In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mit Office-Software Excel-Tabellendateien stapelweise in das XLSB-Format konvertieren können. Dies eignet sich für Benutzer, die eine große Anzahl von Tabellendateien wie xlsx, xls usw. verarbeiten müssen. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie mehrere Excel-Dateien auf einmal importieren oder aus einem Ordner stapelweise importieren, den Speicherort einheitlich festlegen und dann die Konvertierung durchführen, wodurch wiederholte Vorgänge wie das einzelne Öffnen und Speichern unter reduziert werden. Der Artikel erläutert anhand der Benutzeroberfläche die Anwendungsszenarien, die Auswirkungen vor und nach der Verarbeitung, die spezifischen Schritte und die Hinweise, um Benutzern zu helfen, die stapelweise Formatkonvertierung von Excel zu XLSB schnell durchzuführen.
Im Büroalltag kann es sehr zeitaufwändig und fehleranfällig sein, mehrere Excel-Tabellendateien manuell von Formaten wie xlsx, xls in das xlsb-Format zu konvertieren, indem man jede Datei einzeln öffnet und „Speichern unter“ wählt. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit der Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool Excel-Tabellendateien stapelweise in das XLSB-Format konvertieren können, um Benutzern zu helfen, wiederholte Arbeit zu reduzieren und die Effizienz bei der Dateiorganisation und Formatkonvertierung zu steigern.
Anwendungsszenarien
Die Stapelkonvertierung von Excel in das XLSB-Format ist in den folgenden Büroszenarien üblich:
- Archivierung großer Tabellenmengen: Mehrere xlsx-Dateien müssen einheitlich als xlsb gespeichert werden, um die spätere zentrale Verwaltung zu erleichtern.
- Reduzierung sich wiederholender Vorgänge: Vermeidung des einzelnen Öffnens von Excel-Dateien und der manuellen Auswahl des Speichertyps.
- Vereinheitlichung des Dateiformats: Team- oder Projektvorgaben verlangen, dass alle Tabellen im XLSB-Format eingereicht oder archiviert werden.
- Stapelverarbeitung historischer Dateien: Beispielsweise müssen Produktlisten, Teilnehmerlisten, Testdaten und viele andere Excel-Dateien auf einmal konvertiert werden.
HeSoft Doc Batch Tool ist eine büroorientierte Software zur Stapelverarbeitung von Dateien, deren Kernwert darin besteht, Benutzern bei der Stapelverarbeitung von Dokumenten, Tabellen, PDFs, Bildern und anderen Dateien zu helfen und wiederholte Arbeit zu reduzieren.
Ergebnisvorschau: Vorher und Nachher
Vorher: Mehrere Excel-Tabellendateien
Vor der Verarbeitung befinden sich mehrere Excel-Tabellendateien im Ordner, zum Beispiel:
- product_list.xlsx
- team-participant-list.xlsx
- test.xlsx
Diese Dateien liegen alle im gängigen Excel-Arbeitsmappenformat vor und müssen einheitlich in XLSB konvertiert werden.
Nachher: Generierung der entsprechenden XLSB-Dateien
Nach Abschluss der Konvertierung erhalten Sie Dateien mit demselben Namen, aber der Erweiterung .xlsb, zum Beispiel:
- product_list.xlsb
- team-participant-list.xlsb
- test.xlsb
Effektiv bleibt der Hauptdateiname unverändert, nur das Dateiformat wird von xlsx in xlsb geändert, was die Identifizierung und weitere Verwendung für den Benutzer erleichtert.
Arbeitsschritte: Stapelkonvertierung von Excel in XLSB
Schritt 1: Aufrufen der Excel-Tool-Kategorie
Wählen Sie nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool in der linken Funktionsleiste Excel-Tools aus. Diese Kategorie bietet zentral verschiedene Möglichkeiten zur Stapelverarbeitung von Excel-Dateien, z. B. Konvertierung von Excel in PDF, CSV, XLS, XLSX, XLSM, XLTX, TXT, HTML-Webseiten, XML und andere Formate.
Das Ziel ist diesmal die Stapelkonvertierung in XLSB, daher muss in der Funktionsliste „Excel in Xlsb konvertieren“ gefunden werden.
Schritt 2: Funktion „Excel in Xlsb konvertieren“ auswählen
Klicken Sie in der Liste der Excel-Tools auf die Funktionskarte „Excel in Xlsb konvertieren“. Nach dem Öffnen wird der Seitentitel als Excel to Xlsb Converter angezeigt, was bedeutet, dass Sie sich in der entsprechenden Stapelkonvertierungsfunktion befinden.
Dieser Schritt dient der Auswahl der richtigen Verarbeitungsaufgabe, um sicherzustellen, dass die anschließend importierten Excel-Dateien in das XLSB-Format konvertiert werden.
Schritt 3: Hinzufügen der zu konvertierenden Excel-Dateien
Auf der Funktionsseite sehen Sie oben Aktionsschaltflächen wie „Dateien hinzufügen“, „Dateien aus Ordner importieren“, „Leeren“, „Mehr“ usw.
- Wenn nur wenige bestimmte Dateien verarbeitet werden müssen, klicken Sie auf Dateien hinzufügen.
