Wenn in mehreren PPT-und PPTX-Dateien ähnliche, aber nicht identische Produkt nummern, Feld namen oder feste Präfixe vorhanden sind, ist es sehr zeit aufwändig und leicht zu übersehen, wenn die Folie Seite für Seite geöffnet wird. In diesem Artikel wird die Verwendung der Produkt nummer "PRD-1001" in Chargen in "USA-PRD-1001" und "Farbe:" in "PRD-Farbe:" als Beispiel beschrieben. HeSoft Doc Batch Tool Die Funktion zum Suchen und Ersetzen von PowerPoint-Schlüssel wörtern verarbeitet mehrere Präsentationen gleichzeitig und verbessert die Effizienz der Stapel verarbeitung von Büro dateien.
In Produkt materialien, Schulungs unterlagen, Verkaufs-PPT und Projekt berichts dokumenten tritt häufig eine Art von Problem auf: Viele PowerPoint-Folien haben ähnliche Keyword-Strukturen, sind jedoch nicht genau gleich. Beispiels weise kann die Produkt nummer PRD-1001, PRD-1002 oder PRD-2050 sein, und die Feld namen können als Farbe: geschrieben werden. Jetzt muss sie stapel weise in eine neue Benennung regel geändert werden. Wenn Sie die PPT-und PPTX-Dateien einzeln öffnen und Seite für Seite suchen und ersetzen, ist dies nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu übersehen.
HeSoft Doc Batch Tool Es handelt sich um eine Dokumenten stapel verarbeitung software für Office-Szenen, die sich für die Verarbeitung wiederholter Vorgänge in einer großen Anzahl von Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF-und anderen Dateien eignet. In diesem Artikel wird die Bedien oberfläche kombiniert, um zu erklären, wie viele ähnliche Schlüssel wörter in PPT-Folien stapel weise ersetzt werden können, insbesondere für PowerPoint-Dateien, die Text gemäß den Regeln ersetzen müssen.
Anwendbare Szenarien
Diese Methode eignet sich für Situationen, in denen in mehreren PowerPoint-Dateien derselbe oder ähnlicher Text vorhanden ist und eine einheitliche Ersetzung erforderlich ist. Häufige Szenarien sind:
- Ändern Sie das Präfix der Produktnummer stapel weise, z. B. die Verein heitli chung von PRD-1001 und PRD-1002 in USA-PRD-1001 und USA-PRD-1002.
- Ändern Sie den Feld namen im Batch, z. B. ändern Sie Color: in PRD-Color:.
- Batch-Update von Markennamen, Abteilungs namen, regionalen Logos und Projekt nummern in PPT-, PPTX-und PPTM-Präsentationen.
- Mehrere Produkte in führung PPT verwendet dieselbe Vorlage, nur ein Teil des festen Textes oder ähnlicher Schlüssel wörter muss ersetzt werden.
- Sie müssen PowerPoint-Dateien in mehreren Ordnern gleichzeitig verarbeiten, um das manuelle wiederholte Öffnen, Suchen und Speichern zu vermeiden.
Verglichen mit der Suche und Ersetzung einer einzelnen Datei, die mit PowerPoint geliefert wird, besteht der Vorteil des Batch-Verarbeitung stools darin, dass es mehrere Dateien gleichzeitig importieren, Text durch Formel unschärfe finden und "ähnliche, aber nicht identische" Schlüssel wörter verarbeiten kann.
Effekt vorschau: Vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung: In PPT gibt es Schlüssel wörter, die einheitlich ersetzt werden müssen
In der Beispiel datei enthält der Folien text grundlegende Produkt informationen, von denen zwei geändert werden müssen:
- Product ID: PRD-1001
- Color: White
Die PRD-1001 hier ist die Produkt nummer. Wenn viele Dateien unterschied liche Nummern haben, z. B. PRD-1002 und PRD-1003, ist es schwieriger, nur eine normale und genaue Suche zu verwenden, und Sie müssen mehrere Regeln separat festlegen.
