Einige Finanzberichte, Budgettabellen und andere Dateien, die wir mit Excel erstellen, enthalten wichtige Daten und dürfen nur von bestimmten Personen eingesehen werden. Um zu verhindern, dass andere die Dateien beliebig öffnen und um Datenlecks zu vermeiden, muss ein Öffnungspasswort für Excel-Dateien festgelegt werden. Wenn wir viele Excel-Tabellen mit einem Öffnungspasswort versehen müssen, können wir die folgenden 4 Methoden zur stapelweisen Verschlüsselung verwenden: HeSoft Doc Batch Tool , Excel-Plugin, Verschlüsselung durch Komprimierungssoftware, VBA-Makroskript.
In welchen Fällen sollten Excel-Dateien stapelweise mit einem Öffnungspasswort versehen werden
1. Große Mengen an Excel-Berichten, die von der Finanzabteilung erstellt werden und deren Daten die Kernfinanzinformationen des Unternehmens betreffen, dürfen nicht von anderen eingesehen werden. Daher muss einheitlich ein Öffnungspasswort festgelegt werden, sodass nur das Management oder autorisierte Personen sie einsehen können und andere keinen Zugriff haben.
2. Excel-Projektdateien des Unternehmens, wie Projektbudgettabellen, Kostenschätzungstabellen, Kundenanforderungslisten usw., gelten ebenfalls als Geschäftsgeheimnisse. Nach Abschluss des Projekts sollten diese Dateien stapelweise mit einem Passwort versehen und archiviert werden, um wirksam zu verhindern, dass andere den Inhalt der Dateien einsehen.
3. Beim Versand von Excel-Tabellen an Vorgesetzte oder Kunden besteht während des Übertragungsprozesses leicht die Gefahr von Informationslecks, sodass Unbefugte den Inhalt der Dateien sehen können. Zur Datensicherheit müssen wir Excel-Tabellen stapelweise mit einem Öffnungspasswort versehen und das Passwort nur bestimmten Personen mitteilen, sodass andere ohne Kenntnis des Passworts die Dateien nicht einsehen können.
Effektvorschau einer mit Öffnungspasswort versehenen Excel-Datei
Methode 1: Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool zur stapelweisen Verschlüsselung mit einem Klick
Bewertungsindex: ★★★★★
Vorteile:
- Die Bedienung ist äußerst einfach. Wir müssen lediglich alle Excel-Dateien importieren und den Passworttyp festlegen, woraufhin alle Dateien automatisch verschlüsselt werden, ohne jede Schwierigkeit.
- Echte Stapelverarbeitung: Wir können Hunderte von Excel-Dateien auf einmal importieren und gleichzeitig mit einem Klick verschlüsseln, was Zeit und Mühe spart.
- Unterstützt das stapelweise Versehen von Excel-Dateien mit Öffnungspasswörtern, Nur-Lese-Passwörtern, Bearbeitungssperr-Passwörtern und vielen weiteren Passworttypen.
- Unterstützt mehrere Sprachen wie Chinesisch, Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch, Japanisch, Koreanisch usw.
Nachteile:
- Muss auf dem Computer installiert werden und unterstützt nur Windows-Systeme.
Bedienungsschritte:
1. Öffnen Sie [ HeSoft Doc Batch Tool ] und wählen Sie [Excel-Tools] - [Excel-Passwortschutz hinzufügen].
2. Klicken Sie auf "Dateien hinzufügen" oder "Aus Ordner importieren", um alle zu verschlüsselnden Excel-Tabellen hinzuzufügen. Unterstützt werden die Formate xlsx, xls, xlsb, xlsm, xlt, xltx, xltm, csv, numbers und viele weitere.
3. Wählen Sie [Datei-Öffnungspasswort] und geben Sie unten das gewünschte Passwort ein. Empfohlen wird eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen mit mittlerer bis langer Passwortlänge, um eine bessere Verschlüsselungswirkung zu erzielen und ein leichtes Knacken des Passworts zu verhindern.
