Lorsqu'il existe des numéros de produit similaires mais pas identiques, des noms de champs ou des préfixes fixes dans plusieurs fichiers PPT et PPTX, il faut beaucoup de temps pour ouvrir les diapositives page par page et les modifier manuellement, et il est facile de les manquer. Cet article utilise des lots pour changer le numéro de produit «PRD-1001» en «USA-PRD-1001» et «Color:» en «PRD-Color:» comme exemple pour présenter comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool La fonction de remplacement de recherche de mots clés PowerPoint, le traitement de plusieurs présentations à la fois, améliore l'efficacité du traitement par lots de fichiers de bureau.
Dans les informations sur les produits, les didacticiels de formation, les ventes PPT et les documents de rapport de projet, un type de problème est souvent rencontré: de nombreuses diapositives PowerPoint ont des structures de mots clés similaires, mais pas exactement les mêmes. Par exemple, le numéro de produit peut être PRD-1001, PRD-1002 et PRD-2050, et le nom du paragraphe peut être écrit comme Color:, et il doit maintenant être remplacé par de nouvelles règles de dénomination par lots. Si vous ouvrez les fichiers PPT et PPTX un par un et recherchez la substitution une page par une, cela prend non seulement du temps, mais est également facile à manquer.
HeSoft Doc Batch Tool Il s'agit d'un logiciel de traitement par lots de documents pour les scènes de bureau, adapté aux opérations répétitives dans un grand nombre de fichiers Word, Excel, PowerPoint, PDF et autres. Cet article combinera l'interface d'exploitation pour expliquer comment remplacer par lots des mots-clés similaires dans de nombreuses diapositives PPT, en particulier pour les fichiers PowerPoint qui doivent remplacer le texte par des règles.
Scènes applicables
Cette méthode fonctionne dans plusieurs cas où le texte identique ou similaire existe dans un fichier PowerPoint et nécessite un remplacement unifié. Les scénarios courants incluent:
- Modifier le préfixe du numéro de produit par lots, par exemple, changer le PRD-1001 et le PRD-1002 en USA-PRD-1001 et USA-PRD-1002.
- Modifiez le nom du champ par lots, par exemple en remplaçant Color par PRD-Color:.
- Mettre à jour par lots le nom de la marque, le nom du département, le logo de la région et le numéro du projet dans les présentations PPT, PPTX et PPTM.
- Plusieurs présentations de produits PPT utilisent le même modèle, il suffit de remplacer une partie du texte fixe ou des mots-clés similaires.
- Vous devez traiter les fichiers PowerPoint dans plusieurs dossiers en même temps pour éviter l'ouverture, la recherche et l'enregistrement manuelles répétées.
Par rapport à la recherche et à la substitution de fichier unique de PowerPoint, l'avantage de l'outil de traitement par lots est qu'il peut importer plusieurs fichiers à la fois et rechercher du texte à travers des formules floues pour traiter des mots-clés «similaires mais pas identiques».
Aperçu des effets: avant et après traitement
Avant le traitement: il existe des mots-clés dans PPT qui doivent être remplacés uniformément
Dans l'exemple de fichier, le corps de la diapositive contient les informations de base du produit, dont deux doivent être modifiées:
- ID Product: PRD-1001
- Color: White
Le PRD-1001 ici est le numéro de produit. Si de nombreux fichiers ont des numéros différents, tels que des PRD-1002 et des PRD-1003, il sera plus difficile de les rechercher uniquement avec une précision ordinaire, et plusieurs règles doivent être définies séparément.
Après le traitement: mot clé similaire est remplacé par des règles
Après le traitement par lots, le texte dans l'exemple devient:
- ID Product: USA-PRD-1001
- PRD-Color: White
On peut voir que le PRD-1001 dans le numéro est ajouté au préfixe USA selon les règles, Color: est également remplacé par PRD-Color:. Si plusieurs fichiers PPTX sont importés, l'outil traite le texte correspondant dans tous les fichiers par lots selon la même règle.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Ouvrez l'outil PowerPoint, sélectionnez la fonction de recherche de remplacement
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils PowerPoint" dans la catégorie Outils de gauche. Dans la liste des fonctionnalités à droite, recherchez et cliquez sur "Rechercher et remplacer les mots-clés dans PowerPoint".
Le but de cette étape est d'entrer dans le module fonctionnel de recherche et de remplacement par lots spécifiquement pour le contenu du fichier PowerPoint. Ce module est utilisé pour traiter les mots-clés texte dans les présentations telles que PPT et PPTX.
