf 【Freigeben】, fügen Sie die Personen oder Gruppen hinzu, die Zugriff erhalten sollen, wählen Sie in den Berechtigungen auf der rechten Seite 【Betrachter】 und klicken Sie auf Fertig.