4. Nach Abschluss des Vorgangs klicken Sie auf "Speicherort anzeigen". Dort befinden sich die gesperrten Excel-Dateien, die nur nach Eingabe des Passworts geöffnet werden können.
Methode 2: Stapelweise Verschlüsselung von Dateien mit dem Excel-Plugin Kutools
Bewertungsindex: ★★★★☆
Vorteile:
- Das Kutools-Plugin ist direkt in Excel integriert, es muss keine zusätzliche Software geöffnet werden, was die Bedienung komfortabel macht.
- Einfach und direkt: Wählen Sie die Verschlüsselungsfunktion des Plugins, fügen Sie alle Dateien hinzu, geben Sie das Passwort ein und die Verschlüsselung erfolgt automatisch.
- Funktionsreich und langfristig nutzbar, hilft es, unsere Arbeitseffizienz zu steigern, geeignet für Benutzer, die regelmäßig mit Excel arbeiten.
Nachteile:
- Kostenpflichtiges Plugin, einige Funktionen können durch die Excel-Version eingeschränkt sein.
Bedienungsschritte:
1. Installieren Sie das Kutools-Plugin, klicken Sie auf [KUTOOLS PLUS] und wählen Sie [Arbeitsmappe verschlüsseln].
2. Klicken Sie auf [Hinzufügen], um alle Excel-Dateien hinzuzufügen, für die ein Öffnungspasswort festgelegt werden soll. Geben Sie unten das Passwort ein und klicken Sie abschließend auf [OK]. Alle Excel-Dateien sind dann verschlüsselt.
Methode 3: Excel-Dateien in ein verschlüsseltes komprimiertes Archiv packen
Bewertungsindex: ★★★☆☆
Vorteile:
- Es werden keine zusätzlichen Tools benötigt. Der Computer verfügt über eine integrierte Komprimierungsfunktion, mit der Dateien direkt in ein Archiv gepackt und mit einem Passwort versehen werden können – sehr praktisch.
- Die Bedienschritte sind einfach: Dateien direkt auswählen, als komprimiertes Archiv speichern und ein Passwort festlegen. Mit grundlegenden Computerkenntnissen ist dies problemlos zu bewerkstelligen.
Nachteile:
- Die Excel-Dateien werden nicht direkt verschlüsselt; nach dem Entpacken des Archivs können die Excel-Dateien direkt geöffnet werden.
Bedienungsschritte:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu verschlüsselnde Excel-Datei, wählen Sie [Zu Archiv hinzufügen], geben Sie im Verschlüsselungsfeld das Passwort ein und bestätigen Sie es, klicken Sie auf [OK].
2. Sollen mehrere Excel-Dateien stapelweise verschlüsselt werden, markieren Sie einfach alle Dateien, klicken mit der rechten Maustaste auf [Zu Archiv hinzufügen] und legen das Passwort fest.
Methode 4: Stapelweises Festlegen von Öffnungspasswörtern für Excel mit VBA-Makros
Bewertungsindex: ★★★☆☆
Vorteile:
- Excel verfügt über eine integrierte VBA-Makro-Funktion. Es muss kein weiteres Tool installiert werden, die Bedienung erfolgt direkt in Excel.
- Echte Stapelverarbeitung: Das Skript kann automatisch alle Excel-Dateien in einem Ordner erkennen und stapelweise mit Passwörtern versehen.
- Passwörter können flexibel festgelegt werden, jede Excel-Datei kann ein anderes Öffnungspasswort erhalten.
Nachteile:
- Die Bedienung ist relativ schwierig, die Einstiegshürde hoch und daher nicht für Anfänger geeignet.
Bedienungsschritte:
Legen Sie zuerst die zu verschlüsselnden Excel-Dateien in einen gemeinsamen Ordner, öffnen Sie dann Excel, drücken Sie [Alt+F11], um den VBA-Editor zu öffnen, klicken Sie auf [Einfügen] - [Modul], fügen Sie den Code ein und führen Sie dann das VBA-Skript mit F5 aus.