Étape 2: Ajouter des fichiers PPT nécessitant un traitement par lots
Après être entré dans la page "Rechercher et remplacer les mots-clés dans PowerPoint", ajoutez le fichier à la première étape "Sélectionner les enregistrements à traiter". Deux entrées, "Ajouter un fichier" et "Importer un fichier à partir d'un dossier", sont visibles sur l'interface:
- Si vous ne traitez que quelques fichiers spécifiés, vous pouvez cliquer sur Ajouter des fichiers.
- Si tous les fichiers sont placés dans le même dossier, vous pouvez importer plusieurs fichiers PowerPoint à la fois en cliquant sur "Importer des fichiers à partir d'un dossier".
Une fois le fichier importé, la liste affiche des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Cinq fichiers PPTX sont importés dans l'exemple, y compris product_basic_info_01.pptx à product_basic_info_05.pptx.
Le résultat attendu de cette étape est le suivant: Tous les fichiers PowerPoint en attente apparaissent dans la liste, après avoir confirmé qu'ils sont corrects, cliquez sur "Suivant" en bas. Si le fichier est ajouté par erreur, vous pouvez le supprimer à l'aide de l'opération de suppression de la liste; si vous devez le sélectionner à nouveau, vous pouvez également utiliser «Vider» sur la page.
Étape 3: Définir la plage de traitement PPT
Après être entré dans la deuxième étape "Définir les options de traitement", définissez d'abord la plage de traitement dans les options PPT. La coche dans la capture d'écran est "Texte normal", ce qui signifie que cette fois, le mot-clé est principalement remplacé dans le contenu texte ordinaire de la diapositive.
Vous pouvez également voir des options telles que "Nom du maître" et "Nom de la mise en page" dans l'interface. L'exemple de cet article doit uniquement remplacer le texte dans le corps de la diapositive, donc gardez le "texte normal" à cocher.
Le but de cette étape est de limiter la position de l'outil pour trouver le remplacement et d'éviter d'inclure la portée qui n'a pas besoin d'être traitée dans le remplacement.
Étape 4: Choisissez d'utiliser le flou de formule pour trouver du texte
Dans la zone "Définir les options de mot-clé", les méthodes de recherche sont "Recherche précise du texte" et "Recherche de texte avec un flou de formule". Étant donné que cet article traite des "mots-clés similaires", tels que des numéros tels que les PRD-1001 et les PRD-1002, il est recommandé de sélectionner "Utiliser la formule pour brouiller la recherche de texte".
La règle de recherche dans l'exemple est la suivante:
- Trouver: PRD-(? = \ D)
- Remplacement par: USA-PRD-
Le sens de cette règle est: recherchez le PRD-qui suit le nombre et remplacez-le par le USA-PRD-. Cela PRD-1001 devenir USA-PRD-1001 sans avoir à écrire une règle distincte pour chaque numéro de produit.
Vous pouvez également utiliser "Recherche précise du texte" si vous remplacez simplement un texte parfaitement cohérent. Par exemple, remplacer le nom de marque fixe A par le nom de marque fini B est plus adapté à une recherche précise.
Étape 5: Remplissez la liste des mots-clés de recherche et la liste des mots-clés après le remplacement
Dans la "Liste des mots-clés à rechercher" sur le côté gauche, remplissez chaque ligne un contenu à rechercher; dans la "Liste des mots-clés remplacés" sur le côté droit, remplissez le contenu de remplacement correspondant selon le même numéro de ligne.
Voici un exemple de configuration:
| Numéro de ligne | Mot-clé à rechercher | Mot-clé après le remplacement | Remplacer les effets |
|---|---|---|---|
| 1 | PRD-(? = \ D) | USA-PRD- | PRD-1001 → USA-PRD-1001 |
| 2 | Color: | PRD-Color: | Color: White → PRD-Color: White |
Faites attention à la correspondance entre les numéros de ligne gauche et droit lors du remplissage. La recherche de contenu de la ligne 1 remplacera le contenu par la ligne 1, et la recherche de contenu de la ligne 2 remplacera le contenu par la ligne 2. Si le mot-clé remplacé n'est pas rempli, la signification de l'invite de l'interface peut être utilisée pour supprimer le contenu correspondant, donc ne laissez pas vide par erreur.
