여러 PPT 및 PPTX 파일에 유사하지만 동일하지 않은 제품 번호, 필드 이름 또는 고정 된 접두사가있는 경우 페이지 별 슬라이드 페이지를 열고 수동으로 수정하는 데 시간이 많이 걸리므로 놓치기 쉽습니다. 이 기사에서는 사용 방법을 소개하기 위해 "PRD-1001" 의 제품 번호를 "USA-PRD-1001" 로 변경하고 "Color:" 를 "PRD-Color:" 로 변경합니다. HeSoft Doc Batch Tool PowerPoint 키워드 검색 및 대체 기능, 여러 프레젠테이션의 일회성 처리, 사무실 파일 배치 처리 효율성을 향상시킵니다.
제품 자료에서 교육 코스웨어, 판매 PPT, 프로젝트 보고서 문서는 종종 일종의 문제가 발생합니다. 키워드 구조의 많은 PowerPoint 슬라이드는 비슷하지만 정확히 동일하지는 않습니다. 예를 들어, 제품 번호는 PRD-1001, PRD-1002, 또는 PRD-2050 수 있고, 필드 이름은 Color: 로 균일하게 기록될 수 있다. 이제 배치에서 새 명명 규칙으로 변경해야합니다. PPT 및 PPTX 파일이 하나씩 열리고 페이지별로 대체되면 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 변경 사항을 놓치기 쉽습니다.
HeSoft Doc Batch Tool Word, Excel, PowerPoint, PDF 및 기타 문서에서 많은 수의 반복적 인 작업을 처리하는 데 적합한 사무실 장면을위한 문서 배치 처리 소프트웨어입니다. 이 기사에서는 작업 인터페이스와 함께 많은 PPT 슬라이드에서 유사한 키워드를 일괄 처리하는 방법을 설명합니다. 특히 규칙에 따라 텍스트를 대체해야하는 PowerPoint 파일에 적합합니다.
적용 가능한 시나리오
이 방법은 동일하거나 유사한 텍스트가 여러 PowerPoint 파일에 존재하며 균일하게 교체해야하는 상황에 적용 할 수 있습니다. 일반적인 시나리오는 다음과 같습니다.
- 일괄 수정 제품 번호 접두사 (예: PRD-1001 및 PRD-1002 USA-PRD-1001 및 USA-PRD-1002 변경).
- 일괄 수정 필드 이름 (예: Color: to PRD-Color:) 을 변경합니다.
- 일괄 업데이트 브랜드 이름, 부서 이름, 지역 로고 및 PPT, PPTX 및 PPTM 프레젠테이션에서 프로젝트 번호.
- 여러 제품 소개 PPT 동일한 템플릿을 사용, 단지 고정 된 텍스트 또는 유사한 키워드 중 일부를 대체해야합니다.
- 수동 반복 개방, 검색 및 저장을 피하기 위해 여러 폴더의 PowerPoint 파일을 동시에 처리해야합니다.
PowerPoint와 함께 제공되는 단일 파일 검색 및 교체와 비교할 때 일괄 처리 도구의 장점은 한 번에 여러 파일을 가져오고 수식을 사용하여 텍스트를 검색하고 "유사하지만 동일하지 않은" 키워드를 처리 할 수 있다는 것입니다.
효과 미리보기: 사전 및 사후 처리
처리 전: 균일하게 교체해야하는 키워드는 PPT에 존재합니다.
샘플 파일에서 슬라이드의 본문에는 기본 제품 정보가 포함되어 있으며 그 중 두 가지를 수정해야합니다.
- 제품 ID: PRD-1001
- 색깔: 백색
여기서 PRD-1001 제품 번호입니다. 많은 파일이 PRD-1002 및 PRD-1003 같은 번호가 다른 경우 일반적인 정확한 검색만 사용하는 것이 번거롭고 여러 규칙을 별도로 설정해야합니다.
처리 후: 유사한 키워드가 규칙에 따라 대체됩니다.
일괄 처리 후 예제의 텍스트는 다음과 같습니다.
- 제품 ID: USA-PRD-1001
- PRD-색상: 화이트
숫자의 PRD-1001 규칙에 따라 USA-접두사로 추가되고 Color: 는 PRD-Color: 로 대체됩니다. 여러 PPTX 파일을 가져온 경우 도구는 동일한 규칙에 따라 모든 파일의 해당 텍스트를 일괄 처리합니다.
운영 단계
1 단계: 파워 포인트 도구를 열고 찾기 및 대체 기능을 선택합니다.
시작 HeSoft Doc Batch Tool 왼쪽 도구 카테고리에서 PowerPoint Tool 선택 ". 오른쪽 기능 목록에서 PowerPoint에서 키워드 찾기 및 교체 "를 찾아 클릭하십시오.