Nach der Verarbeitung: Ähnliche Schlüssel wörter werden nach Regeln ersetzt
Nach der Stapel verarbeitung wird der Text im Beispiel zu:
- Product ID: USA-PRD-1001
- PRD-Color: White
Es ist ersichtlich, dass die PRD-1001 in der Nummerierung gemäß den Regeln mit dem USA-Präfix hinzugefügt wurden und Color: auch durch PRD-Color ersetzt wurde. Wenn mehrere PPTX-Dateien importiert werden, verarbeitet das Tool den entsprechenden Text in allen Dateien nach derselben Regel.
Betriebs schritte
Schritt 1: Öffnen Sie das PowerPoint-Tool und wählen Sie Suchen Ersatz funktion
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Danach wählen Sie "PowerPoint-Tools" in der Werkzeug kategorie links. Suchen Sie in der Liste der Funktionen auf der rechten Seite nach "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in PowerPoint".
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, das Funktions modul aufzurufen, das der Batch-Suche und Ersetzung des Inhalts von PowerPoint-Dateien gewidmet ist. Dieses Modul wird verwendet, um Texts chl üssel wörter in Präsentationen wie PPT, PPTX usw. zu verarbeiten.
Schritt 2: Fügen Sie PPT-Dateien hinzu, die in großen Mengen verarbeitet werden müssen
Nachdem Sie die Seite "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in PowerPoint" aufgerufen haben, fügen Sie im ersten Schritt "Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen" Dateien hinzu. Auf der Benutzer oberfläche sehen Sie zwei Eingänge: "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren":
- Wenn Sie nur wenige Dateien verarbeiten, können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken.
- Wenn sich alle Dateien im selben Ordner befinden, können Sie auf "Dateien aus dem Ordner importieren" klicken, um mehrere PowerPoint-Dateien gleichzeitig zu importieren.
Nachdem die Datei importiert wurde, werden in der Liste Informationen wie Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit angezeigt. Im Beispiel werden 5 PPTX-Dateien importiert, darunter product_basic_info_01.pptx in product_basic_info_05.pptx.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts: Alle ausstehenden PowerPoint-Dateien werden in der Liste angezeigt. Klicken Sie unten auf "Weiter", nachdem Sie die Richtigkeit bestätigt haben. Wenn Sie eine Datei versehen tlich hinzufügen, können Sie sie mithilfe des Lösch vorgangs in der Liste entfernen. Wenn Sie sie erneut auswählen müssen, können Sie auch "Leeren" auf der Seite verwenden.
Schritt 3: Einrichten des PPT-Verarbeitung bereichs
Legen Sie nach dem Aufrufen des zweiten Schritts "Verarbeitung optionen festlegen" zunächst den Verarbeitung bereich in den PPT-Optionen fest. Im Screenshot ist "normaler Text" aktiviert, was bedeutet, dass diesmal haupt sächlich Schlüssel wörter im normalen Textinhalt der Folie ersetzt werden.
Optionen wie "Master-Name", "Typografie-Name" werden auch in der Benutzer oberfläche angezeigt. In diesem Beispiel muss nur der Text im Folien text ersetzt werden. Behalten Sie also das Kontroll kästchen "Normales Text" bei.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, den Ort zu begrenzen, an dem das Tool nach Ersetzungen sucht, und zu vermeiden, dass der Bereich, der nicht verarbeitet werden muss, auch in Ersetzungen einbezogen wird.
Schritt 4: Wählen Sie aus, um Text mithilfe der Formel unschärfe zu finden
Im Bereich "Schlüssel wort optionen festlegen" gibt es "Text genau suchen" und "Text mit Formel unschärfe suchen". Da sich dieser Artikel mit "ähnlichen Schlüssel wörtern" wie Nummern wie PRD-1001 und PRD-1002 befasst, wird empfohlen, "Text mit Formel unschärfe suchen" zu wählen.