Si la casse du mot clé peut être incohérente, vous pouvez cocher "Ignorer la casse de la lettre" selon vos besoins. Les mots clés dans l'exemple de cet article sont fixes en casse, il n'est donc pas nécessaire de les cocher.
Étape 6: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Une fois la règle de mot-clé définie, cliquez sur "Suivant" pour accéder à "Définir l'emplacement de sauvegarde". Il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau dossier afin de les distinguer du fichier PPT d'origine et de faciliter les vérifications ultérieures.
Une fois la configuration de l'emplacement de sauvegarde terminée, continuez à l'étape «Démarrer le traitement» et suivez les instructions de la page pour effectuer le traitement par lots. L'outil recherche et remplace plusieurs fichiers PowerPoint par lots en fonction de la liste de fichiers et des règles de remplacement de mots-clés importées précédemment.
Le résultat attendu de cette étape est le suivant: plusieurs mots-clés similaires dans les fichiers PPT et PPTX sont remplacés uniformément, et les utilisateurs n'ont pas besoin d'ouvrir les fichiers un par un pour les modifier manuellement.
Étape 7: Ouvrez le résultat de vérification PPT après le traitement
Une fois le traitement terminé, il est recommandé d'ouvrir l'un des fichiers PowerPoint générés pour une vérification aléatoire. Dans l'exemple, vous pouvez voir:
- L'ID de produit d'origine: PRD-1001 est devenu ID de produit: USA-PRD-1001.
- Le Color original: White est devenu PRD-Color: White.
Si les résultats du contrôle ponctuel répondent aux attentes, continuez à utiliser ce lot de documents traités pour la distribution, le classement ou la soumission.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Les mots-clés similaires doivent-ils utiliser une recherche précise ou une formule floue?
Si le texte dans tous les fichiers est exactement le même, par exemple appelé Color:, vous pouvez utiliser la recherche précise du texte. Si le texte a des lois communes mais n'est pas exactement le même, comme PRD-1001, PRD-1002 et PRD-8888, il est plus approprié d'utiliser des formules pour trouver le texte de manière floue.
2. Pourquoi est-il recommandé de sauvegarder le fichier d'origine en premier?
Le remplacement par lots affecte plusieurs fichiers PowerPoint en même temps. Afin d'éviter que les erreurs d'écriture des règles n'entraînent une modification erronée d'un grand nombre de fichiers, il est recommandé de conserver le fichier d'origine avant le traitement ou d'enregistrer le résultat du traitement dans un nouveau dossier. PowerPoint dans la capture d'écran suggère également l'importance de sauvegarder des documents.
3. La liste de recherche et la liste de remplacement doivent-elles correspondre une par une?
Besoin. La première ligne à gauche correspond à la première ligne à droite et la deuxième ligne à gauche à la deuxième ligne à droite. Lorsque vous remplissez plusieurs règles, assurez-vous de vérifier si le numéro de ligne correspond et évitez de remplacer le texte A par la règle B.
4. Combien de fichiers PPT peuvent être traités à la fois?
À partir du processus opérationnel, vous pouvez ajouter plusieurs fichiers PowerPoint par lots via "Ajouter un fichier" ou "Importer un fichier à partir d'un dossier". Il est recommandé de tester les règles avec un petit nombre de fichiers avant le traitement réel, puis de traiter le dossier complet après confirmation.
5. Je veux juste remplacer le contenu du corps de la diapositive, comment choisir?
Cochez "Texte normal" dans "Portée de traitement". Cet exemple consiste à remplacer l'ID de produit et le champ Color dans le corps de la diapositive. Si vos besoins impliquent un master ou un nom de mise en page, sélectionnez la plage correspondante en fonction de la situation réelle.
Résumé
Pour remplacer par lots de nombreux mots-clés similaires dans les diapositives PPT, la clé réside dans deux points: l'un consiste à importer plusieurs fichiers PowerPoint par lots, et l'autre à utiliser des méthodes de recherche appropriées pour traiter des textes similaires. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez transformer le travail qui devait initialement être ouvert un par un, recherché page par page et modifié manuellement en un seul réglage des règles et exécution par lots.
Pour les documents de bureau à haute fréquence tels que les informations sur les produits, les rapports de projet, les modèles de didacticiel et les présentations de vente, cette méthode de traitement par lots peut réduire considérablement le travail répété et réduire le risque de modifications manquées. Il est recommandé de tester la règle de remplacement avec un ou deux fichiers PPTX. Après avoir confirmé que l'effet est correct, vous pouvez importer le dossier complet pour le traitement par lots.