이 단계의 목적은 PowerPoint 파일 콘텐츠의 일괄 검색 및 교체를위한 기능 모듈을 입력하는 것입니다. 이 모듈은 PPT 및 PPTX와 같은 프레젠테이션에서 텍스트 키워드를 처리하는 데 사용됩니다.
2 단계: 일괄 처리가 필요한 PPT 파일 추가
"PowerPoint에서 키워드 찾기 및 교체" 페이지를 입력 한 후 첫 번째 단계에서 파일을 추가하십시오. "처리 할 레코드 선택. 인터페이스에서 "파일 추가" 와 "폴더에서 파일 가져오기" 의 두 가지 항목을 볼 수 있습니다.
- 지정된 파일 몇 개만 사용하는 경우 파일 추가 "를 클릭하십시오.
- 파일이 모두 같은 폴더에 있으면 "폴더에서 파일 가져오기" 를 클릭하여 한 번에 여러 PowerPoint 파일을 가져올 수 있습니다.
파일을 가져온 후 목록에는 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간 및 수정 시간과 같은 정보가 표시됩니다. 이 예에서는 다음을 포함하여 5 개의 PPTX 파일을 가져옵니다.
이 단계의 예상 결과는 처리 할 모든 PowerPoint 파일이 목록에 나타납니다. 정확한지 확인한 후 "다음" 을 클릭하십시오. 실수로 파일을 추가하면 목록에서 삭제 작업을 사용하여 제거 할 수 있습니다. 다시 선택해야하는 경우 페이지에서 "빈" 을 사용할 수도 있습니다.
3 단계: PPT 처리 범위 설정
두 번째 단계 "처리 옵션 설정" 을 입력 한 후 먼저 PPT 옵션에서 처리 범위를 설정하십시오. 스크린 샷에서 "일반 텍스트" 가 확인됩니다. 즉, 슬라이드의 일반 텍스트 내용에있는 키워드가 주로 이번에는 대체됩니다.
또한 인터페이스에서 마스터 이름 및 레이아웃 이름과 같은 옵션을 볼 수 있습니다. 이 예제에서는 슬라이드 본문의 텍스트 만 교체해야하므로 "일반 텍스트" 를 확인하십시오.
이 단계의 목적은 도구가 교체를 찾는 위치를 제한하고 처리 할 필요가없는 범위에서 교체를 포함하지 않는 것입니다.
4 단계: 텍스트 퍼지 찾기에 수식 사용 선택
키워드 옵션 설정 영역에서 텍스트를 정확하게 찾고 수식 흐림을 사용하여 텍스트를 찾습니다. 이 기사에서는 PRD-1001 및 PRD-1002 같은 "유사한 키워드" 를 다루기 때문에 "수식을 사용하여 흐릿한 텍스트를 찾으십시오" 를 선택하는 것이 좋습니다.
예제의 조회 규칙은 다음과 같습니다.
- 찾기: PRD-(?=\ d)
- 로 교체: USA-PRD-
이 규칙의 의미는 PRD 뒤에 숫자를 찾아서 USA-PRD 대체하는 것입니다. 이러한 방식으로 PRD-1001 각 제품 번호에 대해 별도의 규칙을 작성하지 않고도 USA-PRD-1001.
단순히 동일한 텍스트를 대체하는 경우 텍스트 정보 찾기 "를 사용할 수도 있습니다. 예를 들어, 고정 브랜드 이름 A를 완성 된 브랜드 이름 B로 대체하는 것이 정확한 검색에 더 적합합니다.
5 단계: 검색 키워드 목록과 대체 키워드 목록 채우기
왼쪽에서 찾을 키워드 목록에서 각 줄에서 찾을 내용을 기입하십시오. 오른쪽 교체 후 키워드 목록에서 해당 대체 내용을 동일한 줄 번호로 채우십시오.
예제 설정은 다음과 같습니다.
| 라인 번호 | 찾을 수있는 키워드 | 교체 후 키워드 | 효과 교체 |
|---|---|---|---|
| 1 | PRD-(?=\ d) | USA-PRD- | PRD-1001 → USA-PRD-1001 |
| 2 | 색깔: | PRD-색상: | 색상: 흰색 → PRD-색상: 흰색 |
채울 때 왼쪽과 오른쪽의 줄 번호 사이의 일치에주의하십시오. 1 행 조회는 1 행으로 콘텐츠를 대체하고 2 행 조회는 2 행으로 콘텐츠를 대체합니다. 대체 키워드가 채워지지 않으면 UI 프롬프트는 해당 콘텐츠를 삭제하는 데 사용할 수 있음을 의미하므로 실수로 공백으로 두지 마십시오.
