複数のPPT、PPTXファイルに類似しているが、全く同じではない製品番号、フィールド名、固定接頭辞がある場合、ページごとにスライドを開いて手動で修正するのに時間がかかり、見落としやすい。 この記事では、「PRD-1001」という製品番号を一括して「USA-PRD-1001」に変更し、「Color: 」を「PRD-Color: 」に変更した例で、使用方法を紹介します HeSoft Doc Batch Tool のPowerPointキーワード検索置換機能は、複数のプレゼンテーションを一度に処理し、オフィスファイルの一括処理効率を向上させます。
製品資料、トレーニングコースウェア、販売PPT、プロジェクト報告書では、多くのPowerPointスライドのキーワード構造は似ていますが、全く同じではありません。 たとえば、製品番号はPRD-1001、PRD-1002、PRD-2050、フィールド名はColor: に統一されている可能性があり、新しい命名規則に一括して変更する必要があります。 PPT、PPTXファイルを一つずつ開いて、もう一つのページを探して交換すると、時間がかかるだけでなく、見逃しやすい。
HeSoft Doc Batch Tool オフィスシーン向けの文書一括処理ソフトで、大量のWord、Excel、PowerPoint、PDFなどの文書での反復的な操作に適しています。 この記事では、操作インタフェースと合わせて、多くのPPTスライドで類似したキーワードを一括して置き換える方法を説明し、特にルールに基づいてテキストを置き換えるPowerPointファイルに適しています。
適用シーン
この方法は、複数のPowerPointファイルに同じまたは類似したテキストが存在し、統一的に置き換える必要がある場合に適しています。一般的なシナリオは次のとおりです
- 製品番号のプレフィックスを一括修正します。例えば、PRD-1001、PRD-1002をUSA-PRD-1001、USA-PRD-1002に統一します。
- フィールド名を一括変更します。たとえば、Color: をPRD-Color: に変更します。
- PPT、PPTX、PPTMプレゼンテーションのブランド名、部門名、地域表示、プロジェクト番号を一括更新します。
- 複数の製品紹介PPTは同じテンプレートを使用し、固定テキストや類似キーワードの一部を置き換えるだけです。
- 複数のフォルダ内のPowerPointファイルを同時に処理して、手動で重複して開いたり、検索したり、保存したりしないようにする必要があります。
PowerPointに付属している単一ファイル検索置換と比較して、一括処理ツールの利点は、一度に複数のファイルをインポートし、式でテキストをあいまいに検索できることです「似ているが全く同じではない」というキーワードを扱う。
効果プレビュー: 処理前と処理後
処理前:PPTに統一置換が必要なキーワードが存在する
サンプルファイルでは、スライドの本文に製品の基礎情報が含まれています。
- Product ID: PRD-1001
- Color: ホワイト
ここのPRD-1001は製品番号です。 PRD-1002やPRD-1003など、多くのファイルで番号が異なる場合は、通常の正確な検索だけでは面倒で、複数のルールを設定する必要があります。
処理後: 類似キーワードはルールで置換完了
バッチ処理後、例のテキストは次のようになります
- Product ID: USA-PRD-1001
- PRD-Color: ホワイト
番号のPRD-1001にUSA-プレフィックスが規則的に追加され、Color: もPRD-Color: に置き換えられていることがわかります。 複数のPPTXファイルをインポートすると、ツールは同じルールですべてのファイルの対応するテキストを一括処理します。
操作手順
手順1: PowerPointツールを開き、「置換機能の検索」を選択します
スタート HeSoft Doc Batch Tool その後、左側のツール分類で「PowerPointツール」を選択します。 右側の機能リストで、「PowerPointのキーワードを検索して置換」を見つけてクリックします。
このステップの目的は、PowerPointファイルの内容を一括検索して置き換える機能モジュールに入ることです。 このモジュールは、PPT、PPTXなどのプレゼンテーション内のテキストキーワードを処理するために使用されます。
ステップ2: 一括処理が必要なpptファイルを追加する
「PowerPointでキーワードを検索して置換」ページに入ったら、最初のステップの「処理する記録を選択」にファイルを追加します。 インタフェースには、「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」の2つのポータルが表示されます
- 指定したファイルをいくつかしか処理しない場合は、「ファイルを追加」をクリックします。
- ファイルがすべて同じフォルダにある場合は、「フォルダからファイルをインポート」をクリックして、複数のPowerPointファイルを一度にインポートできます。
ファイルをインポートすると、シリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間などの情報がリストに表示されます。 この例では、product_408 _ info_01.pptxからproduct_408 _ info_pdontxまで、5つのPPTXファイルがインポートされています。
このステップで予想される結果は、処理待ちのPowerPointファイルがすべてリストに表示され、間違いがないことが確認されたら、下部の「次へ」をクリックすることです。 ファイルが誤って追加された場合は、リストの削除操作を使用して削除できます再選択が必要な場合は、ページ上の「クリア」を使用することもできます。
ステップ3: PPT処理範囲を設定する
2番目のステップ「処理オプションの設定」に入ったら、まずPPTオプションの処理範囲を設定します。 スクリーンショットでチェックされているのは「普通のテキスト」で、今回は主にスライドの普通のテキストの内容のキーワードを置き換えます。
「マスター名」「レイアウト名」などのオプションも表示されます。 この記事の例では、スライドの本文のテキストを置き換えるだけなので、「通常のテキスト」チェックを保持してください。