Die Such regel im Beispiel lautet:
- Suche: PRD-(? = \ D)
- Ersetzen Sie durch: USA-PRD-
Die Bedeutung dieser Regel ist: Finden Sie die PRD-gefolgt von der Nummer und ersetzen Sie sie durch die USA-PRD-. Dies PRD-1001 zu USA-PRD-1001 werden, ohne dass für jede Produkt nummer eine separate Regel geschrieben werden muss.
Sie können auch "Text genau finden" verwenden, wenn Sie nur den vollständig konsistenten Text ersetzen. Ersetzen Sie beispiels weise den festen Markennamen A durch den fertigen Markennamen B, der für eine genaue Suche besser geeignet ist.
Schritt 5: Füllen Sie die Such schlüssel wort liste und die Ersatz schlüssel wort liste aus
Geben Sie in der linken "Liste der zu suchen den Schlüssel wörter" einen zu suchen den Inhalt für jede Zeile ein. Geben Sie in der rechten "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" den entsprechenden Ersatz inhalt gemäß derselben Zeilennummer ein.
Die Beispiel einstellungen lauten wie folgt:
| Zeilennummer | Schlüssel wörter, die gesucht werden müssen | Nach dem Ersetzen des Schlüssel worts | Ersetzen Sie den Effekt |
|---|---|---|---|
| 1 | PRD-(? = \ D) | USA-PRD- | PRD-1001 → USA-PRD-1001 |
| 2 | Farbe: | PRD-Color: | Color: White → PRD-Color: White |
Achten Sie beim Ausfüllen auf die entsprechende Beziehung zwischen Zeilennummern auf der linken und rechten Seite. Die Suche in Zeile 1 ersetzt den Inhalt durch Zeile 1 und die Suche in Zeile 2 ersetzt den Inhalt durch Zeile 2. Wenn die ersetzten Schlüssel wörter nicht ausgefüllt werden, bedeutet die Eingabe aufforderung der Benutzer oberfläche, dass sie zum Löschen des entsprechenden Inhalts verwendet werden kann. Lassen Sie also nicht versehen tlich leer.
Wenn die Groß-und Kleinschreibung des Schlüssel worts inkonsistent sein kann, können Sie bei Bedarf "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" aktivieren. Die Schlüssel wörter im Beispiel dieses Artikels sind in Groß-und Kleinschreibung festgelegt, sodass kein zusätzliches Häkchen erforderlich ist.
Schritt 6: Legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Nachdem die Keyword-Regel festgelegt wurde, klicken Sie auf "Weiter" und geben Sie "Speicherort festlegen" ein. Es wird empfohlen, die verarbeitete Datei in einem neuen Ordner zu speichern, um sie von der ursprünglichen PPT-Datei zu unterscheiden und die spätere Überprüfung zu erleichtern.
Nachdem die Einstellung des Speicherorts abgeschlossen ist, fahren Sie mit dem Schritt "Verarbeitung starten" fort und befolgen Sie die Anweisungen auf der Seite, um die Stapel verarbeitung durch zuführen. Das Tool ersetzt mehrere PowerPoint-Dateien anhand der zuvor importierten Datei liste und der Regeln zum Ersetzen von Schlüssel wörtern.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Ähnliche Schlüssel wörter in mehreren PPT-und PPTX-Dateien werden einheitlich ersetzt, und Benutzer müssen die Dateien nicht einzeln öffnen und manuell ändern.
Schritt 7: Öffnen Sie das verarbeitete PPT-Überprüfung serge bnis
Nach Abschluss der Verarbeitung wird empfohlen, eine der generierten PowerPoint-Dateien für eine Stichprobe zu öffnen. Wie Sie im Beispiel sehen können:
- Die ursprüngliche Product-ID: PRD-1001 wurde in Product-ID: USA-PRD-1001 geändert.
- Das ursprüngliche Color: White wurde in PRD-Color: White geändert.