키워드의 경우가 일치하지 않을 수 있다면 "문자의 경우 무시" 필요에 따라 "확인할 수 있습니다. 이 예제에있는 키워드의 경우는 고정되어 있으므로 추가 사항을 확인할 필요가 없습니다.
6 단계: 저장 위치를 설정하고 처리를 시작
키워드 규칙을 설정한 후 다음 을 클릭하여 위치 저장 설정 "을 입력합니다. 처리 된 파일을 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 원본 PPT 파일과 구별하고 후속 검증을 용이하게하는 것이 편리합니다.
저장 위치를 설정 한 후 "처리 시작" 단계를 계속하고 페이지에서 프롬프트대로 일괄 처리를 수행하십시오. 이 도구는 가져온 파일 목록 및 키워드 교체 규칙을 기반으로 여러 PowerPoint 파일을 일괄 검색하고 대체합니다.
이 단계의 예상 결과는 여러 PPT 및 PPTX 파일의 유사한 키워드가 균일하게 대체되고 사용자가 파일을 수동으로 수정하기 위해 하나씩 열 필요가 없다는 것입니다.
7 단계: 처리 된 PPT를 열어 결과를 확인하십시오.
처리가 완료되면 스팟 확인을 위해 생성 된 PowerPoint 파일 중 하나를 여는 것이 좋습니다. 예제에서 다음을 볼 수 있습니다.
- 원래 제품 ID: PRD-1001 제품 ID: USA-PRD-1001 로 변경되었습니다.
- 원래 색상: 흰색이 PRD-Color: White로 변경되었습니다.
현장 점검 결과가 기대에 부합하면 처리 된 문서는 배포, 제출 또는 제출에 계속 사용됩니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 비슷한 키워드를 정확하게 발견해야합니까?
모든 파일의 텍스트가 정확히 동일한 경우 (예: Color:), 정확한 찾기 텍스트를 사용할 수 있습니다. 텍스트에 공통 법칙이 있지만 PRD-1001, PRD-1002, PRD-8888 같이 정확히 동일하지 않은 경우 수식을 사용하여 텍스트를 찾는 것이 더 적합합니다.
2. 원래 파일을 먼저 백업하는 것이 권장되는 이유는 무엇입니까?
대량 교체는 동시에 여러 PowerPoint 파일에 영향을 미칩니다. 잘못된 규칙 작성으로 인해 많은 수의 파일이 잘못 변경되는 것을 방지하려면 처리 전에 원본 파일을 보관하거나 처리 결과를 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 스크린 샷의 PowerPoint는 또한 문서 백업의 중요성을 시사합니다.
3. 찾기 목록과 교체 목록이 하나씩 일치해야합니까?
필요. 왼쪽의 첫 번째 행은 오른쪽의 첫 번째 행에 해당하고 왼쪽의 두 번째 행은 오른쪽의 두 번째 행에 해당합니다. 여러 규칙을 작성할 때 텍스트를 B 규칙으로 대체하지 않도록 줄 번호가 서로 일치하는지 확인하십시오.
4. 얼마나 많은 PPT 파일을 한 번에 처리 할 수 있습니까?
작업 과정에서 "파일 추가" 또는 "폴더에서 파일 가져 오기" 를 통해 여러 PowerPoint 파일을 일괄 적으로 추가 할 수 있습니다. 실제 처리 전에 적은 수의 파일로 규칙을 테스트 한 다음 전체 폴더가 올바른지 확인한 후 처리하는 것이 좋습니다.
5. 슬라이드의 신체 내용을 교체하려면 어떻게 선택해야합니까?
처리 범위에서 일반 텍스트 를 선택합니다. 이 문서의 예는 슬라이드 본문에 있는 제품 ID 및 색상 필드를 대체하는 것입니다. 요구 사항에 마스터 또는 레이아웃 이름이 포함된 경우 실제 상황에 따라 해당 범위를 선택합니다.
요약
많은 PPT 슬라이드에서 유사한 키워드를 일괄 처리하는 열쇠는 두 가지 점에 있습니다. 하나는 배치로 여러 PowerPoint 파일을 가져오고 다른 하나는 적절한 검색 방법으로 유사한 텍스트를 처리하는 것입니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool 규칙을 설정 한 후 하나씩 열고 페이지별로 검색하고 수동으로 수정해야하는 작업을 일괄 처리로 전환 할 수 있습니다.
제품 데이터, 프로젝트 보고서, 코스웨어 템플릿, 판매 프리젠 테이션 등과 같은 고주파 사무 문서의 경우이 일괄 처리 방법은 작업 중복을 크게 줄이고 변경 사항을 놓칠 위험을 줄일 수 있습니다. 일괄 처리를 위해 전체 폴더를 가져 오기 전에 올바른 효과를 확인하려면 하나 또는 두 개의 PPTX 파일로 교체 규칙을 테스트하는 것이 좋습니다.