このステップの目的は、ツールが置換を探す場所を限定し、処理しない範囲も置換に含まれないようにすることである。
ステップ4: 式を使用してテキストをあいまいに検索することを選択します
[キーワードオプションの設定] 領域では、 [テキストを正確に検索] と [式を使用してテキストをあいまいに検索] があります。 本稿では、PRD-1001やPRD-1002などの「類似キーワード」を扱うので、「式を使ってテキストをあいまいに検索する」を選択することをお勧めします。
例の検索ルールは次のとおりです
- 検索: PRD-(?= \ d)
- に置き換えます: USA-PRD-
このルールの意味は、後に数字が続くPRD-を探し、USA-PRD-に置き換えることです。 これにより、PRD-1001はUSA-PRD-1001になり、製品番号ごとに個別にルールを書く必要はありません。
完全に一致したテキストを置き換えるだけの場合は、「テキストを正確に検索」を使用することもできます。 例えば、固定ブランド名Aを完成品ブランド名Bに置き換えると、より正確な検索に適している。
ステップ5: 検索キーワードリストと置換後のキーワードリストを入力する
左側の「検索するキーワードのリスト」に、各行に検索する内容を記入します。右側の「置換したキーワードのリスト」に、同じ行番号で対応する置換内容を記入します。
サンプル設定は次のとおりです
| 行番号 | 検索するキーワード | 置換後のキーワード | 置き換え効果 |
|---|---|---|---|
| 1 | PRD-(?= \ d) | USA-PRD- | PRD-1001 → USA-PRD-1001 |
| 2 | Color: | PRD-Color: | Color: ホワイト → PRD-Color: ホワイト |
記入する時は左右の行番号の対応関係に注意してください。 1行目でコンテンツを検索すると、1行目でコンテンツが置換され、2行目でコンテンツを検索すると、2行目でコンテンツが置換されます。 置換後のキーワードが入力されていない場合、インタフェースは、対応するコンテンツを削除するために使用できることを意味するので、誤って空白にしないでください。
キーワードの大文字と小文字が一致しない可能性がある場合は、必要に応じて「文字の大文字と小文字を無視する」にチェックを入れます。 この記事の例のキーワードは大文字と小文字が固定されているため、追加のチェックは必要ありません。
ステップ6: 保存場所を設定して処理を開始する
キーワードルールの設定が完了したら、「次へ」をクリックし、「保存場所の設定」に進みます。 処理したファイルを新しいフォルダに保存することをお勧めします。元のpptファイルと区別しやすく、その後の照合も容易です。
保存場所の設定が完了したら、「処理開始」に進み、ページの指示に従って一括処理を実行します。 ツールは、前にインポートしたファイルリストとキーワード置換ルールに基づいて、複数のPowerPointファイルを一括検索して置換します。
このステップでは、複数のPPT、PPTXファイルの類似キーワードが統一的に置き換えられ、ユーザーはファイルを1つずつ開いて手動で変更する必要がないと予想されています。
ステップ7: 処理後のPPT照合結果を開く
処理が完了したら、生成されたPowerPointファイルの1つを開いて抽出することをお勧めします。 例には次のようなものがあります
- 元のProduct ID: PRD-1001はProduct ID: USA-PRD-1001になりました。
- 元のColor: ホワイトはPRD-Color: ホワイトになった。
抽出結果が期待通りであれば、これらの処理後の書類を引き続き使用して配布、アーカイブ、または提出する。
よくある質問と注意事項
1.類似キーワードは正確に検索するべきですか、それとも式であいまいに検索するべきですか?
すべてのファイル内のテキストが完全に一致している場合 (Color: など) 、正確なテキスト検索を使用できます。 テキストに共通の法則があるが、完全に同じではない場合、例えば、PRD-1001、PRD-1002、PRD-8888は、式を使ってテキストを検索するのに適しています。
2.なぜ元のファイルをバックアップすることをお勧めしますか?
一括置換は、複数のPowerPointファイルに同時に影響します。 ルールの書き間違いで大量のファイルが誤って修正されないように、処理前に元のファイルを保持するか、処理結果を新しいフォルダに保存することをお勧めします。 スクリーンショットのPowerPointは、ドキュメントをバックアップすることの重要性も示しています。
3.ルックアップリストと置换リストは1対1で対応する必要がありますか?
必要です。 左側の1行目は右側の1行目に対応し、左側の2行目は右側の2行目に対応する。 複数のルールを記入するときは、必ず行番号が対応するかどうかをチェックして、AテキストをBルールに置き換えないようにしてください。
4.一度に何個のpptファイルを処理できますか?
操作の流れから、「ファイルを追加」または「フォルダからファイルをインポート」で複数のPowerPointファイルを一括して追加できます。 実際に処理する前に、少量のファイルでルールをテストし、間違いがないことを確認してから、完全なフォルダを処理することをお勧めします。
5.スライドの本文の内容だけを置き換えたいのですが、どのように選択すればいいですか?
「処理範囲」で「通常テキスト」にチェックを入れてください。 この記事の例は、スライド本文のProduct IDとColorフィールドを置き換えることです。 あなたのニーズがマスターまたはレイアウト名に関係している場合は、状況に応じて対応する範囲を選択してください。
まとめ
多くのPPTスライドで類似したキーワードを一括して置き換えるのは、1つは複数のPowerPointファイルを一括インポートすること、2つは類似したテキストを適切な検索方法で処理することである。 通過 HeSoft Doc Batch Tool を選択します。
製品資料、プロジェクト報告、コースウェアテンプレート、販売プレゼンテーションなどの高周波オフィスファイルに対して、この一括処理方式は重複労働を明らかに減らし、リスクを減らすことができる。 1、2つのPPTXファイルで置換ルールをテストし、効果が正しいことを確認してから、完全なフォルダをインポートして一括処理することをお勧めします。