Wenn die Ergebnisse der Stichprobe den Erwartungen entsprechen, verwenden Sie die verarbeiteten Dokumente weiterhin zum Verteilen, Archivieren oder Senden.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Sollten ähnliche Schlüssel wörter genau oder unscharfe Formeln gefunden werden?
Wenn der Text in allen Dateien vollständig konsistent ist, z. B. Color:, können Sie den Text mit Präzision suchen. Wenn der Text gemeinsame Regeln hat, aber nicht genau gleich ist, z. B. PRD-1001, PRD-1002, PRD-8888, ist es besser geeignet, Formel unschärfe zu verwenden, um den Text zu finden.
2. Warum wird empfohlen, zuerst die Original datei zu sichern?
Die Massen ersetzung wirkt sich auf mehrere PowerPoint-Dateien gleichzeitig aus. Um zu vermeiden, dass die Regeln falsch geschrieben werden und eine große Anzahl von Dateien falsch geändert wird, wird empfohlen, die Original datei vor der Verarbeitung beizu behalten oder die Verarbeitung sergeb nisse in einem neuen Ordner zu speichern. Die PowerPoint im Screenshot zeigt auch, wie wichtig es ist, Dokumente zu sichern.
3. Benötigen Sie eine Eins-zu-Eins-Korrespondenz zwischen der Such liste und der Ersatz liste?
Brauchen Sie. Die erste Zeile auf der linken Seite entspricht der ersten Zeile auf der rechten Seite, und die zweite Zeile auf der linken Seite entspricht der zweiten Zeile auf der rechten Seite. Überprüfen Sie beim Ausfüllen mehrerer Regeln unbedingt, ob die Zeilennummer entspricht, um zu vermeiden, dass der A-Text durch die B-Regel ersetzt wird.
4. Wie viele PPT-Dateien können gleichzeitig verarbeitet werden?
Aus Sicht des Betriebs ablaufs können Sie mehrere PowerPoint-Dateien stapel weise über "Dateien hinzufügen" oder "Dateien aus Ordnern importieren" hinzufügen. Es wird empfohlen, die Regeln vor der tatsächlichen Verarbeitung mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen und dann den vollständigen Ordner zu verarbeiten, nachdem bestätigt wurde, dass sie korrekt sind.
5. Ich möchte nur den Inhalt der Folie ersetzen. Wie soll ich wählen?
Aktivieren Sie einfach "Normal text" im "Verarbeitung bereich". Ein Beispiel in diesem Artikel ist das Ersetzen der Felder Product ID und Color im Folien text. Wenn Ihre Anforderungen den Master-oder Layout namen betreffen, wählen Sie den entsprechenden Bereich entsprechend der tatsächlichen Situation aus.
Zusammenfassung
Der Schlüssel zum Stapeln ähnlicher Schlüssel wörter in vielen PPT-Folien liegt in zwei Punkten: Der eine besteht darin, mehrere PowerPoint-Dateien stapel weise zu importieren, und der andere darin, ähnlichen Text mit geeigneten Such methoden zu verarbeiten. Durch HeSoft Doc Batch Tool , Sie können die Aufgaben, die ursprünglich nacheinander geöffnet, Seite für Seite gesucht und manuell geändert werden mussten, in eine stapel weise Ausführung nach dem Festlegen von Regeln umwandeln.
Bei Hochfrequenz-Office-Dokumenten wie Produkt informationen, Projekt berichten, Kurs unterlagen vorlagen, Verkaufs präsentationen usw. kann diese Stapel verarbeitung methode Doppel arbeit erheblich reduzieren und das Risiko fehlender Änderungen verringern. Es wird empfohlen, zuerst ein oder zwei PPTX-Datei test zu verwenden, um die Regeln zu ersetzen, zu bestätigen, dass der Effekt korrekt ist, und dann den gesamten Ordner für die Stapel verarbeitung zu importieren.