- Wenn sich in einem Ordner viele Excel-Dateien befinden, klicken Sie auf Dateien aus Ordner importieren, was besser für die Stapelverarbeitung geeignet ist.
- Bei einem fehlerhaften Import können Sie mit Leeren eine Neuauswahl treffen.
Nach dem Import zeigt die Dateiliste Informationen wie Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum usw. an. Im Screenshot-Beispiel wurden 3 Dateien erfolgreich zur Liste der zu verarbeitenden Dateien hinzugefügt, alle mit der Erweiterung xlsx.
Schritt 4: Liste der zu verarbeitenden Dateien bestätigen
Nach dem Hinzufügen der Dateien wird empfohlen, die Dateinamen und -pfade in der Liste zu überprüfen, um zu bestätigen, ob es sich um die zu konvertierenden Excel-Tabellendateien handelt. Die Benutzeroberfläche zeigt unten die Anzahl der Datensätze an, z. B. Datensätze: 3, damit der Benutzer die Anzahl der in diesem Stapel verarbeiteten Dateien leicht bestätigen kann.
Sollte eine Datei nicht konvertiert werden müssen, kann sie über die Löschaktion in der entsprechenden Zeile entfernt werden. Falls eine Neufilterung erforderlich ist, können auch die Filter- und Sortierfunktionen der Seite verwendet werden, um die Dateiliste anzuzeigen.
Schritt 5: Auf „Weiter“ klicken und Speicherort festlegen
Klicken Sie nach Bestätigung der korrekten zu verarbeitenden Dateien auf Weiter unten auf der Seite. Dem Bildschirmablauf folgend gelangen Sie anschließend in die Phase Speicherort festlegen.
Dieser Schritt dient dazu, den Ausgabeort für die konvertierten XLSB-Dateien anzugeben, um eine Vermischung der neuen Dateien mit den Originaldateien zu vermeiden und die einheitliche Ansicht der Konvertierungsergebnisse zu erleichtern.
Schritt 6: Verarbeitung starten und Ergebnisse anzeigen
Nach Abschluss der Speicherorteinstellungen gelangen Sie in die Phase Verarbeitung starten. Nach der Ausführung konvertiert die Software die importierten Excel-Dateien stapelweise in das XLSB-Format.
Überprüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ergebnisse im festgelegten Speicherort. Sie sehen die entsprechenden .xlsb-Dateien. Im Beispielfall werden product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx und test.xlsx in product_list.xlsb, team-participant-list.xlsb und test.xlsb konvertiert.
Häufig gestellte Fragen und Hinweise
1. Was ist das XLSB-Format?
XLSB ist das binäre Excel-Arbeitsmappenformat mit der Erweiterung .xlsb. Wie xlsx und xls gehört es zu den Excel-Tabellendateiformaten und wird häufig in Büroszenarien verwendet, in denen eine Speicherung als binäre Arbeitsmappe erforderlich ist.
2. Kann man mehrere Excel-Dateien auf einmal importieren?
Ja. Die Benutzeroberfläche zeigt, dass die Software den Import mehrerer Dateien über Dateien hinzufügen und den Stapelimport über Dateien aus Ordner importieren unterstützt, was sich für die Verarbeitung einer größeren Anzahl von Excel-Tabellen eignet.
3. Was sollte vor der Konvertierung überprüft werden?
Es wird empfohlen, die Dateinamen, Dateipfade und Erweiterungen sorgfältig zu prüfen, um sicherzustellen, dass es sich bei den importierten Dateien um die zu konvertierenden Excel-Dateien handelt. Enthält die Liste nicht benötigte Dateien, sollten diese zuerst gelöscht oder die Liste geleert und neu importiert werden.
4. Werden die Originaldateien direkt verändert?
Dem Arbeitsablauf nach bietet die Software den Schritt Speicherort festlegen, der üblicherweise zur Angabe des Ausgabeverzeichnisses für die konvertierten Dateien dient. Zur besseren Verwaltung wird empfohlen, die Konvertierungsergebnisse in einem separaten Ordner zu speichern und die ursprünglichen Excel-Dateien als Sicherungskopie aufzubewahren.
5. Welche Excel-Erweiterungen sind geeignet?
Das Beispiel in diesem Artikel verarbeitet .xlsx-Dateien. Für gängige Excel-Dateien im Büroalltag, wie xlsx, xls usw., können Benutzer je nach Importerkennung der Software eine Stapelkonvertierung durchführen.
Zusammenfassung
Das Kernproblem bei der Stapelkonvertierung von Excel-Tabellendateien in das XLSB-Format ist die Lösung von „viele Dateien, sich wiederholende Vorgänge, leichtes Übersehen“. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie über die Funktion Excel in Xlsb konvertieren in den Excel-Tools schnell Dateiimport, Listenbestätigung, Speicherortfestlegung und Stapelkonvertierung abschließen.
Wenn Sie viele Excel-Tabellen organisieren oder mehrere xlsx- oder xls-Dateien einheitlich in xlsb umwandeln müssen, empfiehlt sich die direkte Nutzung dieser Stapelkonvertierungsfunktion. Im Vergleich zum einzelnen Öffnen und „Speichern unter“ jeder Excel-Datei ist die Stapelverarbeitung effizienter und eignet sich besser für die Dateiorganisation, Formatvereinheitlichung und Archivierung im Büroalltag.